武汉市中小学校档案分类方案

中小学校档案分类方案一级类目 二级类目类目代号类目名称类目代号类目名称归 档 范 围 保管期限1、上级关于党务工作文件材料：重要的一般的30 年10 年2、学校党务工作：工作计划、总结党委（总支、支部）会、民主生活会议记录、报告、纪要党员大会、党员代表大会文件党委（总支、支部）指示、决定、报告、通知党内专题教育方案、总结述职述廉报告永久永久永久永久永久永久A 党群工作3、上级关于组织工作文件材料：重要的一般的30 年10 年一级类目 二级类目归 档 范 围 保管期限类目代号类目名称类目代号类目名称4、学校组织工作：工作计划、总结关于机构设置、印章的启用和作废组织关系介绍信及存根、党员入党、转正材料党内干部任免、选举、审查、考核、考绩，党委（总支、支部）领导分工党员统计报表、花名册永久永久永久永久永久5、上级团委关于共青团工作的文件、参加上级团代会的重要文件 30 年6、学校共青团工作：工作计划、总结团委会议记录、团代会文件团工作规定、通知团组织机构设置、干部任免团员组织生活、组织关系介绍信及存根、团籍、团员处分材料评选优秀团员、团干部材料团员统计报表、花名册、简报永久永久30 年永久永久永久永久一级类目 二级类目归 档 范 围 保管期限类目代号类目名称类目代号类目名称7、上级关于少先队的文件材料 10 年8、学校少先队工作：工作计划、总结统计报表、名册永久永久9、上级有关工会工作的通知、章程宗旨、规定等 10 年10、学校工会工作：工作计划、总结会议记录、职代会、工代会文件工会机构设置、干部任免、会员管理劳动竞赛和评选劳模、先进材料统计、报表永久永久永久永久永久YY 党群工作11、 上级关于法纪监察工作的通知、规定 10 年一级类目 二级类目归 档 范 围 保管期限类目代号类目名称类目代号类目名称12、 学校法纪监察工作：规定、通知、报告、会议记录记要有关案件处理和处分材料永久永久13、上级关于妇女工作、计划生育的文件材料：重要的一般的30 年10 年14、人大议案、政协提案的办理意见、答复 永久15、学校关于组织、纪检监察、共青团、工会、妇女工作的汇报材料 30 年一级类目 二级类目归 档 范 围 保管期限类目代号类目名称类目代号类目名称WX 行政管理1、学校行政事务：行政工作计划、总结、通知、规定办法校长办公会、行政办公会议记录、纪要、决定校长负责制、任期目标和长远规划文件制定的规章制度、规定、办法、通知与的关单位、个人签订的重要合同、协议、协定目标责任书机要、文秘、档案、保密工作的文件材料编辑的大事记、组织沿革、年鉴编写的简报、工作信息、报刊关于学校剪报、广播稿、宣传稿件综合性汇报材料有领导批示或有处理结果的信访材料干部工作执行报告永久永久永久永久永久30 年30 年永久30 年30 年30 年永久30年WX 行政管理2、上级关于人事管理的文件材料：重要的一般的30 年10 年一级类目 二级类目归 档 范 围 保管期限类目代号类目名称类目代号类目名称3、学校人事管理：机构的成立、更名、改变隶属关系、级别等人事管理的规定、通知、办法等干部人事培训文件材料干部人事的分配、安置、调动介绍信及存根干部人事任免、聘任、选拔、录用奖励、处分材料人员退休、退职、解聘的申报表、审批材料教职员工统计报表、花名册永久永久10 年永久永久永久永久永久4、上级关于安全保卫的规定、通知等 10 年5、学校安全保卫：制定的安全保卫制度、规定、通知、应急方案、预案、总结安全事故的处理及历史案件复查30 年永久一级类目 二级类目归 档 范 围 保管期限类目代号类目名称类目代号类目名称6、学校总务工作：工作计划、总结关于财务、财产、仪器设备、生活、环境管理制度、规定、通知、办法等年度财务预算、决算仪器设备购置计划、报告及经费分配方案永久永久永久永久7、学校财务审计：审计的通知、报告、结论、决定、证明材料 永久8、上级关于财务审计工作的通知、规定、办法、总结等 10 年9、学校外事接待方案、总结等文件材料 30 年10、上级关于卫生保健工作的计划、总结、通知、规定 10 年WX 行政管理11、学校卫生保健：计划、总结、通知、规定卫生宣传、防病治病材料统计报表永久永久永久1、上级关于教学管理、研究、实践、德育的规定、通知、办法等 30 年WJ 教学科研 2、上级关于学校教学评估综合材料 永久一级类目 二级类目归 档 范 围 保管期限类目代号类目名称类目代号类目名称3、学校教学管理：教学计划、方案、大纲、总结、课程总表教学管理决策、规划、评估、激励材料教学规章制度、办法、规定教学实习实验大纲、计划、指导书、讲义、典型报告30 年30 年30 年30 年4、学校教学研究：教材研究、教法交流、教学设计优秀教案、说课稿、课例评说、教学反思等材料30 年30 年5、学校教学实践：综合实践活动展示材料 10 年6、学校德育教育：政教（处、室）工作计划、总结班主任工作计划、总结等校园文化建设、心理训练、补位教育活动的方案、总结等材料30 年30 年30 年一级类目 二级类目归 档 范 围 保管期限类目代号类目名称类目代号类目名称7、教学科研管理性材料（属单项科研项目归入科研课题）：学校关于教学科研工作的通知、规定、制度、管理办法学校科研计划、规划、总结上级机关下达的由本学校承担的重点科研项目上级关于科研经费核拨、分配的通知、学校科研经费执行情况报告、决算学校科研工作、机构统计报表、年报表外国专家、学者来访、考察、讲学形成的科研材料科技合作项目形成的文字材料被审批的科研成果鉴定评比文件30 年永久30 年30 年永久永久30 年30 年永久8、关于学校教师、学生获奖材料（属教师获奖的同时归入教师业务类）：征文、讲课、创新、制作等获奖 永久ZX 学籍管理1、学校招生计划、总结2、新生名册、学生会干部名单3、学生异动、休学、退学、复学、转学、辍学报告、请示、批复4、毕业生成绩册、登记表、学籍卡5、学生统计表、花名册永久一级类目 二级类目归 档 范 围 保管期限类目代号类目名称类目代号类目名称ZJ 教师业务1、教师基本情况登记、鉴定表（包括受表彰、奖励、处分材料）2、教师论文、著作、教研经验、总结和教学计划、方案等3、教师公开课、示范课的教案、说课稿、教学反思4、听课记录5、教师学历、等级、职称、专业职务申报材料、批准书以及参与各类型考试获得的成绩和证书6、教师业务档案记录卡片（教师每学期教学的班数、课时数、教学成绩、发表论文、教学获奖情况等等。 ）长期P 会计凭 证1、原始凭证2、记帐凭证3、汇总凭证15 年15 年15 年ZK 财会类Z 会计账 簿 1、月、季度财务报告2、年度财务报告（决算） （包括文字分析 5 年永久一级类目 二级类目归 档 范 围 保管期限类目代号类目名称类目代号类目名称B 财务报 告1、总帐（包括日记总帐）2、明细帐3、日记帐4、现金和银行存款日记帐5、固定资产卡片（固定资产报废清理后保管 5 年）6、辅助帐簿15 年15 年15 年25 年15 年Q 其他类1、会计档案移交清册2、会计档案保管清册3、会计档案销毁清册4、银行余额调节表5、银行对帐单15 年永久永久5 年5 年一级类目 二级类目归 档 范 围 保管期限类目代号类目名称类目代号类目名称KJ 基本建设用 2 位阿拉伯数字标识（各学校自定）按建筑项目设置（各学校自定）1、 可行性研究、任务书2、 设计基础材料3、 设计文件4、 工程管理文件5、 施工文件（包括土建施工、设备及管线安装施工、电气仪表安装施工）6、 监理文件7、 竣工文件8、 设备文件9、财务管理10、评奖创优文件11、使用、维修、改建、扩建文件材料按照国档发19884号执行一级类目 二级类目归 档 范 围 保管期限类目代号类目名称类目代号类目名称KS 仪器设备用 2 位阿拉伯数字标识（各学校自定）按设备型号设置（各学校自定）1、设备仪器申购报告、计划、论证报告2、上级或主管领导批复和准购批示3、定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等4、进口设备过程中有关的技术商务文件5、开工箱记录及装箱单6、安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单7、验收报告及文件材料8、索赔来往函件及结果文件9、设备说明书及全套随机文件材料10、使用、检测、故障事故及记录设备履历书11、重大事故的调查分析及处理意见12、技术改造和开发过程中形成的技术文件材料长期一级类目 二级类目归 档 范 围 保管期限类目代号类目名称类目代号类目名称KY 科研课题用 2 位阿拉伯数字标识（各学校自定）按课题设置（各学校自定）1.科研研究准备阶段1.1 课题的调研报告、可靠性研究报告、课题论证文献综述1.2 科学基金、科研课题经费申请报告主批件1.3 课题任务书、协议书、科研合同、委托任务书、会议记录1.4 课题研究计划、课题计划调整或课题撤销文件1.5 实验试验方案、设计方案、调查考察方案2.科研研究试验阶段2.1 试验任务书、试验大纲2.2 实验、试验、测试的重要原始记录及报告2.3 课题的分析报告2.4 检验记录等文件2.5 理论分析文件2.6 设计文件、图样2.7 工艺文件2.8 课题阶段总结3.科研总结鉴定验收阶段3.1 工作总结（含最终完成、阶段完成或中断）3.2 课题研究报告、结题报告3.3 论文、专著3.4 科研课题经费决算3.5 科研课题成果验收、鉴定、评审文件4.科研成果奖励申报阶段4.1 科技成果申报表及附件4.2 科技成果奖励申报与审批文件4.3 获奖凭证4.4 专利文件5.推广应用阶段永久一级类目 二级类目归 档 范 围 保管期限类目代号类目名称类目代号类目名称KY 科研课题用 2 位阿拉伯数字标识（各学校自定）按课题设置（各学校自定）5.1 推广应用方案5.2 技术转让合同、协议书5.3 成果推广应用中形成的技术5.4 同行的评价及用户反馈意见5.5 成果宣传报道文件6.与科研各阶段有关的文件6.1 科研专业会议文件材料6.2 标本、样品目录 6.3 科研中形成的声像、电子、实物等特种载体档案永久DZ 电子类 G 光盘1、反映学校基本面貌、主要职能活动和工作成果的光盘2、上级领导、著名人士视察或参与学校重大活动光盘3、学校各类活动数码照片、数码录像、数码录音光盘4、教学课件、课堂实录5、各类应用软件光盘6、各类电子文书、电子科技、电子专业文件材料长期一级类目 二级类目归 档 范 围 保管期限类目代号类目名称类目代号类目名称Z 照片1、学校历届领导班子照片2、反映学校基本面貌、主要职能活动和工作成果照片3、上级领导、著名人士视察或参与学校重大活动照片4、学校各类活动照片5、历届毕业班照片SX 声像Y 录音带1、反映学校基本面貌、主要职能活动和工作成果的录音2、上级领导、著名人士视察或参与学校重大活动录音3、学校各类活动录音永久SX 声像 X 录像带1、反映学校基本面貌、主要职能活动和工作成果的录像2、上级领导、著名人士视察或参与学校重大活动录像3、学校各类活动录像SW 实物 J 奖品 1、学校获得的奖旗、奖杯、奖状、锦旗、证书等 永久一级类目 二级类目归 档 范 围 保管期限类目代号类目名称类目代号类目名称Y 印章 1、学校报废停止使用的印章、印模Q 其他 1、著名人士为学校的题词、字画等2、与学校有关的纪念章、纪念品等实物注：中小学校档案分类编号办法为提高我市中小学校档案工作规范化管理水平，根据国家档案局第 8 号令（机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 ）和归档文件整理规则 （DA/T222000） 、湖北省中小学校档案管理暂行办法 荆门市中小学校档案分类方案等的有关要求，制定本办法。一、档案的分类（一）分类原则：体现学校特点，涵盖全部职能，类别科学合理，便于查找利用。（二）12 个一级类目：党群工作、行政管理、教学科研、教师业务、学籍管理、财会类、基本建设、仪器设备、科研课题、电子、声像、实物。（三）一级类目代号党群工作-YY 行政管理-WX 教学科研-WJ学籍管理-ZX 教师业务-ZJ 财 会 类-ZK基本建设-KJ 仪器设备-KS 科研课题-KY电 子-DZ 声 像-SX 实 物-SW二、档号的编制档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映学校档案的分类体系和物理位置。（一）档号编制原则符合唯一性、合理性、稳定性的要求（即同一档案室内档案不得重号） ；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要；发挥排架、检索的双向功能。（二）档号的结构1、文书档案：年度机构或问题保管期限件号。示意图：208YYD3011件号（从 1N 流水号）保管期限（永久 30 年 10 年）类目代号（党群工作 YY）年度（4 位阿拉伯数字标识）2、 科 技 档 案 ： 项 目 号 案 卷 号 卷 内 文 件 顺 序 号 。 如 ： KJ0200101”表示基建档案第 2 个项目的第 1 卷从第 1 页开始的第 1 份文件材料。示意图：KJ 0200101卷内文件顺序号（用 0199 标识）案卷号（用 001999 标识）二级类目一级类目KY 0600501卷内文件顺序号（用 0199 标识）案卷号（用 001999 标识）二级类目一级类目3、财会档案：类目号目录号案卷号卷内文件顺序号。示意图：ZK P 1003案卷号（用 001999 标识）目录号（1 位阿拉伯数字标识）二级类目一级类目4、特殊载体档案（电子、声像）：类目号案卷号卷内文件顺序号。示意图：SX Z00201卷内文件顺序号（每张照片的编号）案卷号（盒号） （用 001999 标识）二级类目一级类目5、实物档案：类目号目录号顺序