会计电算化课件(第三讲).ppt

1、复 习,系,统,管,理,凭,证,管,理,出,纳,管,理,账,簿,管,理,电算化会计信息系统,固,定,资,产,管,理,工,资,管,理,成,本,管,理,供,应,管,理,销,售,管,理,核心子系统,外围子系统,报,表,管,理,系统管理,系统子系统,子系统模块,第四节 电算化会计信息系统组成与数据处理流程,系统数据管理,系统授权管理,数据字典维护,系统参数设置,通过软件所具备的强大功能，计算机根据你们输入的条件，例如：凭证号，日期等等，自动完成如下的功能。,这一部分的内容与手工操作内容完全相同，只是用计算机代替的人工。,所以我们说 手工操作下数据处理流程是： 凭证账簿报表 电算化条件下数据处理流程是：

2、 凭证账簿和报表,会计数据的转移存储过程,利用软件的账表生成程序，输出会计数据，快速生成会计信息的过程,更快、出错的可能性更小,两种账务处理方式的对比： （1）手工方式下，日记账、明细账、总账及报表、主要表现为会计数据的存储。 计算机处理方式下，日记账、明细账、总账及报表不需要形成数据存储，而主要表现为账表生成程序的输出数据流。 也就是说，在电算化环境下，没有储存账簿和报表，但是在需要某种账薄和报表时，可以临时快速生成，大大减少存储空间。 （2）手工方式下，由于凭证到账簿需要进行平行登记 ，从账簿到报表需要累计汇总各类账簿，因此，因此需要定期进行账证、账账核对。 计算机处理方式下，账簿、报表都

3、是机器根据“原始数据”自动计算、汇总生成的，只要“原始数据”不错，就不需要进行账证、账账核对。 也就是说，在电算化环境下，可以避免账、证、表不符的现象。,首先我们要明白：我们要掌握的不是系统管理子系统中的功能是怎么设计的，而是这些功能是怎么用的。 其次我们要明白：电算化会计信息系统下的系统管理子系统是做什么用的？ 为什么使用会计软件中的会计核算功能前要进行参数设置？,系统管理子系统是其他子系统运行的基础，通过进行参数设置，为其他子系统运行创造运行环境，为进行会计核算做好准备。,第二章 系统管理的详细设计,第一节 系统管理的总体设计,软件设计人员需要做的工作，我们在使用软件时是看不到的,补充：系

4、统管理模块的操作进入系统管理模块 “系统管理”模块采用后台运行模式自动最小化。 关闭“系统管理”模块，只能以系统管理员的身份登陆后“退出”。,系统管理员的作用： 为了对系统的总体进行控制和对数据进行维护，系统设立了系统管理员岗位。 1、系统管理员对整个软件系统进行管理，拥有软件的最高权限。2、系统管理员不得从事账套中的具体业务操作，只进行系统初始化，以及系统上的宏观操作。,3、能够进入“系统管理”的只有系统管理员和账套主管。但是他们的操作权限时有区别的：系统管理员进行账套管理（建立、引入、输出），整个系统内所有操作员及权限的设置。账套主管只负责该账套内具体的维护与管理工作，可以修改账套，建立、

5、引入、输出、清空“年度账”，以及账套内操作员权限的设置。注：首次进入“系统管理”模块，只有系统管理员。,上新课啦！,建立账套账套的概念： 所谓账套是指在会计软件系统中为每一个独立核算的单位所建立的一套完整的账务体系。相当于建立一个专门为某一会计对象日后进行电算化会计核算操作服务的平台。 其作用相当于手工操作条件下明确会计核算的主体。,建立账套需要输入的内容： 账套信息、单位信息、核算类型、基础信息四种。 按照账套创建向导，分屏输入相应的信息。,账 套 信 息,说明： a.已有账套栏：只能查阅，不能输入、修改。 b.账套号必输，且唯一。 c.账套名称一般以核算单位名称命名，不能为空。 d.账套路

6、径可以自己选择，但是一般建议使用系统默认路径。 e.启用会计期：系统默认为计算机时间。用户可以根据自己的需要更改会计启用年月。 更改会计年份 更改会计月份,说明： 单位名称必须输入。单位可以是简称，但是，如果用户有发票业务管理，单位名称必须输入完整。,单位信息,核算类型,说明： a.按照单位的实际情况，单位的会计核算需要设置。 b.企业类型：工业和商业。 c.行业性质：决定着企业适合的会计制度，这将影响软件为用户预设的会计科目体系和报表格式。 d.账套主管只能从已经设置的操作员中选取。 e.可以不选择让系统预设科目和报表。,本币代码： RMB,说明： a.选择要不要对客户、供应商等进行分类核算

7、，要不要进行外币核算。 b.如果此时不能确定是否要进行分类核算，以后再设置分类核算也可以。 c.如果这里不设置分类核算，则在“基础设置”里就只能为客户、供应商等设置档案，不能建立相应的分类档案。,基础信息（分类信息）,二、凭证参数设置,贷方必有,定义编码方案 除了输入账套的基本信息，建立账套还需要设置编码方案。 由于计算机是按照编码来识别会计科目、客户、供应商、存货等信息的，因此需要预先对这些对象设置编码的方案。编码方案：编码分几级，每级有几位数字。,三、编码方案设置,在数据结构设计的时候给定的，用户不能修改,必须分类,必须分类,说明： 对象编码只用于计算机内部数据处理，当需要输出信息时，计算

8、机会自动将编码转换为相应的汉字名称。,例： 科目编码的322编码方案所表示的意义是： 科目编码共分3级，其中第一级编码占3位，第二级、第三级编码各占2位。 按照上述编码方案 “银行存款” “工商银行存款” “工商银行人民币存款 ” 每一个科目在电脑中的代码是什么？,1020101,10201,102,补充：定义数据精度 定义数据的小数数位，可以输入06之间的整数。,注意：a.只有系统管理员才有权创建一个账套。b.在账套建立过程中，系统管理员可以随时点击“上一部”来修改账套信息，但是，当创建工作结束，点击“完成”后，系统管理员无权再修改本账套信息了。账套主管可以修改账套信息，但是,账套参数设定之

9、后，可用修改功能来查阅或修改。若无会计业务发生时，所有参数都可修改；若有会计业务发生时，则只允许修改不影响核算的信息（例如：名称、单位信息等等），核算涉及到参数一律不许修改。,点击“完成”账套建好了！,第 三 节 数据字典维护 的功能设计,数据字典 我们使用其他子系统各项功能前，必须建立各种数据字典。 为什么？,制作一个便于电脑使用的检索工具某种数据的目录。,那么在核心子系统中，会使用到的数据字典包括： 科目字典 部门字典 客户分类字典 客户档案字典 供应商分类字典 供应商档案字典 个人往来字典 项目分类字典 项目核算科目字典 项目档案结构字典 项目档案字典 仓库字典 功能字典 操作员字典 操

10、作员权限字典 汇率字典 一共16个数据字典，其中除了功能字典由系统自动填列外（不需要我们操作，系统预设的），其他15个字典都需要维护。,核心子系统涉到及的数据字典,对字典中的数据进行录入、修改、删除、查询、打印等操作。实际上，数据字典的维护过程也就是设置、管理数据字典的过程。 数据字典的维护有先后顺序。,最先维护 其次维护 第三维护 第四维护 最后维护 系统自动填列,什么是数据字典的维护,科目字典 部门字典 客户分类字典 客户档案字典 供应商分类字典 供应商档案字典 个人往来字典 项目分类字典 项目核算科目字典 项目档案结构字典 项目档案字典 仓库字典 功能字典 操作员字典 操作员权限字典 汇

11、率字典,一、会计科目字典维护的功能设计,科目字典存储所在账套的主要会计科目信息。 其中需要维护的是科目的基本信息，而发生额、累计发生额和余额数据由凭证管理的记账功能登记。 除期初余额在系统数据管理中录入外，正常运行时，这些数据不允许用户改动。 科目字典维护功能完成对会计科目的设置和管理，用户可以根据会计业务的实际需要，方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。,辅助核算 一般来说，如果企业原来有许多往来单位、个人、部门和项目，在手工环境下他们都是通过设置明细科目的方式来实现明细核算和管理的。 然而，在电算化环境中，为了发挥会计信息系统辅助核算和管理的优势，最好应将这种明细科目的设置方式改为用

12、辅助核算的方式设置。,具体方法： 将原来以往来单位、个人、部门和项目名称命名的末级明细科目删去，将这些名称设置为相应的辅助核算目录，而将其上级科目设置为末级科目，并将这些末级科目设置为有相应辅助核算的科目。,例子： 手工： 科目编码 科目名称 1131 应收账款 113101 郑州日化公司 113102 上海第一化工公司 113103 天津市美亚日化公司,电算化信息系统： 科目编码 科目名称 辅助核算 1131 应收账款 客户往来,好处： 1、大大压缩科目体系。 2、充分实现数据共享。 3、使明细核算更科学、明晰、有效和方便。,为科目设置辅助账的方法： 1、建立公共基础资料部门档案、往来档案、

13、项目档案等等（即设置各种数据字典，为辅助核算提供基础资料）。 2、在科目设置时，在相应的辅助核算选项前打上“”。,新增会计科目说明：a. 如果预置科目中没有用户所需要的科目，则需要用户手动增加会计科目。例如：系统预置“银行存款”，但是如果用户有工行存款也有中行存款，则需要增加“工商银行存款”科目和“中国银行存款”科目。b. 科目编码按照编码方案填写；科目中文名称可以是全称也可以是简称；科目英文名称、助记码可以不填；科目类型有资产、负债、权益、成本、损益五类可以选择；账页格式有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式。,10201,人民币户,银行存款-人民币户,YR,c.选择相应的辅助核算，可

14、以同时为一个科目设置两种辅助核算，但是组合方式只有六种：部门客户、部门供应商、客户项目、供应商项目、部门项目、个人项目。例如：“管理费用”可以同时设部门项目辅助核算。d.科目性质余额方向，只能设置一级科目的科目性质，下级科目性质与一级课目相同。e.根据企业的业务需要，选择是否进行外币、数量核算。f.根据科目以及企业的实际情况，选择是否设置日记账、银行账。,g.对于暂时不用的科目，可以选择进行封存，待需要时，可以重新起用。 h.末级科目的含义。只有末级科目才允许有发生额，系统只对末级科目进行核算。,最底级科目，最明细科目。 例：如果银行存款没有明细，则银行存款为末级科目；若银行存款下有工行存款和中行存款，则工行存款、中行存款均为末级科目。 制单时只能使用末级科目。,修改和删除会计科目选择需要修改或要删除的会计科目，点击“修改”或者“删除”即可。修改后记得通过“确定”保存修改信息。,会计科目字典维护时相关的注意事项：增加科目时，要先设上级科目再设下级科目。辅助核算必须要设置在末级科目上。设末级科目不设上级科目可以，但是设上级科目不设末级科目不行。,现金和银行存款类科目必须设置“日记账”和“银行账”。 如果有外币核算，必须先进行外币种类及其汇率设置，才能在科目设置时选择外币核算以及外币种类。,在会计核算年度内，对于有业务发生的会计科目，不能删除，其编号等有关核算信息也不允许修改