外贸管理信息系统分析与设计

1外贸管理系统需求分析需求分析与总体目标外贸管理系统是针对中小型进出口公司的业务情况而设计的一套集企业外贸业务、电脑网络科技、Internet技术，科学管理方法于一体的综合性外贸业务管理软件。它按照进出口实务的操作流程进行公司管理、业务数据管理、业务分析、统计查询等一系列的业务过程。旨在以先进的信息技术和管理方法为桥梁，为企业提供系统的管理软件和全面的解决方案，通过实施本系统可达到以下几方面的作用：1、提高企业管理水平，增强企业核心竞争能力建立企业自己的管理信息系统，通过计算机管理进出口业务，减少人工操作的随意性、增强企业内部工作的规范化和标准化；同时通过计算机管理企业的客户、工厂、商品、合同、单据信息等，便于日后的查询、统计、分析决策。2、提高企业风险防范控制能力风险控制是综合业务管理系统的核心内容，系统将外贸企业风险的控制分为市场风险、客户风险、业务员风险；系统通过成本核算表（预算）的申报与审批机制帮助企业评估合同的合理性与可行性；通过客户信用级别管理对客户进行风险评估；此外系统将客户、商品等数据统一管理后，变个人资源为企业资源，同时对业务员的考核、评价体系能准确衡量业务员业绩。3、规范业务流程、实现信息流、资金流和物流的统一任意一笔外贸进出口业务都包含三个要素：信息、物（商品）与资金，这三个要素的流转就构成了企业的信息流、物流与资金流。应用综合业务管理系统，可将三者有机结合起来，保证业务信息更加真实、完整，保证管理人员及时、真实、准确的获得企业的真实经济运行状况。外贸管理系统的需求分析通过我们对外贸管理的现行系统进行分析，了解管理工作流程如下： 样品数据管理：包括样品的itemno(货号)、description(样品名称)、packing(包装)、size(尺寸大小)、picture(图片)以及生产厂家的有关资料(厂家、单价等)。 报价：根据itemno从样品数据库中获取其它样品数据形成报价单(可带样品图片)和样品发票给外商。 Sales confirmation(外商合同管理)：外商订货后，要形成一个外商订货合同，合同数据中的description和packing都是根据itemno从样品数据库中获得。 国内合同管理：根据外商的订货情况，跟国内有关生产厂家联系，由外贸公司生产厂家订货，形成国内订货合同，国内订货合同的数据来源于sales confirmation。 生产、装箱、验货：国内生产厂家根据国内订货合同组织生产，产品生产以后根据合同要求进2行包装和装箱，形成出货表，外贸管理人员根据出货表进行验货。 形成Invoice(发票)和Packing list(装箱单)：管理人员根据出货表以及sales confirmation形成正式发票和装箱单。系统用于外贸公司对日常的公司的业务管理，主要内容包括相关的模块，具有以下功能与优势： 涵盖操作层手工运作，有效降低重复性工作和人为错误； 第一时间通过查询和统计分析，提供经营； 决策支持； 贯穿外向型企业贸易链条； 全面支持由核算型财务向现代管理型财务的转变； 实现自营进出口生产企业的整体物流资源管理。外贸管理系统总体目标作为外贸信息管理系统，其系统目标是：以计算机网络为基础，数据库为核心，开发满足外贸业务管理和发展需要的应用软件。通过充分系统调研，在弄清外贸公司业务的运转机制及用户的需求的前提下，确定系统的总体设计目标如下：1、外贸业务管理系统贯穿外贸业务的各个环节，为业务提供报价管理、合同管理、合同评审管理、资金管理、收购业务管理、出运单证管理、核销管理、库存管理。2、按照外贸业务管理的要求保证业务资料一次录入，多次使用，确保相关业务模块之间、出运单证之间高度一致性。在业务正常发生顺序中设置管理监控点，监控业务执行情况，确保各自业务环节，环环相扣以及系统数据的真实可靠。3、记账凭证管理产生记账凭证、自动制作会计账簿和资产负债表、损益表以及现金流量等会计报表。4、账务报表查询系统完成账本及各种管理报表的制作及查询。5、通过原始资料录入达到信息分类、综合查询、报表汇总等功能。系统使用过程中每一项业务活动所产生的信息能自动流转到公司各级管理人员查询系统，形成各种综合分析报表，及时反映跟踪业务进程的动态和综合情况，提供各种决策参考依据。6、按照标准化、规范化发展要求考虑系统的实用性和延续性。7、业务系统处理的是大数据量的业务信息，业务信息是外贸公司的商业机密，要确保这些业务信息在共享的同时也能够安全。8、考虑到人的惯性思维，所以在界面设计的时候要方便操作者，要提供给用户一个友好统一的界面。9、每一个软件系统想要有市场，系统能够长期稳定地运行是一个很重要的因素，这就要求系统的稳定性和健壮性。3外贸管理系统整体流程外贸管理系统主要是对进出口贸易业务中的全部基本数据的管理。基本数据是业务信息的基础，基本数据来自公司内部业务人员输入的各种合同和单据，系统将合同和单据中的数据记入服务器中的数据库。数据库服务器是系统的心脏，记录输入的各种单据，对单据中的数据进行整理、归纳，根据使用者的要求提供各类与外贸业务及管理的有关信息。主要目的是： 改变信息管理手段，提高办公效率； 实现资源共享，随时提供公司的业务信息，能使业务人员和管理人员根据有关信息及时决策。根据用户需求所提供的业务流程及相互关系，外贸管理系统整体流程大致如图2-1所示：图 2-1 外贸管理系统整体流程图主要业务流程图在对外贸易领域、各类外贸企业尽管所处的地位不同，经营的商品种类不同，隶属的关系不同，组织形式不同，但是作为一个独立的经济组织，不论何种类的外贸企业他们都有一个共同的基本职能：就是通过组织进出口商品业务经营活动，通过国内生产者与国外购买者，国外生产者与国内购买者之间进行的商品交换。进出口贸易是指我国与其他国家进行的商品、货币的交易行为。在进出口贸易中，由于交易方式和成交条件的不同，其涉及的业务环节业不尽相同。各环节的工作，有的分先后进行，有的先后交叉进行，也有的齐头并进。但是，不论进口或出口交易，一般都包括交易前的准备、商订合同和履行合同三个阶段。把这些阶段细化成4个阶段。1、对外贸易出口业务流程如图 2-2 所示，主要经过以下几个阶段：(1)出口准备阶段：主要进行市场调研、编制出口计划、寻找客户建立业务关系并对客户进行信用4调查等工作。(2)交易达成阶段：客户向我方询问，我方寻找供应商，并向供应商咨询产品出厂价。根据供应商的报价，加上我公司的利润、各项出口费用等预估出口价格，向客户发盘，经过双方多次还盘达成一致。按照公司统一格式制作出口合同，图 2-2 业务流程图并经双方法定负责人签字后合同开始生效。签订出口合同后，我方与供应商签订采购合同，经双方法定负责人签字后合同开始生效。(3)履行交易阶段：该阶段办理各种出口批件，出口许可证、产地证等。出口商品生产完成后寻找货运商办理出运，制作出口发票，向保险公司投保，向商检局报验、取得检验证书。办理报关，货物装船后取得提单，然后向客户发装船通知。(4)完成交易阶段：汇集出口发票、提单、装箱单等单证向银行办理议付。银行结汇后对外汇核销单进行核销。合同完结后对加工贸易手册进行核销，并办理申报退税。向供应商支付货款。2、进口贸易的业务程序：(1)交易前的准备，主要包括以下内容：制定进口商品经营方案或价格方案，在对国外市场和外商资信情况调查研究的基础上，选择适当的采购市场和供货对象。5(2)商订进口合同：该部分与出口部分相同。(3)进口合同的履行，包括下列事项：按合同规定向银行申请开立信用证；及时派船到对方口岸接运货物，并催促买方备货装船；办理货运保险；审核有关单据，在单证相符时付款赎单；办理进口报关手续，并验收货物。主要数据模型 在数据库中用数据模型这个工具来抽象、表示和处理现实世界中的数据和信息，也就是对现实世界的模拟，常用的数据模型有层次模型、网状模型、关系模型和面向对象模型，由于我们使用的 SQL Server 数据库是典型的关系数据库，关系模型具有坚实的数学基础和运算特性，所以我们使用的数据模型也是关系模型。现在所使用的关系模型多为实体-联系模型（E-R 模型），它为数据库建模提供了实体(Entity)、联系(Relationship)、属性(Attribute)，用来描述现实世界的概念模型。可以说，被建模的企业建模可看作是由图形表示的一组实体类型和联系类型。E-R 模型是抽象描述现实世界的有力工具，虽然现实世界丰富多彩，各种信息十分繁杂，但用 E-R 模型仍可以很清晰的表示出其中错综复杂的关系。所以 E-R 图的直观性很强，便于用户的理解。数据库建立在 SQL Server 下，各子系统的数据库的创建都同属一个系统用户。通过对数据结构的加工分析后，实用建模工具对数据流程进行描述，建立 E-R 图，分析实体模型及其内部相互关系，建立数据表及关系、约束条件，通过连接数据库后，直接在后台数据库中建立数据表和参数。用户可以使用数据库创建工具来建立有关的数据库。在数据库服务器中包含了业务数据库、财务数据库、工厂财务数据库、物资管理和合同监控数据库等。根据 E-R 图来设计数据库表和表之间的联系具有结构清晰，维护方便，可读性很好。因为整个系统设计的实体和关系很多，仅以合同管理模块为例如图 2-3。6图 2-3 合同管理模块实体关系图实体关系图向我们展示了系统中包含的实体以及它们之间的关系，接下来我们需要做的是将实体关系图转化为信息系统数据库中存储的关系表。这里需要解决的就是将实体关系图中的实体以及实体之间的联系转换为关系模式，并确定这些关系模式的属性和码（具体实现在 3.4 中详细介绍） 。转换的主要规则是：(1)一个实体型转换为一个关系模式。(2)一个 m:n 联系转换为一个关系模式。(3)一个 1:n 联系可以转换为一个独立的关系模式，也可以与 n 端对应的关系模式合并。(4)一个 1:1 联系可以转换为一个独立的关系模式，也可以与任意一端对应的关系模式合并。设计指导原则1、整体性原则综合信息系统的计算机网络和数据库系统的设计，应将公司所辖全部单位、所覆盖的整个地域、以及公司有关国际贸易的全面工作作为一个整体进行设计。2、突出重点，兼顾一般的原则系统设计应保证公司的主要业务工作(与进出口合同执行过程密切相关的业务)，同时兼顾一般工作(虽与合同执行关系不很紧密，但仍属国际贸易部业务)。73、安全可靠性原则选用成熟技术和可靠平台，保证系统安全性；对业务数据的访问进行权限控制，保证业务安全性；采用容错技术，定期备份，并以电子方式长期保存历史数据，保证数据安全性。4、可扩充性原则系统设计应考虑公司今后的发展和内部的变化，计算机网络和系统功能应具有扩充能力，以适应未来的发展变化。模块化设计和Intranet实施方式保证系统对业务流程变化具有一定的适应能力；对业务规模和网络节点的扩充可以方便地予以支持；易于扩Internet，Intranet和Extranet应用。5、开放性原则系统设计应考虑与外单位系统及公司其它系统的互连要求。建立一个灵活可扩展、支持多平台的开放网络计算环境，不仅可以保护企业在软件和硬件上业已做出的投资，而且便于将来同客户、商业合作伙伴直接交换信息，进行跨企业联结。6、先进性原则提供企业战略级Intranet解决方案的平台，擅长非结构化信息管理、复制技术、安全管理、邮件处理和通信服务，其先进技术大大延长应用软件的寿命周期。利用它不仅可以实现业务管理规范化，还可实现无纸办公、无走动办公和远程办公，在充分满足当前业务需要的基础上改善工作方式，提高工作效率。系统环境软件的体系结构直接关系到软件的性能，所以选择合适的软件结构体系非常重要。现在流行的结构模式有：客户机/服务器模式（C/S模式）、浏览器/服务器模式（B/S模式）以及群件模式等，它们各有各自的特点，不能绝对地说孰优孰劣，应该根据具体应用的需求和特点来选用某种模式，或选择某些模式的组合。一个在建立分布式应用时最常用的范例便是客户机/服务器模型。在这种方案中客户应用程序向服务器程序请求服务，这种方式隐含了在建立客户机/服务器间通讯时的非对称性，客户机/服务器模型工作时要求有一套为客户机和服务器所共识的惯例来保证服务能够被提供（或被接受） 。这一套惯例包含了一套协议。它必须在通讯的两头都被实现。根据不同的实际情况，协议可能是对称的或是非对称的。在对称的协议中，每一方都有可能扮演主从角色；在非对称协议中，一方被不可改变地认为是主机，而另一方则是从机。一个对称协议的例子是Internet中用于终端仿真的TELNET，而非对称协议的例子是Internet中的FTP。无论具体的协议是对称的或是非对称的，当服务被提供时必然存在“客户进程”和“服务进程” ，一个服务程序，通信的基础是套接口（Socket），一个套接口是通讯的一端，在这一端上你可以找到与其对应的一个名字，一个正在被使用的套接口都有它的类型和与其相关的进程。套接口存在于通讯域中，通讯域是为了处理一般的线程通过套接口通讯而引进的一种抽象概念。套接口通常和同一个域中的套接口交换数据（数据交换也可能穿越域的界限，但这时一定要执行某种解释程序）。Windows Sockets规范支持单一的通讯域，即Internet域。各种进程使用这个域互相之间用8Internet协议族来进行通讯（Windows Sockets 1.1以上的版本支持其他的域，例如Windows Sockets 2）。套接口可以根据通讯性质分类；这种性质对于用户是可见的。应用程序一般仅在同一类的套接口间通讯。不过只要底层的通讯协议允许，不同类型的套接口间也照样可以通讯。用户目前可以使用两种套接口，即流套接口和数据报套接口。流套接口提供了双向的，有序的，无重复并且无记录边界的数据流服务；数据报套接口支持双向的数据流，但并不保证是可逆，有序，无重复的。也就是说，一个从数据报套接口接收信息的进程有可能发现信息重复了，或者和发出时的顺序不同。数据报套接口的一个重要特点是它保留了记录边界。对于这一特点，数据报套接口采用了与现在许多包交换网络（例如以太网）非常类似的模型。系统是采用socket服务器来建立和实现的（具体实现代码见附录）服务器端在C/S模式中是接收服务请求的一端。服务器响应客户机发出的数据请求和过程调用。这一过程通常包括执行业务规则，提供数据接口，为实现客户机请求与其它服务器交互。客户端在C/S模式中是发出服务请求的一端。例如，大多数商业系统的开发中，客户端图形用户界面的开发都是工作量较大的。图形用户界面接收用户的输入信息，并实现与服务器的接口，保证数据连接稳定，获取服务器上的数据并显示给用户。客户机/服务器模式是指两个逻辑(往往是物理的)系统（客户树服务器）及其应用程序逻辑组件之间复杂关系的协同。客户机/服务器模式将一个应用分为两个部分前端（客户机）、后端（服务器）。所谓服务器是指提供客户机服务的逻辑系统，所谓客户机是指向服务器请求服务的逻辑系统。一般来说，客户机向服务器发出请求为其完成一部分工作：服务器则处理客户机的请求并返回结果。一个客户机/服务器应用系统典型的工作分工如下：表2-1 客户机和服务器的工作分工客户机 服务器页面表示显示用户交互应用程序逻辑控制请求表述共享资源的查找、定位数据管理事务处理中央应用程序逻辑控制统计计算虽然客户机/服务器技术的概念是十分基本的，然而从它的应用过程中发出的力量、影响和灵活性是非常惊人的。9系统设计系统软件功能及模块设计经过对外贸管理流程的归纳总结将系统的功能划分，分为九个子系统模块来实现：业务管理子系统，核销单管理子系统，库存管理子系统，财务管理子系统，费用报销子系统，查询子系统，统计子系统，修改子系统，系统维护子系统。总体结构如图 3-1 所示：图 3-1 系统总体结构图1、业务管理子系统：提供公司、部门、个人的年、季度、月计划的管理工具，能够及时、准确地了解计划执行情况与进度，并对计划执行情况进行有效的管理。对制定的计划进行管理，需要对定制的业务计划进行查询，可以按部门、时间范围、付款方式、分类录入国外贸易额度计划，灵活控制贸易额度管理表。提供公司、部门的贸易额度的管理工具，及时掌握部门及公司日常用款的参考数据，并可以多条件查询，简化查询过程。管理异常用款申请计划表，与进口合同、出口合同、收购合同数据相关联，方便设