第3章_财经常用行政公文写作.ppt

1、第三章财经常用行政公文编制、第一节行政公文概要第二节通知第三节通报第四节报告第五节请示第六节批准第七节函第八节议事录、第一节行政公文概要、一、行政公文的性质、职能行政公文(包括电报，下同)为法定公文。 其种类、格式、公文的规定、处理和管理，应当按照国务院2000年8月24日公布的国家行政机关公文处理办法(国发200023号)执行。 行政文件是通用文件。 不仅适用于国家各级行政机关，也适用于各级各类企业、事业单位和大众团体。 一、行政公文的性质和作用、行政公文的性质：行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文件，是进行行政和公务活动的重要工具。 (1)行政文件，(1)

2、具有政治性质。 坚持邓小平理论和“三个代表”重要思想，坚持改革开放，为社会主义现代化建设服务的重要手段。 (2)职权性。 在行政机关管辖的范围内，具有法定效力。 (三)政策性。 行政文件本身在传达党和政府的方针、政策的同时，彻底执行党和政府的方针、政策。 (4)传播性。 公文是信息的载体。 上行文、下行文、平行文无论是信息的传播，还是相互的交流。 (二)行政公文的作用，行政公文具有证明书作用、指导作用、规范作用、沟通作用和晓谕作用。 1、证书的作用。 行政公文是开展工作事项和公务活动的书面证明书，起着“立这张照片”的作用。 例如，请示和批准是上下级机关之间往来的公文，上下级机关问题，上级机关用

3、公文批准该请示。 这意味着不仅认真认真，而且可以作为证件准备检验。 行政公文是公务活动的原始记录，不仅有现实效用，也有保存价值。 2、指导作用、指导具有指示、引导的双重含义，行政公文的指导作用也体现在两个方面：而行政公文是党和政府的方针、政策传达、贯彻的重要工具，领导机关也通过行政公文传达工作的决定和安排。 此类公文对下级机关有指示作用。 一方面，有些行政公文是针对某些具体问题发行的，下级机关只要结合本公司、本地区的实际参照执行。 这类公文对下级的工作起着领导作用。 3、规范作用、行政公文对公务活动乃至个人行为具有规范作用。 我国的各种法律，如刑法、刑事诉讼法、婚姻法等，均以行政公文形式公布。

4、 国家行政机关的行政法规和规章，如行政区域边界管理条例、北京市城市房屋拆迁管理办法也以行政公文形式公布。 上述法律、行政机关颁布的命令、决定、意见、通告、通知等对各项工作和活动都起着规范作用，在其有效时间和空间内，任何单位和个人不得违反。 4、决定了沟通作用、行政公文传播性具有沟通作用。 上下级机关之间可以纵向分段写文章，平级机关和不属于的机关之间可以横向直接写文章。 上下左右信息流畅，情况及时，决策有效迅速，各项公务活动和管理工作有效。 5、晓喻作用、晓喻作用是宣传教育作用。 贯彻落实党和政府的各项方针政策，开展各项公务活动和完成各项工作任务，必须依靠广大人民群众的积极性和创造性。 积极性需

5、要动员，创造性需要启发，而党和政府的一些重要文件，是调动广大人民群众积极性、启发创造性的巨大精神力量。二、行政公文的种类和特点；(一)行政公文的种类按照国务院2000年8月24日公布的国家行政机关公文处理方法的规定，行政公文的主要种类有13种：命令(令)、决定、公告、通告、通报、议案、报告本教材，仅以使用频率高、易于学习的7种为对象。 划线的7种在经中共中央批准公布的中共机关公文处理条例(中务发行199614号)中也有规定。 这七种公文具有很大的适用性。 (二)行政公文的特点、行政公文的特点：作者的法定性、体态规范性、功能权威性。 1、作者法定行政公文的作者是法定机关，即依法设立，可以以自己的

6、名义行使职权，承担义务的国家机关、社会团体和企业事业单位。 其他机关和个人无权限制发言。 法定作者应当在自己的法定职权范围内制定公文，超出自己职权范围制定的公文均无效。 2、体制规范性，1999年12月27日国家质量技术监督局发布了新的中华人民共和国国家标准GBT97041999国家行政机关公文格式。 国务院公布的国家行政机关公文处理办法对公文文体和公文格式作了明确规定，要求各部门执行，增加了第十一条。 “公文各组成部分的标识规则，参照国家行政机关的公文格式国家标准执行。3、职能的权威性、国家行政机关的公文代行国家职能，是国家的管理工具，代表国家的权力和意志，传达制发机关的决定和意图，主要使受

7、文机关在法定的时间和空间范围内产生强制作用。 强制贯彻、执行、传达时强制阅读、处理、复印。 这就是行政文件的法定效力。 如果不彻底执行，违反公文规定的法规、政策、方法、措施等，就意味着不服从国家的管理，受到国家的制裁，轻则受到纪律处分，必须服从法律。 4、制发的程序性，从行政公文的制作到发行，有严格的程序规定。 这在一般的文章写作和其他的应用文章写作中是绝对不存在的。 公文制作的程序包括草案、审查、发行、检讨、修理印刷(这是根据定稿制作公文原件的工作活动)。 印刷、登记、分发等。 三、行政公文的格式、行政公文的格式需要记住，包括句首、行文、句尾三部分。 句首部分有发文机关标识、发文字号、秘密等

8、级、紧急度、发行者、部号。 行文部分有标题、主送机关、正文、附件名称、发行机关、成文日期、印章。 句末部分有主题语、cc机构、印刷标志。 (1)句首部分，行政公文首页的第一条横隔离线(通常称为版头栏)以上的部分是句首。 句首也叫眉首(版头)。 由发行机构的标志、发行编号、秘密等级、紧急度、发行者、部号等构成。 一发文机关标志。 即公文制造单位名称，使用该单位的全称或规范化简称。 下文在发行机构名称后面加上“文件”。 处理一般具体事项或通告、周知事项且时效性强的下列文章，发行机构名称后也不附“文件”。 告知或处理某些具体事项的下述文章，也可以制造机关办公室(大厅)的名义发行。 例如，北京市人民政

9、府办公厅文件。 共同文章，主办机关排在前面。 二发文字号、发文字号又称文字号，是发文机关编制的公文号，方便发文机关掌握本年度的发文数和公文的收发登记、处理、保管和检索。 发行号码包括机构的世代、年份和序列号。 机关代字是机关名的极端缩写，国务院发文的机关代字是“国发”，教育部办公厅的机关代字是“教育”。 年是发文年，用阿拉伯数字全部写下，加上六角括弧，放在机关代字后面。号码是发文的顺序号，多数是发文机关发文的流水号，除了“命令(令)”，不需要加“第”字，也不需要在数字前面加空的“0”。 共同文章只注明主办单位的发行号码。 发文机关的许多职能部门没有独立法人资格，也没有单独写对外文的资格。 职能

10、部门(机关综合事务机关办公室除外)只能以发文机关的名义对外行文。 在这类公文的机关代字之后，还应增加一个职能部门的代字。 例如，在综合处追加“综合”，在财务处追加“财”，在人事部追加“人”等，使公文的收发、接受和处理变得容易。 其号码仍然是发行机构的流水序列号。 3保密等级、保密等级是公文内容保密程度等级的标志。 公文内容关系到国家安全和利益的，在一定时间内只知道一定范围人员的事项，应当按照法定程序确立保密等级，并显示在公文版头的左上角。 (例句中位于右上方)秘密度的等级按照升序为“秘密”、“秘密”、“绝密”，其中“秘密”、“绝密”级的公文还应该注明份数、编号。 4紧急度、紧急度是对公文送达和

11、处理的时限要求。 只有需要紧急处理的公文，才能在秘密等级下显示为“特快”或“急事”。 我国公文的紧急度只有这两级，没有“紧急”这一级，字体不能出现在版头的“紧急度”一栏，可以在标题中的文种前面使用，如国务院纠正行业不正当风办公室坚决发出使用各种代币购票风的紧急通知(1 一般来说只是在机关内部的稿纸上签字，上面的文章中发行者、招标者的名字必须在与发行文字号码相同的行上注明。 其中“请示”应注明联系人的姓名和电话号码。 6份号、份号是1份公文的总印刷数的流水号，一般只用于大量印刷或有秘密等级的公文，发行文件时，一份一份登记和返还时合并号码，便于删除。 部号用阿拉伯数字标在公文版头的左上角。 (2)

12、行文部分、1个标题的公文标题为公文书名，一般由发行机关名、事项和公文种类3个要素构成。 其中的事项是对公文主要内容的准确简单概括，而不是某种精神的抽象化。 “捡了一大笔钱还给失主”是事情的概括，“捡了一大笔钱也不是无知”是精神的抽象。 公文标题应该用对事情的概括的语言，不要用精神上、意义上的抽象的语言。 公文的种类必须用行政公文法定的规范化名称，不得制作或变更公文的种类。 在确定公文的文件种类时，应特别注意两点：一是中国共产党机关规定的公文种类与国家行政机关规定的公文种类完全不同；二是方法、规定、细则等各机关、机关多使用，而国家行政机关使用的公文种类有： 公布实施这些规章文件，国务院关于公布国

13、家行政机关公文处理办法的通知，应当用“通知”。 地方一级人民政府应当公布行政法规和规章，也可以命令形式公布。 标题一般是在法规、规章名上加上书名以外不使用标点符号。2主送机关、主送机关是指公文的主要受理机关，承担或回答本文内容的机关，也称“预付款”、“抬头”，应使用全称或规范化、总称。 其主要作用概括表明该公文的空间效力范围，明确对该文的处理、回答负法定责任的机构。 除公告、通告、议事录等文件种类外，对外行文应当注明主发机构。 上文的主传递机构只有一个，并且下文的主传递机构可以根据需要确定一个或一个以上。但是，无论是上一篇文章还是下一篇文章，主要不是送给某机关的指导者个人，而是只送给某机关的指

14、导者个人(指导者指定主要送给某指导者个人的除外)。3本文、正文有公文内容，是公文主题的具体体现，是公文写作的关键。 公文正文可以分为开头、主体、末尾三个部分。 本文的开头可以概括为“证据”，即什么文章，即构成该文章的依据和理由。 大致的情况是，根据某个好人的好事坏倾向、突发事件、事故行文所引起的事物的发展来改变文章的国家的方针、政策和法令、法规，按照以往的先例来写文章按照某种理论和道理来写文章的上级或者对方来写文章。 具体的公文应该怎样开始，要根据发行意图、行文对象和文种来决定。 本体部分可以概括为“事”，即某事或某事。 根据开头文章的目的和理由，经过“特作下述通知”、“特作下述规定”、“报告

15、下述”、“请示下述”、“回答下述”这样的过渡性语言，转入公文主体。 公文主体主要是列举材料、阐述观点、叙述叙事，特别是“事”说清楚。 内容复杂的公文，事项多，要注意事项之间的逻辑顺序和层次配置。 最后一部分可以概括为“断”，即论断、判断，即本文的结论部分，多为提出要求、措施、方法等。 一些公文有规范的结合，有“特别通知”、“特别报告”、“上述指示是否总结好，请指示”、“本复印件”等。 内容比较简单篇幅较短的公文，在这三部分之间没有明确的界限，或者“证据”、“事”合为一体，或者“事”、“断”合为一体，或者“证据”、“事”、“事”合为一体，比如， 北京市新闻出版局同意将北京市总工会职员大学学报转化

16、为正式学报类期刊，本文经新闻出版局(新出期1998)1446号)批准，同意将北京市总工会职员大学学报转化为正式学报类期刊。 该刊为季刊，由你主管，北京市总工会职员大学主办，刊号为CN 114050D。 全文两句，第一句为一段结构，简单明了。 4附件名称、附件为附件正文的印证性、说明性或附带性材料。 公文有附件的，应当注明附件的顺序和名称。 其名称应在正文后，与控发机关标示在成文日期上的左侧。 部分打印、转送文件的通知，将打印的法规、规则、转送的文件作为附件列举尤为不方便。 印刷、转送、批准文件通知等公文为复合式公文，它所印刷的法规、规章、批准、转送的文件是通知正件不可分割的重要组成部分，决不应

17、列为附件。5发文机关、发文机关也称为“下款”、“落款”或者“签名”，公文的法定作者，在正文的下面35行的右侧的位置表示，为此需要机关印，机关印需要机关名，所以多不表示发文机关名，6成文日公文成文日期是根据以下情况决定的：一般公文以机关领导的发行日期为基础的法规，规则类公文以依法批准日期为基准的会议类公文以会议正式通过的日期为基准的公告、公布、公告类公文以公告、公布日期为基准的联合行文以最后机关领导的发行日期为基准的电报成文日期使用汉字来表示年、月、日，“0”可以写成汉字“o”。 7、印章在正文后成文日期上盖机关印章。 公章是机关职权的象征，是公文生效的标志。 公章不按正文，按成文日期，多数必须

18、按6字左右。 也就是说，必须把年的最后2位数字加在“年”字上，把月的数字加在“月”字上，全部按下。 公章要求盖好，显示职权的严肃性。除以议事录和电报形式发出外，应当盖章。 共报公文由主办单位盖章共发公文发行单位盖章。 (3)句末部分、句末部分也称为“版记”，包括主题语、抄写机关、印刷标识。 从主题语的开始到最后，中间用3条横隔离线分成3个栏，主题语的下栏叫cc栏，下栏叫印刷标识栏，最后栏叫最后栏。 1主题语国务院办公厅秘书局公布的1997年12月修订的国务院公文主题语表使用说明“为满足事务现代化的要求，方便计算机检索和管理公文，制定国务院公文主题语表(以下简称语表)。 词典主要用于以国务院、国务院办公厅印刷的文件和各地区、各部门向国务院及其办公厅报告的文件为指标。 公文主题语是为了满足办公自动化的需要，可以表达实践中总结的公文基本内容规范化的单词或短语。 现在所有制发送的公文都要引用主题语。 上文要按照上级公布的主题