高校档案信息网站中学籍档案信息化研究

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 高校档案信息网站中学籍档案信息 化研究 摘 要：高校档案信息网站是高 校档案工作的窗口，高校档案信息网站 中的学籍档案信息化水平，对学籍档案 利用的效果起到重要作用。本文通过对 73 所高校的档案信息网站进行调查，深 入了解高校学籍档案信息化的现状，并 提出相应的建议。 中国论文网 /7/view-12924170.htm 关键词：高校；档案信息网站； 学籍档案 “档案信息网站是依托互联网提 供信息服务的平台。借助这个平台，专 业管理单位把档案信息乃至档案文件的 副本推上广域网（互联网） ，可以让其 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 不再受时间和空间限制进行传播，使用 户能便捷地获取网上信息，满足他们查 询和利用档案信息的需求。 ”1高校档案 信息网站是高校档案工作的窗口，档案 利用者可以通过浏览网站内容、了解档 案机构的工作时间及工作流程、需携带 的证件材料要求等基本信息，以便高效 便捷地办理档案利用。 学籍档案在高校档案种类中利用 率较高，笔者结合工作实际，总结了高 校学籍档案的几个特点。 （1）时间跨度 大。高校学籍档案产生的时间跨度大， 从建校开始便有大量学籍档案产生，时 间跨度几十年。 （2）档案种类多。学籍 档案贯穿于学校的招生、教学、毕业、 就业工作的全过程，产生的学籍档案包 括录取名册、入学登记表、学籍处理 Q 定、学业成绩单、毕业生登记表、毕 业生信息登记表、毕业生就业派遣登记 表、学位申请表等。 （3）学历层次多样 化。普通高等学校学生学历层次有本科、 专科、硕士研究生、博士研究生、成人 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 教育等。不同学历层次产生的学籍档案 类型有较大差异。 （4）案卷数量多，平 均每年产生的各类学籍档案有百余卷。 本文所选取的高校均属于 211 工 程院校，处于我国高校发展的前列。本 文通过对 73 所大学的档案信息网站进 行调查统计，了解高校学籍档案信息化 的现状，为今后的工作提供借鉴和参考。 一、调查基本情况 对高校档案信息网站的调查主要 分为以下几方面：高校档案信息网站基 本情况、学籍档案内容建设情况、学籍 档案远程查档服务建设情况、学籍档案 在线查档情况。 （一）高校档案信息网站基本情 况 在调查的 73 所高校中，按照检 索结果不同，可分成三类。第一类，具 有档案信息网站并且顺利登录网站的有 24 所，占比 32.9%。除了有 2 所高校必 须从该校主页组织机构进入档案信息 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 网站外，其余高校均可通过百度检索 “xx 大学档案馆 ”字样，检索到该校档案 信息网站并顺利登录。进入网站的方便 程度影响网站的利用率，尤其是对于校 友来说，如果能够通过百度直接检索到 该校档案信息网站，有利于提升网站的 使用效果。第二类，虽然具有档案信息 网站，但无法顺利登录网站的有 30 所， 占比 41.1%。其中有 2 所高校档案信息 网站需提供校内用户名和密码才可以登 录，导致校外人员无法顺利登录网站。 校友是学籍档案的主要利用者，限制校 外人员登录使得校友无法通过网络方式 快速获得所要查阅的信息，不利于查阅 工作的办理。第三类，剩下的 19 所高 校没有建立档案信息网站，占比 26%。 在具有档案信息网站并且顺利登 录的 24 个网站中，有 15 所高校将本校 档案信息网站的名称设置为“xx 大学档 案馆”，有 2 所高校设置为 “xx 大学档案 信息网”，1 所高校为 “xx 大学综合档案 室”，1 所高校为 “xx 大学档案管理中心 ” -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 ，余下 5 所高校分别与校史馆、博物馆 共同设置网站名称。 （二）学籍档案内容建设情况 在调查的学校中，有 18 所高校 的档案信息网站有学籍档案的相关内容， 并且内容均设置在服务指南或类似栏目 中，涉及成绩单办理流程 11 次，学位 学历认证流程 6 次，学历学位证补办流 程 3 次，补充学籍档案材料流程 2 次。 值得注意的是，在能看到网页浏览数量 的 6 所高校中，学籍档案查阅流程比其 他类别档案查阅流程的浏览数量高，这 是高利用率导致的高关注度。 （三）学籍档案远程查档服务建 设情况 在调查的学校中，有 3 所高校的 档案信息网站上提供了远程查档流程， 其中中央财经大学档案馆具有远程查档 流程，其不仅按照利用者的不同，分为 用人单位和毕业生个人两种不同的远程 查档流程，还绘制了远程查档流程图， 一目了然。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 （四）学籍档案在线查档情况 在调查的学校中，4 所高校档案 信息网站提供了在线查档的网上查询服 务，有的高校可以让利用者在线查询到 档号，利用者将档号提供给档案管理人 员，便于快捷准确地办理查阅；有的高 校可以让利用者在线查阅全文，涉及个 人隐私的档案则需要档案管理人员授权 方能在线查阅全文。 二、从调查结果看我国高校档案 工作和学籍档案工作现状 第一，高校档案工作信息化水平 仍处于发展初期， “当前档案网站建设是 档案信息化建设的重要内容”。2 通过 调查可知，处于我国高校发展前列的 211 工程高校中，档案信息网站顺利登 录的比例尚且较低。在所调查的 73 所 211 大学中，不具有档案信息网站和虽 然有档案信息网站但是无法顺利登录的 高校占半数以上，因此，我国高校档案 工作的信息化水平仍有较大的提升空间。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 第二，学籍档案工作信息化发展 水平不均衡。档案网站中学籍档案内容 建设是学籍档案信息化的重要内容，在 所调查的高校信息网站中学籍档案内容 建设水平参差不齐，学籍档案信息化水 平较高的高校，学籍档案内容建设水平 高，办理流程详细明了，并已经提供远 程利用和在线查询的服务；学籍档案信 息化水平较低的高校，要么没有学籍档 案内容，要么有少量内容，但不够丰富。 我国档案信息网站发展流程是 “初级阶段的展示网站 信息交流阶段 的功能网站信息开发利用阶段的服务 网站在线服务阶段的互动网站”。3 目前来看，调查的大多数高校档案机构 尚处于展示、功能、服务阶段，达到互 动型网站的仅有几所，且仍有发展空间。 提升档案网站的建设水平，均衡学籍档 案信息