罗斯文access数据库必读

第 1 页 共 59 页一、罗斯文数据库简介 二、 罗斯文库是 Access 自带的示例数据库，也是一个很好学习教程。让我们一起来学习一下吧。通过罗斯文数据库的学习，能对数据库的表、关系、查询、报表、窗体、切换面板等内容有个全面的了解。我们做数据库开发，应该来讲是现实生活中一种管理思路的体现与高度概括。那么要构思之前肯定要对整个流程有个清晰的了解。那我们就先来了解一下这个罗斯文公司的业务流程吧。罗斯文公司是一个虚构的商贸公司，该公司进行世界范围的食品的采购与销售，就是通常所讲的买进来再卖出去，赚取中间的差价。罗斯文公司销售的食品分为几大类，每类食品又细分出各类具体的食品。这些食品由多个供应商提供，然后再由销售人员售给客户。销售时需要填写订单，并由货运公司将产品运送给客户。要打开“罗斯文数据库”，先启动 Access，从“帮助”菜单选择“示例数据库”“罗斯文数据库”即可。如你所安装的是精简版不带有示例数据库，那就从网上下载一个吧。 本帖隐藏的内容需要回复才可以浏览下载 (10.28 KB)2008-4-15 00:39图一注：本教程着重在实例讲解，不含最基本的一些概念及操作说明，如需学习基础的参见此教程或自己看书。二、表设计思路及表的数据类型、字段属性正 文: 首先要做的事是设计表，表的设计思路就是将数据分类，同一类的数据放在一个表中，并且有一个字段与其他表之间建立联系。而且要尽可能的细分，以最大限度的保证每个表中不存在重复的数据资料。比如说销售订单吧，肯定要记录客户的具体资料如名称、地址、电话等方便联系；还要记录订单的日期，运费等；以及每张订单中都有哪些具体的产品、数量、价格等信息。如果我们把这么多信息记录在一张表里的话，那就要录入许多重复的信息，比如客户的资料，不仅很麻烦还很容易出错。所以应该细分为客户表专门维护客户的信息；订单表记录订单的日期，运费；订单名细表记录具体的产品数量及价格；另外还需要产品表、供应商表、雇员表、运货商表及类别表。第 2 页 共 59 页“罗斯文数据库”中共有个表，选中表，以详细信息的视图来查看各个表的说明，见图二。下载 (21.79 KB)2008-4-15 00:39图二关于数据库的基本组成表，查询，窗体等及表的基本组成字段，记录等概念就不用再讲了吧。其中一些常用的知识将在示例中一起讲解。在表设计中重点要掌握的是数据类型、字段属性的设置与应用。三、数据类型的用法文本用于存储不需要计算的数字，文本、其他字符或组合内容。最多可存储 255 个汉字，英文或字符。备注用于存储长文本和数字。如注释或说明。最多可存储 65536 个汉字，英文或字符。数字用于存储要进行计算的数据。如库存量，销售数量等。日期/时间用于存储日期和时间，如出生日期，发货日期等。要注意日期型数据要注意分隔符的正确使用。以“-”，“/”分隔年月日，如“2007-01-10”，而“2007.01.10”这种格式是错误的。货币用于存储货币值，计算期间禁止四舍五入，精度较高。如单价。自动编号用于在添加记录时自动插入一个唯一不重复的编号，如员工编号等。一般用作主键。是/否用于存储二选一的数据，如“是/否”，“真/假”，“开/关”等。OLE 对象用于存储一些用其他应用程序创建的对象，如 WORD 文档，EXCEL 表格，图片等。如员工照片。超链接用于存储超链接。如网址，EMAIL 地址。10查阅向导第 3 页 共 59 页查阅向导允许用户使用组合框或列表框选择来自其他表或来自值列表的数据。在表设计视图新增该数据类型的字段会启动向导进行定义。四、字段属性字段属性是指字段拥有的一些特点，不同数据类型的字段，属性也不尽相同，常用的属性如下：字段大小文本型字段，默认的大小为 50；数字型字段，默认大小为长整型；自动编号的字段，默认大小也是长整型。格式格式属性决定了单元格中数据的显示和打印方式，所看到的并不一定就是表中所存储的。小数位数小数位数属性决定了在单元格中显示几位小数。如设为 0，将不显示小数。输入掩码输入掩码属性决定了数据输入和保存的方式。标题标题属性影响着字段的显示名称，默认情况下，标题与字段名相同，也可以输入不同内容，在数据表视图中打开表时，将看到字段的列标题与标题属性相同。默认值在默认值中填入数据时，在新增记录时将自动将该值添加到相应的字段中。有效性规则有效性规则用于限制在字段中输入的数据，在数据录入后，自动检查是否满足有效性规则，如不满足则发出警告，不接受录入值。如在单价字段的在效性规则中填入：0，即可防止忘记填写该数据，或误填入负数。有效性文本在用户录入时如违反有效性规则时，系统会发出警告，而如果有效性文本中填入了内容，则在提示时，对话框中会显示有效性文本中的内容，替代系统的提示内容。必填字段必填字段如果设为是，那么在录入数据时必须在该字段填入相应的数据。10允许空字符串字符串的概念是以字符形式存储的数据，一般要在字符串的两端加上英文的双引号，如”abc”等，而在文本和备注型的字段中，无需加入英文双引号，录入数据会直接作为字符串处理。如果允许空字符串设为否，将不允许输入空字符串。这里要注意的是空字符中”与空格字符串是不同的” ”，前者双引号中没有空格。11输入法模式输入法模式可以设为开启或关闭，根据字段中是否要输入中文字，做好设置，可以避免录入人员在中英文输入法之间做切换。12索引索引用于加快排序，查询和分组操作的速度。索引的值有 3 种，如果字段为主键，将自动设索引的属性为有（无重复），另外两种是有（有重复）和无。索引属性中只能设置单一字段的索引，如果要设置多字段索引，可在设计视图中，点击第 4 页 共 59 页工具栏的索引（或菜单视图索引），在索引框中设置。下载 (19.09 KB)2008-4-15 00:42图三具体的用法及示例将结合罗斯文示例进行说明。五、表的具体分析：1、“供应商”表供应商表记录的是为罗斯文公司提供货源的厂商记录下载 (43.14 KB)2008-4-15 00:47第 5 页 共 59 页选择 “供应商”表，单击“设计”按钮，进入表设计视图，表中的字段包括了常用的联系信息。下载 (11.45 KB)2008-4-15 00:47图五我们重点来关注一下“供应商 ID”字段。这是一个自动编号类型的字段，在表中具有唯一性，一般的我们设计的表中都需要一个唯一的不重复的字段，我们可以把该字段设为主键，该字段将会用于与其他表之间建立关系。表中的大部分字段都是文本类型，大小可以根据实际要输入的内容来设置，比如城市，地区的字段设为，而地址的字段大小是。采用合适的大小会尽可能的减少存储空间的占用。一般不需要进行数据计算的字段我们都用文本类型来存储。主页和 Email 之类的可以采用起超链接类型。查看该表中的索引下载 (16.83 KB)2008-4-15 00:47图六可以发现公司名称和邮政编码字段的索引属性为有（有重复）也即唯一索引为否，主要是为了通过索引加快对这两个字段的查询等操作，有重复说明该字段中的数据是有可能重复的，比如两个公司在同一地区，那邮政编码就是一样的。另外我们在常规属性中除了字段大小属性以外，还有其他的一些属性，可以在相应的栏内点，查看相应的帮助。2、“类别”表划分类别是表设计时的必须要考虑的，因为不同类别的产品可能由不同的部门负责销售，为了方便统计出各类第 6 页 共 59 页产品或部门的销售情况，须将产品进行分类。类别表中将产品分为 8 大类。下载 (22.19 KB)2008-4-15 00:49图七选择类别表，点设计，进入设计计视图下载 (24.22 KB)2008-4-15 00:49图八可以看到“类别 ID”是自动编号类型，用作主键；说明字段，数据类型为备注，在实际操作中如果要说明的字数不会超过 255 个字符，可以采用文本类型，这样更节省空间。图片字段的数据类型是 OLE 对象，OLE 对象在表中不参直观地看到图片，如果要查看图片可以在字段上双击，如需插入，则在图片字段上单击右键，选择“插入对象”，再从对话框中选择“由文件创建”，浏览到所需图片，也可以链接对象，这样只是保存了链接地址，不会直接把文件插入数据库。、“产品”表 产品表中保存了罗斯文公司销售的各种产品的明细数据。这个表清楚的记载了每个产品是属于什么类别，供应第 7 页 共 59 页商是谁，库存量，单价等信息，是填写订货单时的重要依据。 下载 (33.17 KB)2008-4-15 15:22图九 选中“产品”表，点设计，进入设计视图 下载 (24.03 KB)2008-4-15 15:22“产品 ID”是自动编号类型的主键； 单价，库存量，订购量，再订购量字段中设置的有效性规则与有效文本性文本属性，可以学习一下； “中止”字段的数据类型是“是/否”型，这对于处理两选一的结果最为合适； 重点来关注一下“供应商 ID”和“类别 ID”，这两个字段都是数字类型，分别对应“供应商”表中主键和“类别”表中的主键。先来看下“供应商 ID”，这个字段的标题属性中填的是“供应商”，这样在数据表视图中，看到的字段标题就会是“供应商”，而不是默认的“供应商 ID ”。另外这两个字段都是查阅列，这是一个很有用的属性，我们对“供应商 ID”作一下详细的讲解，“类别 ID”与“供应商 ID”的设置方法相同。4、查阅列我们在表中输入数据时，经常会遇到需要重复输入的内容，比如人员的性别为“男”或“女”，这是单表中的重复录入；比如产品表中需要输入“供应商”，而“供应商”字段在“供应商”表中已经录入过了，这属于跨表的重复录入。这些内容如果直接录入不仅花费了用户较多的时间，而且极容易出错。为了方便用户录入重复性的数据，可以借助第 8 页 共 59 页ACCESS 提供的查阅列的功能。下载 (13.6 KB)2008-4-15 15:26图首先来看下查阅列中的各项具体属性 显示控件下载 (7.83 KB)2008-4-15 15:26图从显示控件右侧的下拉框中可以看到该属性可以设为文本框，列表框或组合框。如果设为文本框，那数据就只有接受从文本框中的录入，查阅的其他属性都不可用。我们主要要掌掘的是列表框和组合框的使用。组合框和列表框的使用基本相同，只是列表框除了可以从列表中选择还可以接受录入，相当于是列表框各文本框的组合。行来源类型下载 (7.7 KB)2008-4-15 15:26图行来源类型是指控件中的数据来自于何处。共有三处选择，表/查询，值列表，字段列表。如果选择“表/查询”，则列表框或组合框中的数据将来源于其他表或查询中的结果。如果要录入其他表中已经存在的第 9 页 共 59 页数据，或录入从几个表中查询得到的结果，用这个选项最为方便。如果选择“值列表”，只需在行来源中直接输入列表中的数据，并用英文分号隔开即可。这种类型只适合于输入的内容固定在某几个值之间，如性别的值可以是“男”或“女”。如果选择“字段列表”，该字段中将填入某个表中的字段名称信息。这种类型较少用到， “表/查询”的使用就包含了这种简单的用法。行来源“行来源”中是列表框或组合框中将要列出的数据。如果“行来源类型”是“表/查询”，可单击“行来源”右侧的下拉箭头，选择某个表或查询，以该表或查询中的数据作为列表框或组合框中的数据。如果没有直接的查询可用，也可以单击右侧的生成器 515)this.width=515“ alt=“ src=“/img/image028.jpg“ ，在查询生成器中直接创建 SQL 语句。如果“行来源类型”是“值列表”，直接输入即可，如“男;女;”如果“行来源类型”是“字段列表”，可单击右侧的下拦箭头，选择某个表，以该表中的字段名称作为列表框或组合框中的数据。绑定列在列表框或组合框中进行选择时，所显示出来的数据并不一定就是存储在该字段中的内容。在“绑定列”中设置的列中的值才是表中真正存储的值。列数在列表框或组合框中所显示的列数，可以同时显示表中的多列。列标题用字段名称，字段标题或首行数据作为列表框或组合框中列的标题。如果在列表框或组合框中同时显示多列时，加上标题方便识别各列的内容。列宽列表框或组合框中有多列时，可指定每列的宽度，每列宽度之间以英文分号分隔。如列数为 3 列，则可设列宽为：2;2;2，系统会自动加上 cm 单位；如果某一列无需显示，则列宽设为 0 即可。如：0;2;2。列表行数是指在组合框中一次最多可以显示的行数，其余的数据需拖动滚动条查看。列表宽度在组合框中，列表框部分的宽度，可以设为“自动”，也可以设为数值。10限于列表在组合框中，如果允许输入除列表框中值以外的数据，则选择“否”。如果值必须为列表中的一项时，则选择“是”。第 10 页 共 59 页示例：在“产品”表中，设置“供应商 ID”字段的查阅列属性在数据库窗口中，选择“产品”表，单击设计，进入设计视图。可以在最后一个字段的下面的第一个空白行，输入新字段名称“供应商 2”，设置完相关属性后，可以与“供应商 ID”字段进行比较。数据类型改为数字，在这里说明一下，在表中相关联的两个字段的数据类型必须相同，而且字段大小也要相同。在本例中因为在“供商表”，“供应商ID”字段是自动编号类型，自动编号的字段默认大小是长整型，所以在这里“供应商 2”的数据类型必须为数字，字段大小为长整型。在下半部分窗口中选择“查阅”选项卡，将显示控件改为组合框。下载 (28.21 KB)2008-4-15 15:32图在行来源类型中选择“表/查询”。点击行来源右侧的生成器 515)this.width=515“ alt=“ src=“/img/image032.jpg“ 按钮，在显示表中，选中“供应商”表，点添加后关闭。从表中选择字段供应商 ID，公司名称，可以双击，也可以拖入下方的字段中。设置公司名称字段的排序为升序，代表组合框中的供应商按名称进行排序。第 11 页 共 59 页下载 (22.13 KB)2008-4-15 15:32图点关闭按钮，跳出提示窗口下载 (11.57 KB)2008-4-15 15:32图点“是”在绑定列中填入 1，代表该字段存储的值是查询结果中第一列“供应商 ID”中的值。要求这两者的数据类型必须相同，本例中都为长整型。在列数中填入 2，代表有两列。列标题选“否”。列宽中填入 0;2。罗斯文示例中，第 2 列的宽并没有填入，这是因为列表宽度设为了自动，不隐藏的宽度都会根据字段的大小自动显示出来。列表行数默认为 8。10列表宽度为自动，限于列表选“是”。下载 (17.06 KB)2008-4-15 15:32图11关闭设计视图并保存修改，切换到数据表视图，体会查阅列的用法。客户表及运货商表“客户”表记录的是罗斯文公司的客户信息，类似于“供应商”表。第 12 页 共 59 页下载 (37.64 KB)2008-4-15 15:53通过对“客户”表设计视图的查看可以发现表中的“客户 ID”字段与前几个表中的 ID 字段不同，没有采用自动编号的数据类型，而是用了文本类型，长度为。这个“客户 ID”字段也是作为主键的，也就是说不允许在该表中输入重复的客户代码。在“客户 ID”字段中还设置了“输入掩码”的属性，“LLLLL”，“”是将所有输入的字符自动转为大写，这样在输入时就不用理会大小写，“L”代表字母 A-Z，是必选项。这样设置的意思就是在“客户 ID”字段中必须输入 5 个字母，不能输入其他的字符或者少一位。“输入掩码”可以帮助客户准确地输入数据，避免不必要的错误。比如可以用“000000000000000999”来作为身份证的输入掩码，既可以输入 15 位数字，也可以输入 18 位数字，这里的和 9 都是输入掩码的常用控制字符，0 代表必选的数字项，9 代表可选的数字和空格。如果想了解有关更多的输入掩码，可以把光标放在这一属性栏里，按 F1 查看帮助，学会用帮助可是个好习惯哦。另外“格式”属性也是对字段的格式作的规范，要注意两者的区分。“输入掩码”是控制输入和保存方式的，而“格式”属性是控制输出和打印方式的，如在“输入掩码”中使用“”代表的是不管输入字符是大写还是小写，在数据库中保存的都会是大写的字符，而如果在“格式”中使用“”代表的是在该字段中显示为大写，而不管实际存在数据库中字符的大小写。如果一个字段既定义了“格式”属性又定义的“输入掩码”属性，则在显示数据时，“格式”属性优先于“输入掩码”属性，而在保存数据时则相反。“客户”表中其他字段都采用文本类型。“运货商”表记录的是帮助罗斯文公司运送货物的公司的联系信息。这个表中没有新的知识点，不再进行细讲。第 13 页 共 59 页雇员表“雇员”表记录的是罗斯文公司的雇员信息。下载 (23.81 KB)2008-4-15 15:59雇员的姓氏和名字分别用两个字段来代表，这样设计是考虑到能把信息拆分的更细，方便对更细的信息进行处理，比如可以按照姓氏来进行统计等等，当然如果没有这种必要的话，完全可以用姓名一个字段来处理。本例中对地址和电话都进行了拆分的处理方法。下载 (45.91 KB)2008-4-15 15:59选中“雇员”表，单击设计按钮，进入表设计视图。“雇员 ID”是自动编号的主键，“出生日期”是“日期/时间”类型，它的“格式”属性是“yyyy-mm-dd”，表第 14 页 共 59 页示显示时的格式，“有效性规则”属性是“”，“=”，“”，“=”；逻辑运算符“and”，“or”，“not”；连接运算符“&”，“+”；及常用的！和.（点）运算符。常见的操作数如字符串，日期/时间值，常量，变量，函数及引用窗体或报表中的字段值，控件值或属性等。常见表达式示例：数学及比较运算表达式表达式 说明=数量*价格 计算数量与价格的乘积，可以得出总价=到货日期-发货日期 计算两个日期之间的天数2500 比 2500 大的数日期表达式表达式 说明第 23 页 共 59 页Between #1997-01-01# And #1997-12-31# 在 1997-01-01 各 1997-12-31 之间的数据30 大于 30 岁的男性数据= “中国” & “北京” 值为 “中国北京”通配符表达式表达式 说明Like “张*” 以张开头的数据Like “张?” 以张开头后面还有一个字的数据聚合函数表达式表达式 说明Sum(数量*价格) 求数量和价格相乘后的和Avg(费用) 求费用的平均值Count(*) 计算记录条数“当前产品列表”查询当前产品列表统计出未被中止的产品。在数据库的查询对象窗口，双击“在设计视图中创建查询”或单击“新建”按钮，在跳出的“新建查询”的窗口中选择“设计视图”，进入设计视图界面，从显示表中添加“产品”表。选中“产品 ID”，“产品名称”，“中止”三个字段（注：选中字段可以把字段从设计视图界面的上方拖到下方，也可以双击字段名称），去掉“中止”下面“显示”的勾，在条件一栏输入“no”，代表只查询出未被中止的产品，但只要显示产品的 ID 和名称就行了，是否中止的第 24 页 共 59 页状态不用显示出来。我们还想将输出的结果按照产品名称进行排序，在“产品名称”下面的“排序”栏里选中升序。这样查询就完成了，点保存，给查询起个名字就可以了。下载 (22.38 KB)2008-4-16 11:15我们打开罗斯文数据库中的当前产品列表查询，会发现数据源是“产品列表”，不是“产品”表，这里是用到了表的别名，一般的我们在查询中为了方便，经常会给比较长的表名取个短一些的名称，更方便引用表。方法是在显示的表上点击鼠标右键，选择属性，在别名中填上合适的别名就行了。下载 (4.38 KB)2008-4-16 11:15“各类产品”查询各类产品查询为各类产品报表提供数据源，在查询对象中选中“各类产品”，单击“设计”按钮，第 25 页 共 59 页下载 (22.38 KB)2008-4-16 11:22我们发现默认的是按 SQL 视图显示的，这时从“视图”中选择“设计视图”即可显示设计视图，当然要再切换到 SQL 视图，再从“视图”中选择“SQL 视图”即可。通过在“设计视图”中设计查询，再切换到“SQL 视图”中查看SQL 语句也是我们学习 SQL 语句的方法。下载 (22.67 KB)2008-4-16 11:22查询的数据来自“类别”表和“产品”表，“类别名称”字段和“产品名称”字段的“排序”都是升序，查询结果将先按类别名称排序，当类别名称相同时再按照产品名称排序。中止条件为“no”，结果只包含未被中止的产品。“按汉语拼音顺序的产品列表”查询这个查询是为“按汉语拼音顺序的产品列表”报表提供数据源的。双击查询即可运行并显示查询的结果，在查询结果中并未按拼音顺序来排列，这个功能是在报表中实现的。进入设计视图第 26 页 共 59 页下载 (21.01 KB)2008-4-16 11:22这个查询的数据来自两个表，“类别”表和“产品”表。查询的结果中只包含未被中止的产品，因此在产品字段上设置了条件，这里代表“否”，在 ACCESS 中用代表“否”，FALSE，“假”，而用-1 代表“是”，TRUE，“真”十种最贵的产品进入设计视图：下载 (28.69 KB)2008-4-16 11:31查询的数据来自于表“产品”，选用的字段只有产品名称和单价两个，如果要给选择的字段另外取个名称，可以给这个字段前面添加名称，中间用英文状态的冒号“:”隔开，如上图。要查询出十种最贵的产品，只要将产品按产品单价降序来排列再取前十种即可。在单价字段上设好“降序”排列，在工具栏上的上限值列表框 515)this.width=515“ alt=“ src=“/img/clip_image0027.jpg“中输入 10 即可。双击查询查看运行结果，体会在设计视图中设置的作用。季度订单这个查询列出了在 1997 年度有订单的客户，不是某个季节的记录，而是含盖了全年度的记录，这个结果用于给“季度订单”窗体提供数据源，在窗体中再具体实现按四个季度显示统计结果。进入设计视图：第 27 页 共 59 页下载 (19.56 KB)2008-4-16 11:31这个查询的数据来自于“客户”表和“订单”表，“订单”表中用到的订购日期只是作为一个条件项，不用被显示出来，条件里是一个表达式，代表的含义是订购日期介于 1997 年 1 月 1 日到 12 月 31 日之间的，这里用到“betweenand”这种语法。日期型的数据应该在两侧加上“#”号。接下来我们还要考虑到有些客户可能在 1997 年度有多次订货，而我们希望的结果是每个客户只出现一次。这时可以在查询视图的上半部分窗口的空白处右击鼠标，从浮动菜单中选择“属性”，也可直接在工具栏上选择“属性”下载 (35.85 KB)2008-4-16 11:31第 28 页 共 59 页设置查询属性中的“唯一值”属性为“是”即可。设置了这个属性就能保证每组中的重复数据只会列出一个。在这里还要提一下的是要注意一下选择表的联接类型，在联接线上双击可以显示联接属性，联接属性分为三种，可以根据要求选择。下载 (20.53 KB)2008-4-16 11:31一般默认的联接类型为，只包含两个表中联接字段相等的行，在本例中改成联接类型为，包含订单表中的所有记录，在 SQL 语句方面分别体现为内联接，左联接和右联接，这是有区别的，可以参考运行结果体会联接的作用。扩展订单明细扩展订单明细为窗体“客户订单子窗体 2”提供数据源，查询中带有计算字段，查询出每个订单每种产品的一些明细信息。进入设计视图：下载 (19.99 KB)2008-4-16 11:36查询的数据来自于“产品”表和“订单明细”表，查询结果按订单 ID 升序排列。第 29 页 共 59 页查询中的字段总价是个计算字段，总价为该字段的名称，计算表示用“订单明细”表中的“单价”乘以“数量”后再乘以（1-折扣），相当于算出了打过折后的总价。字段中用到一个 CCur（）转换