企业秘书提高商务接待工作的方案设计

1、企业秘书提高商务接待工作的方案设计第一章 绪 论11研究背景在当今社会中，对商务客户的接待工作是企业秘书的一项重要工作。随着社会经济企业的快速发展，各企业之间信息、技术、资金的交流日益频繁。企业之间互相交流技术，带来了大量的人员流动，上级领导的视察、流动领导兄弟单位以及合作伙伴之间参观、学习及业务洽谈的人员、业务单位也与日俱增，这就使得接待工作越发重要。接待工作是一个单位的门面，是透视一个单位作风的窗口，也是联系和增进感情的纽带。本文从秘书工作日常的接待出发，了解到秘书在接待客户工作中存在的许多问题，这些问题没做好就会直接影响到企业的利益，同时影响企业长远的发展。所以秘书人员在接待过程中会遇到

2、很多问题，针对这些问题，提出了相应的解决策略，只有这样才能更好的做好接待工作。12研究现状丁振宁在现代礼仪全书文章中指出：“ 随着科技的发展、信息的发达，企业的技术、产品、营销策略等很容易被竞争对手模仿，而代表公司形象和服务意识、由每位服务人员所表现出来的思想、意识和行为是不可模仿的。也就是说，在市场经济条件下，商品的竞争就是服务的竞争。所以，现代企业必须在服务上下功夫，才能在同行业中获得持续、较强的竞争力”。何浩然在秘书接待礼仪一文中谈到：“接待来客是秘书最频繁的日常事务之一。秘书是代表单位接待来客的,其接待态度如何, 直接影响着单位的形象,决定了来客对单位的印象,关系着业务能否顺利进行。所

3、以,秘书应当尽量做到让每一位来客满意而归,这就得掌握接待的基本礼节”。他们都提出了在服务上下功夫才能使企业获得持久的竞争力，但他们都没有谈到怎样把客户服务放在首位，最大限度为客户提供规范化、人性化的服务，来满足客户的需求，因此，本课题就是着重于秘书在商务接待过程中应该运用怎样的智慧和服务，来提高秘书的商务接待能力.。13研究的目的和意义目的: (1)分析目前秘书在商务接待工作过程中的不足之处。 (2)为了在参加工作时候更好地开展秘书的商务接待工作做准备。意义: (1)在工作中，秘书搞好接待工作可以使单位改善外部环境，扩大对外影响，建立良好的合作条件。(2)了解到秘书工作中的不足并找出相应的解决

4、方案，提高工作的质量。(3)能够提高秘书工作人员的公关意识。第二章 综 述21秘书商务接待工作的重要性接待工作是企业看似被动、实则主动的一种广义的公关行为，是企业联系内外的纽带和桥梁。通过接待工作，企业可以展示实力，树立形象，可以积累丰富的关系资源，可以吸引投资、扩大合作，从而推动经济的快速发展。接待工作做好了，不仅会给上级领导和来宾留下深刻的印象，而且无形中会为企业带来商机，带来社会效益和经济效益。这就要求在接待工作越来越重要的今天，我们要尽一切可能提高企业的接待质量。22当今社会中秘书商务接待工作中存在的问题及解决方法秘书职业向来是职场上供需两旺的人才需求热点，据不完全统计，目前我国的秘书

5、从业人员达2300万人。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。但是在当今社会，秘书人员存在的问题有：一、只懂得为“领导”服务。不够热情、缺乏关心事务的责任感，比如说，有来访的客人时，表现出傲慢或者爱答不理的状况，让客人感到十分尴尬。让来客等候时要注意照料并表示歉意。如果你手头一时放不下，或上司一时无法接待

6、来客，你必须主动招呼客人，以免使其感觉受到冷落。如果客人要提前来访，请其等候为合情合理。请对方再适当的位置坐下，接待室平常要准备些报刊杂志，最好备有介绍本公司的机构、历史、宗旨和服务范围等资料的宣传品，供来访客人企业在涉外交往中，秘书人员的举止仪表对创造良好的企业形象至关重要，因为他们通常是外界接触和了解企业的第一渠道，直接影响外界对其整个组织的第一印象。二、对专业不够熟悉。作为领导的助手，代表单位门面的秘书人员，不仅要熟悉自己的本职工作，而且必须全面了解本单位的各方面情况，如企业的发展历史、产品特点、规格、种类、各部门设置及领导职工的情况；手边必须占有较完备的资料，具体包括单位内部职员的电话

7、号码、本市其他公司和企业单位的电话号码、国外自动拨号的密码，当地宾馆名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、经济、文化等情况。三、在进行接待工作前不能很好的制定接待工作计划。“凡事预则立”，接待来访者，制定接待计划很有必要，第一是可以合理地安排各项接待工作，使之有条不紊地开展；第二是可以使有关人员提前安排好自己的时间，保证接待工作顺利开展。四、不能耐心倾听访客的话。若来访者是怒气冲冲前来指责批评或是脾气急躁的，则一方面要耐心倾听，礼貌接待，切不可以语相急，致使事态恶化；另一方面快速寻找解决办法，向对方表示尽力帮助解决问题，抱着善良、认真、真诚的态度对待他，使对方感到你是

8、真心诚意为他着想的，当事态缓和下来后再想办法解决问题。五、看问题不够长远，不能够创新。在新形势下，秘书只有结合企业自身的实际，自觉创新公关工作思路，丰富公关工作内容，才能推动接待工作不断创新。比如制订方案时可以考虑运用统一的模板，汇报材料可以得用多媒体技术来制作，而不仅仅限于传统的纸质材料等等。这样的接待工作才具有时代特征和企业特色。同时，企业秘书要积极探索能够更好地反映企业精神与企业亮点、体现企业文化的接待方式和方法，与时俱进、开拓创新，使接待工作在企业发展中发挥更大的作用。 六、对细节关注度不够。 细节决定成败。接待工作来不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，谨慎行事。在重大的接待工作中，接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整；具体接待人员则要主动进行全程模拟思考，从准备会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细节都要细致地思索一遍，以便及时弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要“眼观六路、耳听八方”，对来宾的一个眼审、一个动作、不经意的一句话，都要留意和体会，以便及时采取应变措施。这就要求秘书人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外情况我水平，以便将各类有操作企业形象有细节问题解决在萌芽状态，确保接待工作实现“零失误”。第三章 结论在