第四章会计信息系统项目的组织实施与

第四章会计信息系统项目的组 织实施与管理 学习要点： 1了解电算化会计系统的实施过程。 2理解电算化会计工作的规划与组织工作的意义，掌 握会计信息系统的内容。 3熟悉 会计信息系统 日常管理各个方面的工作及其要 求。 4理解 会计信息系统 控制的必要性，掌握安全控制的 内容与要求 。 上页 下页 返回 1 会计信息系统 工作 规划的意义 （ 1）有利于科学、合理地安排人力、物 力、财力，有效地建立电算化会计系统 。 （ 2）有利于科学、合理地控制建立电算 化会计系统的整个过程 （ 3）有利于先进的会计软件及软件应用 经验的推广和普及 （ 4）有利于做好电算化实施中的各项衔 接工作，提高系统的开发效益和运行效 益。 （ 5）为电算化会计工作的实施与考核提 供了依据。 会计信息系统工作的规划 上页 下页 返回 会计信息系统 工作的规划 2 会计信息系统 规划的分类 （ 1）按作用范围可区分为 会计信息系统 宏观规划和 会计信息系统 微观 规划。 宏观规划主要指国家电算化会计发展规划、行业电算化会计发展规 划和地区电算化会计发展规划。 微观规划主要是针对一个单位、一定时期的 会计信息系统 工作所要 达到的目标以及如何有效地实施这个目标而制定的具体的实施计划。 （ 2）按规划作用期可分为长期规划、中期规划和短期规划。 长期规划的作用期一般在 5年以上。中期规划一般在 3至 5年之间。短 期规划的作用期一般在 2年之内。 上页 下页 返回 会计信息系统 工作的规划 3 会计信息系统 规划的内容 （ 1）机构及人员配置规划。不同单位可根据其自身的特点，决定是否 设立专门的电算化会计机构与相应的计算机专业人员。 （ 2）计算机及其他硬件设备购置规划。 （ 3）软件配置规划。有条件的单位也可以采用购买通用会计软件与对 软件的二次开发相结合的方式。 （ 4）费用预算计划。 上页 下页 返回 最好能建立一个 会计信息系统 工作组织策划机构来具体负责。机构 的主要任务：制定本单位电算化工作发展规划，组织 会计信息系统 的建 立，拟订 会计信息系统 管理制度，组织会计人员参加计算机应用知识培 训，负责电算化会计系统的测试与运行。 会计信息系统 工作的组织 会计信息系统 工作的组织结构可以分为几下几种方式： （ 1）分散管理方式 。在单位的二级或三级管理部门设立会计机构，每个 部门相对独立开展会计核算工作。 优点：能调动各部门的积极性。便于各部门根据实际情况决定电算化实 施进程。 缺点：可能使数据不能共享，影响系统效益。可能造成人力资源闲置或 浪费。 上页 下页 返回 会计信息系统 工作的组织 （ 2）集中管理方式。 成立计算机信息中心。把 会计信息系统 所包括的管 理、开发和使用维护等工作都放在单位信息中心处理。会计部门定期按规 定向信息中心提供核算和管理所需的数据，由信息中心负责电算化会计的 日常运行。 优点：提高数据共享程度，有利于计算机资源的利用。 缺点：容易出现系统运行质量差，效率低等情况。易产生依赖思想， 降低系统的运行效率。 （ 3）集中管理下的分散组织方式。 单位内部设立专门的机构，统一负责 计算机应用规划工作。统一安排，指导各业务部门开展电算化工作。 优点：既照顾了各业务部门的特点，又能统一组织管理。 组织结构设置时应考虑以下因素： （ 1）单位管理模式和组织机构设置。 （ 2）业务规模和性质。 （ 3）现有技术条件和人员状况。 上页 下页 返回 会计信息系统的建立 会计信息系统结构如图： 会计人员 会计软件 系统软件（操作系统、数据库 管理系统等） 计算机硬件 会计制度规 范 图 3-2 电算化会计系统的组成 会计信息系统的建立主要是指：硬件的配置、系统软件和会计软 件的配置、会计人员的配备，各种电算化管理制度的制订。 制定企业会计信息化的总体规划 （一） 制定企业会计信息化的总体规划的 原则 （ 1）客观需求原则 （ 2）会计工作基础原则 （ 3） 整体性原则 （ 4）循序渐进、不断提高原则 （ 5）客观可行性原则 （ 6）领导负责原则 （二） 企业会计信息化总体规划的主要内容 1. 企业会计信息化的工作目标 2.会计信息化系统的总体结构 3.会计先细化系统建立的途径 4.系统的硬、软件配置 5.确定工作步骤 6.确定会计信息系统建设工作的管理机制和组织 机构 7.制定专业人员的培训与配置计划 8.资金的来源与预算 系统的配置方案 1系统的硬件设置 2会计信息系统软件的来源 配备计算机硬件和系统软件配备计算机硬件和系统软件 1.硬件工作方式的选择硬件工作方式的选择 根据 单 位性 质 、大小等来 选择 配备计算机硬件和系统软件配备计算机硬件和系统软件 2.硬件性能指标的要求硬件性能指标的要求 应根据实际情况和财力状况选择 上页 下页 返回 主要结构模式：单机系统、多机系统、多用户系统、计算机局域网络系统 硬件配置：是指电算化会计所需硬件系统的构成模式。 1单机系统 是指整个系统中只配置一台计算机以及相应的外部设备。 特点：所有的数据集中输入和输出。 优点：数据共享程度高，数据一致性好，系统开发周期短、见效快， 投资规模小，操作简便，对系统环境要求也不高。 缺点：功能较弱，可靠性比较差。不利于设备、数据的共享，容易造 成资源的浪费，输入输出往往成为数据处理的瓶颈。 适用范围：经济和技术力量比较薄弱、会计业务比较简单、会计管理 功能拓展不完整的小型单位。 上页 下页 返回 会计信息系统硬件配置 2多机系统 整个系统中配备多台计算机，各台计算机之间形成松散的结 构，数据输入、处理和输出分布在不同的计算机上完成。 优点：缓解了单机系统中输入输出的 “瓶颈 ”问题。 缺点：不具有实时数据交换能力。其数据共享性能差，系统的整体效 率低。 适用范围：适用于会计业务比较多，会计机构设置比较分散，系统维 护能力强的单位。 上页 下页 返回 会计信息系统硬件配置 3多用户系统 指整个系统配置一台计算机主机和多个操作终端， 数据通过各终端输入，主机对数据进行集中处理，处理 结果可直接返回终端用户。 优点：实现了对数据的共享，既提高了系统 效率，又使系统具有良好的安全性。 缺点：系统比较庞大，系统维护的要求比较 高。 适用范围：适用于会计业务量大 、地理分布集中、资金充裕且具有 一定系统维护能力的单位。 上页 下页 返回 会计信息系统硬件配置 4计算机网络系统 是指用通讯线路连接的多台计算机组成的一个运行系统，各计 算机之间可以通过网络共享服务器上的硬件资源和软件资源，并 可以与其他计算机或其他网络进行通讯和交换信息。 网络体系包括客户机 /服务器（ C/S） 和浏览器 /Web服务器（ B/S） 等多种方式架构。 优点：能够在网络范围内实现硬件、软件和数据共享，传输速度较高 ，容易维护，可靠性较高，使用简便，结构灵活，具有可扩展性。 缺点：安全性不如多用户系统，工作站易被病毒感染或受到恶意侵害 。 适用范围：具有一定的计算机应用基础和较强经济实力的大中型单位 。 配备计算机硬件和系统软件配备计算机硬件和系统软件 3.操作系统的配置操作系统的配置 (1)对于采用单机结构的，目前前主要采用 Windows9X/NT/XP操作系统。 (2)对于采用多用户结构的，可采用 UNIX或 XNIX 操作系统。 (3)对于采用客户机 /服务器网络结构或浏览器 / 服务器网络结构的， 可采用 Windows NT/2000 /XP 等操作系统，使用 IE5.0以上版本浏览器。 三、配置财务软件三、配置财务软件 1.财务软件的来源及其选择财务软件的来源及其选择 财务软件的来源主要有通用商品化财务软件、 定点开发（包括本单位自行开发、委托其他单位开 发、联合开发）、通用与定点开发财务软件相结合 三种渠道。 三、配置财务软件三、配置财务软件 1.财务软件的来源及其选择财务软件的来源及其选择 (1) 在开展会计电算化初期应尽量选择商品化通 用财务软件，会计业务比较简单的企事业单位（小 型企业和行政事业单位）应以选择通用财务软件为 主。 三、配置财务软件三、配置财务软件 1.财务软件的来源及其选择财务软件的来源及其选择 (2) 大中型企业、事业单位会计业务一般都有其 特殊要求，在取得一定会计电算化工作经验以后， 也可根据实际工作需要，选择定点开发方式，以满 足本单位的特殊要求。 (3) 一般地，大中型企事业单位待会计电算化工 作深入后，通用财务软件不能完全满足其各种特殊 的核算与管理要求时，可根据实际工作需要结合通 用财务软件定点开发部分配套的模块。选择通用财 务软件与定点开发财务软件相结合的方式。 三、配置财务软件三、配置财务软件 2.商品化财务软件的选择商品化财务软件的选择 商品化财务软件是指经过评审通过的用于在市 场销售的通用财务软件。商品化财务软件一般具有 通用性、合法性和安全性等特点。选择通用商品化 财务软件是企业实现会计电算化的一条捷径，是采 用最多的一种方式。 采用商品化财务软件的优点：见效快、成本低 、安全可靠、维护有保障。缺点：一是不能全部满 足使用单位的各种核算与管理要求；二是对会计人 员要求较高，否则会计人员会感到使用不便。 三、配置财务软件三、配置财务软件 2.商品化财务软件的选择商品化财务软件的选择 在选购商品化财务软件时， 主要注意以下问题 ： (1) 系统环境。应根据计算机硬件和软件环境的 要求，购买适应的原版商品化财务软件。 (2) 功能规范。财务软件达到财政部发布的 会 计核算软件基本功能规范 的要求，并已通过（国 家、省、地区）财政部门的评审。 三、配置财务软件三、配置财务软件 2.商品化财务软件的选择商品化财务软件的选择 (5) 售后服务。考查软件售后服务情况，包括用 户培训、软件资料、版本升级等方面。 (6) 软件价格。软件价格一般包括常规的服务费 用，但不包括系统实施费和特殊服务费。 用户单位在购买时应从以下各方面进行比较： （ 1）软件功能 一个较为成熟的软件具有以下几方面的功能： 一是主要功能，包括正确处理会计业务流程，完成会计凭证填制 ，会计账簿登记，会计报表的生成与输出等工作 二是辅助功能，包括提示功能、帮助功能、引导操作功能、全屏 编辑功能、辅助计算器等一些有利于用户使用软件系统的所有功能 。 三是服务功能，包括重建文件索引，整理被破坏的数据秩序，复 制会计数据档案，恢复会计信息系统文件以及清理存储空间等功能 。 四是控制功能，包括输入数据的正确性控制，输出内容范围的控 制，数据顺序和方式控制，使用权限的控制等系统控制能力。 上页 下页 返回 （ 3）软件的技术性能 技术性能包括使用的数据库系统的安全可靠性能，易学易用易懂的性能 等。此外，软件的可维护性，可审计性，可移植性，以及软件运行平台、 运行环境（如网络环境、数据库环境）等等，都是需要考虑的因素。 （ 4）售后服务质量 （ 2）本单位会计业务的特点 首先是单位的行业特点。 其次是单位规模大小、会计业务数据量的多少、会计核算精确度的高 低等等。 （ 5）费用 商品化会计软件的购置费用一般包括软件价格、实施费用（包 括培训和安装费用）、售后服务费用、其他配套费用（如系统软 件及防病毒软件的购置费用）和扩充升级费用等。 上页 下页 返回 电算化会计人员配置 1基本会计岗位。基本会计岗位可分为会计主管、会计核算、出纳、 稽核、会计档案管理等工作岗位。 2电算化会计岗位。电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计 算机及会计软件系统的工作岗位。可设立以下一些专业岗位： 会计基础工作规范 中要求： “各单位应当根据会计业务需要设置会 计工作岗位。 ”实现电算化处理后，会计部门的工作岗位可分为基本会计 岗位和电算化会计岗位两大类。 （ 1）电算化系统主管。系统主管人员负责协调计算机及会计软件系统 的运行，要求具备会计和计算机基本知识以及相关的电算化会计组织管 理经验。系统主管又可称作系统管理员、账套主管或超级用户，可由会 计主管兼任。 （ 2）数据录入。录入人员负责输入记账凭证和其他有关数据，要 求具备会计软件操作技能，或通过电算化会计初级培训。实施电 算化会计的单位应该要求所有会计人员具备担任会计软件操作员 的条件。 上页 下页 返回 电算化会计人员配置 电算化人员的岗前培训主要有以下几种形式： 第一种是由财政部组织开展的初级、中级和高级电算化会计培训。培 训对象是在职的会计人员。 第二种是由软件公司提供的针对所购买的会计软件的培训。凡购买商 品化会计软件，软件公司一般都会对用户进行义务培训。 第三种是根据开展电算化工作的需要，由单位自行组织的电算化会计 培训。 上页 下页 返回 电算化会计规范的确立 财政部颁布的 会计电算化管理办法 规定，采用电子计算机替代手 工记账的单位，应当具备以下基本条件： （ 1）使用的会计软件达到财政部发布的 会计核算软件基本功能规范 的要求。 （ 2）配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终 端，并配有熟练的专职或者兼职操作人员。 （ 3）用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行 3个月以上， 取得相一致的结果。 （ 4）有严格的操作管理制度。主要内容包括： 操作人员的工作职责和工作权限。 预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机 的措施。 预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经核 对而登记机内账簿的措施。 必要的上机操作记录制度。 上页 下页 返回 电算化会计规范的确立 （ 5）有严格的硬件、软件管理制度。主要内容包括： 保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施。 会计数据和会计软件安全保密的措施。 修改会计软件的审批和监督制度。 （ 6）有严格的会计档案管理制度。 上页 下页 返回 电算化会计的日常管理 电算化会计系统的日常管理，是指对已建立的电算化会计系统进行全 面和有效的控制，以保证系统安全正常运行。包括日常管理制度的建立 、执行和常规性的系统维护等工作。 1岗位责任制 电算化会计日常管理制度的建立 岗位职责是对各岗位工作职能和权限所做的规定，一般包括两部分内 容：一是所有岗位都应该遵守的一般性规定；二是每个岗位根据操作内 容与操作权限而必须遵循的规定。 对于（ 1）系统管理员岗位职责；（ 2）软件操作（录入）员岗位职责 ；（ 3）数据审核员岗位职责；（ 4）系统维护员岗位职责，教必须建立 相应的岗位责任制度。 上页 下页 返回 电算化会计日常管理制度的建立 “规程 ”条款如： 未经电算化培训或培训考核不合格者不能直接操作计算机软件。 严格执行操作人员权限管理制度。操作员密码可以由系统管理员或 者会计主管进行初始设定，但只能由操作员自己修改。 等等。 3电算化会计硬件、软件和数据管理制度 （ 1）计算机硬件系统管理制度 （ 2）系统维护制度（软件管理制度） 2电算化会计操作管理制度 4电算化会计档案管理制度 会计档案包括以书面形式存放的会计凭证、会计账簿和会计 报表，存储在磁性介质或其他介质上的会计数据，以及会计软件 系统有关的文档、结构图、流程图和源程序等。作为会计档案保 存，其保存期限应同 会计档案管理办法 中规定的相应会计数 据保管期限一致。 上页 下页 返回 电算化会计日常管理的实施 （ 1）必须重视对计算机硬软件的常规管理 计算机中的各种信息和软件存储在磁介质中，看不见，摸不着，磁场 、电场、潮湿、灰尘、计算机病毒等都会造成硬件设备和软件系统的故 障。而会计数据具有真实性、准确性、连续性、可靠性的特殊要求。 （ 2）必须适应会计工作流程和工作重心所发生的变化 记账凭证的输入和审核成为关键操作任务，而操作或控制计算机系统 成为会计工作人员的最必需的技能。会计人员应及时更新自己的知识，提 高自己驾驭系统的能力，使电算化系统发挥更大的效益。 1电算化环境下会计工作的新要求 （ 3）要强化会计人员的协作与合作 会计软件每个功能模块处理特定部分的会计信息，各功能模块 之间通过信息传递相互联系。尤其是在网络环境中，各岗位人员 在不同的站点共同使用同一个会计软件，彼此的凭证传递、数据 衔接都是通过软件系统进行的，相互之间联系非常紧密。要求各 岗位会计人员之间加强协作，相互照应，共同维护，使系统顺畅 运作。 上页 下页 返回 （ 4）适应对会计人员业务素质的新要求 要求会计人员转变观念，全方位掌握会计工作技能，积极参与各种方 式的经营管理和决策，强化对会计信息的综合利用。 2完善电算化会计的日常管理制度 上页 下页 返回 电算化会计系统的安全管理 电算化会计安全管理是指为了维护电算化会计系统正常工作状态和保 障会计信息的安全而制定的规章制度和采取的控制措施。 1安全接触控制 接触控制是指对接触电算化系统的硬件、软件和数据的人员，在时间 上和程序上作出不同程度的限制，以防止设备、程序和数据文件被篡改 或泄密。 常用的接触控制措施有： （ 1）设备控制。 （ 2）制度控制。 日常安全管理的内容与措施 2软件与数据文件的控制 常用的软件和数据控制措施有： （ 1）强化密码和权限管理。 （ 2）文件加密控制。 （ 3）操作日志控制。 （ 4）维护秩序控制。 上页 下页 返回 日常安全管理的内容与措施 5系统环境安全控制 （ 1）电源安全控制。 （ 2）室内温度与湿度控制。 此外，要做好除尘避尘、空气清洁、设备接地、防静电、防雷 击等工作。 4系统后备控制 后备控制有以下基本方式： （ 1）硬件备份。通常可采用的办法是 :一是在主服务器之外再准备一台 备用服务器，并定期将数据复制过去。二是采用双机容错的方法，通过特 殊处理和设置建立两台服务器之间的镜像联系，使两台计算机中的软件和 数据保持一致。 （ 2）文件备份。包括软件备份和数据备份。 备份的文件必须妥善保管，防止未被授权的人员接触，还要注意防火、防 潮、防尘、防强磁场。 3系统文档资料的控制 上页 下页 返回 日常安全管理的内容与措施 6计算机犯罪及预防 （ 2）计算机犯罪的预防 加强对会计人员、电算化系统维护人员的思想道德教育和法制 教育。 建立、健全各项规章制度和内部控制制度。 明确岗位分工，实施严格的系统操作权限控制。 健全针对计算机网络的技术防范体系。 建立日常审计制度，加强内部审计监督。 （ 1）计算机犯罪的基本类型 常见的计算机犯罪行为有以下几种基本类型： 利用计算机盗窃资产或贪污资金。 利用计算机收集或泄露商业机密。 非法侵入计算机系统，对程序或数据进行篡改。 上页 下页 返回 计算机病毒及其防治 2计算机病毒的传播途径 计算机病毒可能通过以下途径传播： （ 1）通过软盘、硬盘、光盘等传播。 （ 2）通过计算机网络传播。 （ 3）通过国际互联网（ Internet） 下载软件、收发电子邮件、浏览网页 时传播。 1计算机病毒的破坏性 触发时，它就自动执行程序，轻则占用系统资源，降低系统运行效率 ，重则破坏或删除文件数据，破坏硬盘分区表，严重的甚至会使系统瘫 痪，所有信息丢失。 3计算机病毒的防范 通常采取以下的一些措施： （ 1）不使用盗版软件。 （ 2）避免可能有病毒的磁盘接触系统 。