探讨大数据时代背景下的档案管理

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 探讨大数据时代背景下的档案管理 【摘要】在数据化时代，档案管 理信息化已成为必然的趋势。从管理的 角度来讲，信息化建设能够提高企业档 案管理的工作效率，确保各项工作顺利 展开。档案管理是管理工作中的重要部 分，当前数据改革不断深入，网络信息 化不断推进，档案管理作为数据中的一 部分，信息化是适应当今信息改革的需 求，也是必然趋势。现主要针对档案管 理在数据化时代下的信息化建设措施进 行探究。 中国论文网 /3/view-12956727.htm 【关键词】数据化时代；档案管 理；信息化建设 档案管理作为数据中的一部分， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 信息化是适应当今信息改革的需求，也 是必然趋势。因此，管理人员必须要充 分认识到数据化时代下档案管理的现状， 并积极以有效的举措，来推进企业档案 管理的信息化，促进各项事业的发展。 一、数据化时代档案管理的现状 分析 档案管理是企业开展工作、实施 管理的原始记录，其在企业中心的日常 工作、纠纷、决策等方面具有重要的参 考价值。因此，企业的档案管理尤为重 要。随着数据化时代的到来，档案管理 工作发生了很大的改变，给档案的管理 带来更大的挑战。现主要分析数据化时 代档案的现状。 （一）档案数据方面的改变。在 数据化时代，档案数据发生了很大的变 化，从以往的纸质数据扩展到现在的视 频、电子数据等新数据类型，采集方式 比传统更多，档案数据材料急剧增加， 涉及面广，内容更加丰富。数据资源种 类和数据信息量的增加，给档案的保存 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 带来了一定的挑战。在数据化时代，档 案的信息收集和以往不同，现阶段档案 收集可以来源于网络，加上现阶段网民 爆发式增长，使档案信息收集不断平民 化、广泛化。 （二）档案管理理论方面的改变。 在数据化时代，档案的数据源发生了变 化，档案的收集、保存等在理论上也发 生了很大的改变，这就意味着传统的管 理方法难以适应当前档案的管理。因此， 管理人员应转变管理观念，采用新的管 理理论来提高档案管理的效率和质量。 传统的档案管理中，通常会从采集的数 据资料中选取有价值的信息来归档管理， 但由于受到时代以及管理人员的制约， 一些信息的潜在价值没有被发现，导致 这些信息没有被归档，造成损失。管理 人员应摒弃以往的思想，为人们提供更 多的信息服务。 （三）档案服务方面的改变。现 阶段网络普及程度加深，人们的生活习 惯、工作等都发生了很大的改变。例如 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 人们在购物、医疗服务等方面都开始依 靠网络来进行。对比之下，在档案服务 方面，传统的方法主要是用户到档案馆 查阅，查阅速度慢、获取信息慢。档案 的获取途径除了去档案馆以外，还可以 从网络途径来获取。由于从网络获取档 案资源的途径不仅简便、而且效率高、 快捷，在网民暴增的时代，从网络途径 获取档案资源的用户增加，使档案资源 的价值得到更好的挖掘。 （四）档案安全管理方面的改变。 档案管理安全主要是保障档案管理的完 整性，对于纸质的、胶片类的传统档案 数据，保管相对容易。但数据化时代下， 档案的数据类型还有视频、电子信息等 等，档案数据载体类型增加，给档案管 理带来一定的困难。数据化时代档案管 理的难点包括在管理年限方面、管理技 术方面、管理条件方面。在管理年限方 面，我国对于档案的管理年限都作出了 规定，但某些档案数据类型的管理在没 有到达规定的年限就已经损坏。在管理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 技术方面，传统的管理技术已经不能满 足数据化时代档案的管理，而采用计算 机辅助管理后，保管的技术依然比较滞 后，无法保证档案的安全问题。 二、数据化时代档案管理信息化 建设的举措 （一）提高档案资源收集效率。 在数据化时代，档案资源的收集是一项 十分繁重的工作，而档案馆的管理人员、 工作人员有限，单靠这些力量来完成档 案资源的收集有很大的局限性。因此， 档案资源收集方面可以扩大收集的主体， 可以让某些个人、社会组织参与档案资 源收集方面的工作，提高档案资源收集 的效率。除此以外，现阶段很多网络技 术不断完善，对提高工作效率有很大的 帮助。 （二）完善档案服务模式。档案 的收集、保存等工作，其目的之一是为 单位用户提供服务，实现档案的价值。 急救中心的档案资源本身具有很多价值， 只有将其提供给需要的人，才能发挥出 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 它们的价值。因此，如何为用户提供优 质的服务，来实现档案的价值是值得深 入思考的。一方面应该转变服务的理念， 在档案的管理中，应推广“以用户为中 心”的服务理念。在面对用户时，给予 细心、耐心、全程的服务，根据用户的 需求提供相应的档案资源，对于用户的 疑问给予正确的解答等。在服务方法方 面，推广智能化、个性化的服务，智能 化服务主要是将档案资源进行整理归类， 并提供官方网址、档案资源检索技术， 用户可以利用网络来检索需要的档案资 源。个性化服务主要是根据用户对档案 的需求进行分析，并采用网络技术来推 送档案资源。 （三）规范化档案信息的调度行 为。各企业档案信息调度比较频繁，包 括日常数据、大型处理数据和其他保障 等数据。在档案的信息调度方面，应制 定相应的制度规范，使档案信息调度规 范化。在档案信息调度的过程中，做好 调度档案的人员基础信息、调度时间、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 调度的档案名称等进行纸质和电脑双重 详细登记、追踪。 （四）完善档案的安全管理体系。 档案的安全管理是档案管理中的重中之 重。在档案安全管理中，必要保证档 案的完整性，防止出现档案丢失、损坏 等问题。因此，管理人员应完善管理制 度，明确各组工作人员的安全管理职责， 严格要求每个工作人员以维护档案的完 整性和安全性为重要任务。除此以外， 管理人员要结合数据化时代， （下转第 135 页） （上接第 119 页）改善档案的管 理方法，包括改善档案保存的环境、构 建和完善网络平台，防止实物档案、虚 拟档案数据的丢失、损坏。在档案办公 室中，安装视频监控、报警系统等，安 排专人看管，防止档案被盗。完善档案