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文档简介

1、第 7 章,宏是Access 数据库对象之一。宏是由一个或多个操作组成的集合,其中每个操作都实现特定的功能。使用宏可以为数据库的应用程序添加许多自动化的功能。,宏,第7章 宏,本章主要内容,退出,7.1 宏概述 7.2 创建宏 7.3 宏的修改 7.4 运行宏和调试宏 7.5 宏与Visual Basic,1.1 宏概述,宏是由一个或多个操作(即Access的命令)组成的集合,其中每个操作都实现特定的功能,例如: “OpenQuery”操作命令可打开某个查询 “OpenForm”操作命令可打开某个窗体 “OpenReport”操作命令可打印某个报表 在Access 2010 中,如果按照宏创建

2、时打开“宏设计视图”的方法来分类,宏分为独立宏、嵌入宏和数据宏。,宏可以由一系列操作组成一个宏,宏也可以是由若干个子宏组成一个宏。每一个子宏都有自己的宏名并且又可以由一系列操作组成。 在宏中还可以包含由 IF 条件表达式来控制操作执行流程的逻辑块,用以确定在某些情况下运行宏时,是否执行某些操作。 对于独立宏,一个独立宏有其宏名,并在“导航窗格”的“宏”对象列表中列出。如果该宏中含有子宏,那么该宏中的每一个子宏都有子宏名。,7.1.1 宏设计视图,尽管在创建独立宏、嵌入宏或数据宏时,用于打开“宏设计视图”的方法不同,但是各种方法所打开“宏设计视图”大体上是一样的。 下面以独立宏的“宏设计视图”为

3、例来作介绍。 在打开某数据库后的Access 2010窗口中,单击“创建”选项卡上的“宏与代码”组中的“宏”按钮,打开“宏设计视图”。在工作区上显出“宏生成器”窗格和“操作目录”窗格,并在功能区上显出“宏工具”下的“设计”上下文命令选项卡,如图7-1所示。 在“宏生成器”窗格中,显出带有“添加新操作”占位符的下拉组合框,在该组合框的左侧还显出一个绿色的 字。,7.1.1 宏设计视图(续),7.1.1 宏设计视图(续),在“操作目录”窗格中,以树型结构分别列出“程序流程”、“操作”和“在此数据库中”三个目录,及其下层的子目录或部分宏对象。 (1)程序流程 “程序流程”目录包括 Comment、G

4、roup、If 和 Submacro。 (2)操作 “操作”目录包括“窗口管理”、“宏命令”、“筛选/查询/搜索”、“数据导入/导出”、“数据库对象”、“数据输入操作”、“系统命令”和“用户界面命令”等八个子目录(即8组),总共包含66个操作。 (3)在此数据库中 在“在此数据库中”目录中,将列出当前数据库中已有的宏对象。并且将根据已有宏的实际情况,还可能会列出宏对象上层的“报表”、“窗体”及“宏”等目录。,7.1.2 常用的宏操作简介,Access 2010 提供了66条操作命令,下面仅简单介绍其中的一些操作,供参考。 1. 窗口管理 (1)CloseWindow (取代了 Access 2

5、003 中的 Close 宏操作) 关闭指定的窗口。如果无指定窗口,则关闭激活的窗口。 (2)MaximizeWindow (取代了 Access 2003 中的 Maximize 宏操作) 最大化激活窗口,使其充满 Access 窗口。该操作可以使用户尽可能多地看到活动窗口中的对象。 (3)MinimizeWindow (取代了 Access 2003 中的 Minimize 宏操作) 以最小化激活窗口,使其缩小为Access窗口底部的标题栏。,7.1.2 常用的宏操作简介(续),(4)MoveAndSizeWindow (取代了 Access 2003 中的 MoveSize 宏操作) 移

6、动并调整激活窗口。 (5)RestoreWindow (取代了 Access 2003 中的 Restore 宏操作) 将最大化或最小化窗口还原到原来的大小。,7.1.2 常用的宏操作简介(续),2. 宏命令 (1)CancelEvent 取消导致该宏(包含该操作)运行的Access事件。 (2)ClearMacroError 清除MacroError对象中的上一错误。 (3)OnError 定义错误处理行为。 (4)RunCode 执行 Visual Basic Function 过程。,7.1.2 常用的宏操作简介(续),(5)RunDataMacro 运行数据宏。 (6)RunMacro

7、 运行一个宏,还可以用该操作从其他宏中运行宏。 (7)RunMenuCommand 执行Access菜单命令。 (8)StopAllMacros 终止所有正在运行的宏。 (9)StopMacros 终止当前正在运行的宏。,7.1.2 常用的宏操作简介(续),3. 筛选/查询/搜索 (1)FindRecord 查找符合指定条件的第一条或下一条记录。 (2)OpenQuery 打开选择查询或交叉表查询,或者执行动作查询。查询可以在“数据表”视图、“设计”视图或“打印预览”中打开。,7.1.2 常用的宏操作简介(续),4. 数据导入/导出 (1)ExportWithFormatting 将指定数据库

8、对象中的数据输出为 Excel(.xls)、格式文本(.rtf)、文本(.txt)、HTML(.htm)或快照(.snp)格式。,7.1.2 常用的宏操作简介(续),5. 数据库对象 (1)GoToControl 把焦点移到激活数据表或窗体上指定的字段或控件上。 (2)GoToRecord 在表、窗体或查询结果集中的指定记录成为当前记录。 (3)OpenForm 在“窗体”视图、“设计”视图、“打印预览”或“数据表”视图中打开窗体。 (4)OpenReport 在“设计”视图或“打印预览”中打开报表,或立即打印该报表。,7.1.2 常用的宏操作简介(续),(5)OpenTable 在“数据表”

9、视图、“设计”视图或“打印预览”视图中打开表。 (6)PrintObject 打印当前对象。 (7)PrintPreview 当前对象的“打印预览”。,7.1.2 常用的宏操作简介(续),(8)RepaintObject 在指定对象上完成所有未完成的屏幕更新或控件的重新计算。如果没有指定对象,则在活动的对象上完成这些操作。 (9)SetProperty (取代了 Access 2003 中的 SetValue 宏操作) 设置控件属性。,7.1.2 常用的宏操作简介(续),6. 数据输入操作 (1)DeleteRecord 删除当前己录。 (2)EditListItems 编辑查阅列表中的项。

10、(3)SaveRecord 保存当前己录。,7.1.2 常用的宏操作简介(续),7系统命令” (1)Beep 使计算机发出嘟嘟声,以提醒用户注意。 (2)CloseDatabase 关闭当前数据库。 (3)QuitAccess (取代了 Access 2003 中的 Quit 宏操作) 退出 Access。可以从几种保存选项中选择一种。,7.1.2 常用的宏操作简介(续),8. 用户界面命令 (1)AddMenu 为窗体或报表将菜单添加到自定义菜单栏。 (2)MessageBox (取代了 Access 2003 中的 MsgBox 宏操作) 显示含有警告或提示消息的消息框。 (3)Redo

11、重复最近的用户操作。 (4)UndoRecord 撤消最近的用户操作。,7.2 创建宏,在 Access 2010 中,如果按照宏创建时打开“宏设计视图”的方法来分类,宏可分为独立宏、嵌入宏和数据宏等三种类型。下面分别介绍各种类型宏的创建方法。,7.2.1 创建操作序列的独立宏,操作序列的独立宏一般只包含一条或多条操作和一个或多个“注释(Comment)”。宏执行时按照操作的顺序一条一条地执行,直到操作执行完毕为止。 例7-1 在“学生管理系统”数据库,创建一个操作序列的独立宏,该宏包含一条注释和三条操作命令。其中的注释的内容是“创建操作序列的独立宏”,第一条操作命令“OpenForm”是打开

12、名为“例5-9浏览学生基本情况”的窗体,第二条操作命令“MaximizeWindow”是自动将该打开的窗体最大化,第三条操作命令“MessageBox”是显出含有“这是操作序列独立宏的例子!”消息的消息框。该宏的名称是“例7-1操作序列的独立宏”。,7.2.1 创建操作序列的独立宏(例7-1 ),7.2.2 创建含有If块的独立宏,在“宏生成器”窗格中,单击“添加新操作”组合框右端的下拉按钮,弹出“操作”的下拉列表,单击“If”项(或双击右侧“操作目录”窗格中“程序流程”子目录中的“If”项),展开If块设计窗格,此时该If块设计窗格自动成为当前窗格并且由一个矩形框围住,在“If”的右边显出一

13、个“条件表达式”的文本框,用户可直接在该文本框中输入需要的一个条件表达式。 在该“If”所在行的下一行,显出一个(属于该If块范围的)“添加新操作”的组合框,用户可在该组合框中选定需要的操作并展开该操作块设计窗格,同时在其下边,又显出一个(还属于该If块范围的)“添加新操作”的组合框,用户又可在该组合框中选定需要的操作并对该操作进行相应的设计,如此类推,在该If块内可设计多个操作。,7.2.2 创建含有If块的独立宏(表7-1),7.2.2 创建含有If块的独立宏(表7-1续),7.2.2 创建含有If块的独立宏(例7-2 ),例7-2 在“学生管理系统”数据库中,创建一个含有If 块的独立宏

14、, If操作的条件表达式是“MsgBox(”是否要打开查询?“, 1)=1”,当该条件表达式的值为True(即单击了由 MsgBox 函数打开的对话框中的“确定”按钮)时,要依次执行两个操作,其中的第一个操作“OpenQuery”是打开名为“例4-28查询女学生的基本信息”查询,第二个操作“Beep”是发出“嘟”声音。在If 块结束之后(即End If的下一行),还要添加另一个不属于该If 块的MessageBox 操作,该 MessageBox 操作是用于显出含有“这是含有If块的独立宏例子!”消息的消息框。该宏的名称是“例7-2含If块的独立宏”。,7.2.2 创建含有If块的独立宏(例7

15、-2 续),7.2.3 创建If块内含有Else块的独立宏,单击当前 If 块设计窗格的右下角的“添加Else”按钮,展开Else块设计窗格,此时该Else块设计窗格自动成为当前窗格并且由一个矩形框围住,同时在Else左边显出一个“”折叠按钮。在该Else块设计窗格内,显出一个(属于该Else块范围的)“添加新操作”的组合框。用户可在该组合框中选定需要的操作并展开该操作块设计窗格,同时在其下边,又显出一个(还属于该Else块范围的)“添加新操作”的组合框,用户又可在该组合框中选定需要的操作并对该操作进行相应的设计,如此类推,在该Else块内可设计多个操作。,7.2.3 创建If块内含有Else

16、块的独立宏(续),例7-3 在“学生管理系统”数据库中,创建一个含有If 块宏,并且在该If 块中含有一个Else块。If操作的条件表达式是“MsgBox(是否要打开窗体?, 1)=1”,当该条件表达式的值为True(即单击了由MsgBox 函数打开的对话框中的“确定”按钮)时,执行“OpenForm”操作,以“窗体”视图打开名为“例5-9浏览学生基本情况”窗体,当该条件表达式的值为False(即单击了由MsgBox 函数打开的对话框中的“取消”按钮)时,执行“OpenQuery”操作,以“数据表”视图打开名为“例4-27查询学生全部成绩”查询。该宏的名称是“例7-3含有If块及Else块的独

17、立宏”。,7.2.3 创建If块内含有Else块的独立宏(例7-3 续),7.2.4 创建If 块内含有Else If块的独立宏,在当前If 块设计窗格中,单击其右下角的“添加Else If”按钮,便在该当前块中添加一个Else If 块,并展开 Else If 块设计窗格,此时该Else If块设计窗格自动成为当前窗格并且由一个矩形框围住。在该Else If块设计窗格内的“Else If”右边,显出一个“条件表达式”的文本框,用户可直接在该文本框中输入需要的一个条件表达式。在该“Else If”的下一行,显出一个(属于该 Else If 块范围的)“添加新操作”的组合框,用户可在该组合框中选

18、定需要的操作。,7.2.5 创建含子宏的独立宏,除了一个宏仅包含若干个操作之外,一个宏还可以包含若干个子宏,而每一个子宏又可包含若干个操作。每一个宏都有其宏名,每一个子宏都有其子宏名。引用子宏的格式是“宏名.子宏名”。 通过在宏名后面键入一个英文的句点“.”字符,再键入子宏名,可以引用宏中的子宏。例如,若要引用“学生信息”宏中的“学生成绩”子宏,可键入:“学生信息.学生成绩”。,7.2.5 创建含子宏的独立宏,例7-4 在“学生管理系统”数据库,创建一个宏,该宏包含2个子宏。第1个子宏的宏名为“查询子宏”,该宏包括2个操作,主要用于打开“例4-31统计全校学生总人数”查询并使该查询窗口最大化。

19、第2个子宏的宏名为“窗体子宏”,该宏包括2个操作,主要用于打开“例5-7学系窗体”窗体并发出“嘟”声。该宏名为“例7-4含子宏的独立宏”。,7.2.5 创建含子宏的独立宏(例7-4 续),7.2.6 创建嵌入宏,嵌入宏是嵌入在窗体或报表或其控件的事件属性中的宏。创建嵌入宏有两种方法。 第一种方法是使用控件向导创建控件时,为执行某种操作而对该控件的默认事件,Access自动创建嵌入宏,如第5章中“例5-9浏览学生基本情况”窗体中,使用命令向导创建好“下一个记录”按钮后,该按钮的“单击”事件属性值被自动设置为 嵌入的宏。 第二种方法是对某对象的某事件属性使用宏生成器创建嵌入宏,操作步骤请看下例。,

20、7.2.6 创建嵌入宏(续),例7-5 在“学生管理系统”数据库,创建一个名为“例7-5含嵌入宏窗体”的窗体,该窗体包含一个名为“txt1”的文本框和一个名为“cmd1”并且其标题为“欢迎”的命令按钮。对该命令按钮的单击事件创建嵌入宏,当运行该窗体时,单击“欢迎”命令按钮,根据当前时间所在的范围(=12 and =18)情况,在txt1文本框中显出相应的“早上好!欢迎光临!”或“下午好!欢迎光临!”或“晚上好!欢迎光临!”。,7.2.6 创建嵌入宏(例7-5续),7.2.7 创建数据宏,Access 2010 新增了数据宏。数据宏允许用户在表事件中添加逻辑。通过使用数据宏将逻辑附加到您的数据中

21、来增加代码的可维护性,从而实现源表逻辑的集中化。数据宏包括下面几种宏:插入后、更新后、删除后、删除前、更改前。,7.2.7 创建数据宏(续),例7-6 在“学生管理系统”数据库中,为“课程”表创建一个“更改前”的数据宏,用于限制输入的“学分”字段的值不得超过10。在“课程”表的“数据表视图”中的学分字段输入的值超过 10(如 12),然后单击“保存”按钮时,显出如图7-9所示的消息框。,7.2.7 创建数据宏(例7-6 续),图7-7 例7-6的“创建数据宏”菜单,7.2.7 创建数据宏(例7-6 续),图7-8 例7-6的宏生成器窗格中的宏代码,7.2.8 创建自动执行的名为AutoExec

22、的独立宏,如果在Access数据库中创建了一个名为 AutoExec 的独立宏,那么在打开该数据库时将首先自动执行该AutoExec宏中的所有操作。适当设计AutoExec宏对象,可以在打开该数据库时执行一些系列的操作,为运行该数据库应用系统做好需要的初始化准备,如对初始参量赋予初值、打开应用系统的“登录”窗体等等。,7.2.8 创建自动执行的名为AutoExec的独立宏(续),创建名为 AutoExec 的独立宏的方法与上述创建独立宏的方法相似,当保存该宏时,指定宏名称为 AutoExec。该宏保存后,在导航窗格的宏对象列表中便含有 AutoExec 项。 请注意,如果在打开数据库时想阻止执

23、行该 AutoExec 宏,可在打开该数据库时按住 Shift 键不放开,直到数据库打开为止。,7.3 宏的修改,对已经创建好的宏,可以打开该宏的设计视图,在“宏生成器窗格”中,对原有的宏代码可进行编辑,如可添加新操作、修改操作、删除操作、移动操作等等。,7.3.1 独立宏的修改,打开某个Access数据库后,右击“导航窗格”上的“宏”对象列表中的某个宏名,弹出快捷菜单,单击该快捷菜单中的“设计视图”,便打开该独立宏的“宏设计视图”,并且在“宏生成器窗格”中显出该宏的原有代码。此时,在“宏生成器窗格”中,对原有的宏代码可进行编辑修改,如可添加新操作、修改操作、删除操作、移动操作等等。,7.3.

24、2 嵌入宏的修改,打开某个Access数据库后,右击“导航窗格”上的“窗体”对象列表中的某个窗体名,弹出快捷菜单,单击该快捷菜单中的“设计视图”,便打开该窗体的“设计视图”。双击某控件(或窗体选定器),显出其“属性表”,在该“属性表”的事件列表中,单击属性值为 嵌入的宏 所在组合框右侧的“”按钮,便打开该嵌入宏的“宏设计视图”,并且在“宏生成器”窗格中显出该嵌入宏的宏代码。此时,在“宏生成器”窗格中,对原有的宏代码可进行编辑修改,如可添加新操作、修改操作、删除操作、移动操作等等。,7.3.3 数据宏的修改,打开某个Access数据库后,右击“导航窗格”上的“表”对象列表中的某个表名,弹出快捷菜

25、单,单击该快捷菜单中的“设计视图”,便打开该表的“设计视图”,并在功能区上显出“表格工具”下的“设计”命令选项卡,单击该“设计”选项卡上的“字段、记录和表格事件”组中的“创建数据宏”按钮,弹出“创建数据宏”命令下拉列表,(假定原来已经创建了“更改前”的数据宏)单击该下拉列表中的某一项(如“更改前”),打开该表的(如“更改前”)“宏设计视图”,并且在“宏生成器”窗格中显出该表的该(如“更改前”)数据宏的宏代码。在“宏生成器”窗格中,对原有的宏代码可进行编辑修改,如可添加新操作、修改操作、删除操作、移动操作等等。,7.3.4 宏中操作的删除,在“宏生成器”窗格中,单击宏代码中需要删除的操作名(如

26、MessageBox),该操作的设计窗格自动成为当前窗格并且由一个矩形框围住,该操作的设计窗格的右上角显出一个交叉的“删除”按钮,此时单击该“删除”按钮或者按键盘上的“Delete”键,便可删除该操作(即删除该操作的当前设计窗格及其所属内容)。,7.3.5 宏中操作的移动,在“宏生成器”窗格中,单击宏代码中需要移动位置的操作名(如Beep),该操作的设计窗格自动成为当前窗格并且由一个矩形框围住,在该操作的设计窗格的右上角,会自动根据上下文情况相应地显出一个绿色下箭头的“下移”按钮(如图7-10所示),或者显出一个绿色上箭头的“上移”按钮和一个绿色下箭头的“下移”按钮这两个按钮(如图7-11所示

27、),或者显出一个绿色上箭头的“上移”按钮(如图7-12所示)。此时,如果单击“下移”按钮,便把该操作的设计窗格移到其下一个操作之后;如果单击“上移”按钮,便把该操作的设计窗格移到其前一个操作之前。,7.3.5 宏中操作的移动(续),“下移”按钮,“上移”按钮,“上移”按钮,“下移”按钮,“删除”按钮,7.4 运行宏和调试宏,创建了宏后,可运行该宏,可调试该宏。对于含有子宏的宏,如果需要运行宏中的任何一个子宏,则需要用“宏名.子宏名”格式指定某个子宏。,7.4.1 宏的运行,对于不含有子宏的宏,可直接指定该宏名运行该宏。 对于含有子宏的宏,如果直接指定该宏名运行该宏时,仅运行该宏中的第一个子宏名

28、的宏,该宏中的随后的其他子宏不会被运行。如果需要运行宏中的任何一个子宏,则需要用“宏名.子宏名”格式指定某个子宏。,7.4.1 宏的运行(续),当运行宏过程中,如果宏的操作有误,则会显出 “Microsoft Access”出错信息对话框,形如图7-13所示。用户可根据出错信息提示,对该宏的设计进行修改,排除错误。,图7-13 “Microsoft Access”出错信息对话框示例,7.4.1 宏的运行(续),运行宏有如下几种方法: (1)打开某宏的“设计视图”,单击“宏工具”下的“设计”命令选项卡的“工具”组中的“运行”按钮,可以直接运行宏。 (2)在Access 2010窗口中,双击“导航

29、窗格”上的“宏”对象列表中的某个宏名,可以直接运行该宏。对于含有子宏的宏,仅运行该宏中的第一个子宏名的宏。,7.4.1 宏的运行(续),(3)在Access 2010窗口中,右键“导航窗格”上的“宏”对象列表中的某个宏名,弹出快捷菜单,单击快捷菜单中的“运行”,可以直接运行该宏。对于含有子宏的宏,仅运行该宏中的第一个子宏。,7.4.1 宏的运行(续),(4)在Access 2010窗口中,单击“数据库工具”标题,显出“数据库工具”选项卡。单击该选项卡上的“宏”组中的“运行宏”按钮,显出“执行宏”对话框。在“宏名称”组合框的下拉列表中,列出所有独立宏的宏名,对于含有子宏的宏,在该下拉列表中还以“

30、宏名.子宏名”格式列出了所有子宏名,在该下拉列表中选定某个宏名或子宏名,如图7-14所示。单击“执行宏”对话框的“确定”按钮。,7.4.1 宏的运行(续),(5)将窗体、报表或控件的某个事件属性设为宏的名称。在某对象的“属性表”的某个事件的属性值组合框的下拉列表中,列出所有独立宏的宏名,对于含有子宏的宏,在该下拉列表中还以“宏名.子宏名”格式列出了所有子宏名,在该下拉列表中选定某个宏名或子宏名。如图7-15所示。,7.4.1 宏的运行(续),(6)从另一个宏中运行宏。 在“宏生成器”窗格中,单击“添加新操作”组合框右端的下拉按钮,弹出“操作”的下拉列表,单击“RunMacro”项,展开 Run

31、Macro 操作设计窗格。在“宏名称”组合框的下拉列表中,列出所有独立宏的宏名,对于含有子宏的宏,在该下拉列表中还以“宏名.子宏名”格式列出了所有子宏名,在该下拉列表中选定某个宏名或子宏名。如图7-16所示。,7.4.1 宏的运行(续),(7)在 VBA 过程中,使用 DoCmd 对象的 RunMacro 方法运行宏。在指定宏名时,对于含有子宏的宏,要用“宏名.子宏名”格式指定某个子宏名。 运行宏的语句格式: DoCmd.RunMacro 宏名 语句格式例子: DoCmd.RunMacro 例7-4-含子宏的独立宏. 窗体子宏,7.4.1 宏的运行(续),(8)在打开数据库时自动运行宏。 Ac

32、cess中设置了一个特殊的宏名AutoExec。AutoExec 代表自动加载或处理。 如果在 Access2010 数据库中创建了一个名为 AutoExec 宏对象,那么在打开该数据库时将首先自动执行该 AutoExec 宏中的所有操作。 请注意,如果在打开数据库时想阻止执行该AutoExec 宏,可在打开该数据库时按住 Shift 键不放开,直到数据库打开为止。,7.4.2 宏的调试,一般来说,在运行宏的过程中,当执行的操作有错误时,会显出相应出错信息的消息框。此外,Access 还提供了以“单步执行”(即一次只执行宏的一个动作)的方式来查找宏中的问题。 使用单步执行宏,可以观察宏的流程和

33、每一个操作的结果,方便用户发现导致错误或产生非预期结果的原因,从而对该宏的设计进行修改完善。,7.4.2 宏的调试(续),单步执行宏的操作步骤如下: (1)打开某个Access数据库后,右击“导航窗格”上的“宏”对象列表中的某个宏名,弹出快捷菜单,单击快捷菜单中的“设计视图”,显出“宏设计视图”。 (2)单击“宏工具”下的“设计”命令选项卡的“工具”组中的“单步”按钮,要确保“单步”按钮已经按下。 (3)单击“工具”组中的“运行”按钮,显出“单步执行宏”对话框,形如图7-17所示。,7.4.2 宏的调试(续),(4) 请执行下列操作之一: 若要执行“单步执行宏”对话框中所显示的操作,请单击“单步执行”按钮。 若要停止宏的运行并关闭“单步执行宏”对话框,请单击“停止所有宏”按钮。 若要关闭“单步执行宏”对话框并继续执行宏的未完成部分,请单击“继续”按钮。,7.5 宏与Visual Basic,在Access中,由于宏可以自动执行任务的一个操作或一组操作,因此,使用宏可以自动完成许多任务。 在Access中,要完成相同的任务还可以通过 Visual Basic for Applications (VBA)编程来实现。VBA 是 Visual Basic 的一个子集。,7.5.1 宏与 VBA编程,在Access应用中,是使用宏还是使用VBA编写应用程序,取决于用户需要完成的任务。在

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