时间管理与差旅服务(PPT 31页).ppt

1、秘书实务，第10章时间管理和出差服务，第1节时间管理概述，1，时间管理意义时间管理旨在利用现代科学技术和管理方法有效利用时间，减少随机性，从而确保合理的支配时间和提高生产力。第一节时间管理概述，第二，时间管理方法(1)计划管理为提高生产率，提前分配一段时间的工作。每日时间管理计划的重点是每日计划、每周计划和月计划。第一节时间管理概述，第二节时间管理方法(2)“四象限”法要集中处理重要但不紧急的事情。也就是说，更多地掌握第二象限的时间。“四象限法”的最大功能是让人们将大部分时间投资在最需要的地方。第1节时间管理概述，第2节，时间管理方法(3) ABC分类方法基于要根据事务的重要性处理的事务分为A

2、、B和C三个等级，以及根据事务的重要性完成任务的方法。除了综合使用这些方法外，还经常需要考虑处理意外突发事件和暂时的不确定性事件。第一节时间管理概述，3，办公室时间管理(1)控制拖延寻找自己延迟时间的原因，并采取实际措施改变拖延时间的习惯。第一节时间管理概述，第3节，办公室时间管理(2)制定行动计划办公室的行动计划是具体要做的事情清单。在排序要处理的事务时，不仅要根据事务的重要性对要处理的事务进行分类，还要考虑完成特定事务所需的时间。最不重要，但最紧急，但只需要很少的时间就能完成的某些事情可以在工作日开始时处理。这样可以集中精力处理最重要、最耗时的事情。避免在处理重要而费时的工作过程中受到多种

3、茄子的干扰。(大卫亚设，美国电视电视剧，时间)，第1节时间管理概述，3，办公室时间管理(3)时间表，第2节上司时间表，1，上司时间表的概念和意义，以时间顺序对秘书机关在一段时间内要做的事情制定合理的计划，并通过一系列服务进行计划有利于上司和组织管理人员之间的工作协调。秘书机关区分轻重缓急，安排上司的工作活动，有利于避免时间冲突。有利于组织内其他相关部门的联系工作。第二节军士调度，第二节军士工作调度编制(1)年度工作调度，第二节军士调度，第二节军士工作调度编制(2)月工作调度，第二节军士调度，第二节军士工作调度编制(3)周工作调度；第二，编制上司工作计划表(5)多日程表、第二节上司日程表、第三节

4、上司日程表，计划上司日程表时要注意的事项(1)重视实效，不注意形式主义(2)设备之间的注意，留下工作和当天的结合(3)充分的启动时间(4)公务旅行有两种茄子类型：从基层到指导地区或下级单位调查研究、部署任务、检查工作、处理问题等。到外地出席会议、商务谈判、工作参与、参观等。第三节现场服务，1，现场服务概述(2)现场服务工作的意义第一，周到的现场服务可以提高上司的公务活动效率。第二，周到的出差服务有助于确立工作场所的宣传形象。第三，周到的出差服务有利于秘书锻炼的才能。，第iii节现场服务，1，现场服务概述(3)现场服务工作的特点1。单独作战，质量要求高2。时间限制，劳动强度3。环境生疏，未知因素

5、很多，第iii节现场服务，1，现场服务概述(4)现场服务工作，第二，现场准备，(1)现场准备现场服务任务，然后秘书主动向上司提供1。出差目的和工作任务2。出差时间和地点3。随行人员部署4。其他安排，第3节差旅服务，2 .出差前的准备(2出发、抵达、返回抗日及时间(几天几时)，选择的交通工具和路线、预约住宿地点、到达后的活动及事项日程上，应携带哪些物品(资料、会议记录或其他相关资料)？3节出差服务，3，出差处理(1)国内出差处理1。交通和酒店(预订机票、火车和汽车票、酒店)2。旅费3。公务活动资料4。旅行用品，3节出差服务，3，出差3。出差旅行处理(3)注意事项1。飞机行李托运2。旅行中，3。尊

6、重风俗，掌握礼节，4 .出国国使用的语言理解，3节出差服务，4，公务旅行期间及返回后服务(1)时间管理及交通准备(2) 2。简述了上司日程的重要意义和注意事项。3.简述上司出差途中和出差回来后要秘书做的事情。4.如果你的上司即将出国旅行，请列出出境旅行事务处理清单。案例分析，以下是公司总经理秘书某天上班时遇到的10茄子工作。请根据时间管理一般原则确定处理优先级。1.总经理最近期间各种业务会议太多，要求秘书制定控制会议次数和时间的方案。2.今天下午，国车经销商韩德尔老师(Hendel)今后应代理我公司的产品，商谈在该国销售的具体事项(意向书已在五月上海市车展时交换)，并准备秘书谈判的准备工作。3

7、.本市大学秘书系想与我公司建立长期的合作关系。我想把我们公司设置为牙齿学校秘书学主修学生“实习基地”。人力资源部询问秘书机构是否愿意接受实习生，是否愿意建立器官合作关系。4.通知营业部业务骨干(最好的经理或副经理)牙齿后天总经理陪同去东北出差。5.发动机车间一名技术人员的女儿通过了清华大学考试，昨天已经收到通知，必须以公司总部的名义给他打祝贺电话，通知财务部领取我们公司颁发的奖学金3000元。六省党报记者，国务院总理视察了我们公司的通信，已经发送到电子信箱，要求公司领导人确认确认事实，并在打印本上盖上正式印章，让传真过去。7.本部各部门和各分支将于今年重新聘用管理人员，从下周开始进行工作前集中

8、训练，人力资源部要求开设总经理秘书新职员公文处理讲座。8.海尔公司企业文化顾问老师问本市集团邀请的专业企业文化建设讲座是否参与总经理或思想文化部主任(每人门票350韩元)。9.为了总经理后天去大连市出差，必须实施往返机票。10.10天后，我来到香港刘德华牙齿本市举行了演唱会，会议组织者问我公司是否需要打折团体门票(门票价格的60%，每张价钱90180韩元)的牙齿。不答复，就视为放弃。，9 .预订机票并不重要，但是时效性很强，可能稍有延迟就不能预订合适的机票，处理牙齿的事情只需要几分钟。4.只需几分钟就能完成，比较紧急，要立即准备陪同出差。5.只要几分钟就能完成。孩子能在当天在职员中传播名牌大学

9、合格。及时祝贺和奖励会与信息本身一起传播，反映对公司的人文关怀，宣传效果会更好。所以牙齿工作实际上具有较强的时效性。8.总经理(因为可以找到书面资料，所以最好不要派人)。不太重要，但也有一定的时效性，请求牙齿工作只需要几分钟。最不重要，但最紧急，但只需要很少的时间就能完成的部分事项可以在工作日开始时处理。这样可以集中精力处理最重要、最耗时的事情。避免在处理重要而费时的工作过程中受到多种茄子的干扰。前面的几个茄子工作就属于这种情况，他们全部处理只需要10多分钟，不影响以下重要和紧急的工作的处理。6。总经理，大概10分钟左右，但是打印领导审查的报告可能需要1个小时左右。牙齿工作很重要，很紧急，必须先处理。2.谈判准备很重要，很紧急，但需要很长的时间(约2小时)牙齿，上午处理。10.虽然不紧急也不重要，但是如果在午饭时间问总经理的话，总经理们可能不感兴趣。大约3分钟就能完成。7.请告诉人力资源部，可以请大学老师演讲。(下午)牙齿工作比较重要，有时效性，承担