第4章(1)office.ppt

1、1-66,1,第4章 Office办公软件,本章主要内容： 4.1 Office办公软件的基本操作 4.2 Word文字处理软件 4.3 Excel表处理软件,1-66,2,4.1 Office办公软件的基本操作,一、 Office软件的常用组件 1. 文字处理：Word 2. 表处理：Excel 3. 演示文稿的制作：PowerPoint 4. 数据库管理系统：Access 5. 事务处理：Outlook 6. 网页制作：FrontPage,1-66,3,二、启动,方法一： 单击“开始” “程序” 具体组件 例如:“ Word 2003 ” 方法二： 双击桌面上的快捷方式 方法三： 双击文档

2、打开该文档,1-66,4,三、退出,方法一： 单击窗口按钮“X” 方法二： 执行“文件”菜单的“退出”命令 方法三： 单击窗口左上角控制按钮“关闭”命令 方法四： 使用快捷键ALT+F4,1-66,5,四、文档文件,1. Word 文档 文件名.DOC 2. Excel文档 称为工作薄，文件名. XLS 3. PowerPoint文档 称为演示文稿，文件名. PPT,扩展名,1-66,6,五、文档操作（文件菜单）,1. 新建：建立新的文档 2. 打开：打开已创建的文档 3. 关闭：关闭文档窗口 4. 保存：保存正编辑的文档 5. 另存为：改变位置或名称后保存,1-66,7,Word 文字处理,

3、Word 文字处理软件“What you see is what you get”(所见即所得) 。 Word不仅可以进行一般意义上的文字处理，也可以进行复杂的书版、报版排版，能把文字、公式、表格、图形组合在一起形成漂亮的文档。 Word提供了Web工作方式，可以将HTML作为默认的文件格式，创建基于Web的文档。,1-66,8,管理文档,编辑文档,字处理软件的功能,文档排版,表格处理,图文混排,制作Web页,1-66,9,启动 Word,直接运行Winword.exe文件 双击Word快捷图标 使用“开始”菜单 打开Word文档文件,方 法,1-66,10,关闭 Word,方法一：执行文件|

4、退出 方法二：右上角的关闭按钮。 方法三：单击左上角的控制按钮，“关闭”,方 法,1-66,11,标题栏,菜单栏,常用工具栏,格式工具栏,插入点,Word应用程序窗口,标尺,文本区,状态栏,视图按钮,文档窗口,选定栏,段落标记,1-66,12,个性化菜单,扩展按钮,使用最频繁的命令,1-66,13,工具栏的显示与隐藏,处于显示状态,视图菜单,1-66,14,插入点和段落标记,插入点是一条闪烁的竖线，指示编辑位置。可以通过鼠标或光标来移动。即点即输功能：移动鼠标后双击,作用：结束和记录本段落的格式信息。 生成：按下回车键生成一个段落标记， 显示/隐藏：视图|显示段落标记,插入点,段落标记,1-6

5、6,15,状态栏,插入点在第一页上， 第一节上。当前文档 共1页，正在编辑第1 页。插入点距离页的 上边距为2.5厘米。插 入点在第1行第1列。,该图标为虚的，表 示当前为插入状态， 双击将变成实的，表 示当前为改写状态。,用于拼写和语 法检查所用的 词典为英文。 （无拼写和语法错误， 有错误时图标上有红叉）,1-66,16,选定栏和标尺,选定栏： 位于文档窗口的左侧，用来选定文字内容的区域。它没有明显的标志，利用鼠标指针的形状可以判断出来。将鼠标指针指向该区域时，指针变成。,标尺 种类：水平标尺、垂直标尺 显示/隐藏：视图|标尺 说明：垂直标尺在“页面视图”显示,1-66,17,悬挂缩进：改

6、变段落中除首行外的其他行的缩进量。 左 缩 进：改变段落中所有行的左侧缩进量。 首行缩进：改变段落中第一行的左侧缩进量。 右 缩 进：改变段落中所有行的右侧缩进量。 提示：如果不选中段落，则所进行的设置只对光标所在的段落起作用。,1-66,18,视图切换按钮 视图是指文档的显示方式。,1-66,19,视图： 用不同的方式查看Word文档，这种查看方式叫视图。 类型： 页面视图、Web版式视图、普通视图、大纲视图、Web页预览、打印预览。,显示方式,1-66,20,用于编辑页眉和页脚、调整页边距、处理分栏和图形对象。在此视图中，用户看到的与实际打印效果完全相同。 页与页之间是按版面分隔开的，并且

7、可以看到页眉、页脚、图、艺术字的实际位置。,显示方式,页面视图,Web视图,此视图用于创建Web页，且可以模拟用浏 览器的显示效果。,1-66,21,显示方式,普通视图,此视图可以显示文本格式，简化了页面的布局，可便捷地进行键入和编辑。不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形以及没有设置为“嵌于文字所在层”环绕方式的图片。 页间的分隔符是单虚线，节间的分隔符是双虚线。单击选中后，键可以对分隔符进行删除操作，且能连续显示正文。,1-66,22,显示方式,大纲视图,此视图能查看文档的结构，还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本。还可以通过折叠文档来查看主要标题，或展开文档以查看所有标题，以至正文

8、内容。 此试图中不显示页边距、页眉、页脚、图片和背景。,1-66,23,显示方式,视图切换,“文件”菜单:“Web页预览”、 “打印预览” “视图”菜单:“普通视图” “Web版式视图” “页面视图” “大纲视图” 视图按钮:水平滚动条左侧的四个按钮。 这四个按钮与“视图”菜单中的四个命令依次对应。,1-66,24,任务窗格 任务窗格会根据用户的操作需求自动显示出来，操作完毕，自动隐藏。也可以选择【视图】|【任务窗格】命令来显示或隐藏。,图4.9 任务窗格,1-66,25,Word命令的执行方式,菜单命令方式,菜单包含了使 用Word的全部 命令。使用方 法是在相应的 菜单中选择相 应的命令。

9、,工具栏命令方式,工具栏列出了 常用的命令图 标。使用方法 是在工具栏可 见的情况下， 直接单击命令 按钮。,快捷菜单命令方式,使用方法是右 击该对象，在 快捷菜单中选 择相应的命令。,快 捷 键 方 式,Word为常用命 令设置了键盘 命令，即快捷 键。使用方法 是直接输入快 捷键。,1-66,26,新建空白文档,创建文档,可以多次完成,1-66,27,新建空白文档,启动Word时打开 菜单：文件|新建 工具栏： 快捷键：+,拿出一张白纸,1-66,28,文档输入,确定插入点 输入正文,正文输入,内 存,“插入” 菜单,直接输入,剪贴板,1-66,29,保存文档（新建）,菜单：文件|保存 文

10、件|另存为 工具栏： 快捷键：+,打开对话框,确定保存位置,输入文档名称,单击,1-66,30,自动保存文档 选择【工具】|【选项】命令，选择“保存”选项卡。 选中“自动保存时间间隔”复选框，在“分钟”数值框中输入要保存文件的时间间隔，如输入“10”。,提示：Word在运行过程中死机或断电后，重现启动Word时出现“自动恢复”文件不能代替正常的文件保存。打开恢复的文件后，如果选择了不保存该文件，则恢复文件会被删除，未保存的更改即丢失。如果保存恢复文件，它会取代原文件。,1-66,31,编辑文档,定位插入点,操作之前，首先将插入点定位。 鼠标定位：直接单击目标处。 键盘定位： 、 Home(行首

11、）、 End（行尾） Ctrl+ Home 、Ctrl+ End Page up、Page down,1-66,32,输入文本,1. 汉/英输入切换-ctrl+空格 2. 汉字输入方法切换 3. 中英文标点符号切换 4. 符号: “插入”-符号 5. 特殊字符: “插入”-特殊符号 6.插入日期和时间 7.插入公式,ctrl+shift,ctrl+ .,1-66,33,文本块：被选择的文本。 种类： 行块：指块的首尾之间以行为单位。 列块：块的首尾之间构成矩形。 选择方法：行块:按左键拖动 列块:ALT+左键拖动 鼠标:双击（词）、三击（段）、 Ctrl+a(全选） 击首+shift键+击尾（

12、大片）、击首+Ctrl(?),编辑文档,选择文本块,1-66,34,编辑文档,： 删除插入点左侧的对象或文本块。 ： 删除插入点右侧的对象或文本块。,定位插入点,删除,定位插入点或 选定文本块,：,1-66,35,移 动 、 复 制 文 本,先选定要移动的文本。 移动： 拖动文本块到目的地 复制： +拖动文本块 只适于位移不大的移动。,鼠标操作,1-66,36, 移动 选定-剪切-粘贴 复制 选定-复制-粘贴 删除 选择后，按Del键,用剪贴板,1-66,37,编辑文档,撤 消 、 恢 复 操 作,撤消：取消最后一次操作。 方法：编辑|撤消（+) 单击： 恢复：保留刚刚被撤消的操作。 方法：编

13、辑|恢复(+) 单击：,1-66,38,编辑文档,查 找 文 本,查找:在已有的文档中查找指定的字符串或格式 种类:常规查找、高级查找,方法: 1）打开对话框图： 编辑|查找,2）输入查找内容（若查找格式：单击） 3）单击“查找下一处”按钮,查找字符,查找格式,1-66,39,替 换 文 本,替换:新字符串替换文档中已有的字符串或格式 种类:常规查找、高级查找,方法: 1）打开对话框图： 编辑|替换,2）输入查找内容和替换内容 （若查找格式：单击，确定格式） 3）单击“替换”或“全部替换”或“查找下一处”按钮,编辑文档,1-66,40,Word会自动更正用户的输入错误。这是由于系统中存储了一个

14、自动更正词条库，列出了常用的错误和正确对照词条2000多个。 用户可以通过“工具”菜单的“自动更正”命令查看预设词条和添加新词条。,自 动 更 正,编辑文档,1-66,41,文本格式设置,设 置 工 具,“字体”对话框,“格式”工具栏,打开方法： 菜单栏：格式|字体 快捷菜单：右击，选择“字体”,1-66,42,文本格式设置,设 置 方 式,方法一：先设置后输入定位插入点后，进行格式设置，随后输入的文字将采用刚刚设置好的格式。 方法二：先输入后设置选定一个块，进行格式设置，该格式施加于块中文字。 方法三：复制某格式利用工具栏上的“格式刷” 按钮。,1-66,43,段落排版,段落： 指通过回车键

15、而形成的文字整体。 段落标记： 记录本段的格式及标志段落的结束。 段落排版： 指设置段落的对齐方式、缩进、行距、段落间距、项目符号和编号、制表位、边框和底纹、首字下沉等。,1-66,44,段落排版,设 置 工 具,对话框：,工具栏：,1-66,45,段落排版,段 落 对 话 框,打开方法： A：格式|段落 B：右击插入点 所在段落，在快捷菜单中选择“段落”,格式|段落,快捷菜单段落,设置对齐方式,设置缩进,设置间距,1-66,46,对齐方式： 指文本在页中水平或垂直的排列方式,段落排版,对 齐 方 式,种类： 左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐、分散对齐。 设置方法： 定位插入点； a:打开“

16、段落”，在“缩进和间距”中的“对齐方式”下拉列表中设置。 b:单击“格式”工具栏的按钮,1-66,47,段落排版,设 置 缩 进,缩进: 指输入时，某些文字相对于其它文字错开几个格。 四种缩进方式： 左缩进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进 设置方法： 定位插入点 打开“段落”对话框，在“特殊格式”或“缩进”选项设置； 标尺:拖动水平标尺上的标志。,1-66,48,行距：指行与行间的距离。 六种距离： 单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值、多倍行距。 设置方法： 定位插入点 打开“段落”对话框，在“行距”列表框中设置 段落间距：指段与段之间的距离。 种类：段前、段后 设置方法：在“段落”

17、对话框的“间距”中设置。,设 置 间 距,1-66,49,首字下沉：指 段落中第一个字区别于其它的字。要么它独立悬挂在段落的左侧（首字悬挂），要么它独占多行多列（首字下沉）。,段落排版,首 字 下 沉,设置方法：选定首字 格式|首字下沉 选择位置 设置选项,1-66,50,分栏：是报纸上经常采用的格式。目的是为了方便阅读。没有设置过分栏格式的叫通栏。每栏的宽度相等的叫等栏，不相等的叫不等栏。,分 栏,选定段落,格式|分栏,设置栏数,设置栏宽,分栏效果只能在 （页面）“格式”中看到。,1-66,51,页面格式设计,插 入 页 码,“插入”菜单,“页码”,确定 位置,确定对齐方式,修改格式,1-6

18、6,52,文件|页面设置,1-66,53,打印预览与打印,打 印 预 览,文件|打印预览,单击,关闭打印预窗口 工具栏: “关闭”按钮 快捷键：Alt+c,1-66,54,表格的制作与编排,创建表格,建立表格框架,输入表格数据,直接输入 来自磁盘文件 来自粘贴板,常用工具栏： 菜单栏：表格|插入|表格 表格和边框工具栏：,表格和边框工具栏,视图|工具栏表格和边框,1-66,55,插入/删除单元格 插入/删除行或列 合并/拆分单元格 合并/拆分表格 调整行高、列宽,“表格”菜单中的命令,定位插入点 选定行、列 选定单元格 选定表格,编辑表格,表格的制作与编排,方 法,1-66,56,选中表格 表格|绘制斜线表头,绘 制 斜 线 表 头,选择样式,输入标题,设置字号,1-66,57,在Word中，自绘图形和图片的编辑方法是不一样的。 自绘图形的创建和编辑往往是结合在一起的 而图片则是在其它图形处理软件中编辑好后通过链接、嵌入或粘贴等方法导入Word文档的。,在Word中图形的处理方式,图形处理,1-66,58,图形来源,插入|图片,1-66,59,单击,插入|图片|剪贴画,单击,插 入 剪 辑 库 中 的 图,1-66,60,插 入 用 文 件 存 储 的 图,插入|图片|来自文件,确