2014员工档案信息采集整理总结

2014 员工档案信息采集整理总结 、 员工档案采集原因 首先，公司最近一次组织全员信息采集的时间是 2007 年，距今 已六年多，档案里员工信息采集表过于老旧，并且很多信息没有体现， 同时部分员工档案资料也已经过期（如身份证复印件等）。这种情况导 致很多人事行政工作无法顺利的进行。虽然在日常档案管理工作中， 档案管理人员也对员工信息进行一定的更新和整理，但这主要还是建 立在员工主动进行更新的情况，如果员工没有意识到更新自我信息的 重要性和及时性，档案管理人员也是无法做到及时更新档案资料的。 其次，因公司人员信息很多项目没有进行电子存档和统计，公司 在查找和利用相关项目时还需要手动翻阅纸介档案，工作比较繁琐， 浪费了很多不必要的人力资源和时间。 基于上述两种情况，为了维护员工档案库，建立健全的公司员工 档案系统，保 证员工档案信息的完整性、可靠性、准确性，同时方便各 部门更好的了解和追踪员工个人信息，方便员工个人异动和培养等发 展需要，公司于 2014 年 2 月组织了一次全员信息采集。并对员工信 息档案进行了统一的审核管理，对员工档案中的缺失材料进行了系统 的排查收集， 对不完整材料进行了有效的补充完善，并对部分档案重 新进行了系统编码归档。 、 员工档案信息采集实施过程 时间 安排 1 月 29 日 发通知并明确信息采集要求及注意事项； 总部/物流-各部门接口人； 直营门店-石萌； 外埠/华联-周铮 2 月 10 日-2 月 17 日 收集采集表： 总部/门店-电子表格 物流-纸介表格 2 月 18 日-2 月 25 日 更新汇总： 更新原员工信息表； 将物流纸板信息照照片电子存档 2 月 26 日-2 月 28 日 收集缺失档案： 主要集中在身份证复印件的收集 、 员工档案信息采集结果分析 1、 信息采集情况： 部门 采集率 完整率 总部 100.00% 91.67% 门店 97.98% 82.75% 物流 93.97% 80.77% 注：完整率，主要考察身份 证有效期、最高学 历、联系电话、在京地址、工作经验、教育经 历、家庭信息、紧急联系人等。 员工档案采集（不含中高层），应采集 433 人次，实际采集 423 人 次，采集率达到 97.69%，主要是值班人员、小 时工和请假人员没有进 行及时采集。排查身份证复印件/照片收集应为 62 人次，实际收集 59 人次，占应 收人次的 95.16%，预计在 3 月底将身份 证补充齐全。另外 补充收集资格证书复印件/照片 24 份，主要 针对门店高级以上证书的 收集。 2、 档案更新情况： 主要 新增内容 对档案管理系统的帮助 身份证有效期 实时监控员工身份证复印件有效期，方便及时提醒员工 更新，保证员工档案的完整。 个人邮箱地址 手机/电话外的联系方式，方便联系员工，进行沟通（主要 是总部人员）。 第一学历 /教育经历 为统计上报数据做准备，同时有效了解员工学习意识和 自我学习能力。 工作经历 为统计上报数据做准备，同时了解员工工作任职情况，为 其晋升、调岗提供有效的数据依据。 家庭信息 有效的了解员工家庭成员，方便联系和关心员工。 主要 更新项目 对档案管理系统的帮助 联系方式 /紧 急联系人 及时更新，方便有效及时的联系员工。 在京地址 了解员工最新居住地，特别是门店员工，为调店安排提供 一定的支持。 最高学历 更新员工学历，有利于提高公司整体的文化水平。 婚姻情况 了解员工的生活情况，同时对公司相关福利的兑现提供 相应的帮助。 员工档案在进行系统的排查整理中，鉴于以往门店员工档案整理 和借阅查找比较困难，此次特重新将门店档案编码存档，主要将其分 为以下 4 部分： 直营门店在岗职工“门-编号” ； 门店退休返聘人员“门-编号” ； 华联门店在岗职工“门-编号” ； 外埠门店人员 “门- 编号”。 、 建议 1、将总部员工档案信息上 OA 系统，优点在于方便员工及时更 新个人档案。同时 OA 系统只能看到本人档案，因此不必要考虑因档