会计电算化工作制度

会计电算化工作办法第一章 总 则第一条 为了充分发挥电算化在公司会计核算及财务管理中的作用，保证公司会计电算化工作的顺利开展，根据会计法和财政部会计电算化管理办法的有关规定，特制定本办法。 第二条 本办法适用于公司各级财务部门。 第三条 公司在完善基础会计核算电算化工作的同时，应研究并逐步开展深层次管理工作电算化或与其他管理信息系统联网工作，逐步建立以会计电算化为核心的企业资源计划系统（ERP）。做到公司内部信息资源共享，充分发挥会计电算化在公司经营管理中的作用。第四条 公司的会计工作岗位可设置系统管理员、系统维护等工作岗位。（一）系统管理员：负责会计电算化工作的整体开展，检查和督促系统各操作人员的工作，负责系统的安全保密工作。（二）系统维护：负责维护计算机硬件、软件的正常运行，管理微机内会计数据。第二章 硬件管理第五条 硬件管理要求（一）计算机硬件的安装要由专门技术人员负责，设备的运行环境、接地、电源要完全符合设备的技术要求。（二）系统维护人员对设备要经常进行检查，确保正常运转，发现异常现象要立即采取相应措施，对不能解决的问题要及时向上级报告。（三）对设备进行检修时，要将故障原因、时间以及更换部件的规格、型号、数量做详细记录备案。第六条 会计信息系统所用的计算机设备必须配备不间断电源，以保其系统正常运行，保障会计数据的安全。 第七条 硬件发生故障时，应由专人或定点维修人员负责检修排除，做好维修记录，其他人员不得擅自拆修。 第八条 系统的开、关机应由系统管理人员或专人负责，并需严格遵守开、关机顺序。 第三章 软件管理第九条 选择的财务软件应符合财政部会计核算软件基本功能规范和上级部门的要求，并且能满足会计电算化的实际工作需要。第十条 软件管理要求（一）为确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，操作人员必须设置系统及财务软件密码，系统及财务软件的密码属于财务机密，不得随意泄露。（二）操作人员必须熟悉应用软件处理要求和操作方法。（三）更换现行的会计电算化软件系统、对软件升级改版等，要保证实际会计数据的连续性和安全性，并由有关人员进行监督。（四）对于数据的调整、修改程序的使用，必须要有两名操作员同时执行，并做好调整与修改内容的详细记录。（五）健全必要的防治计算机病毒的措施：如安装杀毒软件，并及时更新其病毒定义库，外来存储介质必须经过严格的病毒检测方能使用。第十一条 财务软件应在软件开发商的协助下安装、调试，直至正常运行。 第十二条 系统管理人员应对软件进行正常维护，包括对程序、数据、编码的维护，以保证系统的正常工作，并做好维护记录备查；其他任何人员未经允许，不得对软件数据进行修改、删除。 第十三条 会计软件运行发生错误，系统管理人员应立即检查处理，如无法处理，需及时与软件开发商联系，弄清原因，排除故障。 第十四条 会计核算软件的修改必须在财务部领导批准和监督下进行，严禁擅自修改软件。 第四章 岗位责任制管理第十五条 根据会计制度和会计电算化的要求，设置电算会计主管、系统管理员、软件操作员、系统审查、档案管理岗位，具体如下： （一）电算会计主管由公司财务总监担任，负责协调和管理整个会计电算化工作； （二）系统管理员负责会计系统和财务部网页及内部局域网的日常管理工作，定期杀毒和更新杀毒软件，每天负责开机、关机，发生故障及时维修和记录备查，保证系统合法、安全、可靠； （三）软件操作员由相关岗位人员担任。 第五章 会计电算化操作管理第十六条 财务部工作人员必须经过培训和授权认可后方能上机操作，其他人员未经允许不得上机操作。 第十七条 财务部工作人员应按密码和操作权限操作，除系统管理员外其他人员不得擅自上机操作。 第十八条 任何人员禁止在网络机器上安装和使用游戏软件；使用外来软盘时应先进行杀毒；使用内部局域网时禁止同时使用国际互联网等外部网络，以保证计算机数据安全和防止感染计算机病毒。 第十九条 任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删和修改数据、源程序和数据库文件结构；不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏程序、数据文件、账册、软盘等。 第二十条 各岗位工作人员在操作使用计算机过程中，如遇异常情况，要及时联系系统管理员进行解决，不得自行解决和自行处理。 第二十一条 会计电算化人员操作规范（一）操作人员必须按照各自的权限进行操作，不得越权，操作完毕后退出系统。（二）操作人员自行设置密码并注意保密及定期更换。杜绝未经授权人员操作会计软件。（三）操作人员应根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，记账凭证须经指定的审核岗位进行审核，未经审核的记账凭证不得过账。（四）操作人员应及时做好备份工作，以防止意外事故的发生。第二十二条 操作人员必须严格履行岗位职责与操作权限，不能越权、越位操作。未经财务负责人同意，不能向他人提供各类会计数据。 第二十三条 输入到计算机的记账凭证必须经过复核人员审核才能进行记账。月末结账前确保本月凭单本月处理完毕。 第六章 档案管理第二十四条 电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计凭证、会计账簿、会计报表等数据。 （一）电算化会计档案是存储在计算机硬盘或其他存储介质中的各种会计数据。（二）定期对硬盘上的会计数据进行备份，不得直接对硬盘上的会计数据进行任何非法操作。（三）应指派专人妥善保管好用于会计数据备份的存储介质，备份的存储介质存放场所须做好防潮、防磁工作，并定期进行转储。（四）存储介质上的会计档案保管期限应在该系统停止使用或有重大修改后的五年，其中会计科目和总账数据必须永久保存，明细账、记账凭证及其他数据资料应在该系统停止使用或有重大修改后的五年后可根据需要按审批程序决定存毁。第二十五条 应根据数据量和硬盘空间的大小情况，定期（半年或一年）进行一次硬盘清理，以提高机器的利用率和运行速度，没有做好备份的硬盘数据不得清理删除。第二十六条 电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责；一般不允许借阅。 第二十七条 会计电算化的数据，必须每日备份，重要的会计数据应准备双份。另外对硬盘上的会计数据建立移动硬盘备份。备份分为年备份、季备份，年、季备份分别按每年、每季度一次，均在移动硬盘中建立两份备份，并存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。第