加强水利科研档案信息管理工作的思考.docx

加强水利科研档案信息管理工作的思考 (内蒙古自治区水土保持工作站，内蒙古 呼和浩特 010020) 摘 要：文章在综述水利科研档案信息化发展的基础上， 从加强科研档案的基础管理、加快档案管理文档一体化、 实现馆藏档案数字化加工、利用局 域网提供档案信息在线 服务及培养信息技术人才等 5 个方面提出了加强水利科研 档案信息管 理的思路。 关键词：水利；科研档案；信息管理 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1007 6921(XX)01015802 水利科研档案是直接记述和反映人们在社会活动中形 成的有价值的水利科技成果的真实记录 ，是水利事业发展 的必不可少的重要宝贵资源。它具有知识储备和依据凭证 的功能。水利科 技档案资料形成过程复杂、技术含量高， 投入了大量的人、财、物，是在广泛深入调研的基 础上， 经过认真地、一丝不苟地科学研究、勘测设计和管理等活 动形成的智慧结晶，具有 非常高的保存价值和利用价值。 加快水利科研档案信息化建设，就是要管好用好水利科技 档 案，积极开发科技档案信息资源，以高效优质的服务及 时地为国家的经济建设和科技发展服 务。 1 水利档案的信息化发展 近几年来，随着计算机和其他办公自动化设备的不断 发展和深化，应用信息现代化手段开发 利用水利档案信息 资源取得了很大进展。水利档案信息资源正从传统的以手 工为主的信息资 源逐步向电子信息资料过渡，扩大了水利 档案信息产品的种类和服务项目，水利档案信息量 的增加 和信息手段的现代化，使信息质量有了很大提高，极大地 促进了水利信息化的进程。 1.1 档案信息载体电子化 目前，在水利科研工作中形成的各种文件的文本、表 格、图形、图片、声像等都是以电子文 档的形式保存下来 的，档案介质正在从纸质向电磁介质转变。从存贮介质看， 硬盘、软盘、 光盘等系列存储设备具有容量大、占用空间 小、便于修改等优点，为电子化档案的保存提供 了有利存 贮条件。现代的存贮设备不仅可以节省库房空间和档案装 具，而且可以节约大量的 人力、财力和物力，将大大提高 档案管理的规范性和工作效率。电子化档案将最终改变档 案 资料载体形式。 1.2 档案信息组织形式网络化 传统档案工作的信息组织大多是人工方式进行的，采 取的是手工登记、编目、造册的办法， 只能按类别、年份 进行比较粗的分类。在网络环境下信息组织模式、信息处 理技术及信息利 用方式都发生了根本性的变化，档案现代 化管理可以实现归档、编目、查询检索和借阅管理 的自动 化，便于档案信息的接收、传递和存储，有利于网络环境 下档案信息资源开发和利用 。 1.3 档案信息查询检索自动化 档案信息管理的终极目标是把档案中的知识、技术、 成果信息及时有效、合理、合法地开发 利用，提高档案的 利用率。传统管理方式下只能根据归档的分类方式，按类 进行简单查询， 检索条件简单，查询结果比较单一。实现 数据库系统管理后，可以根据主题词、关键字进行 全文检 索，也可以将多种条件组合在一起进行复合条件的查询， 让信息技术所包含的科技含 量在水利行业中得到充分体现。 1.4 档案信息流通网络化 由于传统档案工作的信息组织大多是人工方式进行的， 档案实体管理是在单独的档案室进行 封闭的静态管理，独 立性强。而信息社会的特征就是网络化，计算机网络极大 地促进了信息 的流通与知识的传播。档案信息管理必须融 入网络环境，利用网络进行过程管理、借阅管理 和信息发 布，将使档案信息越来越“大众化”，从而实现水利档案 资料的资源共享。 2 加强水利科研档案信息化管理的思路 2.1 加强科研档案的基础管理工作 档案的基础性管理工作，是档案信息化建设的前期准 备。要对档案实体进行科学有序的管理 ，首先要做好档案 实体的前期处理工作。档号的编制要规范，要统一档号编 制方案和档号形 式，档号要能正确反映档案的分类和排列 次序，以便于保管和查找。水利科研档案档号宜采 用：全 宗号年度号分类号案卷号件(册)号的形式。文书 档案宜采用文件级管理，档 号形式采用：全宗号年度号 保管期限件号。这种形式比较适合水利科研单位档案 的保 管，也便于利用计算机管理。 还要加强水利档案标引质量的控制。档案的标引包括 分类标引和主题标引，先要确定适合本 单位使用的分类 法和主题词表以及标引深度，在具体标引时要正确 分析档案的主题 ，规范标识符号，对档案中有检索价值的 局部主题、隐含主题、次主题要用多个主题词做更 详尽的 标引，尽量做到前后标引一致。对于主题内容相同的档案 资料或不同档案资料中相同 的主题内容，应注意保证标引 结果的一致性以降低档案资料的漏检率，提高查全率、查 准率 。 2.2 加快档案管理文档一体化的进程 文档一体化管理是将文件和档案作为统一的系统工程。 要加强文件管理的 超前控制和整体控 制，就必须要求每 一个单位的文件、档案类目划分和设置要准确、文件转换 格式要标准和规 范，使各类文件管理系统都能和档案管理 系统的数据接口紧密衔接起来。档案部门应改变传 统档案 工作模式，在单位网站的网页上建立电子文件自动上传的 工作窗口，让本单位科研人 员利用本单位的局域网站，足 不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档， 从而 大大提高工作效率和管理水平。 2.3 加快馆藏档案数字化加工工作 目前，水利部正在开展“水利文献信息系统建设”项 目建设，该项目主要是在水利部系统联 合建库，实现水利 部系统的水利文献资源共享，内蒙古也参加了该项目，正 在积极开展科研 档案的数字化加工工作，计划先集中力量 把水利科研成果报告进行扫描后转换成数字文件， 再利用 清华同方 TPI 数据库管理系统建设本单位的科研档案数据 库。随后，也应扩大到文书 档案、基建档案、会计档案和 合同档案等不同种类的档案管理工作中，争取用最快的时 间实 现各类档案的全部数字化，从而达到档案信息资源共 享的目的。 2.4 利用局域网提供档案信息在线服务 传统档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档 案展览、阅读档案复制件或公布件，特 别是到档案部门利 用档案实体的方式，在信息化时代里必然要发生根本变化。 因此，要创新 服务理念和服务模式，由过去那种被动的、 手工式的档案提供利用方式，尽快转变为主动的 、现代化 的档案服务方式。当前，利用局域网提供档案信息在线服 务已经有成功的经验。即 在单位局域网上建立档案资料查 询网页，向本单位科研人员提供数据库系统查询档案资料 信 息，并可通过单位局域网的即时通信系统“飞鸽传书”、 “腾讯通”、电子信箱等服务方式 与档案管理人员联系， 进行信息交流，档案管理人员可在线回答服务对象对档案 材料真实性 与保存价值的咨询，通过改变服务模式，提高 服务质量。 2.5 加强信息技术人才的培养 档案部门应尽快建立一支以管理型人才为基础，复合 型人才为重点，高科技专门人才为骨干 的档案队伍，以满 足档案信息化建设的需要。目前，应加强对现有档案工作 者信息化意识的 培养，提高档案人员处理信息的能力，熟 练运用信息资源管理理论和信息技术手段，对档案 信息资 源实施科学管理与有效开发利用。应该制定切实可行的培 养计划，鼓励专、兼职档案 人员通过在职培训，学习与档 案信息化相关的计算机应用基础知识、网络技术知识、现 代水 利管理技术知识、外语知识等，提高档案工作者掌