A8协同办公系统公文快速实施宝典v1.0.ppt

1、A8协同办公系统公文快速实施宝典,公文实施六步法,需求调研,后台功能配置,归档设置,印章设置,公文测试,使用培训,文档说明： 此文档仅供实施过程使用，不用做产品使用操作手册,步骤1-需求调研（一）,调研内容： 公文角色：公文收发员、印章管理员、文档管理员； 公文单：调研所有需要自定义的公文单；包括样式和公文元素； 公文文号：所有文号格式（包括发文和收文、大小流水）； 红头模板：所有模板电子版，红头模板中各公文元素的显示位置及字体大小； 归档目录：归档方式、文件夹列表、权限； 印章样式：公章、党章、部门章的扫描件或者纸制版； 公文发起权：发文拟文、收文登记； 发文流程及节点权限：整理发文流程并按

2、照每个节点所做工作内容安排适当节点权限； 收文流程及节点权限：整理收文流程并按照每个节点所做工作内容安排适当节点权限； 其它：机构组（主送单位数量较多的情况下使用）；外部单位；公文督办员,要点：将需要的全部公文内容调研完全；以引导为主，将用户实际公文运转流程梳理，使之能够匹配OA系统流程设置规律,步骤1-需求调研（二）,调研方式： 方式一：面对面调研（推荐使用，在调研时要充份收集信息） 方式二：下发并填写公文调研单（需要在调研之前做相关调研培训） 可选择一种方式，或者两种方式同时进行； 注意事项： 调研前做好准备工作； 调研过程要仔细，与客户充分沟通，尤其是面对面调研要尽可能全面地了解所有需要

3、的信息； 调研过程中做好知识传递，让客户了解维护工作需要他们负责或者配合，如果条件允许，可以在调研的过程中进行系统设置； 在调研公文流程时注意引导用户，现有纸制流程不可能完全匹配到OA系统中，需要进行相应的改变和取舍； 调研后及时沟通反馈及确认；,要点：调研可能会是一个反复确认的过程，在调研时要及时与调研对象保持联系，方便后期的确认工作顺利进行,步骤2-后台功能配置（一）,角色设置：单位公文收发员、部门公文收发员； 公文单：建议使用系统默认公文单，如需自定义则新建自定义公文单(自定义公文单制作见相关文档)； 公文文号：公文文号、内部文号；,要点：在“公文模板”设置之前完成“节点权限”与“公文单

4、”的设置，其它步骤无前后顺序要求,步骤2-后台功能配置（二）,红头模板； 节点权限：自定义节点权限（套红、盖章、归档等）、根据需要修改默认节点权限； 公文模板：发文模板、收文模板、公文督办员； 权限设置：发文拟文、收文登记； 其它设置：公文开关、外部单位、机构组；,步骤3-归档配置（一）,归档方式一：（推荐使用，非默认归档方式、分类清晰，但归档操作较繁琐） 设置文档管理员； 在单位（集团）文档中设置公文归档文件夹，常见设置方法如图一； 分配权限：将公文归档文件夹授权公文档案管理人员“写入”或者“管理”权限； 在节点权限“归档”的“常用操作”中增加“部门归档”，如图二； 操作时点击”部门归档“，

5、选择相应文件夹进行归档；,图一,图二,步骤3-归档配置（二）,归档方式二：（操作简单，但公文全部存放在预归档目录中， 分类不清晰，且在发文时封发后才可归档） 设置公文档案管理员； 在节点权限“归档”的“基本操作”中增加“处理后归档“如下图； 操作时勾选”处理后归档“，提交后公文自动归档至公文档案中；,步骤4-印章设置,制作印章（jpg格式） 使用印章制作工具（操作简单，真实性差）； 扫描真实印章（真实性高，操作复杂）； 建议大小：150*150像素；实际大小根据客户要求调整； 上传电子印章图片：基础应用设置电子印章设置新建； 设置印章密码； 授权印章管理员；,步骤5-公文测试,为防止系统中残留

6、测试数据，请先备份当前数据库或搭建测试系统； 实施人员登陆各节点对公文进行流转测试（测试内容要详细，必须与客户共同进行测试）； 修改后进行再次测试； 在恢复数据库后或在正式数据库中按照最终修改结果进行修改；,要点：测试内容要全面，包含所有红头模板、公章、文号、流程、节点权限等,步骤6-使用培训,单位管理员培训：培训公文的后台设置及使用，在试运行过程中如有需要调整的，由单位管理员与文书共同完成； 公文管理员及文书培训：在上机操作的基础上，详细培训公文的使用； 最终用户培训：公文作为一部分培训内容； 通过测试案例或者考试，使文书及最终用户全面掌握公文使用方法；,要点：公文使用培训最重要的培训对象是各单位文书及公文收发员,附录一：常见公文单(一),发文单:,附录一：常见公文单(二),收文单:,附录