OA实施方案蓝图设计

1 工实施方案蓝图设计 方案 目前 *信息化程度总体来说还处于初级阶段，除了财务系统，没有其他业务操作系统和管理系统，日常的办公及业务审批，仍采用比较传统的手工作业方式进行处理。 1. 流程管理方面 没有完善的规章制度、作业流程，导致行政审批不规范，随意性较强，当审批人出差或不在办公现场时，审批流程无法继续，从一定程度上影响办事效率。 2. 文档管理方面 通过纸质和电子版相结合管理，文档比较分散，没有归类集中管理，对各类文档没有明确的授权管理，没有知识共享的平台。 3. 内部沟通方面 主要采用电话，会议，电邮，没有从一 定程度上影响沟通的效率，不能很好地实现多样化的沟通交流。 4. 行政资源管理方面 在行政资源管理方面，通对易耗品管理、会议管理、主要通过 行管理，简单实现这些行政资源的基础信息的登记和使用记录的管理。 2 第二部分 *公司 决方案 *求与金蝶 档和公文审批工作流管理 各部门工作流 协同审批 行政收文管理 协同工作（工作流） 公司发文管理 部门发文管理 知识共享 知识中心 文档管理 *重工需求 金蝶 K/3 业基础资料 规章制度 协同工作（工作流） 文档管理 3 息发布与共享 息沟通交流 部门信息发布 通知公告 新闻中心 员工通讯录 员工资料 企业通讯录 名片管理 企管知识刊物 知识中心 党政纪律 党群信息交流 在线论坛 网络调查 *重工需求 金蝶 K/3 *重工需求 金蝶 K/3 司通知公告 企业内部新闻 法律知识 分销商月报 政策 法规 内部员工交流 员工意见箱 4 议管理 息安全与权限 *决方案 金蝶 知识管理整体平台中至关重要的基础。完全采用 设计，实现B/S 结构；在整体架构上采用了 据接口，所有的模块设计采用独立的数据库，保证了模块的结构化。 强 大稳定的工作流引擎采用库、核分离的模式。用户可以采用自己设计或修改的表单运行在工作流内核上。多种路由方式的设计保证了电子工作流完整地再现企业工作流程。 产品特性 智能化的工作流，全面提升协作能力 金蝶 各个流程系统，采取了控制库和应用库分开的执行方式，在保证用户迅速运行企业业务流程的同时，又赋予用户更多自定义操作。一方面，用户可以随时根据应用需要自由选择各种应用样式表单；另一方面，用户也可以根据已有的会议日程通知 会议管理 信息权限 模块权限设置 数据安全 自动数据备份 *重工需求 金蝶 K/3 *重工需求 金蝶 K/3 5 模板对表单进行可视化二次开发。同时，本系统的流程提供了多版本控制、多路由合并、参与人员日志检查等功 能，在流程中的每个步骤又添加了诸如决策、条件等功能，从而保证企业的工作流更趋合理化、多样化与实用化。 基于 B/S 的应用结构 在金蝶 品中，无论是企业工作流、软件界面还是应用表单，用户都可以进行自定义设计，保证系统具备完全的伸缩性，随时满足不同规模用户现在和未来的任何应用需求。 应用支持 A. 异地办公 （ *暂未开通外网） B. 短信息支持 (*暂未购买，深层次阶段可以考虑应用 ) 组织管理结构化 金蝶 供了一个结构完善的组织架构自定义模块。客户端，系统管理员通过定义 “ 决策 组 ” 、 “ 部门 ” 、 “ 角色 ” 、 “ 人员 ” ，使系统中的各种权限设置与具体的用户分离。这样，不仅为组织结构的调整提供了强大的灵活性，同时大大减轻系统日后的维护的工作量。 下面详细描述重要业务模块对应解决方案 : 础资料的设置 安装金蝶协同软件后首要的工作是要进行数据的初始化工作，如建立部门信息、用户信 息、职位信息、角色权限、设置首页需要展现的信息等。配置管理 配置管理 基出数据导入、部门管理、用户管理、职位管理、角色管理。 初始数据录入顺序：组织架构 职位信息 角色信息 职务信息 用户创建 基础 系统初始化后，用户才可以正常使用金蝶协同办公系统。经过前期调研和数据收集，形成 *的组织架构及人员人信息。 络办公 重点模块 ) 作流说明 完全可自定义的企业工作流，可以根据用户对系统的要求自定义出各种复杂流程，不仅 6 满足包括嵌套、并列、分支、主协办等流转模式。一方面，用户可以选择系统已提供的流程进行公文流传；另一方面，用户也可以根据企业的需要自定义流程进行办公。同时，该模块还为用户提供了多种表单样式，用户不仅可以在此进行选择，还可以将表单赋予个性变化。 需求实 现 通过协同工作流， *实现无纸化电子化流，提高工作效率，有效缩短工作流程周期，提高流程监控透明度 ， 同时完善 *的工作流程，通过协同 散的现象。 电子流都是以表单为载体的的基础上进行的，因此表单也是工作流中至关重要的一环，先有表单后有流程，每一个流程只有一个唯一的表单相对应，表单可以对应多个流程。 按照企业的审批表单格式，进行网上审批表单的字段定义、签批表单格式设计、打 印表单格式设计、正文模板上传、红头模板上传等配置，支持模板打印。 初始进行一个表单设置时，至少应包 括以下信息： 表单基础信息 表单字段信息 审批表单格式 建立表单的方式有四种字段 短字段： 短字段为表单的主要字段，数量有 30个，长度为 50个字符，主要存放数字，日期，短文本和签章定位等，此字段数据可以进行查询以及报表输出。 长字段： 长字段为表单的主要字段，数量有 10个，长度为 500个字符，主要存放意见，长的文本等，此字段数据可以进行查询以及报表输出 窗体底端 列表字段： 列表字段数量不能超过 15个，最多允许输入 50个字符，行数最多不能超过 50行 明细字段： 明细字段数量有 99个，长度为 2000个字符，每一字段都 是一行单独存放，保存长文本内容比较适合，明细字段不能作为查询条件，判断节点条件，并且也不能公文报表中显示 创建表单流程：创建表单基础信息 文件编号设置 字段设置 表单格式设置（可借用第三方软件） 表单创建完成才能创建流程，创建工作流流程：创建流程基础信息 选择表单 流程设计 字段权限设置 审批人员设置 流程拥有和管理权限设置 生效 在 面临流程变更的现象，只需要在原有的基础上进行修改即可。在运行的流程不受流程变更的影响。 流程变更流程：失效当前流程 创建新版本 流程 流程设计 字段权限设置 审批人员设置 流程拥有和管理权限设置 生效 模块主要功能： 7 文件拟稿 可以直接拟稿，也可以挂接附件，还可以使用多页签形式使用 流程跟踪 可以随时跟踪文件流传节点，审批状态及各级别审批意见。另外，流程完成之后会有详细处理的时间节点，企业可以根据时间节点来判定此流程步骤的有效性，目前 *售后服务部将会用上此功能。 中止文件流转 自由流程可以随时随地根据所选人意见决定是否结束流程。各部门领导或副总经理、总经理都可以将流程打回给发起人。 查 看已结束流程的文件 回顾浏览和自己相关的所有已经结束的流程，可以很方便查询到自己处理的流程。 流程催办 过期未审批的文件，系统可以提供催办功能， 流程归档 流程结束之后可实行自动归入指定的文档，方便事后查询。 流程委托 领导出差可实现流程委托，事后可查询受委托人处理的所有流程明细。 流程报表 可以根据表单汇总报表报表数据，很好的实现了数据汇总的功能 ,在公文报表设置。 部门流程 上线流程列表 （二）业务部门上线流程列表 1 发文流程 行政部 2 收文流程 行政部 8 3 办公用品采购申请流程 行政部 4 电话移机流程 行政部 5 盖章流程 行政部 6 派车申请流程 行政部 7 员工请休假流程 人力资源部 8 考勤异常流程 人力资源部 9 部门加班申请流程 人力资源部 10 人员异动流程 人力资源部 11 个人加班申请流程 人力资源部 12 出差申请流程 人力资源部 13 部门招聘流程 人力资源部 14 新员工转正申请流程 人力资源部 15 外部培 训流程 人力资源部 16 补办考勤卡流程 人力资源部 17 离职流程 人力资源部 18 信息化设备申请流程 研发管理部 19 耗材领用流程 研发管理部 20 采购合同流程 采购部 21 零量采购流程 采购部 22 设备维修流程 生产安全部 注 带有 “ ”的流程在系统实现做为上线成功的标准。 文流程 A应用规则 流程名称 发文流程 流程编号 流程说明 适用于公司各个部门 流程表单 发文流程表单 流程管理部门 研发管理部 流程文件备案部门 行政部 流程运行范围 全公司 流程应用规则 （需相关业务负责人对其完善） 01 拟稿人起草文件内容 02 登录 统填写 发文表 单 03 提交部门负责人审核 04 行政部秘书校对 05 行政部部长审核 9 06 拟稿部门确信 07 提交分管领导审批 08 行政部下发 09 下发的部门签收 10 行政部（归档） B流程图 发 文 流 程 图相 关 部 门公 司 领 导行 政 部发 文 部 门不 通 过不 通 过不 通 过部 门 领 导 核 稿和 签 字行 政 部 发 文（ 综 合 管 理员 ）部 长 审 稿 和 签字拟 稿结 束 归 档秘 书 校 对部 门 签 收分 管 公 司 领 导审 批 签 发C流程表 单 公文处理单 拟稿部门 提交人 密级程度 机密 保密 一般 公文编号 *（ 201106） 001 号 10 公文标题 文件性质 （新增 /修订 /补充） 性质说明 （通知 /制度） 发送范围 行政部 人力资源部 信用管理部 销售部 财务部 研发管理部 部门 审批 行政部秘书校对 行政部部长审批 领导审批 部门签收 文流程 A应用规则 流程名称 收文流程 流程编号 流程说明 适用于公司各个部门 流程表单 收文流程表单 流程 管理部门 研发管理部 流程文件备案部 行政部 流程运行范围 全公司 11 门 流程应用规则 （需相关业务负责人对其完善） 01 收到外来文件 02 登录 统填写 收文表 单 (文件签收单 ) 03 公司领导批示 04 根据批示执行或存档 05 行政部（归档） B流程图 收 文 流 程 图公 司 领 导行 政 部外 来 部 门按 照 批 示 执 行或 存 档开 始填 写 文 件 签 收单公 司 领 导 批 示文 件 （ 纸 质 文档 ）结 息化设备申请流程 流程名称 信息化设备申请流程 流程编号 流程说明 适用于公司各个部门 流程表单 信息化设备表单 流程管理部门 研发管理部 流程文件备案部门 研发管理部 流程运行范围 全公司 流程应用规则 （需相关业务负责人对其完善） 01 申请人申请 02 登录 统填写信息化设备申请表单 03 直属领导审批 04 信息化总监根据信息化设备台账进行审查通过 12 05 总经理审批 06 信息化设备购买执行通知 07 研发管理部归档 B流程图 信 息 化 设 备 申 请 流 程研 发 管 理 部 总 经 理各 相 关 部 门开 始直 属 领 导 审 批 审 批 审 批归 档 研 发 管 理部 执 行结 束同 意 同 意同 意同 意不 同 意不 同 意不 同 意C流程表单 13 休假流程 A应用规则 流程名称 请休假流程 流程编号 流程说明 适用于公司各个部门 流 程表单 请休假表单 流程管理部门 研发管理部 流程文件备案部门 人力资源部 流程运行范围 全公司 流程应用规则 （需相关业务负责人对其完善） 01 登陆 统申请人填写请休假表单 02 直属上级审批 03 人力资源部审批 04 超过一天主管副总审批 05 超过三天总经理审批 06 考勤员备案 (人力资部和申请部门 ) 07 结束（归档） B流程图 14 员 工 请 休 假 流 程相 关 部 门 主 管 副 总 总 经 理人 力 资 源 部直 属 上 级员 工 个 人 申 请考 勤 员 备 案考 勤 员 备 案一 天 以 内一 天 以 上 三 天 以 下结 束 归 档审 批 部 长 审 批 审 批审 批天 数 判 定 天 数 判 定一 天 以 上 三 天 以 下大 于 三 天不 通 过不 通 过不 通 过 不 通 过通 过员 工 请 休 假 单C流程表单 *科技有限公司请假申请单 部门： 员工姓名 请假类型 请假天 数 请假时间 年 月 日 年 月 日 部门领导意见 年 月 日 人力资源部意见 年 月 日 主管领导意见 年 月 日 人力资源部销假意见 （单位盖章） 年 月 日 15 材领用流程 A应用规则 流程名称 请休假流程 流程编号 流程说明 适用于公司各个部门 流程表单 请休假表单 流程管理部门 研发管理部 流程文件备案部门 人力资源部 流程运行范围 全公司 流程应用规则 （需相关业务负责人对其 完善） 01 登陆 统申请人填写请休假表单 02 直属上级审批 03 人力资源部审批 04 超过一天主管副总审批 05 超过三天总经理审批 06 考勤员备案 (人力资部和申请部门 ) 07 结束（归档） B流程图 公 司 耗 材 领 用 流 程研 发 管 理 部各 相 关 部 门同 意不 同 意直 属 领 导 审 批开 始执 行 归 档结 束C流程表单 16 购合同流程 A应用规则 流程名称 采购合同流程 流程编号 流程说明 适用于采购部 流程表单 采购合同表单 流程管理部门 研发管理部 流程文件备案部门 采购部、法务部、财务部等 流程运行范围 全公司 流程应用规则 （需相关业务负责人对其完善） 01 登陆 统申请人填写采购合同表单 02 直属上级审批 03 财务部审批（可根据实际情况打回） 04 法务部根据相关规定审批 05 主管副总审批 06 归档 (相关部门 ) B流程图 17 采 购 合 同 流 程 图部 门 领 导 财 务 部 法 务 部 主 管 副 总采 购 部开 始采 购 员 草 批 合 同 是 ( Y ) 是 ( y )结 束是 ( Y )否 ( N )配 套 厂 家 予 以 报价审 批 审 批 审 批 审 批C流程表单 采购合同评审申请表 承 办单位： 承办人： 年 月 日 合同名称 合同内容 对方单位 （全称） 合同金额 付款方式 合同特殊 要求 承办单位 领导 财务部 法务部 承办单位 主管领导 备注 注： 1。此表用于销售、采购合同外的其他合同评审。 2此表和合同原件一份留法务部，如有部门需要留存，请承办人准备好份数。 其他的相关流程请查看附件。 18 络办公 点模块） 在日常办公过程中，员工经常需要将一些文档，征集相关同事的意见，相互讨论后再进行发布。以往大多采用发送飞 Q 的方式来征询意见，这样无法做到自动汇集相关人员的反馈意见。通过信 息互递的协同工作板，可以很好地解决该问题。 协同工作实现了一定范围内的信息共享，并提供意见征集机制，指定阅读范围以外的人 员无法看到信息。用户可以发送传阅给某个部门或某些人员，设置这个协同工作的接收人是 否可以共享看到他们彼此之间提交的传阅意见，用户还可以设置是否关注回复意见。可将协 同转发邮件、转存文档、转发公告，真正实现了信息传递内外互通，张弛有度，让您的信息 “活”起来，同时也在一定程度上避免了日常工作中“扯皮”的现象。 需求实现 ：发送的文件有记录，能够查询到反馈意见 ,哪些人已阅读；各部门之间 文件的交流没有统一的进行管理起来，不方便查询与管理，没有建立起完善的信息共享机制 .。 流程：新建事项 选择需要传阅的部门或员工发送 接收人接收或处理 提出反馈意见 发起人收到反馈信息 主要功能点实现 ： 事项一览：将显示待办事项、已发事项、关注事项、回收箱中的总件数、未读数、未批数 反馈意见：可以查看到回复人的意见 关注 /取消回复：关注某个事项，可以给予提示 事项阅读记录：查看事项的记录发件人和收件人在事项的详情页都有显示，如已阅人数、未阅人数 关注事项：引起自己重视 络办公 点模块） 发文系统是金蝶 统中的一个重要的核心部分 ,它的主要作用是提供了企业发文 ,功能与企业工作流类似 ,流程定义和流程流转部分请参考企业工作流 (发文流程 )部分， 需求实现：能方便的进行公文流转，并进行公文的跟踪；解决各部门以部门名义发文时，公文是不需经过行政部上报或下发的，所以存在行文规范不一，公文存档分散的问题。建议机电总部的发文含部门名义发文的公文上报或下发也由行政部统一制发 ,同时流程上也在一定程度上优化（见流程） 19 流程：部门发文 行政部秘书校对 部长校稿 发文 部门确认 领导签发 行政部下发 部门签收 流程归档（知识中心） 络办公 收文系统是金蝶 统中的一个重要的核心部分 ,它的主要作用是提供了企业收文 ,功能与企业工作流类似 ,流程定义和流程流转部分请参考企业工作流部分 需求实现：解决收文之后后续指定人员工作的安排进度跟踪以及存档问题。 流程：外来收文 行政部签收 公司领导批示 行政部根据批示下发文 流程归档（知识中心） 络办公 目前 *有三个大型会议 室，会议室设立专门的管理员。主要用于公司级以有对外会议，企业发文 文件录 入 流程中流转 知识中心 流程归 企业收文 文件录入 流程中流转 知识中心 流程归档 20 各部门都有自己的小型会议室。 对会议的全过程实现管理，适用于办公室对于会议进行统一组织、管理的所有会议，并可灵活地通过即时消息、手机短信等方式进行通知，使会议计划以最快捷的方式传播给与会人员。 会议管理使用流程：会议室创建（基础数据） 会议室预约 通知与会者 会议室管理员安排相关服务 模块主要功能： 会议室预约 会议服务管理 根据企事业单位的情况设置开会需要的一些资源，如投影仪等，新建会议时申请人勾选相应的资源，以便相关人员准备相关的会议资源。 共信息 点模块） 知识中心模块主要对一些适用的、有益于个人或单位的信息进行管理，可以把信息收集输入，提交给栏目管理员，管理员根据内容决定发布或删除，发布后的信息在网上实现共享，供大家查阅、评价。 流程：创建分类文件夹 授权（设置栏目管理员、发表部门、人员权限） 查看规则授权 增加文章 审核（此步骤可根据实际情况设定） 需求实现 实现文档管理集中、安全、可控 ;提高文档的查询、利用效率 ,解决员工离职之后资料的流失，企业资料单一的存放在个人电脑里面，没有有效的继承等 模块主要功能： 查看主题 分类管理 目录管理 待审核文件 知识栏目树 信息管理 分类定义 目录定义 我的草稿 新建的 信息 待审核文件 归档文件 文件一览 待办文件 21 目前 *采取每个部门一个文件夹的形式，其他通用资料或者公共资料再另行设置文件夹。每个文件夹下面根据世哲各部门的文档资料特点再下设子文件夹（如下图），每个文件夹以及子文件夹都可以分别设定一个栏目管理员，在这里每个部门设定一个栏目管理员，对各部门的文档资料进行管理，另外还可以分别设定发表权限以及查看权限。 在每个部门的子文件夹下面设定一个归档文件来放置各部门的工作流文件，以方便查询和保存。 共信息 新闻中心 是用来发布各类新闻的模块，新闻内容可以包括企业的内部新闻、外界媒体对企业的各种报道、业界新闻等。本模块通过手工或附件的形式输入新闻内容。用户可以根据实际应用情况预先自定义新闻类型。输入内容后提交给相关类别的信息管理员（建议建立专门的信息管理员，此模块可由信息部或行政部来管理）进行审批。信息管理员收到待审批的新闻后，可对该新闻进行修改，发布或退回等操作 流程：分配新闻中心模块权限 新建栏目 授权发布人员 发布新闻 审核（可根据实际情况省略） 系统支持新栏目的设定，可以自行定义栏目，支持图片新闻，通过新 闻中心模块，可以及时了解企业的最新信息，如下图所示： 22 共信息 在线论坛可以丰富企业员工的业余生活，在这里可以设置匿名信箱，如总经理信箱、部门经理信箱、个人意见箱等，员工可以把自己的工作经验、生活经验、技术交流、服务等可以写进 于 *科技，可以建立起属于自己的一个内部论坛，丰富企业文化。 流程：设置在线论管理角色权限 新建分类 论坛权限设置 发贴 23 共信息 目前 *没有自己的一套完整的电话记录簿，普遍采用办公桌上贴着一张电话表， 但当员工的电话号码变更时，不能及时的得知，而且如果重新更新电话表，每位员工都更新的话，将会浪费很多纸张。 流程：新员工资料整理 配置管理基础资料维护录入 个人资料更新 需求实现 解决查询不到员工的详细信息，如电话、邮件等日常工作用到的 使用 引功能亮点主要是记录当前公司注册员工的联系电话，部门，邮件等一系列信息（如下图），方便公司员工查询，在这里建议 *科技的每位员工都及时更新自己的信息，如电话号码等。 助办公 此模块可以对 用户做调查。调查的题目和方案由系统设置的管理员制定。一般用户完成调查问卷后提交给管理员，管理员可以查看调查结果，投票结果。 系统包括以下部分： 调查表 调查配置 24 助办公 电子邮件模块可以作为邮件的客户端使用。 *的员工可利用 电子邮件模块，实现电子邮件在系统中的收发。同时，当用户有新邮件时，可以通过办公助手自动提醒。 电子邮件模块主要功能包括：写邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱、外部邮箱设箱、管理设置。 政管理 点模块） 本模块是一个灵活易 用的网上公告板。公司或单位内部所有的公告都可在此模块中发布。总经理可以发布公司新规定，部门领导可以发布本部门的生产情况，行政部可以发布放假日期安排等等，公司内的每个员工能及时查看与自己有关的公告。 流程：分配通知公告发布权限 发布通告栏目设置 发布通知公告 审核（可省略） 查看通知公告 需求实现 实现统一的信息共享、发布平台建立灵活的沟通机制快速准确的传递信息 系统包括以下部分： 最新公告 新建公告 历史公告 公告审核 我的公告 模板管理 25 目前 *发布通知公告普遍采用两种方式：电话通知，公告栏。第 一种方式需要每个部门去打电话通知，比较的麻烦；第二种方式采用贴公告栏，这种方式可能某些员工根本就没有看到，存在一定的缺点。 使用通知公告模块可以很快的达到以上两种效果，可以进行公告分类的发布，公告审核，公告查看人员查询（浏览公告之后会有记录如图）等 人管理 金蝶 统支持首页自定义，用户可以根据自己的习惯及工作内容自定义门户管理，在配置管理里面的页签管理可以实现。 26 统设置 系统管理员可以针对每一模块进行定义设置。 在金蝶 过 角色管理来对权限控制，一个人可以是赋予多个角色。 权限设置：配置管理 角色管理（创建角色） 角色分配权限（如下图） 授予具体人员 通用设置：适用于普通员工，建议 *所有员工都可以拥有此权限 流程权限设置：适用于部门管理员或者系统员创建流程，在这里建议给予系梳管理员权限 ,同时在流程权限里面流程监控员也建议设置系统管理员 会议管理权限设置 :适用于管理员会议室地的人员，在这里一般行政部居多，建议会议室管理员 知识中心管理权限设置：根据 *的情况，建议设置知识中心总栏目管理员，再每个部门分别设置分栏目 管理员，分栏目管理员适有于文书、秘书、部长等职位 在线论坛管理权限设置 :设置栏目管理员角色，在线论坛模块中还可以对分模块进行授权，可以由专门的栏目管理员设置，在这里建议管理员设置行政部员工信息部员工 通知公告权限设置 :通知公告发布者权限，拥有此权限者才可以发布通知，建议每 27 个部门一个指定的人员发布权限，有效安全的管理通知公告的发布 新闻管理权限等：新闻管理员权限建议行政部或者信息部的员工担任。此模块主要争对企业新闻以及国家新闻居多，比较严谨，谨慎授权。 在具体的使用过程中，可以根据实际情况系统管理员 进行授权。 28 第三部分 *线方案 训方案 *统 的 实施培训工作