公司行政文员工作流程内容

公司行政文员工作流程内容 一、接听电话 1、听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒； 2、听话时先问候，并自报公司、部门。标准语：“您好，鸿泰门窗！”或“您好，这里是鸿泰门窗！” (注意声音和表情) 3、对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他 有何需求？作出标准回话。 咨询业务：先生（小姐） ，关于这方面情况，让我们公司 X 先生为您服务吧，他可以全面、专业地解 释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。 联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：先生（小姐） ， 我们公司现在没有这方面需要，请您联系其他公司吧，谢谢！ 找人：先生（小姐） ，您找的 XX 先生名字叫什么？您跟他（她）预约了吗？请您稍等。 （然后接通本 公司 XX 先生的电话，询问转接与否。 ） 对政府部来电且不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的 人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人（通话简明扼要，不应长时间占线） ； 4、结束时应说“谢谢！” ，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒； 附： 1、已知相关的人员现在不在办公室时，标准回话：“对不起，XX 先生暂时不在办公室，请问有什么事 情我可以转告吗？在不了解对方的动机、目的时，不随便传话，更不在未授权的情况下说出指定被访 者/受话人的行踪或将被访者 /受查电话号码话人的手机号码或家庭电话号码告诉来电者。 2、如果来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时，标准回话:“有什么可以帮到您的吗？”通过 与他/她对话了解来电者的目的。如果是一般性的推销电话，标准回话: “对不起，XX 先生外出了，您 需要我转达什么信息吗？” 3、如果来电者拨错了号码，标准回话:“对不起，您是不是打错了呢？这里是鸿泰门窗” 。如果有必要你 还可以告诉来电者“这里的号码是4、在向被访者转达来访时，应告诉来访者的姓名。 二、 接待拜访客户 保持前台环境干净整洁，会议室的报刊书籍的完好无损，保证饮水机时刻有水，一次性水杯充足。 接待来访者时候，避免让来访者自己进入办公区域，而是要遵循公司内部接洽者到会客区迎接； 1、起立有访客来时，立即起立，目光直视来访者并点头微笑致意； 2、问询语气轻柔：“您好，请问您找哪一位？“请问您是哪家公司？请问贵姓？” “是否有预约？” ， 3、安排接待 了解拜访原因，给予正确接待 （1）如果是总经理预约的客人来访，可询问“请问贵姓，请问是哪家公司？” ，确认对方的身份的确是 预约后，通知总经理后方可引领到总经理办公室人；如果没有预约，请来访者稍等，立即帮其联系， 如果总经理同意来访，引领来访者入座，并倒水给客人，如果不同意来访，委婉拒绝。 （2）如果客户来访办理业务，给予引导在接待区，联系要找的相关人员；如果来访者要找的同事让其去 会议室或展厅等候，前台应该带来访者去会议室或展厅， （如果是夏天，要打开风扇或空调，注意 风扇的风量不要太大，空调设置到 26 度，风速为小） ，为来访者倒水后礼貌的离开。 （3）如果来访者要找的人不在，根据来访情况决定是否立即先联系相关负责人；如果如不需要，委婉告 知客人相关负责人不在，是否愿意等人回来，或者明天再来访。 （4）如果是面试者，引导填写简历，简单介绍公司及应聘岗位基本情况后，通知用人部门给予及时面试。 （5）如果是快递人员，给予签收，邮件即时送给收件人 （6）如果是推销人员，问清原因，给予引导接待或者回绝。 4、送客客人离开时，要起身送客，礼貌用语：“您慢走” 。 三、前台日常工作 1、负责把当日报纸放在报架上，将旧报纸放指定地点。 2、负责提醒和纠正雨伞架上雨具的摆放（特别注意下雨天） 3、负责复印机、打印机出的再生纸收集在一起，放在指定位置，以备它用。 4、管理饮水机的开户，并随时注意一次性水杯数量。 5、公司电脑、打印机、传真机等文印设备，发现故障，及时通知维修人员或供货商修复，确保设备正常 使用。 6、负责鱼池中水质及观赏鱼的喂养。 7、负责公司所有花卉的养护，如有枯枝黄叶或营养不良及时通知花卉养殖人员。 8、协助行政经理对公司清洁阿妈的工作检查，对死角及易脏区域做重点排查，并及时与清洁阿姨沟通清 理改正。 9、责公司前台的卫生清理及桌面摆放，并保持整洁干净。 四、 考勤的制作 1、每日上班后做好各部门的考勤抽查。 2、每月 3 日前将各部门考勤打印后交各部门确认、签字、回收。 3、每月月初 10 日前将上个月的考勤用电子表格制作出来，在制作过程中注意请假、旷工、签卡、迟到、 出差、转正人员的详细标注，交行政经理审核。 4、每月月初 13 日前将上月宿舍人员及水电费扣款计算完成，厨房就餐人员及餐数统计完成交行政经理 审核。 5、每月 15 日前必须将各部门考勤、水电费、餐费统计完成交财务制作工资。 五、人事处理 1、协助行政经理对各部门补充人员的招聘。 （按招聘流程） 2、新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理，并交行政经理审核（严格按照入职及离职程序及相关 责任人签字程序） 。 3、新员工在入职后要将新员工的员工档案输入电脑中的电子档案之中。 4、全厂人员档案的建立与管制。 （电脑化） 5、对试用人员之试工情况及考勤跟进。 6、协助行政经理对全公司人事异动工作。 （转正/升职/ 调动 /降职等手续之办理） 7、协助行政经理对全公司奖惩手续之办理。 8、负责对各类资料进行签收，整理并分类归档。 （公司内程序文件/内部联络/ 外部联络/会议资料/各类培 训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理） 。 9、负责发放每月各部门转正员工转正申请表至各部门负责人，并于每月 15 日前回收，交至行政经 理处。 10、负责对转正人员的劳动合同签订，如遇不愿签合同人员第一时间上报行政经理处理。 11、协助行政经理对员工仪容仪表、工作纪律进行日常监督。 12、协调行政经理对各部门员工进行各类培训。 13、负责对公司易耗品进行归类与盘点，每月初统计上月购用情况，并上报行政经理。 14、其它违反公司制度或上级安排的其它工作任务。 六、 后勤处理 1、负责为公司管理层名片制作。 2、协助