4种有效的职场时间管理方法

4 种有效的职场时间管理方法 顶级管理者难道常常被工作压得喘不过气来吗？他们 究竟是如何精心组织周密安排一天的时间与工作任务的？ 顶级人士井井有条的一天究竟是个什么样子？他们的时间 管理方法对各层次的管理者与专业人士的工作会有哪些启 示？ 顶级管理者如何组织不断变换的工作时间基本工 作点核对方案 定点核对法 面对不断变化的时间，你会选用怎样的时间管理方法 thldl 呢？对我们大多数人来说，组织似乎就是控制，但 是对于许多顶级管理者来说，组织时间却不再意味着在自 己的优先时间之外，指定明确的时间去完成特定的工作任 务，而是意味着无限制的弹性时间安排，几乎没有什么固 定的框框。 在弹性的时间安排中，只需确认一天起码要达到的一 些要求是否达到就可以了。 一般有这 3 种类型的基本工作点必须查对，即基于功 能的工作要求、基于内容的工作要求以及两者兼有的综合 性要求。比如： 1、基于功能的工作要求： 优先事项的时间是否得到保证 打电话与回电话 用 TRAF 法处理文件、电子邮件与语音邮件 继续关注已进行的工作 用在非优先事项的两个小时（可以零散分布在全天） 走动式管理（MBWA） 每天安排对每一个直接报告人的简短的接见 每天安排与上司的摸底性谒见 2、基于内容的工作要求。内容方面的基本要求一般 有以下几种情况： 与老客户的联络 发展新客户 数据处理 授权与员工培养 撰写备忘录、信件、报表、营销策划案、战略计划 等 其他任何正当的事项都可以算做综合性的基本核查点， 不要随便放过。注意不要使自己的负荷过重，反应要快， 有了这些核查要点作为支架，下面你就可以学习顶级管理 者一种独特的工作艺术要求，这种工作艺术是他们时间管 理方法的精髓。 时间管理方法一、重组时间巧用“秘密 10 分钟” 所有的顶级管理者都深知，在自己的个人时间需求与 制度化、程式化的集体办公模式之间无休无止的讨价还价， 是一个无法回避的现实，这也是顶级管理者之所以能成为 顶级管理者的真正重要的时间管理方法。其中的主要挑战 是你要有随时调整你专注某一具体工作的习惯，使之可以 适应更小块的工作时间单元。 要把充满讨价还价的工作日看做是由大量 10 来分钟 的小时间单元拼嵌而成的。我把这些小单元叫做“毛毛雨” ，叫做“马赛克”时间块、 “几个字节的时间”等，使你 的头脑中留有利用这种 10 来分钟零碎时间的形象记忆。 你可以利用下面的虚拟情景比较一下有和没有“毛毛 雨”概念会给自己的工作带来多么大的差异。 你听见马文正沿着走廊走过来，你知道大约 3 分钟以 后，他就会从门口探进头来说：“嗨，有时间吗？”可是， 你那时候正在把最后的各种数字填到预算报告上，你已经 干了 10 分钟，估计还有 20 分钟就可以完成，在这种情况 下，你对马文的不期而至的两种反应是： 如果你的目标是现在就把任务完成，那么就是：“啊 呀又来了，什么都做不了，真是乱了套了！” 如果你怀着“毛毛雨”的思想，那么就是：“哦，没 事，我已经做完了 1/3。马文走后，我可以赶在下午 3 点 的会议之前再赶出 1/3。开完会后找机会溜到一边再完成 剩下的 1/3。 ” 关键是你要灵活机敏地考虑你的时间安排。这样做有 两大好处：第一，因为你欣然对待这种不速之客，立即投 身其中，受害者的愤怒情绪会大大减少，被这种不满情绪 “堵塞“的能量因此能释放出来；第二，如果你一边像被磁 铁吸引一样一再回头检查自己的每日要点清单，一边不断 地寻找各种可能的机会来完成这些基本任务，久而久之， 你会养成一个非常好的时间管理方法，工作效率也会大大 提高，据我所知，这是为许多资深管理者和 CEO 所运用的 成功法宝。 我也不知道这种围绕一根固定旗杆（查对要点清单） 灵活的时间管理方法为什么这么有用，但是事实上的确收 效非凡。因为就我所知，那些努力爬到组织顶层的管理者 无一不是遵循这一套路。下面是我首次接触这种策略的经 过。 国际度假咨询有限公司董事会主席 （ResortQuestInternational，Inc.）约瑟夫维特利亚 （JosephVittoria） ，当我访问他的时候，那一天他在黄 色的便条上已经记下了 5 个他要打的电话。但是当他打完 一个电话之后，就有人探进头询问某事，或叫他去和谁商 量一件事。对于这种情况，我们的维特利亚都是来者不拒， 笑脸相迎，等他们一走，他就接着打第 2 个电话，打完第 2 个电话后又去拜访同一楼层的一个人。总而言之，看起 来就像是一团旋风在地上到处转。但是每当他从突然袭击 的意外交际中脱身出来，他就又马上回到自己的办公桌边， 接着打其余的电话。就这样，几个小时过去之后，他原先 计划要打完的电话终于实实在在地打完了， “线索”虽然 一直未断，但却是见缝插针完成的。 维特利亚先生的一天是固定时间与不固定时间的混合 体，这是大多数资深生意人的时间管理方法。 在甘乃特报业公司 CEO 约翰科里那里，同样的现象 在他处理文书工作的时候格外明显。正如我们在第 1 章中 提到的，科里更倾向于亲自审阅处理那些送到办公室的信 件或其他材料，这样一来，他手上的文件材料常常是堆积 如山。但是他一定要把他们处理完。于是同样的一幕又出 现了，办公室里人来人往，电话也响个不停，临时会议也 少不了不管怎样，别的事情一完，他又要重新回到桌 边一件接一件地处理好撂得高高的文件。从早上 8：30 开 始，一般到午饭之前，就可以处理完所有函件。 无论是柯利还是维特利亚的时间管理方法中，都绝不 会花力气把自己的时间定为“电话时间”或“文案时间” 。 他们反而把这些事“撒”在几个小时的范围内，然后以在 时间方面极其经济的方式来完成，一点也不觉得受压。 頂級管理者難道常常被工作壓得喘不過氣來嗎？他們 究竟是如何精心組織周密安排一天的時間與工作任務的？ 頂級人士井井有條的一天究竟是個什麼樣子？他們的時間 管理方法對各層次的管理者與專業人士的工作會有哪些啟 示？ 頂級管理者如何組織不斷變換的工作時間基本工 作點核對方案 定點核對法 面對不斷變化的時間，你會選用怎樣的時間管理方法 thldl 呢？對我們大多數人來說，組織似乎就是控制，但 是對於許多頂級管理者來說，組織時間卻不再意味著在自 己的優先時間之外，指定明確的時間去完成特定的工作任 務，而是意味著無限制的彈性時間安排，幾乎沒有什麼固 定的框框。 在彈性的時間安排中，隻需確認一天起碼要達到的一 些要求是否達到就可以瞭。 一般有這 3 種類型的基本工作點必須查對，即基於功 能的工作要求、基於內容的工作要求以及兩者兼有的綜合 性要求。比如： 1、基於功能的工作要求： 優先事項的時間是否得到保證 打電話與回電話 用 TRAF 法處理文件、電子郵件與語音郵件 繼續關註已進行的工作 用在非優先事項的兩個小時（可以零散分佈在全天） 走動式管理（MBWA） 每天安排對每一個直接報告人的簡短的接見 每天安排與上司的摸底性謁見 2、基於內容的工作要求。內容方面的基本要求一般 有以下幾種情況： 與老客戶的聯絡 發展新客戶 數據處理 授權與員工培養 撰寫備忘錄、信件、報表、營銷策劃案、戰略計劃 等 其他任何正當的事項都可以算做綜合性的基本核查點， 不要隨便放過。註意不要使自己的負荷過重，反應要快， 有瞭這些核查要點作為支架，下面你就可以學習頂級管理 者一種獨特的工作藝術要求，這種工作藝術是他們時間管 理方法的精髓。 時間管理方法一、重組時間巧用“秘密 10 分鐘” 所有的頂級管理者都深知，在自己的個人時間需求與 制度化、程式化的集體辦公模式之間無休無止的討價還價， 是一個無法回避的現實，這也是頂級管理者之所以能成為 頂級管理者的真正重要的時間管理方法。其中的主要挑戰 是你要有隨時調整你專註某一具體工作的習慣，使之可以 適應更小塊的工作時間單元。 要把充滿討價還價的工作日看做是由大量 10 來分鐘 的小時間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨” ，叫做“馬賽克”時間塊、 “幾個字節的時間”等，使你 的頭腦中留有利用這種 10 來分鐘零碎時間的形象記憶。 你可以利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛 雨”概念會給自己的工作帶來多麼大的差異。 你聽見馬文正沿著走廊走過來，你知道大約 3 分鐘以 後，他就會從門口探進頭來說：“嗨，有時間嗎？”可是， 你那時候正在把最後的各種數字填到預算報告上，你已經 幹瞭 10 分鐘，估計還有 20 分鐘就可以完成，在這種情況 下，你對馬文的不期而至的兩種反應是： 如果你的目標是現在就把任務完成，那麼就是：“啊 呀又來瞭，什麼都做不瞭，真是亂瞭套瞭！” 如果你懷著“毛毛雨”的思想，那麼就是：“哦，沒 事，我已經做完瞭 1/3。馬文走後，我可以趕在下午 3 點 的會議之前再趕出 1/3。開完會後找機會溜到一邊再完成 剩下的 1/3。 ” 關鍵是你要靈活機敏地考慮你的時間安排。這樣做有 兩大好處：第一，因為你欣然對待這種不速之客，立即投 身其中，受害者的憤怒情緒會大大減少，被這種不滿情緒 “堵塞“的能量因此能釋放出來；第二，如果你一邊像被磁 鐵吸引一樣一再回頭檢查自己的每日要點清單，一邊不斷 地尋找各種可能的機會來完成這些基本任務，久而久之， 你會養成一個非常好的時間管理方法，工作效率也會大大 提高，據我所知，這是為許多資深管理者和 CEO 所運用的 成功法寶。 我也不知道這種圍繞一根固定旗桿（查對要點清單） 靈活的時間管理方法為什麼這麼有用，但是事實上的確收 效非凡。因為就我所知，那些努力爬到組織頂層的管理者 無一不是遵循這一套路。下面是我首次接觸這種策略的經 過。 國際度假咨詢有限公司董事會主席 （ResortQuestInternational，Inc.）約瑟夫維特利亞 （JosephVittoria） ，當我訪問他的時候，那一天他在黃 色的便條上已經記下瞭 5 個他要打的電話。但是當他打完 一個電話之後，就有人探進頭詢問某事，或叫他去和誰商 量一件事。對於這種情況，我們的維特利亞都是來者不拒， 笑臉相迎，等他們一走，他就接著打第 2 個電話，打完第 2 個電話後又去拜訪同一樓層的一個人。總而言之，看起 來就像是一團旋風在地上到處轉。但是每當他從突然襲擊 的意外交際中脫身出來，他就又馬上回到自己的辦公桌邊， 接著打其餘的電話。就這樣，幾個小時過去之後，他原先 計劃要打完的電話終於實實在在地打完瞭， “線索”雖然 一直未斷，但卻是見縫插針完成的。 維特利亞先生的一天是固定時間與不固定時間的混合 體，這是大多數資深生意人的時間管理方法。 在甘乃特報業公司 CEO 約翰科裡那裡，同樣的現象 在他處理文書工作的時候格外明顯。正如我們在第 1 章中 提到的，科裡更傾向於親自審閱處理那些送到辦公室的信 件或其他材料，這樣一來，他手上的文件材料