9、新签字付款规定

关于进一步明确各项费用、货款签字付款程序及合同签约程 序的相关规定（修订稿） 为进一步明确各项费用、销货款的签字付款程序，堵塞在费用使用过 程中可能出现的漏洞，节约挖潜、增收节支，确保经营管理目标的顺利实 施，特制定本管理规定，望各部门认真遵照执行： 一、费用使用申报制度： 经营部门发生的经营费用：500 元以下，部门经理批准后方可支付， 500 元以上，1000 元以下经分管经理批准后方可支付，1000 元以上， 10000 元以下，须经总经理批准后方可支付，10000 元以上及资产的购置， 必须经董事长批准后方可支付；管理部室支付的管理费用，500 元以下， 部门负责人批准后方可支付，500 元以上，1000 元以下经分管经理批准后 方可支付，1000 元以上，10000 元以下经总经理批准后方可支付，10000 元以上及资产的购置，必须经董事长批准后方可支付；各部门招待费用， 原则上全部安排在特信大厦招待，年度列支总额按照财务计划下达的标准 执行，但招待前经营部门必须经分管经理批准，管理部门必须经总经理批 准方可招待。 酒店招待继续执行特信大厦内签单单据流转程序规定执行，在 1 月内签字平帐，否则由责任人承担。 各分公司、独立核算单位参照经营部门申报程序执行。 二、费用报销签字程序： 各部门支付的费用必须开据由税务部门或财政部门统一监制的正规发 票，首先由经手人对费用进行分类、整理、粘贴并签字，经部门经理、分 管会计、分管经理签字，金额 10000 元以下，由总经理签字，10000 元以 上由董事长签字。 各种资产或低值易耗品的购置要首先填写商品购置（领用）申请表， 经部门经理、分管经理审批，金额 10000 元以下，由总经理审批，10000 元以上由董事长审批，经办人持审批单进行购置，对于取得的发票经经办 人、行政管理员登记签字、总经理签字后，附商品购置（领用）申请表到 财审部办理结算。 各项费用和资产的报销必须由财审部进行审核，对未按规定程序进行 签字、进行资产登记，未按规定开据发票或提供虚假单据的，财审部可拒 绝付款。 其他独立法人单位的费用及货款执行总经理审核、经办人、会计、分 管经理、法人签字报销制度。 收取发票的要求： 1、客户名称必须填写全称，如“山东特信集团有限公司” “淄博博山 福增电器销售有限公司” “山东博山五金交电化工股份有限公司” 、 “淄 博特信餐饮文化有限公司” ，不得漏填或简写名称。 2、手写版本各联次必须一次复写，不得收取套开票。开票机开具的 必须同时打印付款单位名称，不能手写（有注明的除外） 3、商品品名必须是具体的商品名称，不得笼统、模糊填写。有明细 表的，明细表要同时加盖发票专用章。 4、大小写金额必须相符，不得有涂改痕迹，未填用的大写金额单位 应划上“”符号封顶。 5、建筑业发票必须有当地税务部门代开，不得使用外地发票。 6、发票收取人和发票审核人必须对发票认真进行检查，对有疑问或 一次性业务所提供的发票必须进行网上认证，不得使用假发票、虚开发票 或票章不符的发票列帐，对因发票问题出现的责任事故，发票收取人负有 追偿责任。 7、使用增值税专用发票需要现金结算的必须提供带有开票单位名称 字样的现金收讫章或现金收据。 三、自用商品的账务处理原则 1、各部门购买各种物品和耗材，首先应选择在本单位进行购买，在 确认本单位不经营的情况下，其次选择其他正规单位进行购买，从其他单 位购买必须确保商品质量和能够取得正式发票，是增值税抵扣范围的要索 取增值税专用发票。 2、属于物业部统一购买、集中结算的自用商品采用“购置（领用） 申请表”方式进行账务处理，具体处理办法：“购置（领用）申请表”一 式二联，由销货单位填写，详细登记商品代码、品名、数量、不含税进价， 由经办人持此单、经部门负责人、物业管理员（属低值易耗品、固定资产 的部分） 、总经理签字后转交柜组提货，柜组审核签字手续后发货，将 “购置（领用）申请表”送交信息中心进行录入，信息中心一联留存转交 财审部进行账务处理，一联退回柜组。 3、经营部门和管理部室自用的零星物品可采用自开普通发票的方式 处理，自开发票报销时，微机系统内的必须附微机打印小票，系统外的必 须附相应柜组的售货凭证，否则财务不得进行报销。 4、属于自营范围的大件办公用品、耗材、低值易耗品、固定资产等， 能够从供货单位单独开具增值税发票的，单独抵扣列帐，视同经营部门销 售、毛利，不能单独开具发票的，采用“购置（领用）申请表”的方式进 行账务处理。 5、各单位进行促销宣传活动，需要购买的促销宣传品和支付的业务 促销费，由各部门拟订促销活动意见和预计费用金额，事先经过门店经理 签字审批后方可进行，所用促销品尽量使用自营的商品，并尽量使用购物 打折、换购等方式进行，对直接赠送商品的，一律采用现金支付结算 ， 否则会计部门将按赠送商品售价扣缴个人所得税，并按进价对进项税进项 转出，扣缴的个人所得税和进项税转出部分作为商品价格的一部分列入使 用单位费用。 6、属于购买储值卡自用的，必须经财审部审批后方可自开发票进行 报销，报销必须采取现金结算，不准直接用银行转账。 7、普通发票的使用和开具单位必须严格发票的管理，顾客或内部人 员开具发票必须对微机小票和售货凭证严格进行审核，无商品交易虚开、 代开、超经营范围、出具空白发票或违规开据的将对责任人给予 50-200 元罚款，造成损失的由责任人赔偿。 三、结算方式及帐期的确定： 结算方式包括：现款结算、账期结算、实销实结抽单结等方式，对于 结算方式必须在系统合同中明确予以体现，严格按系统生成数据进行结算， 不得人为进行调整。 现款结算：根据供货商供货情况或需要订货的数量随时生成结算单。 帐期结算：以财务月为单位，根据合同约定的账期，依据系统生成数 据进行结算。 实销实结抽单结：以财务月为单位，根据供货商的实际销售情况，报 损情况，系统自动生成满足条件的验收单据进行勾兑。实销实结抽单结实 际结算金额理论上永远小于应结算金额，原因为满足条件的最后一张验收 单自动结转自下期结算。 四、现款结算审批流程： 由部门经理或采购经理根据市场需求或商品采购情况，确定付款或预 付款的金额 50W 以下的， 1、 超市业态由营采中心相应部经理在系统内录入预付款批量录入 单发起审批。在单据备注中写明所需要付款商品的促销用途及销售预计天 数、预计销售额、预计毛利额。电器业态由门店经理发起，流程和营采中 心部经理发起审批一致。 2、 审批发起后先后由营采中心经理（电器业态由电器城分管经理） 进行审批，审批后转至相应主管会计。 3、 主管会计在审批时向财务总监发起审批，发起审批前要求注明 该供应商库存及结算现状，对于库存过大供应商进行驳回。 4、 财务总监审批后，转至总经理审批，总经理审批通过后由发起 人对预付款批量录入单进行审核，此时在系统内生成相应付款单，财务人 员根据付款单对该供应商进行付款办理。 5、 相应主管会计在该供应商后期结款时对应相应验收单进行抽单 结算。 付款金额超过 50W 的，仍按远流程，经采购部门书面写出付款申请， 由采购人员签字后转财审部经主管会计审核签字后经总经理和财务总监审 批后方可办理付款。 五、账期、实销实结抽单结算审批流程 1、各部门会计于每月 1 日前依据系统数据审核、整理、汇总、打印 供应商本月应结算金额转交相关部门，在每月 1 日至 3 日各部门负责人、 业务员、实物负责人对结算数据进行审核，审核的主要内容包括：结算数 据是否正常，相关费用是否已按规定上交，所管理商品是否正常，供货情 况是否正常等界定本次付款是否执行正常付款流程。 2、每月 4 日财务部经理对本月付款情况进行汇总，对资金进行调度， 对各部门的审核签字情况进行了解、审核签字后，转总经理审批签字。 3、以上审批程序结束后，每月 5 日前各分管会计核对应扣费用项目、 金额，手工增加临时扣费项目生成相应的费用单并审核。审核完毕后，系 统会自动上传供应链生成结算单。 4、每月 5 日后，供应商可在网上供应链系统内的本期结算界面查询 并打印本期的付款单，核对其中的付款明细和扣款项目，审核无误后点击 确认，根据应付款金额开具增值税发票，并录入系统，若存在问题可直接 到财审部进行核对。每月 10 日前供货商将发票和盖章的付款申请单邮寄 或送达至财审部，经会计审核无误后于 10-13 日通过网上银行办理付款。 5、未执行正常签字付款程序的供货商，处理完经营部门签署的拒付 理由后，持系统生成的机制结算单，自行履行以上签字程序，于 13 日之 前可以办理付款，否则合并至下月统一进行结算。 六、购销合同、协议、租赁合同审核签字程序： 经营部门、管理部室签定的购销合同、协议、租赁合同，必须使用 公司统一的合同样本，对于特殊合同的签定，样本必须经企管部和律师 进行审核。购销合同、协议、租赁合同的签定必须遵循谁签订，谁负责 的原则，并定期检查合同的执行情况，购销合同、协议标的金额