管理体系文件编写培训(ppt 47页).ppt

1、2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,1,ISO 9001、ISO14001 提供适宜的培训; 重复性和可追溯性; 提供客观证据; 评价质量管理体系的有效性和持续适宜性. 文件的形成本身并不是目的,它应是一项增值的活动.,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,6,文件的定义,2.7.2 质量管理体系中使用的文件类型 在质量管理体系中使用下述几种类型的文件： a) 向组织内部和外部提供关于质量管理体系的一致信息的,这类文件称为质量手册; b）表述质量管理体系如何应用于特定产品、项目或合同的文件,这类文件称为质量计划; c）阐明要求的文件,这类文件称为规

2、范; d）阐明推荐的方法或建议的文件,这类文件称为指南; e）提供如何一致地完成活动和过程的信息的文件,这类文件包括形成文件的程序、作业指导书和图样; f）为完成的活动或达到的结果提供证据的文件,这类文件称为记录. 每个组织确定其所需文件的多少和详略的程度及使用的媒体.这取决于下列因素,诸如组织的类型和规模、过程的复杂性和相互作用、产品的复杂性、顾客要求、适用的法规要求、经证实的人员能力以及满足质量管理体系要求所需证实的程度.,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,7,管理体系标准有关文件的要求,GB/T19001-2000 质量管理体系 要求 4.2 文件要求 4.2.

3、1总则 质量管理体系文件应该包括： a) 形成文件的质量方针和质量目标； b) 质量手册； c）本标准所要求的形成文件的程序； d) 组织为确保其过程的有效策划、运作和控制所需的文件； e）本标准所要求的记录。(见4.2.4) 注1：本标准出现“形成文件的程序”之处，即要求建立该程序，形成文件， 并加以实施和保持。 注2：不同组织的质量管理体系文件的多少与详略程度取决于： a)组织的规模和活动的类型； b)过程及其相互作用的复杂程度； c) 人员的能力。 注3：文件可采用任何形式或类型的媒体。,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,8,管理体系标准有关文件的要求,GB/T

4、19001-2000 质量管理体系 要求 4.2 文件要求 4.2.2 质量手册 组织应编制和保持质量手册，质量手册包括： a) 质量管理体系的范围，包括任何删减的细节与合理性（见1.2）； b) 为质量管理体系编制的形成文件的程序或对其引用； c) 质量管理体系过程之间的相互作用的表述。,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,9,管理体系标准有关文件的要求,GB/T19001-2000 质量管理体系 要求 4.2.3 文件控制 质量管理体系所要求的文件应予以控制。质量记录是一种特殊类型 的文件，应依据条款4.2.4的要求进行控制。 应编制形成文件的程序，以规定以下方面所

5、需的控制： a) 文件发布前得到批准，以确保文件是充分的； b) 必要时对文件进行评审、更新并再次批准； c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别； d) 确保在使用处可获得有关版本的适用文件； e) 确保文件保持清晰、易于识别； f) 确保外来文件得到识别，并控制其分发； g) 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,10,管理体系标准有关文件的要求,GB/T19001-2000 质量管理体系 要求 4.2.4 质量记录的控制 应建立并保持质量记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的

6、证据。质量记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,11,管理体系标准有关文件的要求,GB/T24001-1996 环境管理体系 规范及使用指南 4.3.2 法律与其他要求 组织应建立并保持程序，用来确定适用于其活动、产品或服务中环境因素的法律，以及其他应遵守的要求，并建立获取这些法律和要求的渠道。 4.4.4环境管理体系文件 组织应以书面或电子形式建立并保持下列信息： a）对管理体系核心要素及其相互作用的描述； b）查询相关文件的途径；,2020/8/1

7、3,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,12,管理体系标准有关文件的要求,GB/T24001-1996 环境管理体系 规范及使用指南 4.4.5环境管理体系文件 组织应建立并保持一套程序，以控制本标准所要求的所有文件，从而确保： a）文件便于查找； b）对文件进行定期评审，必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性； c）凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都可能得到有关文件的现行版本； d）迅速将失效文件从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用； e）对出于法律和（或）保留信息的需要而留存的失效文件予以标识； 所有文件均须字迹清楚，注明日期（包括修订日期），标识清楚，妥善保

8、管，并在规定期间内予以留存。应规定并保持有关建立和修改各类型文件的程序与职责。,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,13,管理体系标准有关文件的要求,GB/T28001-1996 职业健康安全管理体系 规范 4.3.2法规和其他要求 组织应建立并保持程序，以识别和获得适用法规和其他职业健康安全要求。 组织应及时更新有关法规和其他要求的信息，并将这些信息传达给员工和其他有关的相关方。 4.4.4文件 组织应以适当的媒介（如：纸或电子形式）建立并保持下列信息： a)描述管理体系核心要素及其相互作用； b)提供查询相关文件的途径； 注：重要的是，按有效性和效率要求使文件数量尽

9、可能少。,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,14,管理体系标准有关文件的要求,GB/T28001-1996 职业健康安全管理体系 规范 4.4.5文件和资料控制 组织应建立并保持程序，控制本标准所要求的所有文件和资料，以确保： a)文件和资料便于查找； b)对文件和资料进行定期评审，必要时予以修订并由被授权人员确认其适宜性； c)凡对职业健康安全体系的有效运行具有关键作用的岗位，都可得到有关文件和资料的现行版本； d)及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用； e)对出于法规和（或）保留信息的需要而留存的档案文件和资料予以适当标识。,202

10、0/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,15,文件结构,F 管理体系文件架构 标准要求文件结构按四个主要层次展开，如图示。,管理方针 目标/指标,规定管理体系的文件,标准要求的程序及必要的程序,策划、运行和控制文件如运行手册,标准和法规 要求的记录,质量记录,程序文件,手册,其他文件,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,16,云南机场集团三标管理体系文件系统结构,第一层次文件： 管理方针和管理目标/指标、管理手册 第二层次文件： 程序文件，如图示; 第三层次文件： 各部门、机场的规章制度、技术标准、运行标准、法律法规、工作记录等，全部纳入第三层次文件，按法

11、律、法规文件/资料控制程序进行控制。,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,17,三整合的程序文件： 人力资源管理程序 管理评审程序 体系内部审核程序 法律、法规文件/资料控制程序 记录控制程序 机场地面保障运行程序（待定） 监视和测量设备控制程序 采购控制程序 设备管理控制程序 纠正措施和预防措施程序 内外部沟通、协商和交流程序 不合格/不符合控制程序,二整合的程序文件： 应急准备和响应控制程序 绩效测量和监视控制程序,质量管理体系的程序文件： 顾客满意度监测和数据分析控制程序,职业健康安全管理体系的程序文件： 危险源辩识、风险评价和风险控制策划管理方案控制程序 职业健

12、康及后勤保障控制程序,环境管理体系的程序文件： 环境因素识别、环境影响的评价和控制策划及管理方案程序,第二层次文件： 程序文件图示：,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,18,法律法规文件/资料控制程序,文件分类和编号,文件的编写,文件的审批,文件的发放,文件的更改,文件换版与作废,文件的管理,外来文件的控制,法律法规文件/资料控制流程：,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,19,法律法规文件/资料控制程序,外来文件控制,收集,识别 确认,获取 新版本,使用,签收,发放,确认,旧版 回收,外 来 文 件,适用的 外来 文件,外来 文件 新版本,作

13、 废 版 本,发放号,文件保管,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,20,法律法规文件/资料控制程序,1、目的 2、适用范围 3、职责 4、过程 4.1法律法规文件/资料的分类及编号；4.2文件的编写；4.3文件的审批；4.4文件的发放；4.5文件的更改；4.6文件的换版与作废；4.7文件的管理；4.8外来文件的控制；4.9本程序的修改由认证办负责。 5 、过程监测 5.1认证办应对公司采用的相关法律法规和标准的使用情况进行不定期的监督。 5.2XX部、XX部应分别定期检查与质量、环境、安全控制活动有关的相关法律法规和标准，确保其有效性。 5.3各归口管理部门应定期检查

14、体系文件的适宜性和有效性。 6、沟通/协商/交流 6.1公司各归口管理部门应将各自管理的体系文件发放至相关部门、单位，检查其使用情况，并不定期地与接受（执行）文件的部门进行沟通，确保文件的适宜性。 6.2各部门在使用文件过程中发现文件不适宜时，应报告文件的主管部门并提出修改意见。 6.3文件修改或换版时，主管部门应通知各相关部门及时更换。 7、引用文件 8、记录,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,21,文件编写要求格式,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,22,体现出PDCA循环； 充分利用现有程序。应清理和分析组织现有的管理制度和操作规范。因

15、为组织原有的各项标准和规章中是长期经验的总结，是行之有效的惯例和做法，这些都是制定文件的可选素材，应该本着吸收和接纳的态度充分加以应用。针对可能存在的不足，可对原有组织的各种管理文件在保证管理体系有效运行的前提下，按标准要求进行分类、整理和分析，取其有用、删除无关、改写并补充不完善的部分。应摒弃那种抛开原有、一切从零开始或是缺乏必要策划； 文件编写要用“6问5W1H分析法”来规定该项质量活动的目的(Why)为什么做、(What) 做什么、职责(Who)谁来做、在何时(When)做、何地(Where)做，如何(How)做即采用什么方 法做。包括采用什么设备、工具、文件、以及如何控制、记录等等。对

16、于本活动所涉及到 的相关文件应注明文件名称； 各个层次文件之间的接口和权限应该明确。 注重文件的可操作性和适宜性。,文件编写要求思路,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,23,管理方针由组织最高管理者确定并正式签发。从内容上看，方针应与组织的宗旨相适应，包括对满足要求和持续改进的承诺，同时传达到全体员工，定期评审核。方针还应提供制订和评审质量目标的框架，也就是为制订质量目标提供依据。 为便于记忆，质量方针篇幅不宜过长，但必须包括上述内容。 如何编制管理方针呢?可以向全体职员征集，然后评选出合适的管理方针，这样做本身就是一次很好的教育宣传活动。也可以只要求组织领导、部门负

17、责人等分别编制，然后在相应会议上讨论决定。不管以何种方式编制，都要注意符合组织实际，不要搞一个通用的口号。 示例： 质量至上，安全为本，保护环境，追求卓越。,文件编写要求管理方针,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,24,文件编写要求管理目标,目标包括质量目标、环境目标、职业健康安全目标； 应在组织的相关职能和层次上建立目标/指标，就是不仅要有公司级的目标，各相关职能层次都要分别制订目标/指标； 关于质量目标内容，应包括满足服务要求所需的内容。质量目标应是可测量的，并与质量方针保持一致。通过质量目标的实现，在制订质量目标时，一般先制订组织的质量目标，然后层层分解形成各部

18、门、各层次的质量目标，所有质量目标应尽可能量化； 应针对内部每一有关职能和层次，建立并保持形成文件的目标/指标。组织在建立与评审职业健康安全目标、环境目标/指标时，应考虑法律与其他要求、自身的重要环境因素/职业健康安全危险源和风险、可选技术方案、财务、运行和经营要求，以及各相关方的观点。目标应符合管理方针，环境目标和指标还应包括对污染预防的承诺； 目标的制订可以整合编制，也可分别编制质量目标、环境目标、职业健康安全目标；,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,25,文件编写要求管理目标,质量目标示例 争创鲁班奖； 投产送变电工程100%达优良级； 线路分部工程优良品率达1

19、00%； 变电安装单位工程优良品率达100%； 变电土建单位工程优良品率85%及以上； 铁塔产品一次检验合格率99%，出厂一等品80%及以上； 运行检修：线路可用率99.5%及以上，一类设备率90%及以上，完好设备率100%，故障跳闸率0.20次/百公里*年； 顾客满意度97%及以上,今后三年，每年递增0.5%。,关于质量目标的具体指标的确定，应在统计分析以往数据资料的基础上确定，本着经过努力可以实现的原则制订。,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,26,文件编写要求管理目标,环境目标示例 根据对环境因素的识别和评价确定目标/指标为： 不发生严重环境破坏。 施工中产生的

20、污染/废绝缘油需集中处理，杜绝直接排放。 固体废弃物分类处理，废酸排放符合环保标准。 降低办公用纸的消耗，今后三年内每年减少消耗3%。 施工中减少水土流失、植被破坏、污水排放。,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,27,文件编写要求管理目标,职业健康安全目标示例 根据对危险源的辩识和风险评价确定目标/指标为： 人身死亡事故为零； 重大机械、重大设备事故、重大火灾及负主要责任的重大交通事故为零； 500kV运行线路电网瓦解、大面积停电事故为零； 重伤事故频率控制在0.5以下; 轻伤事故频率控制在4以下;,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,28,目

21、标制定（P）,目标实施(D),改进(A),目标检讨(C),管理体系,文件编写要求管理目标,总目标,相关职能层次的目标,过程的目标,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,29,文件编写要求管理手册,通常来说，管理手册包括概述、正文和附录三部分构成。,批准页 前言 目录 管理体系覆盖范围 管理者代表授权书 手册的管理要求 术语和缩写,概述,组织机构图 职责分配图 管理标准要求的描述,正文,附录,过程方法图 生产/服务流程图 其他附录/说明等,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,30,文件编写要求程序文件,1、文件编号和标题 程序文件的编号应根据标准中对

22、体系要素的编号以及组织活动的层次进行编排，同一层次的 程序文件应统一编号，以便标识。标题应明确体现组织开展的活动及其特点，例如：“环境监测和测量控制程序”、“内部审核控制程序” 等，使活动的性质一目了然。 2、目的和适用范围 简要说明开展这项活动的目的以及该项程序的适用范围。 3、术语和定义 对本程序中所使用的名词术语给出明确的定义和解释。 4、职责和权限 结合实际工作业务流程，指明实施该项程序的主管部门、参与配合部门各自的职责和权限以 及相互之间的接口关系。,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,31,文件编写要求程序文件（续）,5、工作程序 这是程序文件的核心内容，应

23、列出开展此项活动的具体步骤，保持合理的顺序，明确活动的输入、转化和输出；明确各项关联活动之间的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项要素由谁来干，何时、何地干什么、如何干以及最终要达到的效果，对于所形成的记录和报告也应加以明确，此外，对一些例外情况下须采取的措施也应作出规定。使用业务流程图、信息传递图或物流图等方式是一种较好的方法，这样做往往比单纯的文字叙述更加准确和易于理解。 6、相关文件 指明或引用与本程序相关联的文件，明确接口和查询路径。 7、相关记录和报告 明确实施该程序时所产生的记录表格和报告，包括其名称和编号；规定记录的保存方式、保存部门和保存期限等。,2020/8/13,转

24、变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,32,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,33,文件编写要求工作文件（第三层次文件）,工作文件的作用 1、提高工作质量 工作文件对工作细节作了详细的规定，特别是对于那些作业复杂的工作，对提高工作质量很有成效。它可以帮助员工一步一步地按照工作要求去完成作业。然后通过质量记录，对工作过程进行必要的控制和鉴证、追溯。 2、为管理层提供必要的质量信息 现代管理已经进入到信息管理时代，利用信息进行管理最为迅速、经济、有效，而工作文件 明确地规定了完成某项工作或作业所必须填写的质量记录。这样，就可以通过工作文件去检查原始记录，为管理层提供必要的

25、质量信息，以便及时地发现存在的问题，采取有效的纠正措施。 3、有利于对组织员工开展培训，提高员工素质 工作文件为员工培训提供了素材。由于工作文件是现场工作过程中应用的文件，它具有很强的针对性，所以利用工作文件对在岗的职员进行培训，常会取得良好的效果。尤其对新上岗 的职员培训，可以尽快地帮助他们熟悉工作，提高其素质。,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,34,文件编写要求工作文件,1、工作文件的编制原则 1.1适宜性原则 并不是每一项工作、每一个工作岗位都需要工作文件，一般是在较复杂的、技术要求高、容易出问题的环节上使用。 1.2指导性原则 作业指导书中应规定作业目的、作

26、业前的准备工作、需确认的事项、作业的顺序、作业时应注意的事项等方面，以达到指导作业完成的目的。 1.3可操作性原则 为了指导操作，工作文件应具备可操作性。应能使相关人员，即使是一名新手，经过短时间的培训，即可利用文件准确无误地完成工作。 2、编写工作文件应注意的事项 2.1语言准确、简练 编写工作文件所用的语言要尽量精练，意思要清楚，用词要准确，无需用任何华丽的词句，只要按要求写清楚即可。 2.2注意总结经验教训 工作文件不仅要把工作中成功的经验叙述清楚，写出：“应该怎么做”，而且要把教训总结 出来，如在作业指导书中往往还要写出：“不应该怎么样”。要写好工作中的注意点及注意事项，以避免作业者出

27、错。,2020/8/13,转变观念 统一思想 强化意识 协调步伐,35,文件编写要求工作文件,作业指导书的基本内容及格式: 1、目的与适用范围 作业目的是指完成此项工作所应达到的目标和结果,也就是为什么要进行此项作业,完成此作业要达到的技术指标(目标)等。 2、作业前的准备和确认事项 作业前的准备和确认工作一般包括:设备的状态确认、作业图纸和工作指令的确认、各种基准的确认和作业前应准备的工具、作业台的整理等。 3、作业流程 作业流程是指导完成该项作业标准化的作业顺序及步骤。作业流程规定了每一步骤的具体操作要求和操作内容等等。 4、作业注意事项 作业注意事项是指完成每作业步骤应注意的问题,并且要写上由于不注意以上的要求可能发 生的不良现象。 5、其他注意事项及特殊事项 主要是写处理异常的程序以及对于关键问题、特殊需求确认的规定。 6、工作图 如有必要可以附上工作图,在作业指导书中的正文部分,适当地穿插必要的图示加以说明。 7、相关文件及