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使用模板节省时间,Microsoft Office Word 2007 培训,使用模板节省时间,贵公司名称演示：,使用模板节省时间,使用模板节省时间,课程内容,概述：快速创建文档 第 1 课：发挥模板作用 第 2 课：创建自己的模板,每课都包含一个建议任务的列表和一组测试题。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,概述：快速创建文档,从头开始创建 Word 2007 文档之前，可考虑使用一个现有的包含丰富内容的模板开始。 Word 提供了大量的模板，包括信函、简历、日历以及手册等。 您甚至可以进一步操作，将一个现有文档转换为完全满足您需要的模板。本课程将说明如何实现该目的。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,课程目标,使用 Word 和 Microsoft Office Online 提供的模板可节省大量时间。 创建自定义模板，以满足业务需要。,使用模板节省时间,第 1 课,发挥模板作用,使用模板节省时间,使用模板节省时间,发挥模板作用,虽然您可能已使用过 Word，但您可能并不十分熟悉 Word 模板。 什么是模板？它可以为您带来哪些方便？,模板是一种已包含内容的 文档。使用模板有助于得到 令人印象深刻的模板设计，并能节省时间。 本课程中提供的一些示例直接呈现了 Word 自身及 Microsoft Office Online 中已存在的许多模板。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,使用已制作的传真封面页,假设在您的工作过程中， 您经常需要向其他公司 发送传真。 您始终需要传真的封面页。,您可以每次花一些时间在 Word 中创建该页面，也可以使用 Word 中已包含的传真封面页。 您可以在 Word 的“已安装的模板”中找到该模板和其他模板。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,使用已准备好的议程,此处提供了 Word 模板的另一个示例，可为您提供便利。 假设，您负责为每周小组会议创建议程。,在从空白页开始之前，请查看 Microsoft Office Online 中可用的模板，您可以 从 Word 中直接链接到这些模板。 Office Online 提供了一个 按类别组织的包含大量各种模板的集合。 每一个类别中都有多个模板类型可供选择。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,使用已准备好的议程,此图片显示了三个议程 模板。,简单明了，格式文本区域有助于您填写议程。 外观完整巧妙，您可以在示例文本上输入内容。 页面布局和格式精美，颜色和表创造了可用于复杂议程设计的区域。,打开需要的议程，填写相应信息。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,查找已安装的模板,Word 包含 30 个以上适用于各种文档类型 （例如信函、传真、 报表、简历和博客张贴内容）的预安装模板。 此处介绍了如何查找这些模板。,单击“Office 按钮”，然后单击“新建”。 在“新建文档”窗口中，单击“已安装的 模板”。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,查找已安装的模板,Word 包含 30 个以上适用于各种文档类型 （例如信函、传真、 报表、简历和博客张贴内容）的预安装模板。 此处介绍了如何查找这些模板。,单击缩略图之一，在右侧预览该模板。,找到需要的模板后，单击“创建”。,此时将打开一个基于该模板的新文档，您可以根据需要对该文档进行更改。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,查找 Office Online 模板,从 Office Online 网站 打开模板的步骤非常相似。,如动画所示，打开“新建文档”窗口，但此时您在 Microsoft Office Online 下的区域中查看。 单击一个类别可查看缩略图。要下载某个模板，请选择该缩略图，然后单击“下载”。,动画：右键单击，然后单击“播放”。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,查找 Office Online 模板,从 Office Online 网站 打开模板的步骤非常相似。,打开 “新建文档” 窗口，但此时您在 Microsoft Office Online 下的区域中查看。 单击一个类别可查看缩略图。要下载某个模板，请选择该缩略图，然后单击“下载”。模板将作为一个全新文档在您的计算机上打开，您可以根据需要将模板添加到计算机，然后保存。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,模板的特殊作用,打开一个模板时，将打开一个基于所选模板的 新文档。 因此，您打开的是该模板的一个副本，而不是该模板自身。,模板的特殊作用是：打开 自身的一个副本，并将其包含的所有内容授予一个全新文档。 您在该新文档中操作，可从基于该模板构建的所有内容获益，并可根据需要 添加或删除内容。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,模板的特殊作用,由于新文档不是模板自身，因此所做更改将保存到文档，模板仍处于其原始状态。,所以，一个模板可以是 无数文档的基础。 每个文档都基于某种类型的模板；模板仅驻留在后台中。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,模板、文档：两种不同的文件类型,正是由于模板与文档的行为略有不同，因此它们也属于不同的文件类型。,如果您已在 Word 中保存过许多文档，则您可能熟悉如何选择可用的文件类型来保存文档。 标准格式默认为文档类型。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,模板、文档：两种不同的文件类型,模板是一种不同的类型， 模板与文档具有不同的行为。,如示例 1 中所示：模板将保存为“Word 模板”类型。文件名的末尾包含 .dotx （在先前的 Word 版本中，此扩展名为 .dot）。 如示例 2 中所示：文档将保存为“Word 文档”类型。文件名的末尾包含 .docx （在先前的 Word 版本中，此扩展名为 .doc）。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,练习建议,对商业信函使用模板。 向信函中添加您的文字。 对传单使用模板。,联机练习 （需要 Word 2007）,使用模板节省时间,使用模板节省时间,测试 1，问题 1,模板与文档的重要区别是什么？（选择一个答案。）,它包含样式。 它包含 Word 主题。 它打开自身的副本作为一个新文档。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,测试 1，问题 1：答案,它打开自身的副本作为一个新文档。,模板意味着文档的起点，您可以根据需要继续自定义该文档。模板具有 可广泛适用的通用特性，因此您可以将其重复用于某种类型的文档。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,测试 1，问题 2,在 Word 中，查找现有 Word 模板的第一步是什么？（选择一个答案。）,单击“Office 按钮”，然后单击“新建”。 单击“Office 按钮”，然后单击“Word 选项”。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,测试 1，问题 2：答案,单击“Office 按钮”，然后单击“新建”。,单击“新建”时，将打开“新建文档”窗口，该窗口中包含已安装的模板和联机模板的链接。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,测试 1，问题 3,模板与文档在行为方式和文件类型上都不同（选择一个答案）。,对。 错。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,测试 1，问题 3：答案,对。,模板与文档的不同之处在于：模板以一个全新文档的形式打开自身的副本。另外，模板将保存为称为“Word 模板”的文件类型，文件名的末尾包含 .dotx 扩展名 。,使用模板节省时间,第 2 课,创建自己的模板,使用模板节省时间,使用模板节省时间,创建自己的模板,假设您经常使用某种发票，每次该发票的基本内容都相同， 仅需要更改某些细节。,实质上，您正在将原始文档用作 模板，但您可能从未将其转换为 模板。 为什么不需要执行此操作呢？将文档转变为模板后，您将拥有一个 清晰的母版，可通过该母版进行工作，准备当前发票时，无需撤消过期的内容。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,创建模板的优点,继续以发票文档为例， 此处显示的是通过将 文档转变为模板可以获取的一些好处。,您无需搜索各个文档版本；更改将全部存储在模板中。 由于模板打开自身的一个副本，因此您无需担心会意外保存覆盖了先前的某个发票。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,创建模板的优点,继续以发票文档为例， 此处显示的是通过将文档转变为模板可以获取的一些好处。,您可以修改模板的内容，以便其仅包含每个单一发票都需要的信息。这样一来，您将无需总是删除过期的信息，这将让您节省时间和避免麻烦。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,创建模板的优点,继续以发票文档为例， 此处显示的是通过将文档转变为模板可以获取的一些好处。,通过去掉过时的内容， 将降低保存以及意外发送出包含无用内容的发票的机率。,在 Word 中，该模板始终与所有其他模板保存在相同位置中。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,准备模板内容,创建模板的过程包含在其中保留或创建所需信息。,以上是您希望每个基于该模板的新文档包含的起始内容。 在模板中插入的许多内容取决于您自己的偏好和内容细节。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,准备模板内容,首先，打开用于创建模板的文档（在此例中， 即发票文档），或打开一个空白文档。,暂时保留保持不变的内容。 在发票的日期区域 插入日期和时间命令 。此操作将自动在新文档中插入当前日期。,以下是之后可能要执行的典型操作：,使用模板节省时间,使用模板节省时间,准备模板内容,首先，打开用于创建模板的文档（在此例中， 即发票文档），或打开一个空白文档。,保留将根据发票而更改的信息的文本占位区域：接收发票的公司名称 和地址。,以下是之后可能要执行的典型操作：,将因发票而异的区域保留为空：完成工时、小时数和总成本。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,将文件另存为模板,由于模板具有其自己的 文件类型，因此要将文档另存为 模板，应选择名为“Word 模板”的文件类型。 以下是相应步骤。,单击“Office 按钮”，指向“另存为”，然后单击“Word 模板”。 在“另存为”对话框中，单击“受信任模板”，作为模板保存位置。 命名该模板，然后单击“保存”。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,将文件另存为模板,将模板 放入“受信任模板”非常重要。,由于宏可能包含恶意代码，因此 Word 会监视正在打开的文档中是否存在宏。 如果计算机的安全设置处于 推荐级别，Word 将打开任何模板文件，但会禁用模板文件中包含的所有宏。,它会通知 Word，即使模板中包含宏或其他代码，打开模板也是安全的。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,将文件另存为模板,将模板 放入“受信任模板”非常重要。 它会通知 Word，即使模板中包含宏或其他代码，打开模板也是安全的。,但是，对于位于“受信任模板”文件夹中的模板，Word 不会禁用宏。它会假定这些文件是安全的，因此请确保其中所存储的文件的来源是可靠的。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,根据模板创建文档,将模板保存在“受信任 模板”文件夹中的另一个好处是便于 Word 随后查找。,在“新建文档”窗口中，单击“我的模板”。 单击所需模板。 确保选中右下方的“文档”（位于“新建”下），然后单击“确定”。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,编辑模板,如果模板信息的重要 部分过时怎么办，例如，您公司的徽标发生更改？ 此处演示了如何打开并编辑模板。,单击“Office 按钮” ，然后单击“打开”。,单击“受信任模板”文件夹。 选择模板，然后单击“打开”。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,编辑模板,如果模板信息的重要 部分过时怎么办；例如，您公司的徽标发生更改？ 此处演示了如何打开并编辑模板。,保护您的模板,如果您创建了一个公司中其他人员计划使用的模板，请注意保护该模板的内容，以免对模板进行不需要的编辑。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,练习建议,查看文件名中的扩展名。 将文档转换为模板。 查找并使用模板。 编辑模板。,联机练习 （需要 Word 2007）,使用模板节省时间,使用模板节省时间,测试 2，问题 1,文档文件和模板文件的一个区别 在于文件名的扩展名（句点之后的字母）。模板文件的文件扩展名是什么？（选择一个答案。）,.docx .dotx,使用模板节省时间,使用模板节省时间,测试 2，问题 1：答案,.dotx。,这是在 Word 2007 中创建的 Word 模板的扩展名。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,测试 2，问题 2,在要将文件另存为模板时，首先指向“Office 按钮”下的菜单中的“另存为”，然后 单击什么命令？（选择一个答案。）,“ Word 模板 ”命令。 “ Word 文档 ”命令。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,测试 2，问题 2：答案,“ Word 模板 ”命令。,使用模板节省时间,使用模板节省时间,测试 2，问题 3,应将模板保存在“受信任模板”文件夹中的一个原因是什么？（选择一个答案。）,以便您使用“新建文档”窗口中的