会计集中核算软件运行模式和功能构想

会计集中核算软件运行模式和功能构想 题记：合川会计核算中心自成立以来一直进行会计集中核算的探 索，取得了许多成绩和经验，但是由于会计集中核算是一新生事物， 肯定在运行过程中存在不完善之处。本文旨在通过抛砖的形式，引起 相关人士的探讨，引出金玉，来共同完善和改进这种核算方式，使得 其更加严谨，更加科学，将会计集中核算的职能深化，从核算延伸至 监督，进而延伸至管理和咨询，尽力使系统的作用发挥最大。 合川市会计核算中心实行电算化核算已经 5 年，从目前 使用这套核算软件来看，在运行模式设计和功能方面基本可 以满足会计集中核算的需求，但在功能和运行方面仍存在缺 陷和不足，致使在日常工作中消耗掉我们大量的人力物力， 功效得不到提高。他的缺点主要体现在如下几方面： 一、服务端对软硬件环境要求苛刻。软件仅适应某一版 本的 UNIX 操作系统 ，不适应升级版本，升级服务器时限制 较大，不能确保所购服务器能支持软件系统运行。 二、核算系统漏洞较多，不能完全适应工作需要。该软 件在运行中存在许多小问题，严重影响工作流程效率，比如 就打印功能来说，每年打印帐簿、更换新型号打印机时就需 要请服务商修改打印模块，否则不能正常打印，且有时还需 针对单机单独设置参数，使得每年帐簿打印工作因系统问题 导致工作进度严重滞后。至于其他小问题就更多了，往往是 解决了新问题，而老问题又重新出现，更有许多问题一直未 能彻底解决，影响工作效率。 三、数据库架构不稳定，数据提取不能完全适应要求。 该核算系统前后台数据分别建立数据库，在数据传输工程中 易丢失或错传数据，使得有时打印出来的凭证不合要求，没 有子目的科目带有子目，应有子目的科目未有子目；往来帐 总帐明细帐不相等，需要人工修改年初数，大量的人工修改 大大降低了会计核算的严谨性。最重要的是所有单位的数据 为一个整体不能分割，在全国审计系统实行电算化审计的背 景下，不能满足审计的需要，我们要么不提供电子数据，让 审计继续手工审计；要么就得提供所有单位数据，这样又违 反相关保密规定。 四、系统冗余设计低，扩展性不强。该系统最初是针对 一级预算单位的核算工作量加以配置的，现在工作量已经翻 了三翻，虽然提升了服务器配置，但由于数据不能分年剥离， 致使备份数据容量越来越大，日常备份的时间逐渐变长，系 统运行起来相当吃力，特别是在年终结转需要大量处理数据 时，担心结转中途夭折，工作又得从头开始，连轴转的加班 使中心职工身心疲惫不堪。 五、资金会计缺乏监督。会计集中核算最后一道监督程 序设在资金部，其他业务部的现金和转帐业务在此经过审核 后转往银行，但资金部的开出的支票却没有相应的会计监管 环节，而每日的均有大量的银行业务发生，由于业务量巨大， 未达帐款太多，每月银行存款余额与银行对上时，时间已是 下月中旬，若出现差错很难采取机会弥补。 六、系统管理员缺乏有效监督。由于原帐务系统的不稳 定，加上系统采取日清日结方式，使得因系统故障导致流水、 凭证、报表和帐簿混乱现象，修改难度极大，不得已采取系 统管理人员直接在数据库中修改数据，这样就破坏了会计核 算的严谨性，不符合内部控制制度，也为做假提供了便利。 针对以上不足，会计集中核算运行模式和软件选取应满 足如下条件： 一、软件产品成熟可靠，功能拓展能力强。考虑到软件 升级和后续服务问题，产品应是经过市场检验的成熟产品， 符合有关部门相关标准的商业软件，有在大型集团化企业运 行成功的经验，具有较高的品牌认知度，其公司有雄厚的技 术维护力量，后续开发能力强的特点，能满足核算中心日益 增加的各项管理职能，人机界面合理，提高工作效率。 二、各单位独立建立帐套，独立生成流水和凭证，独立 形成自己的电子数据；资金部视同一个单位，相当于一个内 部银行，建立资金帐，科目设置采用金融行业会计制度，既 反映各单位的存款，又反映核算中心在银行的存款。资金的 进出从其他帐套相应的流水中提取并在资金帐中形成连续 的流水，反映资金流向和顺序，资金会计根据业务部传来的 流水予以审核。根据需要决定是否设立分系统单位的汇总总 帐和全部单位的总帐 三、资金部岗位设置和帐务处理流程设想： （一）岗位设置 前台审核会计 根据业务部传来的涉计银行业务电子数据生成资金部 的流水，经审核后签字盖章后办理现金、转帐和收款业务。 并于每日终了根据当日现金实际支付金额填开银行现金支 票，并生成流水，经主管会计审核签字盖章后与银行结清当 日款项。次月初与各业务部的单位银行存款帐进行核对。 后台主管会计（兼记帐会计） 在规定的权限内审核前台操作员填开的现金支票。对每 月的银行业务须通过对账与银行进行核对，无误后经前台会 计签字确认装入会计档案。负责装订资金帐户产生的会计档 案。 （二）业务流程设想 1.业务部发生现金取款业务： 借：现金 贷：银行存款 资金部根据审核后的流水： 借：活期存款-XX 单位 贷：现金 每日终了开出先进支票与银行结清当日款项： 借：现金 贷：银行存款 2.业务部发生转帐取款业务： 借：XXXX 贷：银行存款 资金部根据审核后的流水： 借：活期存款-XX 单位 贷：银行存款 以上设计的目的是针对原来的流程设计中，中心每日现 金总支出所开据的支票未进行任何帐务处理，最后一个环节 缺乏监控，会计轨迹在这出现了断点，目前的模式靠职工的 自觉而不是制度来防止出错，因此有必要对目前模式进行完 善。 四、系统管理员内控设计 首先按不相容职责相互分离原则将系统管理员从审核 记帐人员中独立出来，专门从事系统管理工作（如业务授权、 保管和记录）等。对业务部发生输入内容有误的，需按系统提 供的功能加以改正，如编制补充登记或负数冲正的凭证加以 改正，不得直接在数据库中加以修改，保证会计轨迹的有效 连续性。分别做好计算机操作系统日志和财务系统日志的打 印和备份工作（服务端和客户端），作为机房和各业务部重要 的财务档案存档。 五、年终结转模式设想 原先运行模式是整个核算中心为一个大帐套，在年末结 转时必须等所有单位办完决算后才能统一结转，时间一般都 要等 10 天左右，甚至有的帐套要等至三月份才能完成决算 （对此只能单独设帐，加大操作成本），对于许多不需决算的 帐套来说，遇急需使用资金时，就只能采取变通方式处理， 在结转完成后再采取补录的方式入帐，导致出现监管真空。 因此新的财务系统应具备如下功能：各帐套在第二年一 月一日就具备建立新帐的功能，首先将科目结转至新年，即 可以进行新年的报帐工作，资金受资金帐中各单位银行存款 余额限制，不影响单位的正常运转；各帐套具备单独年结的 功能，年初余额待上年的所有帐务处理完毕后年结转至下一 年度，分散结转有利各业务部根据自己的工作进度安排时间， 灵活方便，避免了集中年结导致大量日夜加班现象发生。 六、增加辅助功能满足核算和管理的需求 1.现在核算中心工作量巨大，每天要开据大量支票，以 手工方式填写票据，不但效率低，而且易出错，在财务系统 中附带支票打印系统，并能在帐务数据中提取关键值，使支 票、电汇凭证开得更轻松。 2.开发自动对帐功能，提高对帐效率。现在的靠人工对 帐，一月的数据对准确需要十天左右时间，加上对资金部的 支票开据没有财务监控，有心人要从中挪用是不易及时发现 的，所以提高对帐速率很有必要。此功能分别用于业务部主 管会计和资金部的银行存款核对和资金部主管会计和中心 在银行的存款相核对，保证资金的安全完整。 3.票据领销功能，加强票据监管。 现在支票的领取完全采用手工登记的方式，对支票使用 人的进销存情况不能直观了解，因此有必要开发票据的领销 存功能，对票据的存放地有个直观的了解。 资金部审核会计负责从银行领回支票，由资金部主管会 计负责在财务系统上进行登记（分数量和号码），各业务部从 资金部主管会计处领用时增加各业务部的票据存量，业务部 在系统上使用票据时录入票据号码，据以减少票据存量，待 支票使用完毕是交回作废支票结清领用量，并领取新的票据。 5.跨帐套的统计检索功能。会计集中核算的覆盖的领域 越来越广，就合川会计核算中心来说，不但对全市行政事业 单位进行集中核算，也对全市重点项目进行核算，所涉及的 会计制度多达五六种之多。上级各相关综合部门为了管理需 要经常要求保送相关数据，如对每个帐户统计，工作烦琐， 效率低，还不宜统计准确。因此对相同事项，应对不同帐套 的数据能迅速检索统计出来，核算中心主管会计重点应放在 对各类数据的分析对比方面，