采购部门的组织设置课件

1、采购部门的组织设置,采购与供应部门的组织设置,Step1 采购与供应部门的设置 Step2 采购与供应部门的岗位设置 Step3 采购团队的建设 Step4 采购控制,1,采购部门的组织设置,Step1采购与供应部门的设置,1、要思考的问题 应该做什么？（部门职责） 应该建在什么地方？（在组织结构中的位置） 内部应该如何构建？ 要考虑哪些因素？ 需要哪些资源？ ,2,采购部门的组织设置,2、影响采购组织设置的因素,3,采购部门的组织设置,1）采购与供应职能的重要性,影响管理层对采购职能的认识与期望；取决于下列方面对公司的重要性： 产品创新与设计 对市场变化做出快速反应的支持 避免生产停顿 质量

2、保证 促使成本降低 各种项目需要获得的装备、服务与供应品 采购支出占总营业额的百分比 供应风险水平。,4,采购部门的组织设置,5,采购部门的组织设置,怎样提高采购与供应职能的形象？ 与管理者沟通他的重要性，并且强调P&S 部门为降低成本能够做些什么； 积极宣传良好的供应商能够对组织产生的影响； 展示无效率的供应链或低水平服务将导致的机会成本和销售损失； 招募高素质的员工； ,6,采购部门的组织设置,2）集权化决策还是分权决策,集中采购与分散采购 集中采购：企业在核心管理层建立专门的采购管理机构，统一组织企业所需物品的采购业务。它具有较大的采购部门、更复杂的结构，采购活动由专家管理。,7,采购部

3、门的组织设置,集中采购的优点：, 合并需求，获得规模经济，提高买方地位； 有利于降低采购成本（获得折扣、降低运费）； 较容易实现物料的标准化； 减少管理上的重复设置，统一采购规范； 集中采购责任重大，多采用公开招标、集体决策的方式，可以对采购活动进行更有效的控制； 更有效的库存控制和材料利用； 简化供应商的联系； 易于稳定本企业同供应商之间的关系； 更利于专业分工和专业技能的发展。 降低成本，规范过程，稳定关系,8,采购部门的组织设置,但是：集中采购可能对客户需求的变化反应较缓慢，过分的集权化可能导致采购管理效率低下。,9,采购部门的组织设置,集中采购适用的主体 集团范围实施的采购活动； 跨国

4、公司的采购； 连锁经营、特许经营企业的采购； OEM厂商的采购。,10,采购部门的组织设置,集中采购的适用范围 大宗物品、批量物品、价值高或总价多的物品； 关键零部件、原材料或其他战略资源； 共性要求的物品，如办公用品； 定期采购的物品； 地理位置的分布； 降低成本的潜力； 专业技能的要求 价格浮动的影响。如金属、油品、纸品、橡胶、大米等对政治、经济环境非常敏感，宜于集中采购。,11,采购部门的组织设置,选择集中采购应遵循的原则 有利于资源的综合配置 有利于减少层次，加速周转，简化手续； 有利于节约物品，提高综合利用率； 有利于加强管理，提高经济效益。 哪些企业是通过集中采购取得竞争优势？,1

5、2,采购部门的组织设置,分散采购,分散采购：由使用者（企业下属个单位如子公司、分厂、分店等）自行管理采购工作，它是集中采购的完善与补充。 基本特点： 批量小、价值低或开支小； 过程短、手续简、决策层次低； 问题反馈快，方便灵活； ,13,采购部门的组织设置,分散采购的优点： 更好地满足各地个性化的需求； 更快地对需求作出反应； 保持同供应商的密切联系； 便于对采购活动进行控制。 分散采购适用的主体： 子公司、分厂、车间； 离主厂区或集团供应基地较远，其本地供应成本低于集中采购成本的情况； 异国、异地供应的情况。,14,采购部门的组织设置,集中/分散采购：在总部设置中央采购部，分部也设有采购部门

6、，它综合考虑了集中采购和分散采购的优点。,集中采购和分散采购谁哪个好？,15,采购部门的组织设置,3）与其他部门的关系, 采购部门与生产、产品设计、营销、财务等部门有密切的关系。,16,采购部门的组织设置,责任！ 义务！,17,采购部门的组织设置,3、采购与供应部门的组织模式, 采购职能从属其他部门，向部门经理汇报。,18,采购部门的组织设置,设置单一采购部门，并直接向总经理汇报工作。,19,采购部门的组织设置,设置独立的采购部门体系，并向副总经理汇报工作。,20,采购部门的组织设置,集中采购设置模式，即总部设置采购部。,21,采购部门的组织设置,最常见：集中与分散模式,集中与分散相结合的采购

7、设置模式，即总部设置中央采购部，分部设置采购部。,22,采购部门的组织设置,中央采购部的职责：, 制定采购政策、流程与控制系统、标准； 人员的招聘与培训； 采购法律事务； 协调常用项目的采购； 协调重要设备的采购； 集团库存的协调； 审查采购部门绩效。,23,采购部门的组织设置,集中与分散相结合的采购模式适用于： 多分厂/多事业部组织内的采购部门设置 联合大型企业内的采购部门设置 案例：大型超市商品采购的模式,24,采购部门的组织设置,案例：沃尔玛的采购模式,采购经理,25,采购部门的组织设置,Step2 采购部门的岗位设置,1、专业分工 采购和谈判：根据需求确定采购计划、评价、选择和确定供应

8、商，商务谈判，确定合同条款。 跟踪和催货：负责采购合同的实施，并监督供应商对合同的执行情况。 行政管理：处理正式采购文件、日常文书工作、采购数据处理与分析、采购资料管理等。 采购研究：收集、分析采购市场信息，对价格和供应商进行预测，参与采购决策，开发供应商绩效评价体系等。,26,采购部门的组织设置,2、岗位设置 首席采购官（CPO:Chief Purchasing Officer）: 采购经理、采购主管、采购副总裁、物料经理、物料主管、物料副总裁、,27,采购部门的组织设置,28,采购部门的组织设置,29,采购部门的组织设置,30,采购部门的组织设置,A根据产品种类设置岗位,31,采购部门的组

9、织设置,B根据业务分工设置岗位,32,采购部门的组织设置,C 综合考虑种类和分工,自学：商品采购的职责划分,还有其他划分方法：比如按照地域、按照经营习惯,33,采购部门的组织设置,4、为采购部门配备资源,人员； 通讯工具； 应用软件。,34,采购部门的组织设置,组织结构与人员配置总部,案例：九州通的采购岗位设置,35,采购部门的组织设置,组织结构与人员配置二级公司,组织结构与人员配置二级公司,36,采购部门的组织设置,37,采购部门的组织设置,Step3 采购团队的建设,1、采购团队的主要目标 共同开发公司的采购战略 加速新产品开发，降低开发成本 强化对供应商评估、选择与管理 提高采购效率 降

10、低公司总成本 ,38,采购部门的组织设置,2、采购团队的类型,1）跨职能采购团队 至少由来自三个不同职能部门的人员组成 主要目的： 缩短采购时间 有利于解决采购问题 推动产品革新和协作 推进组织目标的实现 利于团队成员的职业发展,Reason?,39,采购部门的组织设置,2）有供应商参加的团队 有利于同供应商之间的信息交流 有利于对供应商进行管理 能得到供应商更多的帮助 推动新产品开发。,40,采购部门的组织设置,3）有顾客参加的团队 更好地及时了解顾客需求，方便采购部门及时制订和修正采购计划,41,采购部门的组织设置,4）供应商委员会 由关键供应商组成，集中进行有利于成本削减的活动，如缩短采

11、购提前期、消除浪费、开发更有效的程序等。,42,采购部门的组织设置,5）采购委员会 由采购经理、采购员骨干及相关部门的主管组成，集中进行采购预算的制定、重大采购活动的决策、供应商关系开发等活动。,43,采购部门的组织设置,3、组建采购团队的流程,组建采购团队特别是跨职能团队要考虑许多因素： 团队成员：多专业组合、允许观点不同； 成员角色：明确团队任务及职责分工，确定个人在团队中的角色； 建立团队绩效目标、制定团队纪律； 身份地位：应尽量消除任何部门或等级观念，保证团队的整体性； 工作间布置：要使团队取得最佳效果，成员应当在一起工作； 报酬奖励：团队集体奖。,44,采购部门的组织设置,Step4

12、 采购控制,有效的采购控制系统应当是： 工作过程透明； 权力不能过于集中； 采购记录完整、准确、清晰； 有相应的控制制度。 四要素：分类控制、制度控制、过程控制、审计控制,45,采购部门的组织设置,1、采购的分类控制,生产型采购 通用型采购 客户服务型采购 对象不同，采购人员、控制程度不同,46,采购部门的组织设置,2、采购制度控制,建立请购控制制度； 采购决策合理化，如： 四分开：申请人、采购人、付款人和收货人分开； 逐级授权； 岗位轮换； 财务、审计双管齐下； 实物、信息同步； 彻底保证采购质量以求防患未然； 谨防回扣中的卖方欺诈。,47,采购部门的组织设置,3、过程控制,应在采购控制系统

13、中，对审批、签约、登记、承付、验收、审核、记帐等环节进行严格控制与审核。 请购的控制：要明确请购人、审批人、审核人、请购规范等。 订购的控制：订单的审批与核查、复查订单的编制过程与内容、将订单副本送验收部门和财务部门，作为货物验收和支付的凭据。 验收的控制：明确验收的组织及人员组成、确定验收的质量体系、制定健全的验收制度、确定对不合格采购品的处置制度。,48,采购部门的组织设置,4、采购审计,保证采购业务合法有效 保证所购材料价廉物美 保证采购成本核算正确 保证采购记录真实完整。,49,采购部门的组织设置,采购中常见的舞弊手段 虚列采购 押金抵物 有单无货 涂改发票单价。,50,采购部门的组织设置,供应商欺诈的审计线索 采购方员工的奢侈的生活方式 对供应商欺诈没有良好的防范制度 不正当的单一渠道供应商 其它供应商的抱怨和申诉 供应商与采购方员工亲密的关系 经常发生但未得到解决的对供应商产品的投诉 ,51,采购部门的组织设置,end,采购组织设置