377165--某公司市场营销部驻外办事处财务管理实施细则及工作流程--juyuana

市场营销部驻外办事处财务管理实施细则及工作流程（征求意见稿） 为规范驻外办事处财务管理工作流程，保障各项业务工作正常开展，有效地发挥公司提供的资源的 作用，根据中华人民共和国财务会计法规，以及公司财务管理制度的规定，制定本实施细则及工作流程。 一 总 则 1、办事处的资金实行“收支两条线”的管理原则；即收入上缴和预算费用的下拨采用两个不同的帐户 分别管理； 2、办事处费用在每月预算范围内进行列支； 3、各办事处之间严禁发生资金往来，严禁发生资金调拨，省区管理中心主任可根据市场工作需要进行 资金调拨；（填写付款申请单，经省区会计和省区主任签字） ； 4、办事处负责人为办事处财务管理第一负责人，在权责范围内行使权利。办事处设咨询出纳员岗，办 事处负责人原则上不能兼任咨询出纳员，归属办事处负责人管理（岗位职责见 ISO9000 相关规定） ，主 要负责办事处的日常财务收支业务（现金日记账、收支日报及办理报销手续）及向省区会计报送有关财 务资料及报表，并在与财务相关的业务上接受财务部的指导。咨询出纳员及办事处负责人均应在总部与 公司签署经济担保书 。 二 收入的管理 1、收入的上缴 （1）由办事处负责人在各省区会计处领取“盖有公章的培训费专用收据” ，办事处负责人和咨询出纳员 对所领取的收据负有保管责任，办事处每日收取的学员报名费须开具收据并按规范填写收据，收据中第 一联是存根；第二联交公司；第三联交学员；在报名完成的当天（旺季最迟不超过两天，淡季最迟不超 过七天，以不影响开班为原则）收据第二联与相应的银行存款回单要邮寄回至省区会计处； （2）每日下班前办事处咨询出纳员必须将当日收入存入银行，若咨询出纳员因休假、培训等原因无法 到岗可由办事处主任指定专人代办，做好交接工作并保存好收据及银行进账单，待咨询出纳员到岗后将 收据及银行进账单交与咨询出纳员； （3）若遇特殊情况当日收入无法存入银行，由咨询出纳员对资金安全负直接责任，办事处负责人承担 连带责任，收到假币或发生短款，原则上由经办人负责赔偿； （4）在任何情况下，办事处不得挪用学员报名费！一旦发现，经省区会计报省区管理中心主任核实后， 由财务部报相关上级管理部门予以处罚。 2、收入日报的报送 咨询出纳员应根据每日实际收到的报名费收入情况编制收入日报，报办事处负责人审阅后，于当日 16：00 以前发送至省区会计的公司邮箱，16：00 以后收到的报名费收入由办事处妥善保管并记入次日 收入日报。 3、收据的管理 （1）收据顺号使用不得断号，如需“作废”必须一式三联保留，并详细注明作废的原因、手书“作废” 字样。如发现收据不全，财务部将按全额追缴（350 元） ，并视情节轻重，由财务部报相关上级管理部门 予以处罚； （2）收据第二联与银行存款回单没有同时（及时）送达，影响学员交接进班的，经省区会计报省区管 2 理中心主任核实后，由财务部报相关上级管理部门予以处罚； （3）收据的领用与核销：办事处咨询出纳员在各省区会计处领用收据；开完的整本收据在当月内及时 寄回各省区会计处进行核销； 三 预算费用的支出 1、预算费用的下拨 （1）办事处在成立或新办事处主任上任时，在当地的中国农业银行开立以办事处负责人为户名的个人 银行卡，作为办事处日常开支的“费用资金账户” ，并将上述“费用资金账户”银行卡的卡号和户名及 时上报送市场营销部综合服务中心，再由市场营销部综合服务中心报备公司财务部以用来拨款； （2）每月最后 1 个工作日由省区会计统计办事处资金余额，财务部将不定期根据银行卡号和查询密码 抽查各办事处的银行卡余额，如发现金额不一致可停止拨款，对办事处月底资金余额过大，财务部将冲 抵下月拨款，甚至直接收回多余现金，同时由省区会计向省区管理中心主任报备；次月 5 日前（遇节假 日顺延）由财务部根据市场营销部综合服务中心提供的已批准的费用预算及付款计划分次将费用划拨至 各办事处的“费用资金”的银行卡上。注：咨询出纳员按实际收到的拨款金额全额登记现金日记账（学 员退费、代发工资不计入现金日记账） ； （3）省区管理中心主任会同省区会计于当年年末对办事处财务状况进行综合评价，对办事处进行评级， 以确定办事处次年每月预留备用金的金额。 （4）每月实际下拨金额=当月预算金额 （各办事处当日的实际现金余额 当月预算内尚未支 付款项（注明付款时间、付款事项和付款金额） 各办事处预留备用金） ，上述、项由各办 事处提供。 2、预算费用资金的管理 （1）咨询出纳员每日核对现金余额，做到“日清月结” 。办事处的现金和银行卡交由咨询出纳员或办事 处主任指定专人保管；银行卡应设查询密码和取款密码，查询密码报财务部备案存档，取款密码由办事 处主任保管，不得泄露给他人；备用金是由咨询出纳员保管，用于应付办事处日常开支的现金；备用金 余额根据各办事处实际情况控制在 1000 元以内；到银行取现由办事处主任亲自办理。 （2）新建办事处：办事处主任未转正之前，市场经费由省级市场管理中心主任分批拨付；咨询出纳员 在转正之前，市场经费由办事处主任代管； （3）咨询出纳员须在财务部和办事处负责人的指导下，定期进行现金盘点，办事处负责人随时抽查现 金流水账，核对费用资金账户与现金流水账，保证账款相符。咨询出纳员如发现账簿记录与现金不符时， 应立即查明原因，如不能查明原因的，应及时向办事处负责人和上级部门报告，并请求协助查明原因， 由财务部做出处理； （4）咨询出纳员调动或离职，必须将办事处的资金、文件及经办行政事务与承接人员办理交接手续， 由办事处负责人监交，经省级市场管理中心主任及省区会计确认后，人事部门批准了离职人员所填写的 员工离职登记表后，方可离任及结算剩余工资；办事处负责人调动或离职，必须将办事处的资金、 资产、文件及行政事务与承接人员办理交接手续，由省级市场管理中心主任监交，并经省区会计对办事 处资产和资金审计确认后，人事部门批准了员工离职登记表后，方可离任及结算剩余工资。具体交 接事项见“办事处交接清单” ； 附： 办事处交接模板.doc （5）办事处的所有费用开支必须在“费用资金账户”上开支，不得从所收的营业款中直接支取（坐支） ； 中管网通用业频道 中管网通用业频道 3 3、报销单据的传递与管理 （1）报销单据、原始资料必须真实、准确、完整，并符合公司财务制度的规定； （2）办事处的费用报销须严格按照当月预算表列示的项目报销支出，预算外（以及未报预算）必须开 支的费用由办事处负责人将增补预算逐级上报呈公司总经理办公会批准后方可报销； （3）所有费用开支均应取得有效发票，原则上白条不予报销，特殊情况下经省区管理中心主任批准可 用其他正规税务发票代替，临时人员劳务费及员工外地租房租金及押金可为收据； （4）办事处的费用报销由办事处经办人填写报销单据，办事处负责人审核确认后签字，报销人持已审 核签字的单据在咨询出纳员处领取报销款，由咨询出纳员对报销单据进行编号并记载入现金流水账； （5）咨询出纳员每月 5 日前将上月全部附有完整编号的报销单据连同报销单据反馈跟踪表 （注明期 间、单据号、金额）一并邮寄至各省区会计处，省区会计根据上月已审批的预算和财务制度审核报销单 据后报省区管理中心主任审批； （6）办事处的所有支出均为限额内实报实销，当月的费用当月报销，特殊情况下也不得超过发票日期 的三个月报销，超期不予报销，一旦发现经省区管理中心主任核准后，由财务部报市场部门予以处罚。 报销流程如下： A、办事处单据：报销人办事处负责人 省区会计省区管理中心主任副部长（副部长可授权委托 省区管理中心主任审批） B、省区单据：报销人省区管理中心主任 省区会计副部长副总经理 C、片区单据：报销人副部长 片区会计副总经理 4、费用报销标准及报销细则 办事处主任要严格按照预算执行，节约使用各项资金，提高经费使用效率，对预算内的专项资金做 到专款专用，以保障本办事处各项工作正常运转。超出总体预算后的开支，需将增补预算逐级上报呈公 司总经理办公会批准后方可报销； （）交通差旅费：报销人须在差旅费报销单上注明出差事由（即出差、轮岗、实习、培训、述职、协 助工作） ，办事处主任审核后按照相应的类别计算差旅费补助。 出差补助的时间计算标准：各省区可根据实际情况参照公司财务制度制定标准 a) 办事处人员到总部培训和述职的，住宿原则上由总部统一安排（未安排的按规定的住宿标准进行报销） ，往返交通费填写差旅报销单报销，另外补助误餐费 10 元/天/ 人；（填写差旅报销单） b) 各办事处间相互轮岗、实习、协助工作的，由派出地负责报销派出地到实习地来回的路费，并由派出 地计算出差补助，此补助只包括误餐费 10 元/天/ 人。人员到达实习地后，公务开支由实习地办事处负责， 派出人员在实习地如需因公出差，其费用、补助同当地员工一视同仁，包括误餐补助和交通补助共 30 元/天/人；（填写差旅报销单） c）主任级及以下级别员工到各所辖地区内办事处驻地以外的县、市因公出差（中心城区以外都属出差） 的往返交通费用补助及住宿报销标准见公司差旅费报销标准；（填写差旅报销单） d) 省区管理中心主任出差，发生的招待费、市内交通费实报实销，不再领取误餐补助、交通补助；（填 写差旅报销单） e）使用自备交通工具出差,实报实销通行费、油料费、停车费。修理费不予以报销，报销时注明起始地 点及行程，并标注与行程相对应的公差里程数。 （填写差旅报销单） f）兼职人员出差费用，根据公司规定长途车费实报实销，误餐按 10 元/天/人补助、交通补助 10 元/天， 住宿费按 30 元/天/人补助（误餐、交通和住宿补助无须提供发票） ； g）如需搬运宣传物资等而需要开支市内交通费的，须得到办事处负责人的批准，方可作为运输费用报 销；（填写费用报销单） 4 h）驻外人员在新建办事处时，从到达驻地起至办事处正式运作前的期间（不超过 7 天）发生的费用作 为差旅费用，按公司差旅费报销规定享受各项差旅补贴（误餐补助、交通补助、住宿费） ，当办事处开 始正式运作后，驻外人员不再按公司的差旅费报销规定享受各项差旅补贴，而是按公司的有关规定，在 每月的工资中发放驻外人员异地工作津贴。 （填写差旅费报销单） i）出差报销时，报销人必须有一段车票是电脑机打车票，否则不予报销；对城乡公交一体化城市不做要 求，但必须向省区会计提供详细全市的乘车路线价格明细表。 （填写差旅报销单） （2）业务招待费：业务招待费不得超出当月单项预算，报销时填写“招待费报告单” ，超市所购烟、酒、 礼品和副食，除需开具税务发票外还应附上购物小票，白条不予以报销，如有内部招待、特殊业务费用 需附加情况说明，报省级市场管理中心主任批准方可报销。 （填写招待费报销单） 附件： 招待费报告单新.doc （3）办公费：日常办公用品的采购由省级市场总部集中采购，个人办公用品按每人 15 元两月为限额； 一次性水杯、饮用水、茶叶等由办事处负责人按实际开支报销，复印、打印费等由办事处主任按实际开 支报销，报销单上注明品种、数量及单价。 （填写费用报销单） （4）资产购置费：在办事处采购，使用期限超过一年的物品。办事处购置资产和报废损坏时须报省级 市场管理中心主任批准，资产管理中心备案。 （填写费用报销单） （5）邮寄电汇费：快递(寄往总部 )由办事处主任按实际开支报销；学员报名费汇往总部的手续费按银行 出具单据的票面金额报销。大批量（50 封/次以上）的邮寄宣传资料需报省级市场管理中心主任审批。 （填写费用报销单） （6）业务宣传费：办事处制作的易拉宝、KT 宣传板，横幅要登记造册，妥善保管，重新申请制作需报 经省级市场管理中心主任审批后方可执行。 （填写费用报销单） （7）房租水电费：房租包括办公场所房租和办事处员工住房房租，签订租赁合同时，必须 经过省级市 场管理中心主任批准，并将有关租赁合同报公司秘书办公室备案，复印件随同报销单据一并报省区会计 处，由省区会计统一编号管理。租赁费用的支付方式为每季度支付一次（租房标准由市场营销部考察市 场后统一制订） 。不报销办事处员工宿舍水电费、煤气费、有线电视费伙食费等杂费。 （黄河以北的城市 采暖费按采暖公司收费单据报销） （8）网络通讯费：电话、宽带接入费按向电信部门预存实际话费金额报销，购充值卡要取得正规发票。 （填写费用报销单） （注：办事处提供当月电话明细单以供审查） （9）临时人员劳务费： a) 兼职人员工资不超过 30 元/人/ 天（含餐费、市内车费等相关费用） 。家政服务费 100 元/月也列入此 项。 （填写费用报销单） b) 电话营销人员工资、招生代表奖金由公司统一发放。 （10）生活用品：总部派出到各地办事处长期工作的新员工用于添置日常生活用品，如棉被、床上用品 等，限额 150-200 元/人。 （根据地区市场的差异性，由各大区灵活掌握）床上用品由实习地办事处统一 购买，并进行编号登记，各办事处床上用品总数常驻人员人数+2 套，且不准提前购买，当实习员工离 开时，需要清洗干净保留好待其他同事来时方便使用。 （填写费用报销单） 附件： （一）报销单据的填写说明； （二）办事处现金日记帐的登记要求及管理。 本管理办法未涉及之处按公司相关财务管理制度办理。 财 务 部 中管网通用业频道 中管网通用业频道 5 2007 年 12 月 28 日 附件（一）报销单据的填写说明 1、 原始发票的要求 原始票据的真实性、合法性和准确性，直接关系到会计信息的质量，各办事处主任受理本办事处各 项经费支出报销时，应根据公司财务制度与财务管理的规定，对原始票据进行初审。具体包括： 1) 原始票据内容的真实性和合法性。审核原始票据的内容是否符合预算管理规定和财务管理制度。 严禁“白条”充抵发票，有特殊情况的,须写详细的说明。对不真实、不合法的原始票据有权 不予受理。并注明：经办人、时间、地点、事件（目的） 、结论。 2) 原始票据的完整性和准确性。办事处主任受理的原始票据应须具备相应的要素，即填制单位公 章（或发票专用章） 、经办人员签章、经济业务的用途，定额发票除外。对记载不准确、不完 整的原始凭证，应要求其予以更正、补充。 3) 原始票据须是正式发票，如超市购物、办公用品除有发票外，还须附明细清单。 2、报销单据的填写 报销人必须严格按照各种财务报销单据的填写要求，真实、完整的填写单据内容。 1) 报销时，报销人将报销发票（收据） ，按用途进行详细的分类见现金管理的有关规定(四)费用 的划分，贴在“费用报销单”单据的背面或票据粘贴单正面，粘贴要平整，按票据的大小、 种类，从左到右、至上而下依次粘贴。 2) “费用报销单”应准确填写汇总金额（如报销金额与发票金额不符时，须在备注栏上填列：票 面的金额及实报的金额）及所附原始凭证张数。 3) 差旅费报销，填写“差旅费报销单” ，把发票（收据）的金额汇总填写在“费用报销单”封面 上。经办人在单据的正面签字,办事处主任在票据正面逐张签名审核。 4) 填写在单据上的阿拉伯数字，以元为单位的，一律添到角分，无角分的，角位和分位写“00” 。 5) 汉字大写数字，一律用正楷（如：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、亿、万、仟、 佰、元、角、分、零）书写，易于辨认、不得涂改。 6) 大写金额数字到元或角为止的，在元或角的后面要写整（或正）字，金额数字到分的，分字后 面不必写整（或正）字。阿拉伯金额数字之间有“0” ，汉字大写金额要写“零”字。 7) 遇汇总后单据较多时，应将原始单据粘贴在空白单上，以平面粘贴为准。 8) 办事处咨询出纳员依据日期、发生的内容，按票据的种类对单据进行编号，格式为：办事处印 章月（2 位数，不足 2 位的前面加 0）流水号（3 位数，不足位数前加 0） 。如：岳阳 的 2 月份第 4 号单据编号为：02-004 在单据右上角填写编号。 9) 相同费用可先汇总、粘贴、填报，如快递费，银行汇款手续费等（每月汇总填报一次） 。招待 费必须按次填报，并将“招待费报告单”附后。数人为同一目的去同一地出差时，共同填写 “差旅费报销单”一张即可，不需分开填写。 3、报销单据的反馈 1）财务部将已审批核销的单据直接冲抵各办事处的拨款； 2）未获批准的单据退回部门费用会计处，由财务部负责邮寄回办事处，咨询出纳员负责将不能报 销的单据落实到人，并负责追缴，同时将该款项红字冲账，不合乎规范及要求的单据应重新填写； 3） 省区会计将财务部退回的单据的编号通过 MSN 直接发布给各办事处，以便地方办事处主任 及咨询出纳员随时掌握最新的财务报销状况，并及时对结存金额做出相应的调整。 6 附件（二）办事处现金日记帐的登记要求及管理 1. 现金日记账的登记规范方法： 1) 根据单据的编号，逐笔用钢笔（蓝黑、碳素）或水芯笔登记。 2)