物业管理有限公司信息化系统建设方案

中国高端物 业 管理 软 件 领导 厂商 信息化系 统 建 设 方案 深圳市极致软件有限公司 内容概要 极致 软 件 1企企 业简业简 介介 2产产 品特点品特点 3核心价核心价 值值 4实实 施施 &服服 务务 企 业简 介 专 注于物 业 信息化建 设 ，只有起点，没有 终 点。 1 公司成立于 2005年， 专 注物管行 业 的信息化建 设 ，公司自主研 发 的 产 品包含极致物 业 管理 软 件、租 赁 管理 软 件、呼叫中心、短信平台、 移 动应 用、社区网、商 业 智能 BI及 业务 基 础 平台，是国内知名的行 业 软 件供 应 商。 现 有 员 工 80余人， 80%为 技 术 开 发 与 软 件 实 施人 员 ，具有丰富的行 业 知 识 和 项 目 实 施 经验 ，已 为 多家 “中国物 业 服 务 百 强 企 业 ”和其他数 百家物 业 管理企 业 提供信息化服 务 。 极致 软 件目前是：国家高新技 术 企 业 国家 创 新基金 项 目承担 单 位 深圳市高新技 术 企 业 深圳市自主 创 新企 业 支付宝 “网上 缴费 ”合作伙伴 华为 “智慧社区 ”合作伙伴 极致 软 件公司介 绍 深圳 总 部 北京子公司 上海子公司 广州子公司 武 汉 子公司 合作伙伴 长 沙 南昌 青 岛 海南 大 连 兰 州 软 件 资质认证证书 深圳高新企业 国家高新企业 软件产品登记 软件企业认定 软 件知 识产权 登 记证书 协同办公软件物业管理软件 人力资源软件 软 件知 识产权 登 记证书 呼叫中心 短信平台 业务基础平台 客 户 案例 招商局物 业 管理有限公司 为 香港招商局集 团 成 员 企 业 ， 是招商局集 团 旗下上市公司招商局地 产 控股股份有限公司下 属致力于物 业 管理 业务 的全国性 专业 公司，国家一 级资质 物 业 管理企 业 、中国物 业 管理 协 会常 务 理事 单 位，中国最 早的以 产权为纽带 、以 资产 管理 为 核心的集 团 化物 业 管理 企 业 ，至今已 拥 有 25年的物 业 管理 经验 。 招商局物 业拥 有香港、深圳、北京、上海、南京、武 汉 、漳州 7家子公司，北京、天津、 龙 岗 、重 庆 、 苏 州、广州、 顺 德 7家分公司，北京天平物 业 和深圳招商 华侨 城物 业 2家合 资 公 司。是目前国内唯一一家在集 团 内部 拥 有四个国家一 级资质 的物 业 管理企 业 ，即招商局物 业 及下属的北京招商局物 业 、上海招商局物 业 、武 汉 招商局物 业 ；同 时 ，深圳、南京两家属下公 司 拥 有国家二 级资质 。 公司 资产规 模近 3亿 元，年 经营 收入超 过 4亿 元； 员 工 规 模 8000人， 拥 有 1000多名 专业 管 理人 员 和 业务 骨干； 业务 触角遍及全国 22个省 /直 辖 市，在 43个城市 拥 有 约 300个管理 项 目。 目前管理物 业 面 积 达 1600万平方米，其中大型商 业 中心区、 优质别 墅、高档写字楼等高端 物 业 面 积 超 过 600万平方米，服 务 于摩托 罗 拉、三星、惠普、 马 士基物流、松下、 华为 、招商 银 行等来自世界 50多个国家的 30余万至尊 业 主。在行 业 内率先通 过 了 ISO9001、 ISO14001、 OHSAS18001（ 质 量 /环 境 /职业 健康安全）体系 认证 ， 拥 有 12个 “国 优 ”项 目， 20个 “省 优 ”项 目。 客 户 案例 应 用 规 模： 目前招商局物 业 管理信息系 统 中各 级组织 机构（包括 总 公 司、区域公司和管理 处 ）超 过 300个、系 统 用 户 数超 过 1,700 个，有 1500个 业务 工作流在运行，管理的物料超 过 20,000个 ， 设备 档案接近 30,000个，每个月 产 生超 过 100,000个的 应 收 费 用 单 。无 论 从 产 品功能的广度和深度， 还 是 软 件的 应 用范 围 ， 该 系 统 都是中国物 业 管理行 业 最大的信息化系 统 。 项 目覆盖区域及使用功能模 块 ： 极致 软 件 为 招商局提供的信息化系 统 覆盖深圳招商物 业 管理有限公司、北京招商局物 业 管理 有限公司、上海招商局物 业 管理有限公司、南京招商局物 业 管理有限公司、武 汉 招商局物 业 管 理有限公司、漳州招商局物 业 管理有限公司、招商局物 业 天津分公司、招商局物 业苏 州分公 司、招商局物 业 广州分公司等的 项 目 实 施工作。 软 件功能模 块 包括基 础 管理、 协 同 办 公、收 费 管理、客 户 服 务 、 设备 管理、集中采 购 与 仓库 管理、合同和 签报 管理、 应 收 应 付管理、 预 算管 理、会所管理、保安消防、清 洁绿 化、日常管理、人力 资 源等。 客 户 案例 2 产 品特点 研 发 极致 软 件 提供极致服 务 产 品整体功能 结 构 图 解决物业企业内部管理之外，更深层次的应 用。 产 品整体功能 结 构 图 解决物业企业内部管理之外，更深层次的应 用。 极致业务基础平台 房产管理 基础资料 权限管理用户管理组织机构 社区服务平台 （企业网站） 客户关系系统 租赁管理系统 收费管理系统 会所管理系统 预算管理系统 系统参数 品质管理系统 工程管理系统 决策支持子系统 客户管理 入住管理 客户服务 短信平台 呼叫中心 招商管理 商机管理 合同管理 预警管理 抄表管理 应收管理 收款管理 票据管理 报表管理 日常管理 保安消防 环境管理 评审管理 巡检管理 会员管理 会员卡管理 场所管理 预定管理 销售管理 设备管理 合同管理 遗留工程 工程预算 能耗管理 预算项目 网上缴费 服务请求社区资讯 客户投诉活动通告 协同办公系统 工作台 工作计划消息中心 日程管理单位通告 通讯录 资源管理文档管理 流程管理邮件管理 计划预算 预算执行 预算控制预算表定义 采购仓库系统 采购管理 工器具管理 供应商管理仓库管理 人事管理系统 人事管理 合同管理 考勤管理 培训管理招聘管理 物业地图 薪酬管理 移动应用平台 （ PDA、手机） 移动办公 服务派工 抄表 设备维修 设备巡检 安保巡检 品质检查 财务系统 银行系统 支付平台 考勤机 短信平台 其他 智能化 产 品部署 图 互联网 业主和住户 项目部 B 项目部 A 财务部 客户服务部 工程部 其他部门 公司总部服务器 应用服务器数据库服务器 移动 应用 (PDA、手机 ) 座席 座席 座席 呼 叫 中 心 3 核心价 值 产 品价 值 决定企 业发 展 趋势 核心价 值 -组织 机构扁平化 总公司 呼 叫 中 心 采 购 中 心 人 力 资 源 部 管 理 项 目 管 理 项 目 管 理 项 目 管 理 项 目 管 理 项 目 总公司 分 公 司 子 公 司 区 域 公 司 管 理 项 目 管 理 项 目 管 理 项 目 管 理 项 目 职 能 部 门 职 能 部 门 职 能 部 门 职 能 部 门 职 能 部 门 核心价 值 -业务 流程 标 准化 核心价 值 -精 细 化管理 三种采购 业务流程 统议统购 总公司统一选择供应商、统一 议价、统一采购 适用于采购数量大、金额高、 使用量稳定的物料 统议分购 分议分购 公司统一选择供应商、统一 议价、各项目自行采购 适用于采购数量大、金额较 高、使用量不稳定的物料 各项目自行议价、自行采购， 总公司可实时监督采购过程 适用于采购数量不大、金额不 高、价格和使用量不稳定的物料 统议统购 统议分购 分议分购 1、集中询报价 4、集中采购订单确认 1、 集中询报价 2、 合同创建及下达 3、子公司申购订单3、申购目录下达 3、子公司单体采购订单 5、集中采购订单送货 1、子公司单体询报价 2、子公司单体采购订单 采购中心 管理项目 供应商 数量来源于计划类型的生成方案 汇总计划范围 内的所有部门 申购计划 核心价 值 -精 细 化管理 保养 计 划、 记录 、 检 测 、巡 检 等 均来自具体 业务 模 块 核心价 值 -精 细 化管理 全面反映来 电 客 户 的全面信 息。 当前客 户 各种 请 求状 态 。 企 业 内部各 项 任 务 当前状态 。 核心价 值 -集中管控、 强 化决策能力 业务指标 核心价 值 -集中管控、 强 化决策能力 核心价 值 -降低成本 公共能耗 物料成本 分包合同 成本 人力成本 能耗成本 20% 其他成本 20% 人力成本 60% 成本组成 呼叫中心提高服务效率，减少客服人员编 制。 PDA、智能手机应用提高工作效率。 网络在线考勤系统，杜绝人事管理漏洞。 呼叫中心 -提升服 务 效率、减少客服人 员编 制 1.服务请求 2.业务 查询 3.投诉建议 呼入电话 座席专员 欢迎致电 XX物业 客服中心 工号 xxx很高兴 为你服务 客户 自动语音转接 用 户资料 客户 投诉 用户满意度 评分和调查 先生您好， 关于 您的投诉，我们调查后马 上与您连络， 请你稍待， 谢谢 您的来电 结案 (跟踪、 回访 ) 记录客户投诉信 息 服务问题 服务质量 问题 3 根据选择路由 语音满意度 IVR 编制：减少人员编制。1 效率：提高工作效率。2 形象：进一步加强企业标准化，提升企业品牌形象。3 移 动应 用 -PDA、移 动 智能手机 应 用提高工作效率 服务派工处理 设备维修处理 抄表 保安巡更 设备巡检 待办事项处理 网 络 考勤 -杜 绝 考勤管理漏洞 核心价 值 -提升服 务 品 质 ， 实现业务创 新 在 线 物 业 服 务 ： 1、网上 缴费 2、服 务 申 请 3、投 诉 和建 议 社区服 务 ： 1、社区咨 询 2、社区活 动 社区 电 子商 务 ： 1、网上商城 2、 团购 3、 订 蛋糕、 订鲜 花、 订 快餐 业主和住户 通过浏览器自助服务 通 过 手机更 加便捷、客 户 体 验 更 好。 社区通 合作伙伴 -支付宝 合作伙伴 -华为 公司 4 实 施 &服 务 实 施方案的 优 劣直接决定了 项 目 实 施的成 败 项 目 实 施幸福曲 线 实 施成功的几个因素 相关人员的支持 风险管控机制 意识到业务上 的益处 高效的实施小组 工作计划安排及执行 Express Delivery 企业自上而下 的执行力 项目范围的清晰和有效 系统实施项目管理系统实施项目管理 硬件环境 实 施步 骤 第第 1阶段：阶段： 信息化规划及准备工作 ，硬件环境的准备，软 件环境的部署，必需人 员的投入。 第第 2阶段：阶段： 理顺核心业务流程， 以典型项 目为 单位进行整体的上线实施 ，深入分析业务应用，不断解 决过程中的问题， 第第 3阶段：阶段： 全面推进 其他项目 实施， 根据客户要求不断优化系 统的流程。 第第 4阶段：阶段： 验收交付给客户进行正 式使用，转入维护期， 极致提供持续的技术支 持服务。 项目实施原则 q 总体规划，分步实施 q 信息集中，数据分布 q 业务整合，流程优化 项目试点实施整体 规划、需求调研 剩余项目全面 实施 验收交付 2013-7-15 2013-12-31 2014-5-31 2014-6-30 人 员 配 备 项 目 领导 小 组 项 目 领导 小 组 系 统 管 理 员 项 目 经 理 项 目 经 理 部 门 主 管 最 终 用 户 客 户 经 理 技 术 总 负 责 人 实 施 经 理 软 件 开 发 工 程 师 软 件 实 施 工 程 师 物 业 公司 极致 软 件 人 员 配 备 项 目小 组 职务 人数 工作地点 备 注 项 目 领导 小 组 组长 总经 理 1人 在 项 目启 动 、 验 收以及 需要 领导协调时 到达 项 目 现场 项 目 经 理 客 户 服 务总监 1人 项 目 现场 客 户经 理 销 售 经 理 1人 整个 项 目 过 程中定期到达 项 目 现场 了解 项 目 进 展，帮助 项 目 经 理 协调 项 目的 实 施 技 术总负责 人 开 发 部 总监 1人 公司，需要的前提下到达 项 目 现场 实 施 经 理 项 目 实 施 经 理 1人 项 目 经 理 软 件开 发 工程 师 资 深开 发 工程 师 2人 公司 软 件 实 施工程 师 资 深 实 施工程 师 23人 项 目 现场 试 点完成后全面 实 施根据 实 施情况增加 软 件 实 施工程 师 。 1、领导层 2、普通用户 3、应用骨干 4、系统管理员 1、理论与实践结合 2、现场与远程结合 3、共性与个性结合 4、培训与考核结合 5、自助与他助结合 培 训 方法 培 训 策略 培 训对 象 1、基础理论 2、实际操作培 训 方式 培 训 内容及 课时 培 训 内容 课时 /人次 面向人 员 备 注 基 础 管理子系 统 2 应 用骨干、系 统 管理 员 协 同 办 公子系 统 3 领导层 、 应 用骨干、普通用 户 客 户 关系子系 统 5 应 用骨干、普通用 户 、系 统 管理 员 收 费 管理子系 统 8 应 用骨干、普通用 户 、系 统 管理 员 采 购仓库 子系 统 5 应 用骨干、普通用 户 、系 统 管理 员 工程管理子系 统 5 应 用骨干、普通用