图纸管理全面解决方案.doc

图文档管理系统介绍 - 8 - 图纸管理全面解决方案系统介绍白皮书联系信息公司：江苏维通科技有限公司网址：电话87781600传真箱：开发背景图纸资料管理混乱随着internet越来越遍及人们日常生活的各个角落，越来越多的文档以电子文档的形式传输。从政府文档、企业工程图纸、标准操作程序到销售展示，这些文档主要是分散在各个职能部门及个人手中，没有有效地进行集中管理，造成大量的数据堆积，公司的文档资料不能充分利用，这使得查找、管理以及交付企业文档中的信息变得越来越重要了。图纸安全问题无法解决目前，企业通常的做法是，图纸资料保存在文件管理员或技术人员的windows系统中，这样做的弊端之一是安全难以保障。这对拥有大量机密文档（如配方、工艺、商业情报等）的公司来说，无疑是致命的打击。要管理好这些文档，应将文档放到公司服务器数据库中，对使用人进行授权，只有授权才可根据权限打开文档。 图纸查找困难图纸量大以后，查找就显得非常不便。如果要查找一份图纸的相关文件或是其旧版本，则更困难。远程发送不便通过邮件或在内部网上直接进行文件传送的最大问题是文件的权限无法控制。接收者可以毫无顾及地进行拷贝。对企业来说，花费大量人力物力研发的图纸就完全失控。通过本系统，文件管理员可以在内部网或外网发送文件，同时可以对接收者进行授权，比如接收者只能打开文件观看，但不能下载，不能拷贝。文档格式越来越多随着文档格式越来越多，我们打开每一类文档时都要安装一个相应的软件，软件成本高暂且不说，安装这么软件在电脑上，费时费力，同时也占用电脑空间，我们希望有一款多功能的图文浏览、标注以及协同作业的应用软件，可直接浏览不同文档格式（Office/Image/2D/3D/EDA），而无需原有的编辑软件，并且可以完全保留原文档的完整性、机密性。集团图纸管理更难集团公司往往由多个分公司组成，其图纸管理更为困难，如何保证各分公司文档的一致性，同时各分公司又可管理自己的文档体系，减少文档管理的重复工作，提高文档管理的效率，降低文档管理的成本，这是集团文档管理的难点。维通图纸资料管理系统就是针对上述问题而开发的一款图纸资料管理系统。本系统可直接浏览、标注450种以上的不同图纸格式（Office/Image/2D/3D/EDA），而无需安装原有的设计软件，并且可以完全保留原文件的完整性、机密性。效益分析企业图纸资料如何有效管理几万张，十几万张甚至几十万张图纸如何保存？几百兆的大型图纸如何保存？图纸修改后老版本如何保存？图纸之间通常都有一定的关系，如何反映图纸之间的相关性？图纸的安全性如何保证？人员调动造成图纸流失，同行的竞争使图纸泄密。正常的生产流转过程中，图纸资料可能被私下拷贝保存。企业经过多年花费大量人力物力所积累的核心技术，由于管理不善，可能面临无形的损失。协同工作不便对一个项目开发组来说，人员组成来自不同科室和部门，职责权限各不相同。通过企业内部网络（甚至公网）如何实现既协同工作，共享部分资料，又保证了各个人员，各份图纸的独立性。文件查找困难如何快速查找到所需图纸及其老版本？如何有效控制图纸资料？如何由分散的保存变为集中的统一管理？如何规定员工相应的文件权限？图纸管理如何适应企业的管理流程？集团文件管理更难集团公司往往由多个分公司组成，其文件管理更为困难，如何保证各分公司文件的一致性，同时各分公司又可管理自己的文件体系，减少文件管理的重复工作，提高文件管理的效率，降低文件管理的成本，这是集团文件管理的难点。系统简介“维通图纸管理系统”基于微软成熟的.NET平台技术开发的一套拥有B/S（浏览器/服务器）和C/S（客户端/服务器）两种访问方式的集团级图文档管理产品。 本系统提供了从文档、图纸、资料录入（电子化）到文档发布及网络化管理的整体解决方案，可有效降低图纸录入及信息发布的成本，保证文档安全，提高文档搜索、查询的响应速度，方便远程信息的获取，有利于知识与信息的传递与共享，使设计单位图纸资料的管理更加专业化、规范化，为图文档管理部门的安全、高效运行奠定更加坚实的基础。本系统可用于建设单位、设计单位、电子机械行业设计部门、政府单位、企业产品设计部门等的文档、图纸、资料管理，软件操作简单,功能强大，可对各种幅面的工程图纸、图片和各种文书资料等进行综合管理。系统集图纸和文档资料管理于一体，为用户建立起电子化的图纸资料库，用户通过分类检索或条件组合检索、模糊检索快速查到所需图纸或资料。本系统除了对图纸、资料等进行管理外，还可对企业其他文件，如行政文件、ISO体系文件进行管理，用户可自定义文件工作流程，控制文件起草、审批、发送、修改、销毁的完整流程，同时可对文件阅读、办理情况进行跟踪，有效利用，可实现企业无纸化办公。文件可在线编辑、批注、电子签名、电子盖章及修改痕迹保留等。本系统可选择将文档保存到文档夹、WEB目录或数据库多种方案，支持多服务器多硬盘。系统提供了统一的图文浏览以及协同作业的组件，可直接浏览450种以上的不同文档格式（Office/Image/2D/3D/EDA）的文档，而无需安装相应的编辑软件，并且可以完全保留原文档的完整性、机密性，可灵活设置只读、打印保存权及修改权。您不但省去了安装各类软件的麻烦，同时也节省了购买这些软件（Office/Image/2D/3D/EDA）的昂贵费用。OFFICE文档能还可实现在线编辑、电子签名、电子盖章及修改痕迹保留等。本系统主要适用于以下行业:1）、企业行政文件及其他各类文档2）、ISO体系文档管理（如ISO9000/1400/1800等）3）、设计单位图纸管理4）、企业单位产品设计图纸文档管理5）、物业单位图纸管理6）、政府部门公文管理7）、设备维护管理部门图纸及资料8）、企业单位各类文档管理（如行政文档、销售文档、项目文档等）9）、研究院所图纸资料管理10）、消防管理部门消防图纸管理11）、档案管理部门档案管理12）、教育单位教材、课件管理13）、报刊、杂志社等新闻媒体14）、图文社、出版社15）、有线电视图纸管理功能介绍下面通过七个方面全面介绍本系统功能特色。一、文档管理方案1）、用户可根据集团组织结构制定文档分类体制，各分公司、各部门甚至个人均可建立独立的文档分类，各单元之间既可共享文档、协同工作，也可独立管理自己的文档库。文档分类象WINDOWS资源管理器一样，形象直观。可为每个分类设置许可用户及其权限，用户可自由创造和修改自己权限范围内的文档。2）、公司印章（如公司章、文档控制章、资格人私章等）和公司各资格人的签名可进行加密管理，只有掌握了密码的资格人才可使用。可直接在编辑文档时调用印章或签名。3）、文档模板库中保存有公司内常用的各类文档模板，在起草文档时，可自由调用，这样大大提高文档书写效率，同时也规范了文档格式，确保格式统一。4）、文档范本库中收集了各种应用文标准范本，用户也可自己添加企业内好的文档范本。在起草文档时，可调出文档范本进行修改使用，以提高文档书写效率。5）、文档生成系统可帮助用户快速生成一份文档。起草文档前可搜索公司知识库中的相关资料或调用资源(如模板、范本等)，以提高文档编辑效率。6）、自动编号系统可以设置非常复杂的编号规则，在创建文件时可自动生成文件编号。7）、文档库根据用户设置好文档分类存放企业内所有文档。用户可在一个界面上查看此文档所有相关信息，如评论、批示、附件清单、相关文档、办理情况、历史版本、借阅记录等。用户可随时查看文档的利用情况，包括何人、何时、何地使用了（查看、打印、修改等)文档。8）、所有文档处理严格按权限进行，如只授权处理本人文档的用户不能处理公司或部门文档。实现既可协同操作，也可独立管理。9）、用户可按多种方式搜索文档，支持模糊查询、自定义查询条件等高级查询功能。确保快速高效地从文档库中找到想要的文档。10）、所有文档可选择保存在服务器数据库中，确保文档安全及查找的灵活性，同时保管、备份、移动及管理均十分方便。也可选择保存在FTP站点、WEB目录或服务器文档夹中。11）、文档处理的所有工作在一个界面中完成，简洁流畅，可大大提高文档处理工作效率。包括文档创建、审批、发送、传阅、借阅、修改、办理、批示、评论等。任务办理提醒树显示各种待办状态下文档类别及其数量。12）、文档评价系统自动收集用户对文档的评价意见。用户可对系统中任何一份文档进行评论。13）、文档发送时可定义接收用户的文档处理权限，如只读、印存权、修改权等，只有阅读权的用户不可复制、打印、保存、修改文档，以达到有效保护文档的目的。14）、文档管理流程支持多种审阅机制，如图纸资料在多个用户间的串行审阅和并行审阅或中途转给其他人审批。15）、消息管理系统为文档管理各过程提供的即时通知服务。如文档起草完成后，会通过消息系统提醒审核人进行审核；审批完成后，通知文档管理员发送文档；文档发送后，消息系统通知收文人阅读、办理。当事人在规定时间内未及时处理工作时，消息系统会自动发出催办通知。16）、用户可在线借阅对自己开放权限的文档，借阅前可以在文档库中进行多种方式的搜索。17）、文档修改、销毁要先行申请，批准后才能进行，修改痕迹将保留下来备查。文档修改后可直接保存到数据库，WEB界面也可在线直接编辑文档。修改后的文档保存到数据库时，原文档自动进入旧版中心，成为历史文档，从而确保流转的总是新文档。可签出文档进行修改，文档一旦签出，锁定只读，防止在未签入之前被修改。18）、OFFICE文档的修改可保留痕迹，记录某人、某时间修改了哪些内容，并可电子签名、电子盖章。19）、回收用户文件权限时，可据文档或发送对情况自动生成文档回收清单，可一次回收一份文档的多个用户或一个用户的多份文档。用户权限回收后，系统会自动发送一个短消息通知此用户。20）、文档销毁后进入废弃文档库，文档管理员可查看废弃文档，如果需要，可以恢复。二、档案管理方案1）、用户可根据公司情况设计档案分类体制，各分公司、各部门甚至个人均可建立独立的档案分类，档案分类象WINDOWS资源管理器一样，形象直观。2）、可为每个档案分类设置许可用户及其权限。3）、可利用文件归档工具灵活将文件库中的文件进行归档。4）、可自由合并档案或拆散档案。5）、在档案管理界面可定位到案卷中的每一份文件，并可在线打开进行阅读。三、权限管理方案1）、基于角色的权限管理，无需为每个用户设置权限，只需将用户指向角色，大大减轻了系统管理的工作量。2）、可根据用户身份设置其可操作的模块。3）、每个文档分类可设置权限，包括读取、借阅、添加、删除、修改、查询、统计、打印及各相关资料的操作权，如发送清单编辑权、文档办理记录编辑权、历史版本查看权等。4）、文档发送时，每份文档可为其发送对象设置只读权、打印保存权、修改权、转发权。 四、文档浏览方案1）、用户可自定义各种文档的打开方式，如直接打开、利用图文浏览组件打开、利用OFFICE文档组件打开三种方式。2）、图文浏览组件可直接浏览450种以上的不同文档格式（Office/Image/2D/3D/EDA）的文档，而无需安装种类相应的编辑软件，并且可以完全保留原文档的完整性、机密性，可灵活设置只读、打印保存权及修改权。支持文档格如下：l 2D/3D/EDA格式：CAD、PRO/E、Gerber、ODB+ 、EDIF(Cross-probe、BOM)、Mentor Expedition、PADS、ORCAD的3D PCB、Zuken 、CADIF Expedition、CADSTAR 7、PCAD Layouts & Schematics、Allegro 15.2、Protel 、PADS Power PCB Binary v5l 文书格式：Microsoft Word、PDF、WordPerfect、Ami Pro、Wordstar. l 表格格式： Microsoft Excel、Lotus 1-2-3、Quattro Pro. l 数据格式：Fox/dBase、Paradox、Accesse、DataBase. l 图像格式：GIF、CorelDRAW、JPEG、PCX Targa、WMF、WPG、PIC. l 压缩格式：ZIP、ARC、LHARC 3）、如果要对文档进行在线编辑、电子签名、电子盖章及修改痕迹保留等更为复杂的操作，可采用OFFICE文档组件打开文档。4）、利用图文浏览组件或OFFICE文档组件均不能打开的文档，可选择直接打开方式。五、文档保存方案1）、保存在服务器数据库中，确保文档安全及查找的灵活性，同时保管、备份、移动及管理均十分方便。如果文档较多，可用多个服务器或多个硬盘存放文档。2）、保存在服务器FTP站点目录下，便于远程按权限存取，客户端在保存文件时自动上传到指定目录。3）、保存在服务器WEB目录下，便于远程存取。4）、保存在服务器文档夹中，便于C/S下存取。 5）、可一次性将一个文件夹中的所有文件批量导入到系统中。六、文档保护方案1）、为每个文档分类设计其许可用户，并为此分类下的不同用户设计操作此文档下文档的不同权限，这是保护文档的第一步。2）、文档要发送时，可设置其权限，对于一般用户，只设置其阅读权，不可打印、保存、修改。3）、文档打开方式可设置为用系统组件打开，而不设置为直接打开，可有效保护文档。 4）、文件经过加密后保存到数据库中，没有权限的用户永远看无法下载及修改文档。 七、文件办理提醒方案1）、消息提醒系统在电脑开机时自动打开，提醒用户急需承办的文件（可设置提醒提前期）、收到的短消息及公司最新发布的公告。2）、如文档起草完成后，会通过消息系统提醒审核人进行审核；