美的电机公司零星采购管理制度

广 东 美 的 集 团 空调电机事业部零星采购管理制度一、目的为统一规范公司各部门的零星采购流程，有效控制采购成本，保证采购行为的公平、公正、公开，明确并规范各部门职责，特制定本制度。二、适用范围1、办公用品，包括：电话，台扇（吊扇）、多用插座等，单价在500元以下与办公相关的通用物品；这里的办公用品不包含办公文具、电脑低值耐用品、打印机耗材以及办公家具；2、生产性低值易耗品，包括：备品配件，工装夹具，五金工具，其他辅助工具；3、非生产性低值易耗品，包括：劳保福利用品，常备药品，宣传用品，与技术质量系统技术、检测直接相关的一些零星耗用品(不包含由事业部审批的检测设备及备件)；4、小型基建项目，即同一个项目中采购多种非生产性易耗品，通常采购总额在2000元以上10000元以下，如科室小型装修，车间水电安装等。三、各部门职责1、各职能部门负责编制本部门零星采购月度需求和年度需求计划，并向财务部备案。2、管理科负责审核办公用品、非生产性低值易耗品、小型基建项目的采购申请，并负责组织其具体采购工作（与技术质量系统技术、检测直接相关的零星耗用品除外）；管理科在物品采购部门产生争议时，有权进行解释；有权对各部门物品使用情况监督管理，避免虚报、浪费以及不合理采购情况的发生；3、设备组负责审核生产性低值易耗品中备品配件（包括各种生产设备上的零配件以及一些精密度较高、价值较高需要特别定制的零配件）、工装夹具的采购申请，并负责组织具体的采购工作；如非生产性低值易耗品与生产性低值易耗品相同，适用生产性低值易耗品采购，不允许出现同一物品多个部门参与采购。4、财务部负责会审单价500元以上，或总金额2000元以上的零星采购申请。并负责参与价格的招标及商务会谈，对采购价格和采购流程的合理性进行监督；财务部负责资产管理、登记造册及废旧物资的处理等工作；5、供应组负责除备品备件、工装夹具以外的生产性低值易耗品的采购，主要指一些零星的价值较低的生产辅助材料；6、财务部物流组负责对采购物品入库、发放、换发，并通知使用部门一同查验物品质量；7、总经理负责审批采购计划或采购申请，并决定具体采购行为。8、各采购部门于每月底统计当月采购的物品、数量等相关明细。四、采购申请审批程序公司内部各职能部门、车间在实际需要时提出零星采购申请，所有采购计划必须根据客观需要，避免浪费和虚报，各部门在年度或月度有固定项目需求采购时，需提供月度或年度采购计划报财务部备案。1、生产性低值易耗品的申请：（1）备品备件、工装夹具的申请流程：对芜湖公司备品备件、工装夹具的申请审批程序，作如下具体规定：A、备品备件、工装夹具的申请一般由生产部门提出，每月月末车间根据下月计划手工填写；B、由设备组对车间提交的威灵（芜湖）公司备品备件采购申请表进行审核汇总,重新整理成威灵（芜湖）公司备品备件月度采购计划表报电机事业本部审批，在非特殊情况下，不需要编制相关文字报告；设备组在审核车间计划时需注意安全库存量的制定，根据备件每月的消耗量、结合采购周期及备用需求确定安全库存量，并据其生成每月的采购计划，库存量（含在途）等于或大于安全库存量的，禁止采购；另外一些临时需要制作的工装夹具，需车间手工填写模具与工装夹具申请表（见附三），并需经车间主任、工艺部门以及制造部部长的签字与审核。C、计划表被批准后设备组对备件、夹具进行询价、比价，并进行商务会谈或招标，最终选定供应商；D、完成合同或订货单的编制，并手工填写备件合同审批表报空调事业部批准；合同审批流程如下：a、小于5万元，由制造部部长提交，芜湖公司总经理审核，综合管理部审核，事业部总经理审批；b、5万元及以上，由芜湖公司制造部部长与总经理共同提交,空调电机事业部负责人审核，营运部会审,事业本部总裁裁决；E、计划外购置的,需手工填写备件计划外采购申请表，审批流程与正常采购合同审批流程相同；F、事业部对备件合同审批表或备件外采购申请表批准后，设备组将合同送至财务盖合同章，合同正式生效；G、对于1000元以下的合同文本需报芜湖公司管理科备案，10000元以上的合同文本需报综合管理部备案，并作为单据报销的依据。（2）生产辅助材料的申请：A、生产辅助材料的申请一般由生产部门提出，申请人在每月月末按下月采购需求计划在MIP中填写生产性低值易耗品零星采购申请表；B、申请表填完后在MIP中的审批流程是：车间主任签字确认 部门领导审核 (对于总价500元以上的采购，需报财务经理审核) 总经理审批 供应组；C、供应组收到审批过的申请后组织具体采购工作。车间每月月末根据下月需求提交计划申请，在提交申请的时候需要严格根据客观需要，避免浪费和虚报。审核部门在对车间的申请进行审核的时候需要对于一些非易损耗以及金额较大的辅助材料控制申请次数，对同一物品申请次数频繁的，车间说明申请次数频繁的原因，如若为非正常损坏，需追究责任人责任；如若为质量问题，需车间出具说明，追究供应商责任，并责令整改直至改正，否则予以更换供应商。2、办公用品、非生产性低值易耗品，小型基建项目的申请：根据各部门职责，办公用品，非生产性低值易耗品中的劳保福利用品，常备药品，宣传用品以及小型基建项目的采购申请由管理科购买；与技术质量系统技术、检测直接相关的一些零星非生产性耗用品由计量室购买；A、申请时在MIP中填写非生产性低值易耗品零星采购申请表；B、申请表填完后在MIP中的审批流程是：(车间主任)部门负责人管理科经理(大于200元，需总经理审核) 办公室OR计量室；C、办公室或计量室收到审批过的申请后组织具体的采购工作。3、紧急采购紧急采购一般用于不经常使用、计划外的临时性的采购项目（这里的紧急采购不包括原材料的采购），采购时，使用部门在MIP系统中填写紧急采购申请单，经部门负责人审核、制造部审核、财务审核，最后芜湖公司总经理审批后，业务员进行采购，因为紧急采购为临时性计划外采购，车间需严格控制申请金额与数量，杜绝浪费，原则上各部门每月最多允许提交3次申请。在提交以上申请时需要注意的是，申请人在申请表中务必注明所需采购物料的具体数量及型号规格，必要时需要提供品牌，避免不必要的拖遢，以提高工作效率，如果申请表中对采购物品表述不清的，采购部门有权拒绝购买，直至改正为止。五、商务谈判及采购价格报批1、办公用品，非生产性低值易耗品，小型基建项目采购流程1.1坚持多方选点、多方洽淡、货比三家的原则，对一次单件物品采购单价超过500元或长期零星采购的物品，原则上必须有三家以上的供应商进行选择，管理科把供应商的详细资料汇总后记录下来，并存档；若是紧急情况下采购，一时无法选择三家以上单价进行报价，则必须提交书面申请，经管理科审核，芜湖公司总经理批准后，按特例进行操作。1.2所有采购必须全面真实填写商务会谈情况汇总表，会谈组织实施按分权手册执行，会谈结果必须由会谈小组全部成员确认，管理科主任审核后，方可交公司总经理审批。1.3经总经理批准后的商务会谈情况汇总表由实施部门复印，原件交管理科存档。1.4对长期性采购的物品，如办公用品、劳保用品、技术质量系统所需的非生产性物资，以及一次性采购的单件物品超过500元，需首先经过商务会谈，填写商务谈判情况汇总表确定几家供应商，并在以后的采购过程中给予不同的比例进行分配，以增强供应商之间的竞争力，同时商务谈判必须要有财务部人员参与。1.5每一年进行一次供应商重新确定的商务谈判，若因市场及其它情况导致供货的价格等因素的变化，应及时就供应商对供货价格重新确定的商务会谈，责任部门及时填写商务会谈表，并按新的标准进行采购。1.6所有采购活动，必须全面收集各方面的供货信息，进行综合筛选，确定会谈对象。1.7商务会谈的内容尽可能全面而具体，且必须有价格、质量、供货周期、结算方式、票据形式、供货方式及保障能力、违约处罚等内容的规定，必须坚持公平、合理，对我方有利的原则。1.8对于突发性且必须立即采购，又找不到更多的洽谈对象时，经部门负责人同意，可不进行三家以上的供应商谈判，但必须由两个部门以上共同执行（其中必须有财务部参加）且按照2.7操作，事后必须补办相关手续。1.9所有供应商资料由管理科汇总管理，并于年终就非生产性采购向总经理总结报告。2、生产性低值易耗品采购流程2.1零星采购原则上要求招标定价；未招标项目采用商务谈判方式定价。均需填报电机事业部外购（协）物料报价审批表（以下简称报价审批表）报事业部审批。2.2零星采购招标价执行期限为一年，定为每年的元月实施招标。元月份招标内容以前一年招标价格为基准。出现向中标供应商采购未定价物料，采购当月月底需统一汇总此部分价格对比资料，填报报价审批表，参照审批流程执行，并作为报销附件。临时向其他供应商采购物料，需在采购前及时办理比价及价格申报审批程序，并作为报销附件。2.3所有采购活动，必须全面收集各方面的供货信息，进行整理和筛选，初步确定采购谈判对象。在供应商征询价格时必须向所有供应商提供明确一致的质量要求、服务要求、品牌要求等，即保证对所有的供应商提供信息的公开、公平、公正。2.4对于计划外采购总额超过1000元、单项采购物品超过150元的，要求组织三家以上的供应商实施商务谈判定价，填报价格审批表报批；计划外采购总额或单项采购不超过150元的，若供方不愿出示报价，采购部门可协同有关部门进行口头询价方式定价，对询价内容出具书面说明作为报销附件。2.5在采购业务发生前，组织同选定的各家供应商进行商务谈判。在商务谈判中必须首先与供应商确认质量、服务、品牌、供货时间等系列非价格要求的一致性，在此基础上要求供应商进一步降低价格。2.6招标谈判必须有采购申请部门、采购实施部门、财务部、管理科人员共同参与。零星采购招标谈判原则上必须有部门副职以上人员主持。谈判中及谈判前，参与会谈人员不得损害公司利益，故意泄露价格。2.7部门计划外专用品如备品备件、计量用品等，在采购过程中有的无法挑选出3家以上的供应商报价，原则上要求采购实施部门出具书面报告，解释原因，列示历史采购价和实际执行价等内容。经部门负责人审核、财务、管理科会签后提交芜湖公司总经理审批执行。2.8招标执行期内若因市场及实际情况的变化，导致供货价格浮动大的，应及时进行供应商及供货价格的重新确定，填报价格审批表上报审批。 2.9根据实际需要，可与供应商签定供货合同和质保协议，明确各项条款。合同价格即为执行价格。六、入库、发放及资产管理1、财务物流组备件管理员在签收货物时，必须核对实物、送货单的一致性。2、物流组备件管理员对入库的物品打印收料单作为财务入库的帐务处理依据，其中备件、工装夹具类在实物入库后即根据设备组提供的合同价格与实际送货数量打印收料单，生产辅助材料类在每月15日前根据供应商开具的发票和送货单打印收料单，劳保用品依据每月实际申请计划上价格与送货单月底前打印收料单，其余一些零星非生产性低值易耗品依据发票和送货单也应尽快打印收料单。3、每月各部门申请的行政、劳保、药品及非生产性用品经批准购买后，由各部门自行派人去物流组领取，物流组应严格按照审批的用品及数量进行发放。4、各部门对领用的劳保用品，应严格按照各岗位使用情况进行合理发放，对车间的物品领用，应由车间统一管理，并落实专人负责，物品的领用回收必须以明细表的方式体现出来，以便公司进行检查，对每月回收的劳保用品，公司将根据每月实际发放与回收的比例，对各部门进行考核。5、原物品报废的，需以旧换新统一交物流组回收保管，对此，仓管员应严格把关，对于无旧物换新物的申领人员有权拒绝发放，对于旧物丢失的需追究相关人责任，另外，应认真核对品种、数量，并以表格的形式进行存档，以备公司进行检查核对，废旧物品由物流组根据集团、事业部及工厂的报废管理制度提出申请，经审批后，方可进行变卖处理，同时接受管理科的监督，其它任何部门、个人不得以任何理由丢弃、私用及变卖。七、零星采购报销1、零星采购招标资料必须交财务备案；招标内物料报销需提供当月月度计划、仓库收料单、发票、合同及验收报告等。2、招标外物料采购报销需打印出MIP系统中审批完后的采购申请表、电机事业部外购（协）物料报价审批表原件、仓库收料单、发票及验收报告。3、采购部门需及时通知供应商尽快开票结算，其中备件、工装夹具需在实物入库后一个月内开具发票，如果特殊情况下验收期较长的按合同中规定执行；生产性辅助材料需在实物入库后下个月10号前开具发票，劳保用品等非生产性低值易耗品需在实物入库后一个月内开具发票。所有采购物品在验收合格入库后一个月内必须凭以上资料到财务办理报销手续。4、未按要求定期执行招标、进行价格对比采购的物资不予报销。八、考核1、若发现未按采购程序操作的，对责任人处以200元以上的罚款，情节严重的按公司相关制度处理。2、对不按规定超定额领用的，将对责任人（发放人和领用人）各予以50元以上的罚款，并退回超额部分。3、对必须回收后以旧换新的用品，回收率必须超过95以上，否则不予领取，违者将对责任人（发放人和领用人）各予以50元以上的罚款。4、对手套、口罩等劳保用品，应以旧换新，对任意丢弃的，按其价值的双倍扣罚责任人。5、