公务卡管理系统操作手册

第 1 页 第一章 引言公务卡培训手册介绍的是如何通过公务卡管理系统，实现对公务卡的报销还款和管理。1.1 编写目的本手册的目的在于介绍北京市财政局金财工程应用支撑平台公务卡系统针对预算单位用户提供了哪些功能，以及如何正确有效地将这些功能运用到实际业务操作当中。本手册所涉及的使用者为主管部门审核岗、预算单位经办岗和预算单位审核岗。1.2 手册内容包括业务概述、岗位职责、功能介绍 3 个部分。1.3 内容约定开始阅读之前，用户首先应了解本手册用到的术语和约定。过程约定1.执行每个功能模块的操作步骤按阿拉伯数字顺序列出（1、2、3）2.使用表示并列关系3.“选择”表示选择要执行的选项，如从“文件”菜单第 2 页 中选择“打开”文字约定1.键名以大写字母表示，例如：TAB 和 CTRL。2.使用括起的文字，表示窗口中的说明文字，例如：在摘要中输入简要说明信息。3.使用【】括起的文字，表示窗口中按钮的名称，例如：按【确认】按钮进行确认。4.使用“”括起的文字，表示菜单名称，例如：从“文件”菜单中选择“打开” 。5.使用括起的文字，表示用户输入或选择的数据，例如：选择行政 。6.使用括起的文字，表示单据名称，例如：工资单 。第 3 页 第二章 系统登录和退出2.1 进入系统一、登录财政综合办公平台，选择菜单图中的“应用支撑平台” ，进入应用支撑平台主界面，如图首界面。图 2-1 首界面二、操作人员选择界面上侧主菜单，点击国库集中支付系统，进入国库集中支付系统的主页面。界面介绍：系统界面主要分为两个主页面。（一）右上部 主要有客户端设置、工作环境、首页等功能。第 4 页 1.单击【客户端设置】 ，弹出设置对话框，在此可以对浏览器进行设置，下载系统插件。图 2-2 客户端设置2.单击“工作环境” ，弹出工作环境设置界面。工作环境设置页面如图 2-3 所示。第 5 页 图 2-3 工作环境设置页面3.单击“首页”返回系统首界面如图 2-1 所示。（二）左侧图 2-4 菜单树1.系统左边是菜单树（如图所示） ，单击菜单项即可展开菜单。单击 号，可将菜单树隐藏。单击 号可以恢复。2.展开菜单后，右键单击一个菜单名称（如下图） ，可以选择将该菜单添加到首页的快速导航区或从首页的快速导航区删除。第 6 页 图 2-5 添加快速导航2.2 退出系统点击系统页面右上角 退出按钮，即可退出系统。第 7 页 第三章 公务卡管理3.1 业务概述公务卡管理系统是由财政部门、预算单位、代理银行采用联网方式共同来完成公务卡相关管理工作的一套系统。3.2 岗位职责3.2.1 预算部门复审岗序号 功能 描述1 共享刷卡信息单位设置 设置共享刷卡信息的单位3.2.2 预算单位经办岗序号 功能 描述2 公务卡账户信息管理 确认单位公务卡账户信息3 刷卡信息获取 查询刷卡信息并处理4 生成还款记录 根 据 刷 卡 信 息 生 成 还 款 记 录5 公务卡授权支付凭证生成 根据还款记录生成公务卡授权支付凭证6 公务卡授权支付凭证打印 打印公务卡授权支付凭证7 公务卡授权支付凭证汇总 汇 总 公 务 卡 授 权 支 付 凭 证 ，并 打 印 公 务 卡 还 款 汇 总 表8 公 务 卡 授 权 支 付 凭 证 送 银 行 将公务卡授权支付凭证电子数据发送给银行3.2.3 预算单位审核岗第 8 页 序号 功能 描述1 还款记录审核 审核还款记录2 公务卡授权支付凭证审核 审核公务卡授权支付凭证3 公务卡授权支付凭证打印 打印公务卡授权支付凭证4 公务卡授权支付凭证汇总 汇总公务卡授权支付凭证，并打印公务卡还款汇总表5 公 务 卡 授 权 支 付 凭 证 送 银 行 将公务卡授权支付凭证电子数据发送给银行3.3 功能介绍公务卡管理主要流程如下图所示：公 务 卡 业 务 流 程基本资料管理 还款处理 凭证处理预算单位审核岗预算单位录入岗提 交否是公务卡账户信息管理刷卡信息获取生成公务卡授权支付凭证确认生成还款记录授权凭证审核公务卡授权凭证汇总公务卡授权凭证汇总打印授权凭证打印还款记录审核送银行图 3-1 公务卡管理流程图3.3.1 共享刷卡信息单位设置3.3.1.1 业务概述对于 A 单位用户临时借调到 B 单位工作的工作人员，使用的公务卡还是 A 单位的公务卡，但是费用是在 B 单位产生第 9 页 的，费用需要在 B 单位进行报销，所以需要将该工作人员的卡信息共享给 B 单位财务，使 B 单位财务可以查询到该用户的消费记录。目前只允许主管部门的本级行政和本级事业两个单位之间可以共享刷卡信息。3.3.1.2 业务流程主管部门复审岗设置共享刷卡信息单位。3.3.1.3 举例本级行政人员李四（使用本级行政的公务卡）借调到本级事业工作两年，需要主管部门复审岗将本级行政单位、本级事业单位设置为共享刷卡信息单位。3.3.2 公务卡账户信息管理3.3.2.1 业务概述公务卡账户信息的录入、维护、变更、停用均在发卡银行的公务卡支持系统完成，然后由发卡银行通过接口将公务卡账户信息发送给单位端。预算单位可以通过系统查看公务卡信息，并对未确认的公务卡账户信息进行审核确认，单位财务人员认为有问题且需修改的公务卡账户信息，需在备注中注明原因再退回发卡银行进行修改，系统会将审核确认无误或退回的信息通过接口传送到发卡银行。第 10 页 3.3.2.2 业务流程1.发卡银行通过系统接口传送公务卡账户信息到单位端；2.预算单位查看、确认或退回公务卡账户信息；3.系统将单位确认或退回的公务卡账户信息通过银行接口传送到发卡银行。3.3.2.3 用例单位新分配来工作人员张三，已在银行为其开办公务卡，现需确认其公务卡账户信息。3.3.2.4 操作流程1.以基层单位经办岗身份登录系统，选择菜单“国库集中支付系统公务卡管理公务卡账户信息管理” ，打开公务卡账户信息管理界面如图所示。图 3-2 公务卡账户信息管理页面2.在查询条件持卡人中找到张三，点击【查询】按钮，在查询出的公务卡账户信息的在前面复选框打勾选中该信息，审核无误后点击【确认】按钮。如果发现张三的账户第 11 页 信息有问题，则点击【退回】按钮。点击完【确认】按钮或【退回】按钮后，可以查看该公务卡账户信息状态变为已确认或已退回。3.3.3 刷卡信息获取并生成还款记录3.3.3.1 业务概述持卡人提交纸质消费凭证给单位财务经办人，代理银行定期传送公务卡刷卡消费信息至应用支撑平台数据库中，单位财务经办人根据查询到的公务卡刷卡消费信息生成还款记录。3.3.3.2 业务流程1.持卡人填写纸质报销单，附消费小票、发票等原始单据送单位财务经办人；2.预算单位财务经办岗根据小票信息中的消费日期、消费金额、公务卡人名查询刷卡消费信息，生成还款记录。3.3.3.3 举例张三，所持公务卡卡号为：8888 8888 8888 8888，于2012 年 6 月 1 日在中友百货商场进行了一笔金额为：1000.00元的公务消费，现向单位财务报账。3.3.3.4 操作流程1.预算单位财务经办岗选择菜单“国库集中支付系统第 12 页 公务卡管理刷卡信息刷卡信息获取” ，打开刷卡信息获取界面，如下图所示。图 3-3 刷卡信息获取页面2.在持卡人栏选择张三，输入消费日期、消费金额（元） ，点击【查询】按钮。3.在张三的刷卡信息栏打勾，点击【生成还款记录】按钮，打开如下界面，如下图所示：图 3-4 公务卡刷卡信息填写界面4.在界面中输入报销金额、经济科目和用途信息，点击【生成还款记录】按钮。 注：报销金额 (元 )不能大于实际消费金额 (元 )，对于报销第 13 页 完成后的剩余金额 (元 )，可以进行二次报销。经济科目也必须填写完整。用途默认为空，由单位自行填写，应填写消费用途。5.返回刷卡信息获取界面，选择页签“生成还款记录” ，可以查到刚才生成的这笔还款记录，如下图，如果发现有问题，还可以进行【撤销生成】处理。图 3-5 已生成的还款记录3.3.4 还款记录审核3.3.4.1 业务概述预算单位审核岗审核还款记录。3.3.4.2 业务流程预算单位审核岗审核还款记录。3.3.4.3 举例预算单位审核岗审核已生成的张三的还款记录。3.3.4.4 操作流程1.预算单位审核岗选择菜单“国库集中支付系统公务第 14 页 卡管理刷卡信息还款记录审核” ，打开还款记录审核界面，如下图所示。图 3-6 还款记录审核页面2.在查询条件持卡人中找到张三，点击【查询】按钮，查出张三的还款记录，在前面的复选框打勾选中该信息，点击【审核】按钮。待审核还款记录支持多选批量审核。3.点开“已审核”页签，可查询已审核通过的还款记录，如果发现有错误，还可以选择【取消审核】操作。 3.3.5 公务卡授权支付凭证3.3.5.1 业务概述预算单位根据已审核的还款记录，生成公务卡授权支付凭证，预算单位审核凭证并打印公务卡还款汇总表后，将凭证数据发送代理银行，代理银行确认支付，人民银行清算。预算单位可查询还款结果。第 15 页 3.3.5.2 业务流程1.预算单位经办岗根据已审核的还款记录生成公务卡授权支付凭证2.预算单位审核岗审核公务卡授权支付凭证3.预算单位经办岗或审核岗打印凭证4.预算单位经办岗或审核岗对公务卡授权支付凭证进行汇总后打印公务卡汇总表5.预算单位经办岗或审核岗将电子数据发送给代理银行3.3.5.3 举例张三公务卡消费 1000.00 元的还款记录，需要做还款处理3.3.5.4 操作流程一、生成公务卡授权支付凭证：1.预算单位经办岗选择菜单“国库集中支付系统公务卡管理公务卡授权支付凭证公务卡授权支付凭证生成” ，打开公务卡授权支付凭证生成界面，如下图所示。第 16 页 图 3-7 公务卡授权支付凭证生成页面2.选择本次使用的计划（额度）记录，双击打开凭证录入界面。图 3-8 公务卡授权支付凭证编辑页面3.点击【选择还款记录】按钮，选择张三消费的 1000.00元的还款记录，生成凭证，如下图 3-10，勾选还款记录后点击【确定】按钮，返回凭证录入界面（还款记录也可以多选一起生成凭证） 。第 17 页 图 3-9 选择还款记录页面图 3-10 公务卡授权支付凭证生成新增界面4.在图 3-11 凭证生成界面中，支付金额（元）是还款明细的汇总报销金额，在此界面输入结算号，选择支付日期，点击【提交】按钮即可生成凭证并返回已生成凭证管理界面。5.在已生成凭证管理界面，在刚生成的凭证上打勾，单第 18 页 击右上角的【送审】按钮。如果生成的凭证有问题，还可以选择【删除】按钮删掉凭证，重新生成凭证。图 3-11 公务卡授权支付凭证生成管理界面二、审核公务卡授权支付凭证：预算单位财务审核岗选择菜单“国库集中支付系统公务卡管理公务卡授权支付凭证公务卡授权支付凭证审核” ，打开公务卡授权支付凭证审核界面，如下图所示。第 19 页 图 3-12 公务卡授权支付凭证审核页面1.在刚才生成的凭证上打勾，单击右上角的【审核】按钮。如果发现凭证有错误，可以点击【退回】按钮，将凭证退回给单位财务经办岗处理。2.在“已审核”页签中可以查看已审核通过或退回的公务卡授权支付凭证。发现有问题可以执行【取消审核】操作。三、打印公务卡授权支付凭证1.预算单位财务经办岗或审核岗选择菜单“国库集中支付系统公务卡管理公务卡授权支付凭证公务卡授权支付凭证打印” ，打开公务卡授权支付凭证打印界面，如下图所示。图 3-13 公务卡授权支付凭证打印管理界面第 20 页 2.打印前如果需要修改凭证的结算号（即支票号） ，则选中这笔公务卡授权支付凭证，在复选框处打勾，点击右上角的【修改结算号】 ，出现的界面如下图，修改完后，单击【提交】按钮进行保存。图 3-14 修改结算号页面3.改完结算号后，再选中要打印的公务卡授权支付凭证（可以多选） ，点击右上角的【打印】按钮，弹出页面如下图，点击图中的【打印】按钮执行凭证打印处理。图 3-15 打印页面4.打印完公务卡授权支付凭证，点选查询条件中的打第 21 页 印状态为已打印 ，如下图 3-17，则系统显示已打印的凭证，检查如果发现凭证有问题，可对已打印的凭证做作废处理，点击【已打印凭证作废】按钮，作废后可再重新生成公务卡授权支付凭证。 图 3-16 已打印公务卡授权支付凭证四、公务卡授权支付凭证汇总公务卡授权支付凭证需要进行凭证汇总后再打印公务卡还款汇总表，提交给银行支付。1.预算单位财务经办岗或审核岗选择菜单“国库集中支付系统公务卡管理公务卡授权支付凭证公务卡授权支付凭证汇总” ，打开公务卡授权支付凭证打印界面，如下图所示。第 22 页 图 3-17 公务卡授权支付凭证汇总2.在“未汇总凭证”页签选择要汇总的凭证，在复选框打勾，点击【汇总】按钮，系统会按预算单位、资金性质、功能分类、预算项目对凭证进行汇总。汇总后的数据可以在“已汇总凭证”页签查到。3.在“已汇总凭证”页签，选择汇总凭证，点击【打印】按钮进行公务卡还款汇总表打印，打印预览界面如下图 3-19。如果发现汇总后的数据有问题，也可以点击【撤销汇总】 。但已发送给银行的凭证不可做撤销汇总。第 23 页 图 3-18 公务卡还款汇总表打印预览界面五、公务卡授权支付凭证送银行1.预算单位经办岗或审核岗选择菜单“国库集中支付系统公务卡管理公务卡授权支付凭证公务卡授权支付凭证送银行” ，打开公务卡授权支付凭证送银行界面，如下图所示。图 3-19 公务卡授权支付凭证送银行2.选择已终审状态的公务卡授权支付凭证，勾选后单击右上角的【送银行】按钮，将公务卡授权支付凭证数据发送公务卡还款汇总表第 24 页 给银行后，就可以去银行办理支付业务了。注：公务卡授权支付凭证电子数据发送成功后，不可做取消操作，如要取消则需要联系银行作废该笔凭证，再由单位重新生