会议的组织与办理

会议的组织与办理 会议是沟通信息、协调关系、集思广益、制定计划、科学 决策的重要手段。今天我将按照会议的一般规律和要求，结合 党政机关会议管理的特点，从会议概述、会前准备、会场布置、 会议的组织实施、会后总结归档等方面给大家介绍一些会议 办理的常识。 一、会议概述 1、会议的含义 自从人类社会产生以来，会议就伴随人类社会的发展而发 展。在当今的社会生活中，会议仍然在人类社会活动的各个领 域发挥着极其重要的作用，人们仍然在用会议来讨论问题、商 议大事，用会议来启迪思路、集思广益，用会议来沟通信息、 协调关系，用会议来分析矛盾、解决困难。会议已经成了人类 社会生活中不可缺少的一种交往方式。据有关统计显示，在中 国这块土地上，每天召开的会议大约有 240 万个之多，领导干 部一年中至少有 34 个月在开会，参加上级召开的会，组织 召开本级的会议，参加下级召开的会议，可见会议在领导工作 中具有不可缺少忽视的作用。 会议的含义怎么表述呢？按照会议的一般规律并结合党政 机关会议管理的特点，我们将会议的含义归纳为：会议是人类 群体有组织、有目的，并按一定程序或规范进行的一种议事或 决事的行为过程。 - 2 - 2、会议的功能 会议之所以被广泛地使用，在于它特殊的功能。会议的功 能是多方面的、具体的，主要表现在： 会议具有交流信息、协调关系的功能 在现代社会中，收集和传递信息的手段和形式纷繁多变， 卫星、电视和互联网等高技术产品运用在信息领域充当重要 角色早已司空见惯。然而，古老的会议在当今信息高度发达， 科学技术日新月异飞速发展的现代社会中，不但没有失去它 的重要作用，其优势反而越来越明显。会议的优势在于它可以 实现信息的多向及时传递，能在同一时刻在众人中进行可靠、 快捷、失真度低的多方面信息传播，同时能迅速得到各方面的 反应和信息反馈。会议的优势还在于它是群体的面对面，是以 口头交流为主要方式的活动，因此，可以借助情感的力量和心 理因素进行沟通，增强凝聚力，协调各种社会需要和社会关系， 消除误解和社会存在的矛盾，以实现共同利益和社会的和谐、 进步。 具有统一认识、汇集智慧的功能 人们认识事物的过程和对事物的认识是千差万别的，由于 个体之间所处的环境不同，受到客观世界的影响和制约不同， 在思想认识、思维方式等方面存在差异。而会议特别适用于深 化或统一人们的认识，使个体的智慧和力量，汇集成为集体的 智慧和力量，将个体聚合成一个整体，形成统一意志和共同目 标。会议的功能具备了信息交流、情感沟通的优势，这是其他 - 3 - 工作方式没有或不具备的。 具有发扬民主、科学决策的功能 会议是体现民主意识的最好方式、通过会议这种形式，沟 通上下、连接左右，充分发挥人们的主观能动性和聪明才智， 展现智慧和力量。会议能直接反映基层的呼声和愿望，使管理 者收集到更多、更准确、更广泛的信息。会议是民主决策和科 学决策的前提和条件，科学决策主要依赖于集体的智慧和科 学的方法。决策活动的形式是多种多样的，但各种类型的会议， 如听证会、汇报会、研讨会、证论会等是科学决策的最直接和 重要的形式，通过一系列各种类型的会议，发扬民主、汇集智 慧，为科学决策提供了可靠、准确的依据。所以，会议是保证 领导目标和科学决策得以实现的一个重要手段。 3、会议的分类 会议的内容和形式多种多样，但无论以何种内容和形式出 现，其性质总是脱离不了法定性会议与非法定性会议两种范 围。因此，我们从总体上把会议分成两大类，即法定性会议与 非法定性会议。 如果从会议的时间、出席对象、功能性质、规模、地域和方 式等方面分类，会议也可作这样划分：按时间分为定期和不定 期；按出席对象分为联席会、代表会等；按功能性质分为决策 性、讨论性、协调性、动员性、纪念性等；按议题分为专题性、 专业性、综合性等；按规模分为大型、中型、小型等，大型会议 是指几百人、上千人或更多人参加的会议，中型会议是指有几 - 4 - 百人参加的会议，小型会议是指有几人、十几人、几十人参加 的会议；按方式手段分为常规会、电视电话会、座谈会、茶话会、 现场办公会等；按地域分为国际性会议、全国性会议、片区性 会议及全省性会议等；按公开程度分为公开性会议、内部性会 议、保密性会议；按与会者相互关系分为汇报会、传达贯彻会、 新闻发布会以及会谈等。 在党政机关会议管理中，针对会议的类型和特点，将会议 规格、规模与重要性结合起来考虑，把会议划分为三大类。即： 一类会议：党代表大会、党代表会议、人大全体会议、政协全 体会议。 二类会议：党委全委会、党委理论中心组学习、党委召开的 工作会议、党委和政府召开的工作会议及表彰大会、人大常委 会、政府常务会议、政协常委会、纪委全会。 三类会议：以党委或党委、政府以及党委、政府办公厅名义 由部门和单位承办的会议等。 这种会议划分的优点在于能够从会议数量、规格和规模、 经费、工作人员数量等方面对会议进行控制，使会议在组织实 施过程中得到更有效管理，达到提高会议质量和效率的目的。 二、会前准备 会议前期的准备通常包括会议申报、会议组织、会议材料 准备、会议经费预算、会议用品的购置、会议通知的拟发等内 容。会议材料准备和撰写在公文写作与格式课时中可能已 - 5 - 作讲解，在本节中不再讲述。 1、会议申报是指下级单位根据工作计划的安排或临时需 要，在召开会议前的适当时机，依据管理权限和业务程序，向 上级领导机关提出举办会议申请的过程。 申报的程序：通常是本级定下召开会议的意向后，主管行 政领导安排单位对口业务部门按级申报。申报的内容主要包 括：会议召开的依据或理由，会议所要解决的主要问题，会议 召开的时间、会期和地点，参会范围，需要上级帮助协调解决 的问题（安排多少会议经费？协调领导到会讲话、参加会议活 动），等等。 2、会议组织 会议组织准备主要包括成立相关组织，明确人员分工两 大的方面。一般来说，较小型的会议不专门成立会议筹备机构， 只指定个别人员负责有关准备工作。大型会议则应成立会议 筹备领导小组。筹备领导小组通常由会议主管部门的主要领 导牵头，与会议内容相关的职能部门负责人参加，为便于开展 工作，可在领导小组之下设立若干小组，一般设会务组、秘书 组、宣传组、生活或后勤保障组、信访保卫组，党代会、人代会 等有选举和人事安排内容的还要设组织组等。职责划分一般 为： 会务组：主要负责会场布置、会议接待、会议组织，具体为 会议方案的拟制，各项活动的总体组织、安排、协调，会场布 置、会议报到、各种文件、通知、证件、标识的印制、发放和清 - 6 - 退，收集参会人员名单、编写会议指南或会议须知（附件）等。 秘书组：主要负责会议报告、决议和领导讲话稿的起草、 修改和送审等。 宣传组：组织安排宣传报道工作，负责有关新闻单位、新 闻记者的组织管理，会议报道稿件的协调、审定，文艺活动、 会议照相的组织安排等。 生活或后勤保障组：负责大会的食宿安排，各代表团（组） 和工作机构的车辆服务，各种物品的购置发放，协助落实各种 会议场地，经费的预、决算和管理使用，与会人员的医疗保健 和食品卫生工作等。 信访保卫组：负责会议期间群众来信来访工作；负责会议 住地、会场及其他活动场所的安全保卫、交通疏导工作。 组织组：负责提供代表、列席人员、特邀人员名单，会议代 表资格审查有关工作，会议人事安排和选举工作的组织联络 等。 3、经费预算 大型会议的经费预算通常包括以下事项：住房费、伙食费、 文印费、会议室费、租车费、奖品费、杂支费等。会议承办部门 要根据会议的类别和财政有关会议经费核拨规定和标准编制 预算，报主管部门审批，并送财政部门核拨。 4、会议用品的购置准备 会议用品是包括会议文件以外的所有会议所需的物品或 - 7 - 设备，用品的准备是会议前期工作的重要内容。不同类型的会 议，对物品的使用和要求也不尽相同。如选举会要准备投票箱、 选票等物品；表彰会需要准备奖状、奖品、证书等；庆典性的会 议还要准备请柬等。在准备会议用品之前，办事人员应制定一 个周密的方案或开列一个用品准备清单。会议准备工作是否 充分，与机关工作人员是否具备一丝不苟、认真细致的工作作 风有直接的关系，同时也反映一个工作人员的事业心和责任 感。 5、草拟通知 会议通知是会议组织者向参会人员发送会议信息的主要 方式，同时又是参会人员反馈信息的前提和条件，一般在会前 5 至 10 日内发出。拟发会议通知是会务工作的重要环节，在通 知的草拟中，要求做到表述准确、条理清楚、言简意赅、一目 了然。会议通知的内容包括：会议名称、组织者、时间、地点、 主要内容、参会人员、注意事项等。 三、会场布置 会场是举行会议的场所和设施的总称。会场地点和大小 是否适中，设施是否齐全，会场布置是否合理，会场营造的气 氛是否与会议主题内容一致，对会议效果会产生直接的影响， 所以会议组织者必须重视会场的布置。 1、会场的类型 会场的类型可大致分为固定会场与临时会场，大型会场 与中小型会场，室内会场与室外会场等。 会前会务人员要根据会议规模、人数选择会场，会场的选 - 8 - 定大小要适中，会场过大会显得空旷、松散，不便于营造气氛； 会场过小，又显得拥挤、狭窄，不便于调度安排。会场的大小 要根据参会人员确定，一般与会人数在 300 人以上时，要设置 大型会场，300 人至 100 人之间可设置中型会场，100 人以下 或几人、几十人时可设置小型会场。 大型会场一般都要设主席台，还可在主席台前方一侧面 向座席设报告席，供报告人、代表发言使用。如果不设报告席， 主持人、发言人可在自己座位上讲话。小型会场一般不设主席 台，座位摆放可成圆形、长方形、回字型。 2、会场布置的基本原则 布置会场看似简单，其实不然，要布置好需遵循一些基本 的原则和要求。 一是要切题。不同的会议，在布置会场时要根据会议内容 的不同，突出不同的主题，营造特有的气氛，使人一进入会场， 就能感受到一种与会议内容相适应的气氛，以达到增强会议 效果的作用。如：党代表大会的会场要布置得朴素、庄重、大方， 人民代表大会会场要布置得庄严、隆重，庆祝大会要把会场布 置喜庆热烈，座谈会会场要布置得和谐、融洽、自然，纪念性 会议会场要布置得隆重典雅，日常工作会议要布置得简洁舒 适，宣判大会的会场，要布置得凝重严肃、震撼人心，追悼大 会的会场，要布置得庄严肃穆、催人泪下。 二是要正规。不论召开什么性质的会，会场都要布置得正 规有序。在布置会场时，除提前把会场内外的卫生搞好外，该 - 9 - 设警卫的要设警卫，该设礼兵的要设礼兵。 另外就是要适用、和谐。 3、会场布置的主要工作 会场的布置通常包括主席台（讲台）、会标、座位、摆设、 照明和视听设备及其他有关事项的安排。 中小型会场的布置。中小型会议，会场布置可根据需要 来进行，目前常用的形式有圆形、椭圆形、长方形、回字形、倒 山字形、T 字形、星点形、众星拱月形等。会场形式取决于会议 内容、会场的大小、会议人数等。如日常的工作会，多为圆形、 椭圆形、长方形、T 字形等，这些形式有利于体现团结与民主 的气氛。中型会议的会场形式，以而字形、倒山形、半圆形为 宜，这些形式使人有正规、严肃之感。大型茶话会、团拜会布 置成星点形、众星拱月形为好。圆桌式会议，主要领导的摆放 在居中面向大多数与会人员的中心位置。如开的是汇报会可 摆成长方形、回字形会场，靠会标一侧的是上级领导；如开的 是招商洽谈会，靠会标一侧的是本级代表或领导；如开的是座 谈会，茶话会等，可适当摆放些水果、瓜子、糖果等，摆放的水 果最好是方便食用的本地时鲜水果 2 至 3 种，有些会议还可 上宣传当地产品的茶饮 大型会场的布置。参会人数在几百人至一千人以左右 的会议通常为大型会议。此类会议一般在大礼堂或大型会议 厅举行。 设置主席台与座次安排 - 10 - 主席台通常设在会场正前方中心部位，与与会人员相对 而设，为了供主持人或与会人员发言，可在主席台一侧或前方 设一讲台（报告席）。为了增强会议气氛，还可在主席台前和主 席台背景位置摆放一些花卉植物，以便烘托气氛。主席台上要 摆放席位牌，以便领导对号入座。桌子上除摆放茶水矿泉水外， 根据会议需要摆放毛巾、纸巾、纸、笔等物。 （按会议规格、性质 确定摆放物品） 会议主席台座位的结构安排要从会议性质、领导人数、主 席台大小以及方便领导出入席和工作人员服务通道等几方面 进行综合考虑。主席台座次安排是一项重要的工作，一定要根 据会议性质、领导身份和数量确定。座次顺序原则上是按领导 身份的高低来安排。 在法定性会议中，如党委、人大、政协 换届大会，首先是严格按有关章程规定的程序确定每次大会 的执行主席，再按身份高低或姓名笔画来安排座次。 非法定 会议，主席台座次安排的原则是：奇数，身份最高的领导座次 居中，其左侧是第二位领导，右侧是第三位领导，依次类推。 党委全委会主席台就座的人员是各位常委，座次按常委排序 摆放。 本级大的工作会议，四班子领导参加的摆放顺序：书 记、副书记、人大主任、政协主席、其他常委、人大副职、政府 副职、政协副职、在职的非实职厅级领导。 当有上级部 门以上领导到会时，根据其级别，安排在中位或本级主要领导 之后； 离退休老干部到会需到主席台就座的，根据会议性质 安排，如是解放周年庆祝会，建州活动等一些特殊纪念活动， - 11 - 老领导的排位可在主要领导人之后。 会标的准备与张挂 会标：会标是会议名称的标志。会议的主题、性质、主办者 都由会标揭示，一般一个会议悬挂一条会标，但有的大会为营 造气氛，在主会场的后背景墙上和大厅外围再悬挂突出会议 主题的会标，单位内日常召开的行政会一般不挂会标。会标要 根据会场的情况制作，字体和色彩可根据会议性质来选择设 计。党政机关召开的会议，除特殊情况外，会标和标语一般都 选用红底白字的标宋字体悼念大会布标就不一样。 会徽和旗帜 会徽和旗帜是主席台背景布置中的重要组织部分。气氛 庄严的党代会、人代会、政协会等法定例会和党委、政府召开 的表彰大会，都需选挂在绿树、红旗衬托下的党徽或国徽、政 协徽章等。 座区的划分 有的会议，为按区入座需对人员座位进行划分。代表会通 常正式出席会议人员安排在会场靠前和中间位置，列席会议 人员和工作人员安排在会场后部和两侧的位置。划分座区，也 可按会议编组或建制划分，表彰会可让获奖人员集中坐一片 区，以便上台领奖。 音响音乐准备和多媒体器材的准备 会场使用的话筒、音响和多媒体投影设备会前要认真进 行调试，确保万无一失；会前可在会场放一些轻音乐及具当地 - 12 - 特色的民族歌曲；会议所需要的国歌、国际歌要事先进行调试， 如州委全委会开始前凑国歌，结束前凑国际歌，先放和后 放歌曲不能混淆。 四、会议的组织实施 认真做好会议的组织实施，是保证会议顺利进行的关键 环节。 1、会议开始前的直接准备工作 组织会议报到：会议开始之前，会务工作人员要按会议通 知安排，组织人员到会议报到地点进行会议报到，分发会议材 料及会议证件，安排代表入住。会议报到地点一般设在与会人 员入住的酒店大厅或会场入口大厅。 检查会场准备情况：会前检查是会务工作中必不可少的重 要环节，是会议各项准备工作的落脚点。检查的主要内容：主 席台上与会领导的座次、姓名等摆放是否准确；附属性布置， 包括旗帜、会标、桌椅、水杯、花卉、标语、发言席、照明、音响 和会议需要播放的曲目等是否准备就序；会场是否整洁干净。 召开预备会：指会前会议组织单位的领导召集会议各组人 员开的非正式性的会议，是会务准备的一项正式内容。其主要 内容为：听取各组汇报会议准备落实情况；提出会议要求，如 会议期间作息时间、保密纪律、请假制度、生活保障、安全要 求等；听取并征求与会单位对会议安排的意见。预备会不宜过 长，要从短从简，说明情况即可。 2、会议进行时的主要工作 - 13 - 组织人员就座：与会人员入场时组织人员要在门口迎接， 并引导与会人员到指定位置就座，有些会议需报告人数的，会 务人员要将参会人数核实后于会议开始前向会议主持人报告。 做好相关服务：上茶水毛巾茶水 515 分钟一次服 务员着装工作服，头发要整洁。 按日程组织会议，做好会议记录、录音、录像，收集会议 情况反映，编发会议简报等等。 3、会议结束时的主要工作：会议结束后要及时对会议进 行清场，收缴会议材料、物品等。 五、会议总结归档工作 会后总结、归档工作是会务工作的一项基础工作。总结好 的做法，查找存在的问题，其目的是为了把会务工作做得更科 学、更规范、更有效。档案是印证史实，提供借鉴、参考和利用 的历史记录，利用好档案和资料，有利于提高工作效率和质量， 有利于规范工作。重视会务工作总结和各种会议资料的收集、 整理、保存，既是经验的积累，又是对历史的负责。 六、如何提高会议质量和效率 会议是社会事物，具有重要的社会功能和作用。会议在社 会生活和各项工作中是一种最有效、最直接的活动方式。利用 好会议，不仅会给我们的生活、学习、工作带来好处，而且也 会促进社会管理的发展和进步。美国会议比我国更多，每天召 开的大小会议有 1000 万个，是我国的四倍，但是，会议的功能 - 14 - 和作用是特定有限的，如果把握不好，同样会给我们的方方面 面带来负作用，甚至损害党委、政府形象和社会利益，对我国 会海的泛滥现在可说是苦不堪言。所以，减少会议数量，控制 会议规模和规格，改进会议形式提高会议质量和效率，是力戒 形式主义、官僚主义，切实转变工作作风的根本需要，也是为 群众办好事、办实事的直接体现。精减会议数量，提高会议质 量、效率的办法和措施主要有： 1、坚持务实高效原则，严格会议报批制度和程序，不随意 延长会议时间、提高规格和扩大规模。 2、严格控制参会人员范围，最大限度减少随行人员。 3、改进领导方式和工作方法，减少会议数量。 4、坚持会议经费集中管理、分类划拨制度，严格控制会议 经费，杜绝铺张浪费。 5、科学、有效、充分地做好会议的组织准备工作，议题集 中，日程紧凑，工作班子合理，工作人员精干。 6、充分运用现代通讯技术等手段，尽可能运用电视电话 会等方式组织会议，有条件应直接开到基层，避免层层开会传 达。 - 15 - 2010 年全州政府系统办公室主任会议 会 议 须 知 - 16 - 会务秘书组 二一年四月瑞丽 目 录 一、注意事项 二、会议日程 三、会议材料目录 四、参会人员名单及住房安排 五、会议工作班子 - 17 - 注 意 事 项 为确保会议顺利进行，请全体参会人员注意以下事项： 一、会议主会场设在瑞丽凯通酒店三楼会议室 二、参会人员要注意会议纪律，如有特殊情况，请向会 务秘书组负责人请假。要严格遵守保密纪律，妥善保管会议 材料。 三、参会代表报到时领取代表证或工作证，会议期间一 律凭证件参会、就餐，除 28 日晚餐在南拔河民族村外，其余 均在凯通酒店自助餐。 四、参会人员按会议须知安排食宿。 五、作息时间： 开会时间：上午 08：3011：30 下午 15：0018：00 用餐时间：早餐 07：3008：00 午餐 12：0013：00 晚餐 18：3019：30 六、州直单位参会人员 29 日上午 9:00 在凯通酒店统一 乘车返回。 - 18 - 七、宾馆总机 4157777，房间互打在房号前加“2” 会 议 日 程 时 间 内 容 地 点 主持人 4 月 27 日 15:00 至 20:00 会议报到 凯通酒店 大 堂 普金发 8:30 合 影 凯通酒店 9:00 至 11:30 1.瑞丽市政府领导致词； 2.孟必光州长作重要讲话； 3.州政府副秘书长、办公室 主任袁少全传达 2010 年全 省政府系统秘书长办公厅 （室）主任会议精神； 4.州政府副秘书长杨洪发言。 凯通酒店 三楼 会议室 周湛鸿 4 月 28 日 15:00 至 18:00 交流发言 凯通酒店 三楼 会议室 袁少全 - 19 - 会 议 材 料 目 录 一、孟必光州长在全州政府系统办公室主任会议上的重 要讲话 二、2010