怎样召开高效会议(ppt 29页).ppt

1、温州利成锁具（电镀）有限公司如何召开高效会议,汪昔伟 二九年八月二十六日,温州利成锁具（电镀）有限公司,一、会议培训纲要,会议的定义、功能、目的、种类、频率 会议成本计算 低效会议的表现及案例分析 高效会议的特征 高效会议的“八不”原则 会议主持与会议达成的技巧 制造型工厂的一般会议 如何进行会议通知、记录、纪要的规范运用,会议的理解,人多的会议不重要， 重要的会议人不多； 解决小问题开大会， 解决大问题开小会。 解决关键问题不开会， 不解决问题老是开会。,会而必议，议而必决，决而必行，行必有果！,一、会议的定义,所谓会议，是指人们怀着各自相同或不同的目的，围绕一个共同的主题，进行信息交流或聚

2、会、商讨的活动 ，并能达成共识与不共识的形式。 二、会议的功能 1、信息发布与搜集 2、 解决问题 3、开发创意 4、 激励士气 5、监督工作进展 6、 协调矛盾,三、会议的目的,开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策 监督员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 达成协议与解决问题 解决问题一般要经历以下5个步骤，通过这5个步骤，最终实现协议的产生

3、和问题的解决。,解决问题的五个步骤,研究 对策,了解分 析问题,检讨 与 持续 改进,监督 执行,商讨 达成 共识,三、会议的目的,资源共享利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 开发创意开发创意的会议目的通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。 激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 巩固主管地位经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。,四、会议的种类,1、按形式分： 专题会议、例会 2、按类型分： 告知性、建设性、立法性、执行性 3、按实

4、质性分： 政策性研究会、执行性协调会,五、会议的频率,1、定期： 日（早）会、周会、月度会、年终会 2、不定期： 临时会议、专题研究会议、培训会,六、会议的计算成本,据日本效率协会研究并计算得出： 会议成本=6A*B*T其中： A：每小时平均工资（6倍是因为劳动产值总高于职工工资）； B：参加会议人数； T：会议时间。与本次会议可以产生的效益（折算现金流量）比较，即可确定会议当天成本。,六、会议的计算成本,举例：如有15名部门主管参加2小时的会议，假设他们的平均工资是RMB：2500元，每月工作28天，每天工作8小时的话，本次会议的成本是： 6（2500288）152 2008.9286元 特

5、别提醒 据日本效率协会统计,科长以上的人员仅开会的时间就占整个工作时间的40%以上,并且由于开会而花去的费用也越来越高.日本旭化成公司的一家设备工厂,1980年统计,在办公业务时间中会议时间占去28%以上,折算成本10亿元.由此可见提高会议效率的重要性.,七、低效会议的表现,1、会议前 欠缺目标、目标不明确； 欠缺议程、参会人选不当(与会者太多或与会者太少) 会议时间不当、 开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会) 开会通知内容欠周详、会议地点不当、会议场地设备欠佳 参会者无准备而来 未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当 会议不能准时开始、会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌

6、烦、向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。,七、低效会议的表现,2、会议中 外界干扰 参会者发言离题 让没有必要留在会场的人员留在会场 资料不充足，却贸然决策 少数人垄断会议 参会者不表明真正感受或意见 参会者之间争论、与会者与主持人争论 会议超出预定时间 主持人未能总结会议成果。,七、低效会议的表现,3、会议后 欠缺会议记录 不能对决议事项进行追踪 不能对会议成败得失进行检讨 低效会议案例,一堂不平静的会议,依据某公司规定，每周六下午15：00-16：30召开管理周例会，会议由某公司副总主持召开。某周六下午15：00分，居然有五名经理没有到，由于当日会议事关其中两名经理，副总决定会议延迟等

7、你待他们，并安排办公室主任电话通知，15分钟过去了，五位经理陆陆续续到达会议室。,一堂不平静的会议,人员到达后，办公室主任宣布会议纪录，并口头通报了这五位经理依据公司决定要处罚每人10元，宣布以后销售部的陈经理站起来，拍起桌子，大喊到：“你凭什么要罚我，你没有看见我在办公室做一份资料吗？”办公室主任也拍起桌子说：“凭什么，就凭公司的规章制度”，陈经理一看更火起来：“你小子行呀，好，那这样我销售部经理不干了，由你来担、”，“我担就我担，谁怕谁呀、”，这时副总进行劝阻，花了九牛二虎之力好不容易调解了他们。,15：45分，副总宣布正式开会，会议中因采购部一个材料没有及时到位，而影响了生产进度，生产部

8、经理说没有材料我无法保证产品的交货，这时副总对采购部王经理说：“王经理，怎么这个材料还没有到，上次会议上就提到这个问题了，现在还没有解决？”王经理回答：“老总呀，你不要待在办公室空调吹着，说话不费力，你根本不了解外面的行情，这个材料我花了好长时间才找到供应商的，人家做不出来，我有什么办法，况且人家说你款不到不发货、”,一堂不平静的会议,一堂不平静的会议,副总大声斥责：“我不管你这样那样的问题，你现在告诉我什么时候到货”，“不知道，要不你去跟催、”“不知道，你就不要担这个经理了！”“呵，你吓唬我呀，不担就不担”、16：10分在争吵中副总宣布散会。,八、高效会议的特征,1、只有在必要时才召集-尝试

9、取消或减少不必要的会议 2、好好筹划过-清晰的目标、明确的议题、 合适的参与者、得力的主持人 3、拟定和分发了议程表-使与会者事先得到通知并有备而来 4、遵守时间-会议的提前通知期、会议的起止时间控制。 5、一切按部就班-按事先的议程控制会议的进程，避免临时性议题成为主角,八、高效会议的特征,6、让最有经验和才能的人出席-确保参与者能够深入地交流信息和针对性地解决问题 7、进行点评和总结-通过点评阐明“提倡什么和反对什么”的立场，通过总结提炼有价值的观点和结论 8、记录所有决定、建议和负责人-会议的沟通和决策职能需要通过正式的会议纪要发挥“法律”效力 高效会议的案例,九、高效会议的“八不”原则

10、,1、不开无目的的会议，必须事先确定本次会议目的，否则宁可不开； 2、不开多议题的会议，每次会议只解决一个中心议题； 3、不开无准备的会议，会前必须有充分的准备； 4、可开可不开的会议就不开，只召开非开不可的会议； 5、 不要无关的人参加会议，会议参加者必须与会议议题有关； 6、不做离题的讨论，开会时必须围绕会议的中心议题发言； 7、 不能重复别人已经讲过的观点，表达观点应简洁明了； 8、不开议而不决的会议，会而有议，议而有决。,十、会议主持的技巧,1、慎说 -不唱独角戏、以参会者接受的方式引导会议进程。 2、倾听 -眼到、心到、脑到。 3、巧答 -选择性回答、通过其他参与者回答、清晰地正面作

11、答。 4、善势 -主流原则、目标原则、亲和原则、凝聚原则。,十一、会议达成目的七点技巧,一、假想对方的反对意见 二、选择最佳时机召开 三、注意人际关系 四、正面发言 五、提出并强调问题 六、鼓励积极的发言 七、克服脾气,水的启发,万物皆有灵气！,“水，我讨厌你，你这个坏蛋，你不是个东西、”,“水，我爱你，你是人类的好朋友，你太伟大了，你真棒、,十二、制造型工厂的一般会议,定期会议： 管理周例会：周一下午 公司管理干部早会：周一早上 生产系统协调会：每天一次，每次20-30分钟 中基层月度会：月初510日左右 全体职工年度总结、表彰大会： 次年的第一个月中旬 部门例会：依据实际需要 车间早会：依据实际需要 （建议每天早晨召开515分钟）,十二、