浅析秘书的时代感更新(已排版) (1)

镇 江 高 专ZHENJIANG COLLEGE毕 业 设 计浅析秘书的时代感更新The secretary of shallow contemporary update系 名： 专业班级： 学生姓名： 学 号： 指导教师姓名： 指导教师职称： 2015 年 11 月摘要秘书作为企业管理系统中一个非常必要的角色担当，不仅承载着企业管理者与下属机构之间的联系，同时也承担着提高企业领导者工作效率的责任。而随着社会的发展，时代的进步，社会竞争力的急剧增大，秘书的岗位竞争压力也在不断提高，特别是现代社会复杂的人际关系下，秘书这一职业将面临来自社会各界所给予的严峻挑战和更大的机遇。所以本文就秘书在时代视域下所应该有的全新的面貌进行了分析，从秘书的基本职能到自我完善，秘书应该以一个时代传承者的身份去面对未来企业的发展与需求。关键词：秘书；领导者；时代AbstractSecretary as the enterprise management system in a very essential role, not only bearing the enterprises managers and the connection between the subsidiary, but also to increase work efficiency of enterprise leaders responsibility. But with the development of the society, the progress of The Times, social competitiveness increases sharply, secretary of the position competition pressure are also constantly improve, especially under the complicated relationships in modern society, the secretary the profession will face severe challenges from the social from all walks of life and greater opportunities. So in this paper, the secretary at the time horizon, the new look you should are analyzed, from the basic function of secretary to the self-perfection, the secretary should as a time passing on to face the future development of the enterprise and the demand.Keywords The secretary；The leader；era目录摘要 I引言 4第一章 秘书的概述 .51.1 秘书的定义 51.2 秘书的类别 51.3 秘书的层次 51.4 秘书的性质 5第二章 当前我国秘书的素质现状分析 .72.1 业务水平低下 72.2 知识储备老化 7第三章 秘书的时代属性更新 .93.1 自我意识的苏醒 93.2 数字化办公能力的掌握 .103.3 超前和创新意识的培养 .11结 论 12参考文献 .131引言秘书是现代化职业发展的重要组成部分，在现代管理中扮演着非常重要的角色。随着社会的发展，科技的进步，秘书这个职业也渐渐的体现出非常明显的时代性。在市场竞争异常激烈的当今社会，作为管理者的辅助者，秘书工作效率的高低决定着管理者相关决策的传递和实践效果，所以只有充分挖掘秘书的潜力，调动秘书工作的积极性，从根本上提高秘书的整体素质，才能够促使秘书更好的为管理者提供帮助。时代的发展对秘书这个职业提出了更高的要求，无论哪种秘书都必须充分发挥出自身的价值，特别是对于我国秘书来讲，由于一直以来我国秘书职业的发展本身存在着非常严重的滞后性，所以如何深化秘书职业的内涵，把握住秘书的职能创新，发挥出秘书的时代性价值，是摆在我国秘书职业发展面前的一道难关。第一章 秘书的概述1.1 秘书的定义所谓秘书，从广义上来讲就是领导者的事务与信息的助手，他能够为领导者合理安排事务流程，为领导者搜集可能需要的信息，并且根据领导者的习惯照顾领导者工作中的日常事宜。而从狭义上来说，秘书是一种职称，属于一种社会职业，是直接为领导进行信息处理、事务安排的工作助手。其实从两者的定义上来讲，广义的秘书与狭义的秘书之间是相同的，但是同样的在与领导者之间的关系上则有一些差别。特别是狭义中的“助手”，体现了秘书应该具有的领导性、辅助性和智慧性。1.2 秘书的类别通常我们对于秘书的第一印象往往是办公室文员，为领导处理一些文字工作或者信息传递。但是从从属和服务对象上区分的话，秘书一般是能够分为公务秘书和私人秘书两种的。所谓公务秘书就是我们通常意义上的办公室文员，而私人秘书的职能范围以及所应该承担的责任则更广泛也更重要。甚至于私人秘书在很多时候往往是可以直接代表领导者的。而从组织内部的工作分工上来讲，秘书是能够分为行政秘书、机要秘书、生活秘书等。其实现代社会由于职场环境的扩大所以对于秘书这个职位的划分也更细致化和专业化。如果以工作的行业特征来划分的话，秘书还可以划分为法律秘书、医药秘书、军事秘书等，这些秘书都在某以特定行业拥有某种特殊的专业性，能够为相应的管理者或研究人员提供相应的助力。1.3 秘书的层次通常来讲秘书层级划分是纵向的，一般来将可划分为初级秘书、中级秘书和高级秘书。而之所以能够划分出这样的一种纵向关系，首先最主要的是取决于秘书人员在级别和工资待遇上的差别，这个差别是根据自身能力来进行判定的。其次就是根据秘书的工作量以及秘书结构比例来进行划分，譬如说高级秘书在工作量上就要远远大于初级秘书，并且高级秘书本身所具有的能力也是初级秘书所不具有的。所以说秘书的层级划分也是可以看作辅助层次的划分，高级秘书相对于初级秘书对领导者将会有更广泛的辅助效果。1.4 秘书的性质3秘书作为领导的辅助者首先其就应该具有良好的辅助性。而且从职能的角度上来讲，辅助性应该是秘书这个职业所具有的固有属性同时也是管理对于秘书所提出的要求。而从辅助性所衍生出来的还有中介性、直接性、全面性、服务性、被动性和机密性。从中介性上来讲，秘书作为领导者与下属机构之间沟通的纽带和桥梁，由于领导者自身的精力有限，所以必须通过一个媒介来筛选工作的先后顺序，或者说排除一定量不需要做的工作，这个媒介就是秘书，所以秘书是在管理流程中起到承上启下的中介作用的。其次就是直接性，相比于领导者来讲，一般秘书对下属机构的管理要更直接一些，因为从秘书的工作上来讲，他要根据领导者的需求来与下属机构进行直接沟通以合理安排工作流程和顺序，这就使得秘书与下属机构之间产生良好的直接互动，从而体现出直接性。然后就是秘书的全面性，其实秘书的全面性是针对某些特殊秘书，或者说一个范围的全面性。譬如说私人秘书就需要对领导者进行全面的服务，无论是日常工作还是日常生活，要求秘书对领导者需求进行全面的关注，并且给予回应。而医药秘书只有在医药领域内具有全面性，而跨越医药领域的话，是不具有这种所谓的全面性的。秘书的服务性所阐述的就是秘书对于领导者所进行服务职能的发挥。通常人们把秘书的工作形容为“上官天文地理，下关鸡毛蒜皮”，这种形容本身就突出了秘书在岗位职能上所具有的服务性。而被动性则是传统秘书工作中对于秘书的一种约束，它要求秘书要不越权、不越职，所以就导致了传统秘书在工作中往往因为担心是否会有职权逾越的行为而处于管理的被动状态。这也是现代秘书与传统秘书不同的地方所在。最后就是在机密性的探究上，秘书作为领导者最接近也是最信任的人，应该对领导者的行为、言谈等内容进行保密，并且对企业的相关决策、设计等都要保持信息封闭。这也是秘书基本素质中最重要的一环。第二章 当前我国秘书的素质现状分析2.1 业务水平低下可以说专业技能、专业知识薄弱应该算是我国秘书行业普遍存在的一个现象。特别是当前我国在秘书专业的设置上仍没有构建起成熟的体系，虽然有秘书职业，但是在高校教育的设置上在秘书方面并不重视，开设课程的高效也寥寥无几。一方面来讲，是由于我国传统文化观念中对于秘书这样一个职能存在一定的误解，在我国古代，秘书就相当于县府衙门里的师爷，可以说许多管理者不便于做，或者不可以做的事情都是由秘书去完成的。但是就我国传统文化而言，这种滞后性的观念始终未曾去除，所以对于秘书这样一个比较现代化的职业领域我国教育领域尚没有实现潜力的挖掘。而另一方面也是由于我国整个社会层面对于秘书的职能范围和专业程度看的过低，许多在岗的秘书都不没有接受过正统的秘书职业的训练或者相关课程的学习，所以这就导致了导致了我国秘书领域严重缺乏专业人才，上岗的秘书又不能够充分发挥出秘书这个职位的职能作用。而且企业对于秘书也没有合理的培训和进阶教育，更多的是听之任之，自由摸索，这对于秘书这个职业的未来发展来讲是存在严重隐患的。我国秘书职业的业务水平低下，跟职业意识的落后发展是分不开的。由于我国在历史上长期处于动乱时期，特别是在西方国家开始工业化发展的进程的时候我国尚处在闭关锁国的这样一种状态，这使得我国在职业发展上存在很严重的滞后性，即便是到了现代社会，从文化价值和观念认识的层面上来看，我国对于当前社会职业的定位相较于西方发达国家还是存在着巨大的发展鸿沟的。秘书职业出现的业务水平低下，专业性不强仅仅是我国目前职业发展中的一个典型的例子，而且从培养的层次上来讲，我国更注重知识和考试，却忽略了秘书职业所应该具有的实践性和思维性，没有从根本上对秘书这个职业所应该具备的条件进行深度的分析和解读，这就使得我国的在岗秘书本身没有对自己的未来发展有明确的方向，同时企业也没有对其进行长期的职场规划，无论从主动的角度还是从被动的角度，我国的秘书都处在一个非常尴尬的状态，所以一直以来，秘书职业出现了业务低下，专业水平不足，工作效率直线下滑的现状。2.2 知识储备老化目前我国的秘书普遍还存在的一个问题就是对于知识的更新不及时，不能够真正意义上的实现自身素质的与时俱进，甚至于许多秘书都还在沿用惯性的5思维和传统的职场规制在约束自己，这就使得许多秘书的工作出现了严重的滞后性，而且秘书不能够根据管理者的需求进行相关信息的提前准备，时刻处于一种被动的状态，这就使得秘书的工作在效率上十分低下。而且最令人担忧的是，许多秘书都是管理者的应声虫，在思维上总是跟随管理者的思路，不能提出自己的见解，所提出的观点也没有前瞻性和预见性，这在未来残酷的市场竞争中将会是巨大的威胁。对于秘书而言，作为管理者的助手，虽然说可能秘书与管理者之间的本质区别就在于秘书不能够真正的从俯视的视角去看待整个企业的运转和发展，但是就秘书这个职位的职能要求来说，秘书是必须要能够更得上企业的发展的，换句话说如果秘书本身的知识储备不足以承担起管理者以及企业的长期发展需要，那么等待秘书这个职业的除了淘汰将不会有第二种结果。这也是当前社会最为残酷的一个事实真相。其实当前我国社会正处于一种自然化的趋势，随着社会发展的速度越来越快，社会的竞争压力也就越来越大，自然界优胜劣汰的自然法则体现的也就越来越明显，而秘书虽然在我国古代已有雏形，但是毕竟由于长时间的搁置以及传统观念的拖累，使得秘书这样一个职业在我国所展现出来的职能效应仅仅是其应展现出来的十分之一，在岗的秘书不能够跟随时代的发展来补充自己应有的知识和技能，而企业在资源分配的时候又严重忽视秘书的重要性，所以就使得许多在岗秘书在工作中越来越显得力不从心，无可奈何。没有良好的工作方法，也没有深厚的技能储备，再加上职场的巨大压力，使得许多在岗的秘书失去了对工作的热情与兴趣，渐渐的随波逐流，泯于茫茫的职场之中。我们从上述的内容中能够看到，我国当前秘书领域的现状是岌岌可危的，特别是在当前国际竞争全球化的大趋势下，无论是对于管理者还是对科研人员来讲都需要有人来帮助他们减轻负担，细分工作，这样才能够提高效率，实现企业或是科研项目的长远发展，但是目前很明显许多的秘书是无法胜任这样长期持续发展的社会动向的，因此我们必须立刻、马上对秘书这样一个职业有重新的认识，改变我国传统观念中对于秘书的误解，尽快拿出解决当前秘书问题的方案，并从教育的角度重新开辟秘书发展的基石，真正的挖掘出秘书这个职业的潜在价值，开辟出秘书未来崭新的发展空间。第三章 秘书的时代属性更新所谓的时代属性就是秘书应该具有的与时俱进的特点，因为随着社会的不断发展，无论是市场还是研究领域等方面都在持续不断的进行改革，而秘书作为企业领导、研究人员的重要助手，为了能够更好的辅助领导者的决策和研究人员的调研就必须时刻保持自我的更新，只有这样秘书才能够紧跟市场和研究领域的变迁，而始终发挥出自己的职能效果。特别是对于秘书这样一个职业来说，在当今这个市场竞争异常激烈的环境中，秘书的价值和潜力要远远超出其他职业，但是如果说秘书永远停留在某一个阶段的话，势必会产生严重的滞后性以致于对秘书工作造成非常大的干扰和拖累。3.1 自我意识的苏醒秘书的自我意识是相对于传统秘书的被动性来讲的，从传统的秘书服务上来看，我们会发现虽然传统意义上的秘书虽然有很强的服务性，但是同样的缺少自主意识，更多的是被动的接受工作，被动的处理工作，被动的对自己进行完善。但是由于现代社会无论是竞争压力还是生活节奏都在保持者一个高速发展的状态，所以被动的秘书工作是不能够支撑秘书长远发展的需求的。所以对于秘书来讲就必须要完成自我意识的苏醒，打开视野，主动接受新鲜事物，实现在职能范围之内的自我独立。3.1.1 认知的能力事物认知能力是新时期秘书所必须具有的一项能力，这种能力能够提高秘书关擦的客观性和敏锐性，特别是通过认知事物能力的觉醒，能够让秘书通过自身的经验来实现一种理性的认知，这种理性的认知对于秘书人员来讲是非常重要的。因为要提高秘书的服务能力就必须要提高秘书在观察上的敏锐度，这样秘书才能够更好的捕捉管理者的需求，并根据管理者的需求去搜集所需要信息。甚至于在剧烈的岗位竞争现状下，要求秘书能够实现一定程度的自主性，要求秘书能够看到管理者看不到的管理死角，并能够主动为管理者出谋划策，而不是在传统意义上的被动接受工作。而从事物认知所衍生出来的就是秘书对于是非的判断以及对事物本质的把握，我们说秘书作为领导者与下属机构之间沟通的桥梁，免不了要面对许多看第三章 秘书的时代属性更新7似不可思议的事情，但是新时期的秘书要能够透过事情的表面去看清事情的本质，并作出综合的分析，进而给出合理的判断，保证领导者不受流言蜚语的侵扰，而使管理工作始终保持在一个相对正常的状态下。这就需要秘书人员能够充分锻炼自己的思维能力，提高自己的社会阅历，并且要善于用不同的思路，不同的角度去看待问题和分析问题，只有这样秘书才能够经受时间的考验，实现长远的发展。3.1.2 知识的掌握作为秘书来讲，由于要面对大量的工作，所以在知识方面也要实现大量的储备。特别是秘书作为领导的直接代言人，很可能会遇到许多意外的事件或者是意外的人，这就要求秘书能够做到随机应变，冷静处理，但是随机应变是要有良好的知识储备和广博的视野才能够做到的。因此秘书必须要扎实的掌握许多基础知识，这些基础知识包括政治哲学、文化基础、法律政策等。除了基础知识的掌握，秘书从某种程度上来理解的话还应该属于一种精密工作，他必须能够根据管理者的需求进行细致、合理、科学的对事件、时间等进行规划，所以这就要求秘书必须要掌握在工作范围、工作职责、工作内容基础上所应该掌握的专业知识，譬如说军事秘书除了拥有良好的基础知识意外还要拥有非常专业的军事知识，而医药秘书顾名思义也就必须拥有扎实的医药知识。只有这样相关专业的秘书才能够在专业领域内对研究人员、管理者提供有效的帮助，进而实现秘书的职能要求。3.1.3 语言能力的培养随着经济全球化的大趋势的不断发展，未来的市场必然是以国际市场为主，那么这就对秘书的语言能力提出了更高的要求。特别是秘书作为领导者的对外窗口，在语言能力的掌握上虽然不能说要求会掌握多国语言，但是最起码要能够将国际通用语言英语进行熟练掌握，并且最终做到应用在实际交往过程中。当然，作为高水平的秘书来讲，一门国际语言的掌握仍然不是极限，如果可能的话秘书还应该在此基础上掌握更多的语言来作为管理者的代言人，并且用这些语言来武装自己，这样不仅能够完善自己，还能够提高自身的价值，让自己在巨大的职场竞争压力中游刃有余。3.2 数字化办公能力的掌握随着互联网技术的高度普及，当前我国无论是企业管理还是相关研究领域方面都会应用大量的网络设备来支持管理和科研内容，而且这些电子设备的出现不仅节省了大量的管理时间，在研究领域也突破了传统观念的束缚，实现了高效研究。而秘书作为领导的决策参谋，必须要能够通过各种手段来为管理者提供信息。而信息技术的存在则为秘书提供了一种更广泛了解下属机构的媒介。所以作为新时代的秘书，必然要对数字化设备进行专业掌握。而数字化时代对于秘书所提出的要求还不仅仅局限于对相关设备、软件的使用，还有就是秘书的思维模式以及工作效率。数字化设备的使用当然会在一定程度上来提高秘书的效率，但是这要求秘书能够有效对设备进行使用，而且秘书必须要对设备的使用有一个整体的概念，如何使用，如何保证设备的安全，保证管理者决策的私密性，这都是数字化时代下秘书必须认真考虑的问题。再有就是秘书在数字化的时代下必须能够对数据具有良好的敏感性，能够通过数据来分析管理需求的变化，并利用各种渠道来获取变化的原因，并进行初步的整理再呈现到管理者的面前。这就与传统的秘书形成了鲜明的对比，传统的秘书对于信息没有基本的处理能力或者说没有处理意识，更多的是直接将杂乱的信息全部推给管理者进行分析，这就严重失去了秘书所应尽到的职责和义务。3.3 超前和创新意识的培养当前的社会是一个竞争非常残酷的社会，同时也是一个极度讲求效率的社会。所以秘书作为管