秘书工作案例分析与实训第四讲.ppt

1、秘书工作案例 分析与实训,曲直尽在情景中 2006年5月国家秘书资格考试（二级）情景录像题（一）解读,一.情景叙述,施林办公室。施林背对窗户坐在办公桌前，窗帘半开，桌面上是笔记本电脑，桌子左边是电话打印一体机，右边横七竖八地堆着八九本文件夹。 施林正在打电话：“喂！李鹰吗？”,对方：“您好！” 施林：“你在家办公很自在呀！这个星期五的例会可别忘了。大家要汇报一下各自工作的进展情况。” 对方：“好，好。” 施林：“另外，上次公司的例会你没有来。我们公司的规章制度，你到底执行还是不执行啊？”,对方：“这星期五我一定去。今后一定注意。好吗？” 施林：“还有，下星期公司准备一次拓展训练，你能参加吗？”

2、 对方：“拓展训练？太刺激了！我当然参加。”,施林：“那好，我叫钟苗尽快写一份活动通知，发到你们的电子信箱里，你自己去看一下。” 对方：“好的。” 施林：“没什么了，再见！”,施林走出办公室，发现楼道少了一个灭火器，自言自语道：“灭火器咋剩一个了呢？” 边说边来到钟苗办公室。钟苗正在办公。 施林：“钟苗，咱们楼道的灭火器怎么少了一个？”,钟苗：“是前两天搬东西时嫌碍事。不知放到哪去了。” 施林：“你得赶紧补上。要真出事，后悔都来不及。” 钟苗：“好，我马上去办。”,施林：“还有件事。公司员工的拓展训练活动时间已经定下来了，下星期六早上7点钟，公司派车去。你写个活动通知，然后在网上发给所有员工。

3、” 钟苗：“我马上写。”,施林：“你先把灭火器的事解决了再写通知吧，还是安全工作重要。” 钟苗：“您说得对，这事我肯定做好。” 施林：“那好，再见！” 钟苗：“您慢走！”,钟苗坐下后，马上在电脑上打印通知。屏幕显示： 通 知 公司员工拓展训练活动时间定于下周六，早上七点。届时公司将派车接送。望各位报名参加的员工准时到达。 行政部 2005年12月15日,钟苗自言自语：“写完了，还得让领导过过目。” 施林办公室。施林正专心在电脑上办公。有人敲门。 施林：“请进！” 钟苗进来，把打印出的“通知”递给施林，说：“施主管，你看拓展训练通知这样写行吗？”,施林不屑一顾：“行。就按你写的发吧。这点小事还要

4、我过目。” 钟苗：“咦？我这是在请示你呀！” 施林埋头打电脑，仍未理会钟苗。钟苗转身离开。,二.情景分析,（一）人力资源管理 （二）安全监管 （三）团队管理 （四）文书拟写,（一）人力资源管理,1.在家工作模式,要求其保质保量完成上司布置的工作任务； 通过定期召开会议对其工作情况进行检查； 通过电话、网络适时与之联系。,2.弹性工作时间模式,注意通过签到、机器计时、刷卡等方法来累计员工一周的实际工作时间； 加强监督，以保证其工作质量。,3.远程工作模式,要经常与之保持联系，通过区域主管进行监督和管理。,4.虚拟办公模式,（二）安全监督,门窗隐患 光线、温度的隐患 办公家具的隐患 火灾隐患 办公

5、设备及操作上的隐患 因工作大意造成伤害的隐患 因工作大意造成失密的隐患,（三）团队管理,1.确立目标 2.分配任务 3.沟通信息 4.开展有益活动 定期举行团队工作会议 组织工作场所之外的工作会议 组织户外活动 参与社会活动,在团队活动管理中，作为主管领导应注意：,1.在安排工作和任务时，必须考虑每个成员。 2.为活动提供所需要的设备和资源。 3.关心和重视每个成员，并与他们建立良好的工作关系。,4.经常与员工沟通，交流他们所关心的问题。 5.平等公正地对待每个成员。 6.能代表团队向上级提出团队的需要和要求。 7.要承担自己的责任，按计划有效地执行并按期完成。,8.向团队成员的承诺要兑现。

6、9.要善于激励和调动成员的积极性，并给予及时的表扬和鼓励。 10.当团队工作出现挫折时，能公平谨慎地处理。 11.以身作则并能影响团队成员热爱团队和团队工作。 12.能与团队成员分享成绩和荣誉。,（四）文书的拟写与审核,通 知 公司员工拓展训练活动时间定于下周六，早上七点。届时公司将派车接送。望各位报名参加的员工准时到达。 行政部 2005年12月15日,天地公司行政部关于举行素质拓展训练活动的通知 公司各单位： 为了丰富假日生活，增强员工身体素质，经董事会研究决定，于12月23日（周六）在 度假区举行为期一天的素质拓展训练活动。参加者于早上7点在公司大门口集合，公司有车接送。,请各单位做好报

7、名工作，并将名单于12月20日前报行政部办公室。 联系人：钟苗 电 话： 天地公司行政部 二00五年十二月十五日,三.结论,1.办公室光线充足，笔记本电脑虽荧屏正对窗户，但他拉下了窗帘，遮住了强光。,2.办公桌上杂乱地堆着文件夹，没有及时将它们放进文件柜。,3.办公室没有绿色植物，缺乏生机。,4.着装规范。,5.让行政部员工采用在家工作模式，实为放任自流。,6.能指出团队成员工作上的缺点（李鹰没来开会），并先以幽默轻松的口气后以严肃诘问的口气劝说他遵守团队制度。,7.能定期举行团队工作会议来检查总结工作，规范团队成员行为。,8.能通过举行拓展训练活动来提高员工素质，增强团队凝聚力。,9.开展团

8、队活动前能考虑到团队的每个成员，并亲自征求意见。,10.开展活动前安排下属拟写并在网上普发内部通知。,11.能发现楼道灭火器少了并立即查明原因。,12.当拟写通知与补上灭火器两项工作碰在一起时，能果断地要求下属先把灭火器问题解决了再写通知。,13.对自己布置的工作（补上灭火器）是否已经落实缺乏监督。,14.拟写的通知格式不规范，主旨不明确。,15.对下属拟写的文书不审核，任其出错。,激将：取得谈话奇效的一种手段,劝将不如激将,水激石鸣，人激志宏,1.无须刻意修饰你的语言直言不讳激将。,2.言辞中藏着又爱又恨的朦胧委婉含蓄激将。,3.其实你真的很能干鼓励褒奖激将。,4.个人追求虽不同，但都可以成

9、败论英雄类比诱导激将。,5.笑意淡淡中透出恼人的怨尖刻羞辱激将。,6.月亮借助太阳光名人名言激将。,要看对象,要看时机,要注意分寸,案例分析：电话号码,面对这种情况，于雪应该如何处理？现在有这么几种选择：,A.马上把电话号码写在便条上，放到胡总的面前。,B.当作什么也没有听见。,C.如果胡总问自己的话，就告诉他是87654321。,D.如果胡总问自己的话，就写在便条上递给胡总。,E.把电话号码写在便条上，站在旁边，等待时机。,案例分析：老总的照片,面对这种情况，于雪应该如何处理？现在有这么几种选择：,A.“这是总经理要的，我不知道！”,B.“我可以告诉你，但你不能对别人说。”,C.“拿到报纸上

10、去发表。”（因为总经理前几天刚接受一家财经报纸的采访）,D.“对不起，我暂时不能说。”,E.“你问那么多干什么？”,案例分析：广告公司的电话,面对这种情况，于雪应该如何处理？现在有这么几种选择：,A.“赵总，我们老总今天安排实在太满，很难抽出时间，回头我们给您打过去，可以吗？”,B.“赵总，您的事我们老总知道了，下次再约时间吧。”,C.“赵总，我们老总正急着赶份材料，不能接电话。”,D.“赵总，关于明年广告的问题，跟我们公司市场部刘经理谈谈可以吗？”,E.“赵总，我们老总今天身体有些不舒服，您先跟我说说，我再转告他可以吗？”,公文语言歧意现象的生成与消除,1.概念含糊不清,赡养 扶养 抚养,2

11、.误用异读字,还欠款贰仟元整,3.语意关系不明,几个学校的教师来局里反映了这一情况。,4.句法结构关系不明,各乡、镇的正副书记携带有关文件，于六月二十八日前来报到。,5.缩略不当,八字方针 中纪委 五讲四美三热爱 三个代表 华师大 南大,6.成分省略不当,经研究，学校同意外国语学院报告。,7.语序不当,我校已于9月8日召开了表彰先进教师大会， 校长及其他学校的领导出席了这次会议 。,8.词义不确定,病假、事假三天以上者，扣发当月奖金。,9.乱用“等”字,甲方负责乙方派出的技术人员的工资、食宿等费用支出。,10.标点错误,由研究院、 市局主持、市厂起草的部标准已通过评审。,11.误用数量词,群 打 套 双 副,12.句读不明,2002年8月8日A先生和B先生的法律顾问曾来过办事处。,13.表义前后矛盾,凡现在工作岗位上的工人同志，不少是在解放初厂里条件十分艰难的情况下进厂的。,如何消除公文语言运用中的歧意现象,1.补充、删除和替换词语,我们需要进口电视机。,局里的通知说，让王校长本月20日前来报到。,2.变换语序,几个学校的教师来局里