中小型企业秘书如何做好调研工作

文秘专业 题目 中小型企业秘书如何做好调研工作 学生姓名 学 号 指导教师 班 级 第 1 页 共 9 页 摘要：市场在变化，社会在发展，中小企业逐步步入全方位、激烈的竞争环境中，一些新的管理 模式，新情况,新问题需要秘书及时去掌握，去探索。因此，如何做好调查研究是秘书工作人员面前十 分紧迫的任务。本论文将首先调查了解中小企业秘书实际工作中的调研工作情况，了解其在调研意识、 选题、工作作风、方式和方法、习惯等方面所存在的问题，然后针对问题，提出了中小企业秘书在实 际调研工作中，应该加强调研意识，科学规划选题，坚持实事求是的工作作风，科学变换方式、方法， 逐步改进调研工作习惯，确促调研工作全面进行。 关键词：中小型企业；秘书；调研工作建议 调查研究是中小型企业秘书的一项基本功，是企业秘书履行参谋职能，为领导决策 提供智力服务的主要手段。通过调查了解，发现中小企业秘书在实际调研工作中存在诸 多方面的问题，这对于一个需要新的管理模式，需要具有准确、灵敏的信息系统，需要 有自身特色的创新路子才能抓住市场机会、提高自身竞争力的中小企业来说是远远不可 行的，这对于新一代秘书的自身素质和能力的提高来说是远不足的。作为新时代的秘书， 我们有必要对这些问题进行思考，以促进企业和自身的全面发展。通过分析中小企业秘 书调研工作现状，发现其存在的问题，找到解决问题的方法，不仅有利于中小企业秘书 的调研工作，有利于中小企业挖掘市场信息，把握竞争机会，跟上时代，实现良好快速 发展，也便于更多的秘书人员在做这一工作时做一参考。本文将首先介绍中小企业概况 和秘书调研工作情况，说明做好调研工作的重要性。其次，对其在具体调研工作中所存 在的调研意识薄弱、选题方向偏失、作风懒散、方式和方法单一、习惯不良等问题进行 分析说明，最后根据现状，提出具有一定建议性的对策来解决问题。 一、 中小企业秘书调研工作内容概况 中小企业，一个经营方式灵活，组织成本低廉，转移进退便捷的企业，在激烈的市 场竞争中有着船小好掉头的优势，活跃在潮流化的经济时代里。然而，长期以来受各种 因素的影响，中小企业生产经营普遍存在着“小而全”、“小而低”、“小而散”现象， 即企业规模小，产品技术含量低，且生产能力分散，低水平重复建设的问题突出，根据 调查显示，中小企业的一个致命弱点是缺乏战略的思考和长远的规划，这与其没有科学 的调研预测系统是分不开的。由于中小企业规模小，人比较少，往往没有专门的调研工 作机构，所以秘书人员在必要之中就担当起了调研工作的任务。 调查研究，顾名思义，就是人们在实践中有目的，有意识地对客观实际情况的考察 了解和分析研究，是秘书部门的重要业务活动之一。秘书人员在实际调研中，一类是领 导交办的调研，如领导提出某一件具体事项，办公室秘书应及时找有关方面调查了解事 情发生的原委或处理执行的情况，而后归纳整理并提出建议；另一类是非领导交办的调 研，它是办公室秘书主动组织开展的决策性调研，是专门为领导制订重大决策，提供参 谋服务的调研。不管是哪种调研，它在内容的选定上，都有如下情况：围绕党和国家 一个时期对企业的方针政策开展调研；围绕企业生产经营现状开展调研；围绕企业 一个阶段的中心工作开展调研；围绕职工反映的带有普遍性、倾向性的问题开展调研。 同时，也有关于企业改革信息政策、市场经济发展动态、新思潮和新概念的研究等等， 它们都是秘书日常工作的重要职责。无论是收集传递信息，综合反映情况，辅助领导决 策，起草各种文稿，还是安排一次会议，处理一封群众来信，解决一次突发事件等，都 离不开调查研究。大到管理事务工作，如接待，会务督查，小到文字工作，如文字材料 反映的情况是否属实，材料的观点是否正确，是否具有理论价值和应用价值等等，这些 都需要秘书进行广泛、正确、深入的调查研究。 二、 中小企业秘书调研工作存在的问题 作为中小企业的秘书工作人员，作为领导的参谋和助手，作为单位上下、左右、内 外的枢纽和中介，应充分认识调查研究的重要性，有必要主动加强调研工作，明确中小 企业发展的战略目标和战略方向，为企业发展提供超前的预测信息，为企业发展制定切 实可行的发展战略。然而，在实际工作中，秘书人员对调研工作却没有那么积极主动， 本人通过调查发现中小企业秘书在调研中存在以下五方面的问题： （一） 调研意识薄弱，存在盲目性 调查研究贯穿秘书工作的全过程和各个环节，它不仅是一次经常性的工作，而且是 各项秘书工作的基础。然而，在调查中发现，中小企业秘书普遍对调研工作采取的是 “既来之，则安之”的态度，认为调研没什么用，如果真的要对某个项目进行调研，那 也不凡来个突击草率调研，简单过场而已。秘书人员在平时的工作中，受主要经营决策 者的影响，对经营情报信息仅仅停留在感兴趣的阶段，基本不做市场调查或粗略进行市 场相关信息的搜集，他们往往凭个人主观经验或凭偶然打听到的消息来为领导提供决策， 根本没有先进的经营观念和科学系统的信息资料的支持。举个产品调研来说，大部分中 第 3 页 共 9 页 小企业秘书是想当然的凭感觉或跟风去推荐企业设计产品，自己喜欢哪样的就设计哪样 的产品，眼下什么流行什么畅销就做什么，完全不顾市场趋势，完全不做消费者的喜好 调查，生产出产品之后再去想办法去推广，与竞争对手打个你死我活，到最后两败俱伤。 这都是由于秘书人员在实际工作中缺乏调研意识，且在调研上存在很大的盲目性造成的。 （二） 选题方向偏失，缺乏实用性 选题决定着调研方向的正确与否，是调研成败的关键。因此，凡调研者没有不特别 重视选题的。在秘书的调研工作中，选题有两种，一种是领导定题，另一种是秘书自选 课题。然而，在秘书自选课题的过程中，往往会出现以下情况：1、往往把眼光紧紧盯在 热点问题和大题目上，似乎只有这样才能写出引起领导关注的有分量的文章 2、热衷于宣 扬成绩型、经验型的正面问题调研，对于反面的问题型调研则轻描淡写，少得可怜。据 了解，曾有这样一个事例反映到：在 1998 年 6 月到 1999 年 6 月的 12 个月中，办公室人 员撰写的各类调研文稿共计 153 篇，其中反映成绩、经验的有 141 篇，占文稿总数的 92.16%，反映问题的文稿有 12 篇，仅占文稿总数的 7.84%，而在上述 153 篇调研文稿中， 属正面反映的 141 篇，几乎对企业各方面的工作均有涉及，而属反面反映的 12 篇却基本 上只限于安全生产方面的一些具体问题，反映“敏感”问题则少之又少。 这些在选题上大有在“始终正确”、“始终与热点问题、大问题”的道路上走向误 区的迹象，在一定程度上淡化了秘书调研工作为领导、为企业提供决策依据、排忧解难 的作用。选题选的不准，也同样花费了很多工夫，可能调研报告的质量也较高，但缺乏 实用性，起不到应有的作用，甚至会成为无效劳动。 （三） 调研作风懒散，缺乏务实性 秘书在调研工作中，树立务实的工作作风是整个调研工作能否取得成效的关键。据 调查，中小企业秘书在调研工作中存在以下作风问题：1、不深入实际真查实访，搞形式 主义和做表面文章。通常以来自间接的信息代替亲自做调研，如亲眼看的东西较少，听 汇报或是其它形式的较多；亲自整理材料的较少，翻阅参考别人的较多；亲自听取消费 者等基层群众的呼声较少，做办公室闭门造车的较多。2、调研时，没有明确的目的，随 便看看，到处转转，抱着单纯完成任务的观点，跑到下面看一下，海阔天空谈一阵，鸡 毛蒜皮记一点，报告随意写一篇。3、调查时未能积极开动脑筋，思考问题，不能从全局， 从理性角度思考和研究工作，没有把调查和研究结合起来，觉得调和研是两码事。其实 不然，调而不研，就像蝴蝶采花，只采花不酿蜜，看似漂亮，实则一无所获。 这样做调研，其工作实质仍然“浮”在上面，没有真正“沉”下去，没有真正了解 实情，吃“透”客观实际，因而，就不能真正发现问题、分析问题和解决问题，接触的 只是浅的、零碎的东西。 （四） 调研方式、方法单一，缺乏科学性 做每一件事，讲究方法和效率始终是摆在第一位的。据了解，中小企业秘书参与调 研活动之后的普遍感觉就是：在调研时，要看人家脸色，会遭到对方很多的白眼，会吃 到人家很多的闭门羹。就拿本人来说，本人曾在一家小型广告公司实习过，在那期间也 参与了一个新产品投放市场前的受众程度调研活动。在走访调研过程中，碰到了很多壁 垒，如未能以很好的方式说服别人为你做一份简单的调查问卷，导致问卷要么被调查者 不负责任的随意填一下，要么被调查者填了一半就不愿意填了，从而中止调研，最终使 调研数据质量不高等等。其实，究其原因，这都与你的调研方式、方法和问卷的设计有 关。如，在走访调研时，不善于与群众沟通，不善于发现问题和解决问题，遇到问题只 会一味地依赖上级领导的帮助，造成工作上的被动性；在方式上，只采取了单一的问卷 调查，没能充分利用互连网及其它便捷型方式去调查。 以上几种情况，都会导致你的调研终止或完成质量不高，使调研失去意义。 （五） 调研习惯不良，缺乏自律性 正所谓习惯成自然，养成良好的习惯是非常重要的。 秘书在实际调研过程中，通常会出现以下情：首先，就整体调研而言，没能做到有 始有终，如不能“三亲自”解决问题，即“亲自调查，亲自撰写调查报告，亲自做好汇 报工作”。通常是下去调查回来之后，觉得人比较累什么的，如果再还要拿着沉甸甸的 材料去写报告，心中则会有怨言，所以就会出现找人“代笔”现象。其次，在调研中， 没有积极思考，随时研究和总结的习惯。一般只是按照调查问卷或是之前制定的一些计 划去实施，机械性地以“一问一记一答”的方式去调研，对于紧急问题或突发情况则不 懂得加以思考去解决。 三、 中小企业秘书应如何做好调研工作 调查研究是企业秘书工作的重要任务和中心工作，必须下大工夫去抓好做好。秘书 工作者应当在积极从事调查研究的实践中锻炼提高自己，及时抓获一些经济信息，政府 政策方面的信息，同行的信息，竞争对手的信息，多吸收新的管理模式，用科学的、超 第 5 页 共 9 页 前的信息决策辅助领导，使自己逐步成为具有较高的综合素质的优秀秘书工作者。针对 以上分析存在的问题，分别做出如下对应的建议。 （一） 加强调研意识，时刻与市场接轨 对于中小企业来讲，最重要的两个字是观念。经营观念是指导企业生产经营的基本 指导思想和准则，是企业的经营科学，只有以先进的经营理念为基础，企业秘书才有可 能为领导提供正确的战略决策。 因此，秘书人员特别要注意以下方面：1、主动加强调研工作。要加强和重视自身在 调研工作方面素质的培养，力求彻底转变观念，正确认识调研的意义及其重要性，从而 真正做到为领导提供正确决策的作用。2、加强预防性调研。许多战略家认为，世上最高 明的解决问题的方法，是把问题化于无形之中。因此，当碰到困难，出现问题时，秘书 工作者才进行调研，这对于问题的解决非常不利。秘书调研，应在问题出现之前进行， 要充分与市场接轨，时刻掌握市场动态，这对于预防问题的发生，市场信息的收集整理 都具有重要意义。3、多挤些时间学习，少搞一些应酬，多做些调查研究，少一些主观主 义；多干些实事，少说些空话。 作为秘书人员，不注重调查研究，对于一项决策，一次事件，一个问题的发生，倘 若心中无数，处于盲目状态，是不可能履行好领导职责的。对于我们刚出校门的准秘书 们，由于少经验，所以更要提醒自己，做任何事，都离不开调查研究，及时发现问题直 到找到解决问题的途径都少不了调研。 （二） 科学规划，立足实际，确促调研选题准、实、全、新 课题的选择，体现调研的方向，秘书在做调研的第一步，就是要确定好调查课题。 任何企业在特定时期都有一些难点和热点问题，它们的发生都具有一定的偶然性和必然 性，在单位中的影响都比较大，事关稳定的大局。参与调研的秘书人员必须依据企业工 作实际需要来选定课题，才能脱离企业工作实际去为调研而调研，搞花架子，这既浪费 人力、物力、财力，又没有实际意义。 在之前所存在的问题中也反映出了参与调研的秘书工作者往往为了多一点毫无价值 的虚荣，少一点不值得招惹的麻烦，常忘记自身肩负的责任，有错不讲，知错不改，使 调研课题始终往大有一片“四面楚歌”之声的道路上蔓延，使调研工作陷入误区，给领 导工作埋下了诸多隐患。其实，在调研时，秘书人员要有愿意讲问题和敢于讲问题的勇 气和决心。写反面问题，呈上的全是“问题反映”，这决不是自找麻烦的事情，也决不 是自讨苦吃的做法。“全面、客观、实事求是地调查和反映问题”是秘书人员开展调研 工作必须遵循的原则。只讲成绩，不讲问题的反映都必然在一定程度上含有违心、片面 甚至虚假的成分，这种做法只会害于企业，害于自己。 爱因斯坦曾说：提出一个问题往往比解决一个问题更重要。秘书在调研选题上，必 须围绕企业阶段中心工作和难点、热点开展调研，必须坚持针对性原则，明确任务，做 好准备。举例来说，某企业在改革的过程中，实行了岗位技能工资制，带来了很多深层 次的问题，如职工思想波动大，不稳定。此企业秘书则立即围绕职工群众问题主动进行 调研，通过采访、问卷调查等形式搜集第一手资料，加以分析、研究，整理成调研报告 提供给领导，然后通过各种渠道的正面宣传，引导职工正确对待改革中所存在的问题， 增加其心理承受能力，将精力放在公司的科研生产中，为企业多创效益，以提高全体职 工的经济收入。此企业秘书在工作中，则及时地围绕企业工作实际需要来选定了其调研 课题，及时摸清职工群众的思想动态，了解事情的真相，取得了很好的效益。 以上例子便说明了秘书在调研时，应着力从经济发展的现状中明确方位，从制约发 展的诸多因素中寻找课题，从群众的实际需求中研究题目，站在领导者的角度去观察， 研究和思考问题，从领导最关心，最迫切需要了解和解决的问题入手，从人民群众最急、 最盼、最忧、最怨的问题入手，科学规划，立足实际，求真务实，确促调研选题准、实、 全、新。 （三） 坚持实事求是，树立务实的工作作风 调查研究深入扎实，提供的情况准确及时，对领导正确决策将起到促进作用，相反， 则会产生负作用。作为秘书人员，在调研时，应该坚持真实性原则，不回避矛盾，遇到 问题不避重就轻，不唯上，不唯权，实事求是反映真实情况，有喜报喜，有忧报忧。 在调查中，深入实际收集到的材料越丰富，分析的论据就越充分，选用材料就越自 由，对事物的认识就越深刻，形成的调查结论就越准确，写出的东西就越有分量。因此， 秘书人员在实际调研中，一要防止还没“钻”进去就想冒出来，这种材料不足，用空话 凑的做法，是调研质量不高的重要原因；二要防止光吃现成饭，当材料的“贩子”。切 忌从材料中抄录材料，当材料的“贩子”，吃现成饭虽然省劲，但不能受到最佳效果。 做调研，一定要坚持到群众的实践活动中去亲耳听，亲口问，与群众交知心朋友，虚心 听取群众心声，了解群众在想什么，盼什么，欢迎什么，反对什么，真正做到想群众所 想，急群众所急，充分占有第一手资料。 中小企业秘书，由于企业调研机制不灵，渠道不宽等因素，导致秘书在做调研时， 应注意以下几点：1、开发调研资源。秘书人员不是专业的调研工作人员，遇到任务也总 第 7 页 共 9 页 是拉马填槽，调研工作网络残缺不全等。因此要尽可能广泛地开发调研资源，正确处理 当前与长远、热线与冷线、超前与现实的关系。2、狠抓成果转化。中小企业领导往往不 注重调研工作，致使秘书人员的调研工作缺乏责任驱动，下去调查时，乐衷于搞门面， 搞花架子，写出来的报告也尽是套话，不得要领。站在调研岗位的秘书人员，要真正发 挥起调研的实效，要通过调研及时把调研成果转化为实践成果、决策成果和社会成果， 真正把调研工作落到实处。3、强化调研机制。中小企业办公室由于人手缺，秘书人员不 能经常性地深入一线开展调研，此时，秘书人员应该健全企业调研工作物质和精神奖励 制度，在提高自身素质的同时，提高调研工作质量，吸引更多人员从事调研工作，强化 调研队伍。 调查研究的过程就是理论联系实际，从感性认识上升到理性认识的过程。秘书人员 必须转变不切实际的作风，提高吃透实情的能力，深入经济社会的相关领域，深入基层 群众、企业等各个层面多方了解情况，切实掌握第一手资料，而不能停留在听汇报、看 材料、闭门造车的层面上。 （四） 科学变换调研方式，增加灵活性 从大量的社会学研究论文和社会调查报告中，我们可以发现，社会调查新工具在不 断出现，如网上调查，电话调查等方式，但从总体上看，占主导地位的仍然是“手工作 坊式”的调查方式。在问卷调查中，基本上是依靠人工方式完成的，且使用内容和可信 度都很低的官方资料，使分析取得的结论信度和效度低。其实，在调研中，秘书人员想 要了解一些原汁原味的东西，调查渠道不可单一，不能仅靠一种方法，一种来源收集资 料，一方面，可以采用问卷，座谈，个别交谈，资料分析等种种方法多管齐下，综合了 解；另一方面，有时生活本身就给我们提供了调查内容，无论是问卷还是召开座谈会， 都不会有从平常上下班途中的观察，从茶余饭后的交谈中得到的情况丰富和真实，这样 于无声处和少留痕迹的做法，也是一种很好的方法。 秘书人员在调查某一项目时，要想让别人主动地参加你的调研，在语言，感情，思 想和心灵上达到交流、沟通、相融，以下几点是值得注意的：1、态度诚恳。要用“心” 去和群众沟通，做到平易近人，态度要谦和切忌装腔作势。2、真情实意。对调研中的每 一个对象都要以真心实意，以诚待之。3、讲究语言技巧。与被调查者沟通时，对心有顾 虑的调研对象，要用语委婉，尽量给调研对象以轻松感；当调研对象不愿配合时，可以 适当转换话题，用巧言妙语缓和气氛；当交谈中涉及隐私时，切不可穷问不舍，应顺其 思想情绪随意淡下去。4、了解对方身份，直呼其姓或名，拉近与被调研者之间的距离。 当调研者在调研时吃到闭门羹，此时不要气馁，灵活运用方法，去和被调研者逐步缩小 距离。据调查，一位企业秘书被要求到市里的几所幼儿园去问卷调查幼儿园的园长，当 这位秘书首先来到市第二幼儿园时，在该幼儿园的门口的宣传栏里看到了园长的姓名与 照片，于是他就记住了这位园长的姓名和模样，便走到门卫那里说找他们的某某园长， 这个门卫以为他与他们的园长认识，便轻松地让他进去了。他也凭着记忆中在门口宣传 栏里看到的他的照片的模样与姓名，直接找到这位园长，他在称某某园长后，便说明了 来意。这位园长可能是觉得自己的知明度一下子提高了许多，便欣然地配合他做完了调 查。至于市第一幼儿园、第三、四幼儿园就更轻松了，他直接找到这些园长们，告诉他 们他是市第二幼儿园的某某园长介绍过来的最后就这样这四个幼儿园的调查就轻松 地搞定了。其实，做调查时，你不认识人家，人家也不认识你，但你若想让他给你面子 为你做调查时，你必须想尽办法让他欣然配合你。以上的例子也正说明了这点，每个人 都有需求有某种方面的满足感，你只要开动脑筋，灵活变换方式去说服他，调研的一切 障碍都会迎刃而解的。 （五） 改进调研工作习惯，做到听、问、想、记相结合 在调研过程中，秘书人员要想彻底地、圆满地完成这个任务，有必要养成边听、边 问、边记、边想“四位”一体的良好习惯，而不是仅仅停留在“一问一记”的工作习惯 里。 每个人都懂得笨鸟先飞的道理，作为刚踏入社会的准秘书们，要养成随时动笔的习