公司文档资料管理办法

1、公司档案管理制度为规范公司文档资料管理，加强文档资料的收集、归档和使用，有效地保护和利用文档资料，为公司各项工作提供便利，提高公司文档的实用性和有效性，结合公司的实际情况，制定本管理办法。公司文档范围确定为：文书文档、电子文档、声像文档技术部、市场部、办公室、财务室项目负责人完成的各种文档，除个人备份外，要主动交办公室存档备份，并填写文件交割清单，交接人双方签字确认（财务室除外），如因不履行文档交割存档制度造成的重要文件丢失，公司要实施问责。文书文档分为：基础文档、技术文档、市场文档、项目发展文档一、主要存档范围：（一）基础文档：1.公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；2.公司股

2、东会、董事会形成的文件材料；3.公司管理制度、流程；4.财务、会计及其管理方面的文件材料；5.劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；6.教育培训方面的文件材料；7.公司资质8.知识产权、商标保护文件9.奖励决定、媒体宣传文件（二）技术文档：1.设计文件；工艺文件；2.技术研发资料、调研资料、技术图纸、技术文档、技术合作合同等；3.合作单位资质、产品检测报告等证明材料；4.产品生产、能源消耗、安全生产方面的文件材料；5.仪器仪表、机器设备方面的文件材料；6.施工日志、检测数据、不同施工阶段垃圾样品及照片、工艺视频资料。7各种总结报告；8.对外技术合作文件（三）市场文档1.市场营销方面的文件

3、材料包含PPT等；2、技术设计服务方案3.市场信息、调研情报方面的材料；4.技术宣传方案（四）项目发展文档1.区、市、国家对口单位的项目咨询、明细文件2.上报项目呈文稿件3.项目跟踪以及立项文件4.各项政策、规定、法律、法规等文件。二、文书文档管理办法：公司办公室在主管副总的领导下，具体负责文书文档管理、协调。（一）负责公司文件和有关资料的收集、汇总、整理、分类、保管、保护、统计等工作，贯彻执行公司各项规章制度，严格做好文件资料保密工作；（二）. 协助做好公司各种宣传活动的开展工作，收集整理展览会资料、广告彩页、装订成册；（三）. 公司内部产品图纸、工艺文件、技术数据、质量保证体系文件及更改单

4、的正本存档、建档、保管；（五）. 管理公司重要资质证件,收集建档外部文件；（六）. 管理公司非技术资料、公司文件、公司制度的归档，公司员工人事档案的保存；（七）.公司培训、教育文档，负责公司宣传网站内容的定期更新；（八）. 对其他部门文件、资料工作进行监督、指导和检查，组织业务学习与培训，发挥文件资料的信息源作用；（九）对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；（十）文档分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类（企业管理文件、人事、体系文件、技术类文件、外来标准、国际标准、国标、行业标准等）外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。建立的档案目录

5、、编号方法。（十一）公司存档文件调阅权限由副总经理以上领导掌握，部门需要调阅文件时要经副总经理批准。（十二）借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时设法补救，超过一天的借阅应填写文件交割清单签字确认。（十三）公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引、目录资料；4）提供相关的电子文档。（十四）、公司技术部文档包括工地施工日志、技术数据记录、图纸、工艺文件等相关文字材料要做到分类清楚、日清日结，及

6、时录入微机存电子档。每周主动交由办公室存档。三、技术资料归档管理办法公司的仪器设备档案是公司重要的技术储备，为充分发挥仪器设备档案在工程实施、科研中的作用，规范公司仪器设备资料的归档管理工作，结合公司实际，特制定本规范。 （一）、仪器设备资料归档范围 1、作为公司固定资产的仪器设备，凡价值在500元以上的购置计划、审批文件、购货合同、随机技术资料等均属归档范围。 2、价值在5000元以上的仪器设备，还应包括仪器设备验收报告，价值在10万元以上的仪器设备(包括大精设备和进口设备)，还应包括可行性论证报告。进口设备应包括在洽谈和引进过程中形成的技术商务文件。 3、有关设备管理文件，未生效的合同、协

7、议书，仪器设备广告宣传品、说明书等资料。 4、固定资产设备在运行、维修方面应予归档的资料有： 大精设备和进口设备的使用记录； 保养记录、故障维修记录；如需要将出具周期检测证书。 5、仪器设备报损、报失、报废的有关申报、审批文件。 6、固定资产设备在异动、调剂、报损、报失和报废等设备处置方面应予归档的资料有： 报废、报损、报失的仪器设备，必须将处置申请报告、报废报告单、资产处置申请表、资产价值凭证(固资卡片)归档。 调拨和异动的仪器设备，必须将调拨报告、批复、设备异动报告单归档。 （二）、仪器设备资料归档步骤 1、固定资产到货后，设备采购和验收人员应及时对随机技术资料进行清点，做好验收登记工作。

8、 2、设备采购责任人，必须将该设备的有关归档资料一并移交档案员签收登记，移交清楚设备资料收集、移交手续。 3、档案员对收集的设备资料，应按要求分类登记、整理，作好保管或移交工作。 4、价值10万元以上的贵重设备，归档资料整理完毕后及时存档。 （三）、仪器设备资料归档要求 1、各设备接收部门，在办理设备出入库手续时，必须首先完备资料归档手续。 2、设备运行、维修、处置资料，应在第一时间归档。 3、公司设备接收部门负责仪器设备资料的收集、整理和归档移交工作，设备占有使用部门，必须将应归档的设备资料原始件归档。 4、仪器设备文件材料，必须使用蓝黑墨水书写，严禁使用圆珠笔或铅笔。字迹要工整，图样要清晰，文面要整洁，不得涂改。 5、对不合归档要求的仪器设备资料，应采取措施及时补齐后，方予办理出入库手续。 6、批量同型号设备技术资料，可只上交其中一套，其余资料随机由使用部门保存。 7、设备技术档案存档交原始件，复印件由使用部门、负责人保存。查阅技术资料按公司档案管理办法的规定执行。 四、电子、声像文档管理办法电子文档是公司办公文