信息处理技术基础教程--第５章电子表格Ｅxcel2003.ppt

1、,信息处理技术基础教程,第章电子表格xcel2003,认识Excel是个什么样的软件 、Excel是一种以“表格”形式管理和分析 数据的软件。 、Excel能完成对表格中数据的录入、编辑、统计、检索和打印等多项工作。 、利用提供的公式和函数，它还能生成图表及完成多种计算需求。,创建和编辑工作簿(工作表)、格式化工作表 Excel的公式和函数 建立数据图表 数据的分析、管理及报表的打印,学习目标,5l Excel2003工作环境,Excel是Microsoft Office的重要组成部分，也是目前世界上最流行的电子表格处理软件之一。通过它能够方便地制作电子表格、完成许多复杂的数据运算、进行数据分

2、析和预测、制作图表等。启动Excel2003后，将出现如图所示的工作窗口。,1、单元格或单元格区域的选定,6,1工作区 Excel的工作区是一张大表格，称为工作表。工作表由单元格组成，每个单元格在工作表中都有一个惟一标识，称为单元格地址。 2单元格 工作表中的每个矩形框称为单元格，它是工作表的最小单位。每个单元格可以存放32000个字符。 3填充柄 4编辑栏 编辑栏用来显示活动单元格中的数据和公式。编辑栏由名称框、编辑栏按钮及编辑区三部分组成。,1、菜单,2、工具栏,3、编辑栏,52工作簿和工作表的基本操作,5.2.1工作簿及工作表的基本操作 例5.1用Excel制作如图所示的学生基本信息表，

3、并以文件名“学生档案.xls”保存。,Excel 启动和退出,启动的方法： 法一：快捷图标法。 双击桌面上的Excel图标。 法二：开始菜单法。 开始 程序 Microsoft Excel。,启动,退 出,1,2,3,1,2,图示,Excel 的退出方法 法一：菜单法。文件 退出。 法二：按钮法。单击关闭按钮 。 法三：组合键法。按Alt+F4。 法四：控制图标(或按钮)法。 双击控制图标。 单击控制图标 关闭。,1、工作簿,工作簿：由若干个工作表组成，一个工作簿就是一个Excel文件。其扩展名为XLS。每个工作簿中最多包含255张工作表,2、工作表,工作表的行列数：行数165536，列数12

4、56（A-IV)。 工作簿内工作表数：1255。 默认表名sheet1-sheet255表名可以改,5.2.2相关的概念及操作,3、Excel的数据类型及输入 （1）数值型数据。 （2）文本型数据。,4、 单元格地址 单元格命名的方法： A1、B2 单元格区域的地址：左上角单元格地址：右下角单元格地址 例如：A3:E5,工作簿,工作表,单元格,Excel的相关操作,在Excel中，不但能对数据进行修改、复制、移动、删除、插入、查找、替换，还可以对工作表、单元格、行和列进行选取、插入、删除、移动、复制等操作。,1数据的修改 修改单元格中数据的方法有两种：一是选定该单元格，在编辑栏中进行相应的修改

5、；二是双击要修改的单元格，进入“修改”状态，此时可利用键盘对其中的数据进行编辑和修改。,2插入、清除和删除,3数据的移动和复制 4选择性粘贴 选择性粘贴的操作方法是：先执行复制命令，再执行“编辑选择性粘贴”命令.,选择性粘贴,当我们将工作簿文档传送给他人或其他操作要求时，出于保密的考虑，我们可以通过选择性粘贴，快速的将公式结果转换为固定的数值。 选定要操作的单元格， 点击“编辑”， 选择“选择性粘贴”， 在弹出对话框中选择 “数值”。,行列转换,如果需要把一些按行排列的数据转换为按列排列，可使用选择性粘贴。 复制要转换的数据，选择“编辑”的“选择性粘贴”，在弹出的对话框中，按图操作， 即可完成

6、行列转换。,数据填充 1）同时在几个单元格中输入相同的数据 选中要输入数据的单元格，可以是多个连续或不连续的单元 填充方法： （1）使用填充柄。 2）序列填充。 （3）使用填充命令填充数据。 （4）自定义序列。 2）自动填充不相同的数据 方法一、选一个连续的单元格区域 执行 编辑-填充-序列 选择所需序列并设置,5查找与替换,查找和替换对话框,图5-16 查找和替换对话框,53工作表的管理及数据计算,5.3.1工作表的管理及表中数据的计算 【案例5.2】在“学生档案.xls”中的学生基本信息表前插入如图所示的学生成绩表，将相应的标签改名，并计算有关数据。 操作步骤如下： 1打开工作簿 2插入新

7、的工作表 3重命名工作表 4用公式计算每个学生各门成绩的总和、查看计算机是否及格 5用函数计算每个学生的平均成绩 6保存工作簿并退出Excel,利用函数计算平均值,搜索函数,用函数处理数据，常常不知道该用什么函数比较合适时，Excel的“搜索函数”可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。,6公式,公式是在工作表中对数据进行分析的式子。在Excel中，公式以“=”开头，其后是公式表达式。 （1）运算符。Excel中有数学运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符四种。 数学运算符。 文本运算符. 引用运算符. 比较运算符包括:=、=(大于等于)、(不等于)， （2）输入公式。 （3）公式的显示 Ex

8、cel的单元格中不显示公式，只显示结果，而公式本身则在编辑栏中反映。使用组合键Ctrl+键可使单元格在显示结果和公式之间切换。,7函数,函数是预先定义好的，可以对一个或多个值进行计算。函数由函数名及参数组成。Excel函数的语法形式为: 函数名(参数l，参数2，)函数名代表该函数具有的功能；参数可以是常量、单元格地址、公式或其他函数。 8单元格引用及公式复制 （1）相对引用。 （2）绝对引用。（3）混合引用。 Exce中默认的单元格引用为相对引用，按F4进行绝对和相对引用。 9单元格和单元格区域的命名 （1）指定名称。 （2）定义名称。,图5-17 绝对引用示例,10管理工作表,（1）选取工作

9、表 （2）删除工作表 （3）移动和复制工作表 删除工作表的方式是：选中要删除的工作表；选择“编辑删除工作表”命令，或用鼠标右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令；在弹出的Excel提示对话框中单击“确定”按钮。,注意：要在不同的工作簿之间移动或复制工作表，这些工作簿必须是打开的。在同一工作簿中移动或复制工作表，使用鼠标拖动更加方便。,图5-20移动或复制工作表对话框,54 格式化工作表,5.4.1格式化工作表的基本操作 1对数据进行格式化 2设置字符格式和对齐方式 3为表添加边框和底纹 4设置单元格保护 5添加条件格式 6预览工作表,5.4.2相关的概念及操作,1调整单元格的行高和

10、列宽建立工作表时，所有单元格的行高和列宽都完全相同，用户可以根据需要将行高和列宽调整为不同。图 “行高”及“列宽”对话框,图5-26“行高”及“列宽”对话框,2自动套用格式 3格式的复制和删除 如果有的区域要采用与某一个已格式化区域完全相同的格式，不必重复设置，可以通过格式复制来快速完成 4工作簿的打印,（1）页面设置 ( 2) 添加页眉和页脚 （3）使用分页符 （4）设置打印区域 （5）打印预览 （6）打印文档 有四种方法可以启动打印： 单击常用工具栏上的打印按钮直接打印。 选择“文件打印”命令。 在“页面设置”对话框中单击打印按钮。 在“打印预览”对话框中单击打印按钮。,55 图表及其操作

11、,5.5.1图表的基本操作 【例5.3】用簇状柱型图把图学生成绩表中的数据以图表形式表现出来，图表分类（X轴）为学生姓名，Y轴为成绩，图表包含标题、图例等项目，完成后的图表如图所示,1.创建图表(演示) 2编辑图表 1）删除图表中的数据系列。 2）修改图表单元数据。 3）添加数据系列。 4）图表中数据系列次序的 调整。,图5-28学生成绩图表,5.5.2相关的概念及操作,1Excel的图表类型及用途 Excel2003提供了丰富的图表功能，可以方便地绘制不同类型的图表。主要的图表类型及特点如下。 柱形图：用于描述数据随时间变化的趋势或各项数据之间的差异。 条形图：与柱形图相似，它强调数据的变化

12、。 折线图：显示在相等时间间隔内数据的变化趋势，它强调时间的变化率。 面积图：强调各部分与整体间的相对大小关系。 饼图：显示数据系列中每项占该系列数值总和的比例关系，只能显示一个数据系列。,2图表的组成,3图表工具栏,选择“视图工具栏图表”命令，可以激活图表工具栏，或者选择图表后，也会出现“图表”工具栏，,4编辑整张图表 （1）图表的移动、复制、缩放和删除。 图表的移动、复制、缩放及删除与图形处理的操作方法 完全相同。 （2）改进图表的外观。 （3）改变图表类型。,5插入图片和绘制图形 在Excel的图表和工作表中可以象Word一样插入剪贴画、图片文件、艺术字和其他对象，可以绘制自选的图形，同

13、样也可对这些对象进行编辑和设置。,56数据的分析与管理,5.6.1数据分析与管理的基本操作 例5.5在例5.1的学生成绩表的姓名字段后插入专业、性别字段，根据下图创建学生成绩的数据清单，在数据清单中添加新记录，查找各科成绩大于70分的记录；使用自动筛选功能，筛选出总分大于230分的女生的记录，然后取消筛选；根据专业建立分类汇总表，分级显示各专业总分之和，然后取消分类汇总。,修改后的“学生成绩表”,1利用数据清单添加记录、查询符合条件的记录 2数据筛选 3数据排序 4分类汇总 （1）建立分类汇总表。 （2）分类汇总数据的分级显示。 （3）取消分类汇总,5.6.2相关的概念及操作,1.数据清单 在

14、Excel中，数据清单是包含相似数据组的带标题的一组工作表数据行，是一种特殊的表格 。 创建数据清单的方法与创建工作表的方法相同，但应遵守以下准则： 避免在一张工作表中建立多个数据清单，如果在工作表中还有其他数据，要与数据清单之间留出空行、空列。 单元格中数据的对齐方式 添加、删除、修改、查找记录可在记录单中进行，如右图所示。,图5-37记录编辑对话框,2数据筛选 使用筛选可以快速查找并显示满足条件的记录，暂时隐藏不符合条件的记录。筛选包括“自动筛选”和“高级筛选”。前者是对整个数据清单操作，筛选结果将在原数据区域显示；后者则通过“高级筛选”对话框指定筛选的数据区域，筛选结果可在原区域或某一指

15、定区域显示。 （1）自动筛选 例：筛选总分大于230分的女生记录的操作步骤为：,单击数据清单的任意一个单元格，选择“数据筛选自动筛选”命令，此时在数据清单的每一个字段旁都有一个下拉列表按钮，即筛选按钮。 单击“性别”后的筛选按钮，从中选择“女。 单击“总分”后的筛选按钮，从中选择“自定义”，屏幕显示 “自定义自动筛选方式”对话框。在第一个条件下拉列表框中选择“大于”，并在其后的下拉列表框中输入“230”，单击“确定”按钮。筛选结果如图所示。 要取消筛选结果，显示出全部数据，只要选择“数据筛选全部显示”命令即可 。,（2）高级筛选 使用高级筛选功能可以对某个列或多个列应用多个筛选条件。为了使用此

16、功能，应先在数据列表以外的区域建立条件区域，输入对应的筛选条件，而且条件区域中至少要有两行，首行为与数据列表对应列标题完全相同的标题。 例：从学生成绩表中筛选出总分小于230分的男生，操作步骤为： 将筛选条件输入工作表中任意空白区域。 选择数据清单，执行“数据筛选高级筛选”命令，打开“高级筛选”对话框。 在“高级筛选”对话框中单击“条件区域”的折叠按钮，选择筛选条件所在的单元格区域。如果想保留原始的数据列表，将符合条件的记录复制到其他位置，应选中“方式”选项中的“将筛选结果复制到其他位置”，并在“复制到”框中输入待复制的位置。 单击“高级筛选”对话框中的“确定”按钮即可。,3.数据排序 为了观

17、察数据或查找方便，需要对数据进行排序。排序的字段通常称为关键字。Excel允许同时最多对三个关键字进行排序。 （1）按单个关键字排序：单击需要排序数据列中的任意一个单元格，再单击“常用”工具栏上的“升序”按钮或“降序”按钮即可。 （2）按多个关键字排序：单击数据区任意单元格；选择“数据排序”命令，出现如图所示的“排序”对话框。根据排序的先后次序分别确定“主要关键字”、“次要关键字”、“第三关键字”等，排序方式可选择“递增”或“递减”。单击“确定”按钮即完成复杂排序。,4.分类汇总 分类汇总就是选取数据清单的一部分，然后就其中的某一字段按某种分类方式进行汇总并显示出来。在对某字段进行分类汇总前，

18、必须对该字段进行排序，以便使分类字段值相同的记录排在一起。 例：根据专业建立分类汇总表，分级显示各专业总分之和。操作步骤如下： 选中学生成绩表中“专业”项中的任意一个单元格，单击工具栏中的“排序”按钮。选中工作表中的任一单元格，选择“数据分类汇总”命令，屏幕出现分类汇总对话框，在“分类字段”中选择“专业”，在“汇总方式”中选择“求和”，在“选定汇总项”中选择“总分”，单击“确定”按钮。分类汇总后的工作表如图所示。 分类汇总数据的分级显示。如图所示，分类汇总工作表的左侧出现分级显示区，在默认情况下，数据会分三级显示。在分级显示区上方有3个按钮，可以用来控制显示的数据级别。,数据有效性,在Exce

19、l中，利用“数据有效性”中的选项，可以强制性地指定输入数据格式，以预防数据输入的错误。 例如，对学生成绩表中数学成绩单元格进行数据有效性检查，要求输入的数学成绩在0100分之间。 选定单元格后，选择数据有效性 ，在“数据有效性”对话框单击“设置”选项卡 ，进行相应设置。,单击“出错警告”选项卡，选择“输入无效数据时显示出错警告”，以指定当用户输入无效数据时，显示的错误信息的类型。在“样式”中可以选择“停止”（不许再输入）、“警告”（提醒用户，但仍允许输入）或“信息”（显示某个注释，但允许继续输入）。在“标题”、“错误信息”文本框中按如图5-48所示输入内容。单击“确定”按钮完成设置。 当输入错

20、误的数学成绩时，就会显示图5-49所示的错误信息对话框。,数据分列,如果希望将1列组合型字符分开到若干列中保存，可以用“分列”功能实现，如下图： 选中要操作的单元格，点击“数据” 分列,数据合并,当要把两列数据合并为一列时，可采用字符连接符“&“ 例：把B列和C列合并，在编辑栏中输入 =B1&“-”&C1,5数据透视表 分类汇总一次只能对具有相同汇总方式的字段进行汇总。如果要对多个汇总方式不同的字段进行统计，则采用数据透视表功能比较方便。下面以“分别统计学生成绩表中各专业的男、女生人数”为例介绍数据透视表。 单击数据清单的任意一个单元格，选择“数据数据透视表和数据透视图”命令，屏幕显示“数据透视表和数据透视图向导,步骤如图所示：,6.获取网络数据,点击“数据”选择“导入外部数据”，选择“新建web查询”，在弹出对话框中输入地址，进行相应导入。,57问与答,1怎样在Excel工作簿单元格中建立超链接？,答：在Excel中，利用超链接可将一系列的工作簿组合在一起，能为用户提供“随叫随到”的支持文档，可访问Web上的资源。通过选择“插入超级链接”命令，在打开的“插入超级链接”对话框中进行设置。设置完成后，单元格中的文本被加上了下划线。在使用时只需单击加了下划线的文本即可激活与之链