公路养护工程档案管理

公路养护工程档案管理探析 摘 要：近年来，公路养护工程的档案管理一直没有系统地进行， 如何有效地进行档案管理，文章结合公路养护工程的实际情况， 以中华人民共和国档案法为依据，安徽省档案条例为准绳，结合 交通部公路工程相关文件的精神，从规范施工前后的资料整理工 作，为养护档案管理工作者提供借鉴。 关键词：公路养护 档案管理 借鉴 原来的公路养护工程建设只注重实体工程的建设，资料极其简 单，施工企业注重效益，多数形成与保存只是计量与支付资料。 九十年代后期，监理制度的引入，以及对后期工程建设的需要， 公路工程建设完成后，形成的一整套工程资料，为后期公路工程 档案管理提供了雏形。随着工程建设的发展，各建设、监理、施 工、设计单位提高了对档案管理的认识，也使得档案越来越齐全 与规范。但由于资料没有系统的统一，资料整理方面逐渐形成了 各式各样的版本，给档案管理带来了巨大的困难。特别一些关键 资料的遗失，不能为后期工程养护建设提供可靠的参考依据。如 何规范化管理档案，成了目前迫切解决的问题。 1.公路养护项目档案立卷的内容 档案立卷内容应该涉及建设单位、施工单位和监理单位，其中 前期立项、审批、招投标、项目管理等材料单独立卷，项目设计 变更等资料单独立卷，项目施工资料单独立卷，项目监理资料单 独立卷。 2.公路养护项目档案管理的依据 公路养护项目档案资料严格按照国家档案法等法律法规和 交通部关于工程档案管理方面的文件要求及国家档案局、发改委 印发的重大建设项目档案验收办法的规范要求整理、归档。 档案归档率必须 100%，完整率必须 100%，准确率必须 100%。 3.工程养护项目档案工作要素 3.1 领导重视，做好地“三纳入”工作 为加强对本项目档案的形成、积累和归档管理工作，确保档案 的完整、准确和系统，某公路分局成立了项目档案目标管理工作 领导小组，组长由分局局长担任，并将项目档案的材料的形成、 积累、归档管理工作纳入其工作职责范围。某分局在年度工作目 标计划里明确了项目档案归档工作的工作计划，目标任务及质量 要求，在将其纳入年度工作目标计划的同时，某分局将项目档案 工作纳入管理部门的工作职责。 3.2 重质量建设、管理做到“四同步” 为规范公路养护工程竣工文件的立卷、归档工作，保证公路工 程专业档案质量，在管理中实行业主负责制，力求做到“四同步” ：一是指挥部作为该项目的建设管理单位，严格实行合同管理， 在建设项目发包给承包方同时及时与施工单位签订了相关合同， 并根据公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法 、 科学技术 档案案卷构成的一般要求 、 安徽省档案条例等规范要求，在 合同中明确了公路工程竣工文件材料的形成及整理的组卷要求。 二是在布置工作任务的同时提出建档要求，将档案工作纳入工程 管理程序。三是检查项目建设工作的同时同步检查档案工作归档 资料齐全、完整和保管安全，达到归档工作与工程进度同步。四 是单个项目验收与档案工作验收、移交同步。 3.3 规范管理，加强监督、指导 3.3.1 局工程科、档案室按交通部有关“公路工程项目档案工作 规范标准”布置、规范建档工作。从工程开工建设时起，有针对 性地召开施工单位、监理单位工程技术交底会，通过会议形成规 范，明确本合同工程档案有哪些要求，必须采取哪些措施才能保 证项目档案收集齐全、内容准确、整理规范，按期归档和移交， 并形成“三级”质量监督体系，即：监理组监督施工单位，指挥 部监督监理单位，局档案室监督指挥部。 3.3.2 保证档案内在的质量 档案原件完好齐全。文件材料书写工整，字迹、线条清晰，纸 张统一采用 a页面，签名、盖章书写的格式均合乎规范要求。 竣工图编制规范。施工图内容能全面、准确反映工程全部施工 实际造型和特征。竣工图加盖的竣工图章规范，变更图纸的划改、 杠改均符合规范要求，对结构、工艺、平面布置等重大改变及图 纸变更面积超过%的均进行了重新绘制（缩印） 。图纸的签批、 盖章等均符合规范要求。 3.3.3 日常工作指导到位 工程建设初期，指挥部组织施工、监理单位参建人员，特别是 专兼职档案人员进行了系统培训，对项目提出具体要求，从项目 经理、技术总工到质检员、施工员、测量员、内业资料员层层明 确职责。 3.4 抓制度建设，重质量管理 该项目自建设怪来，档案工作得到领导的高度重视，明确责任， 细化分工，建立了项目档案的归档制度，安全保管制度、档案部 门以衣工作人员岗位职责等规章制度。 4.项目档案发挥的重要作用 某公路是我市一著名风景区浮山的重要通道，是合铜黄高 速在此地的一个进出口，在浮山风景区建设及合铜黄高速进出口 的建设过程中，规划设计部门方便、高效的查阅了相关图纸、竣 工图等资料，为相邻工程的建设提供了准确的数据，受到了他们 的好评。 5.结束语 通过我们对所在区域公路养护项目的检查过程中，我们发现了 档案施工、监理单位移交的文件材料中签名、盖章不齐全，且部 分材料是复印件。移交的材料存在部分编号不规范，错编、漏编 页号的现象。档案人员业务水平与档案归档工作要求还有一定的 差距、管理工作，专业水平有待进一步提高。 公路养护项目的档案管理工作任重而道远，在此建议对从事档 案工作理人员进行了培训，要求档案人员在档案的归档整理过程 中严格按照国家重大建设项目文件归档与档案整理 、 重大建 设项目档案验收办法要求归档整理，对存在的问题和不足之处 逐项纠正、整改落实到位。为保证公路养护项目档案质量，