农村信用社公文处理办法

农村信用社公文处理办法 第一章 总则 第一条 根据国务院国家行政机关公文处理办法 、 国家行政机关公文格式 、 成都市联社关于印发成都市农村信用合作社联合社公文处理办法和成都市农村信 用社公文格式的通知等有关规定，为进一步加强公文管理规范，提高处理水平，特制 定本办法。 第二条 公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章制度，施行经营管 理措施，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。 第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔 接有序的工作。 第四条 对公文处理要做到及时、准确、安全，严格遵守保密制度，确保党和 国家秘密的安全。 第五条 联社办公室是公文处理的管理机构，负责建立有关公文管理的各项制 度，对本机关科室和基层信用社的公文管理工作进行指导、监督、检查。 各信用社及所辖营业网点、联社各科室指定公文管理人员具体负责公文管理工 作。 公文管理人员请假的，主任必须指定他人代理。 第六条 各营业网点设置公文传阅夹、内部简报农村信用简讯传阅夹以便 于公文资料的传阅交流。 第七条 各信用社主任、营业网点负责人应当重视公文处理工作，模范遵守本 办法并加强对公文处理工作的领导和检查。 上级文件精神要认真抓好贯彻落实。要求办理的事项必须在规定时限内完成。 要求组织学习的，必须及时组织学习，并做到有记录、有考勤、有签名。 第二章 公文种类 第八条 农村信用社公文种类主要有： （一）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤 销下级机关不适当的决定事项。 （二）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询 问。 （三）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （四）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下 级机关不适当的决定事项。 （五）公告、通告 “公告”适用于向外宣布重要事项或者法定事项。 “通告”适用于一定范围内，公布应当遵守或者周知的事项。 （六）通报 适用于传达重要精神或者情况，表彰先进行为，批评错误行为。 （七）通知 适用于传达上级机关的指示；要求下级机关办理和需要知道或执行的事项；批 转下级机关的公文或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；发布规章、制度、 办法等。 （八）批复 适用于答复下级机关的请示事项。 （九）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批等。 （十）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章 公文格式 第九条 公文格式一般包括：公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发 文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、 附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 （一）公文名称用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，发文字号 之上。两个以上机关联合行文，主办机关应排列在前，也可用一个主办机关的名称。 （二）发文字号包括发文机关代字、年号、顺序号，置于文件名称之下、横线 中央上面。几个机关联合行文，一般只标明主办机关发文字号。 （三）公文密级。涉及农村信用社秘密的公文应当标明密级和保密期限，秘密 文件应分别标明“绝密” 、 “机密” 、 “秘密” ，标于公文眉首右上角，秘密等级和保密期限之 间用“”隔开。 (四）紧急程度。紧急文件分 “急” 、 “特急”两种，应分别标于文件眉首右上角， 列密级之上。 紧急电报分特急、加急、平急三种。 (五）发文机关标识。发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机 关应当列在前。 （六）发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发 文字号。 （七）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机 关，并准确标明公文种类。转发公文，标题一般不用被转发公文的文号。 （八）主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。 （九）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。 （十）文件落款，指正文末尾所署的发文机关名称、印章和年月日。发文日期 以公文的签发日期为准，经过会议批准的，以通过之日为准；几个机关联合发文的，以最 后一个机关签发之日为准。 （十一）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合 上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 （十二）公文应当标注主题词。主题词置于文件文尾部分横线之上左端。 （十三）公文应在附注处注明联系人的姓名和电话，以便联系落实。上行文应 当注明签发人姓名，平等排列于发文字号右侧。 （十四）抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，抄报机 关是指需要知晓的公文的上级机关。抄送机关、抄报机关应当使用全称或者规范化简称、 统称。 （十五）印发机关栏设在抄送栏下，用横线与抄送栏隔开，左端署公文印发机 关的全称，右端以送往印刷的时间署印发日期。翻印文件在印发机关栏下署明翻印机关名 称和翻印日期，用横线与原印发机关及日期栏隔开。 （十六）文件份数置于印发机关及日期栏横线右下一行，翻印文件份数置于翻 印机关及日期栏横线右下一行。 第十条 公文用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm297mm ） ，正文采用 3 号， 一般每面排 22 行，每行排 28 字。文件打印日期以签发日期为准。公文装订应以下方和右 边为齐，做到美观、整齐。 第四章 行文规则 第十一条 机关行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。科室不 以科室名义对机关行文。向下级机关的重要行文，一般同时抄送需要知晓公文的有关科室、 领导，抄报需要知晓公文的上级管理机关、部门以及人民银行、银监部门等。 第十二条 以联社名义发文的有： （一）向本级地方党委、政府和人民银行、银监部门、上级信合管理部门请示、 报告工作； （二）向本级地方党委、政府各部门及其他单位联系重要事务； （三）转发本级地方党委、政府和人民银行、银监部门、上级信合管理部门及 其他单位涉及全局或几个部门的重要文件。 （四）向信用社下达决定、指示、批复、重要通知、通报等。 （五）向下级信用联社、信用社下发的重要计划、规章、办法等。 （六）向不相隶属机关之间相互商治工作、询问和答复主要问题。 （七）其他需要以联社名义发文的事项。 联社在职责范围内，可以根据有关规定答复市人民政府，请示市政府的有关业 务问题，但无权对其下命令、作指示。 第十三条 行文一般不得越级请示和报告。农村信用社请示问题应逐级上报， 除有下列情况之一的，不得越级行文。 （一）对上级机关的检举、控告； （二）领导机关指定越级和根据规定可以越级上报的事项（报时要加说明） ； （三）情况特殊紧急，逐级上报会延误时机，遭致损失的事项。上报时要抄报 给越过的上级机关。 第十四条 请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需要同时送其他机 关的，应当用抄送或抄报形式，但不得同时抄送下级机关。 除特殊情况，请示、报告一般不直接主送领导个人。 报告不得夹带请示事项。 第十五条 在各类会议上印发的联社领导讲话、会议纪要，原则上不再另行发 文。 第五章 发文办理 第十六条 严格控制发文数量，力求精减文件。 （一）简单照抄上级文件条文，内容空洞，没有提出新的政策性规定或措施的， 一般不发文。 （二）上级有关部门的公文，已公开印发或发至各信用社、各部门的，如联社 不再提出贯彻执行的具体要求，不再另行转发或翻印下发。 （三）属于业务部门职责范围的事项，一般应由业务部门自行发文或几个部门 联合发文。 （四）纯属部门业务工作的会议纪要一般不发文。联社主要领导同志主持召开 的研究解决某个专项问题的小型办公会议纪要，可以办公室名义印发。 第十七条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、会稿、核稿、 签发、复核、编号、缮印、校对、用印、分发等过程。 第十八条 发出的公文，原则上“谁主办、谁拟稿” ，主办科室经办人员及科室 负责人负责拟稿。 第十九条 拟制公文，对涉及其他科室职权范围内的事项，主办科室应当主动 与有关科室协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，应当积极协调，仍不能取得一致 时，应及时报请领导协调。 涉及其他科室职权范围内事项的公文，应由其他科室会稿。拟稿人和参加会稿 人应在相应栏内签名。 第二十条 草拟公文应当做到： （一）拟写公文要符合国家的法律、法规，符合金融方针政策。 （二）实事求是，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字 词规范，标点正确，文字精炼，言简意赅。 （三）公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文 关系确定。 （四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。 引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 （五）结构层次序数，第一层为“一” ，第二层为“（一） ”，第三层为“1.” ， 第四层为“（1） ”。 （六）应当使用国家法定计量单位。 （七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文 名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、 缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 （九）拟写、修改和签批公文，均应使用钢笔或毛笔、碳素墨水，不得使用铅 笔、圆珠笔、红墨水和水彩笔等容易擦掉和褪色扩散的书写工具。 第二十一条 公文送领导签发前，由公文核稿人员进行核稿。核稿的重点是： 是否符合金融方针政策及有关规定，文件要素是否齐全，是否确需行文，行文方式是否妥 当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，文字的表达是否清楚明了，公文格式是否 符合本办法的规定等等。经核稿需要对文稿进行实质性修改的，应退回拟稿部门（人员） 。 审核人要签署自己的意见、姓名和时间。 第二十二条 公文经核稿后送分管的领导签发，重要的或涉及面广的，必须由 正职领导签发。审批公文，签发人应当明确签署意见，并签上姓名和时间。 公文一经签发，不得再改动。如需改动，应再送领导签发。 第二十三条 编制文号前，文秘人员应当进行复核，重点是：审批、签发手续 是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 第二十四条 公文的起草、审核、签发，应使用钢笔或毛笔，使用钢笔的，只 能使用碳素墨水，不得使用蓝色墨水，不得使用圆珠笔、铅笔等。使用计算机打印的单行 材料，需交办公室存档的，起草人须在第一页右上角用钢笔或毛笔签注“拟稿人： ”字样。不要在文稿的左侧装订线外边写字。对不符合要求的文稿，应按要求重新 处理。 使用计算机打印的文稿，在将纸质文稿交办公室的同时，还需交文稿软盘或通 过办公自动化系统将文稿发往办公室文秘人员的电子邮箱。 第二十五条 缮印 经联社领导签发的公文，文件付印前，拟稿人员或文秘人员要对清样必须严格 校对。确认无误后方可付印。印成后，发出前，要由拟稿人员或文秘人员再看一遍，如有 疏漏应查明责任并及时补救。印刷单位对签发付印的公文，要按照轻重缓急安排。急件必 须按要求时间印出，不得自行压误。印发后如发现差错，应及时更正或重新印发。 上级机关的文件，除绝密或注明不准翻印的以外，经联社领导或办公室主任、 副主任批准，可以翻印、转发。 第二十六条 用印 凡正式文件，一律加盖印章。 公文盖印要端正、清晰，不得漏盖、错盖。对于不符合行文制度、原稿未经签 发、字迹模糊不易辨认，以及超出发文份数的公文不予盖印。除正文盖印外，原稿亦应盖 印，以示文件办结。原稿盖印，一般是在核稿和签发人姓名之下。 第二十七条 发送 一、联社机关的公文发送范围、份数，应当按照公文内容和工作需要，发给负 责办理和必须阅知的单位。 二、公文的发出，应经过装封、编号、登记，并履行严密的传递、交接手续。 三、传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，通过机要通信渠道或者密封 派人传递，确保文件安全。 第六章 收文办理 第二十八条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批 办、承办、催办、查办等程序。 第二十九条 机关收文可按发文机关分类登记，对阅件、办件要作出标记。阅 件系指各种报告、抄件等，只需收文机关了解来文的内容即可；办件是指需要收文机关办 理的文件。 对有些没有密级且属不必要的越级行文，发给个人或无工作关系的抄件，不须 办理和没有保存价值的公文，可不登记。 第三十条 收文人员公文签收应当逐件清点。应登记收文登记簿和来文签阅单， 根据文件的来文机关登记编号，公文标题、来文号、收文号、收文时间等应逐项填写清楚， 以保证文件查找方便、迅速。各部门收到的公文应及时交办公室文秘人员进行处理，不得 擅自传阅和保存。 第三十一条 为提高下行文的时效性，对不涉及密级的公文，在印发纸质公文 的同时，由办公室文秘人员及时编辑录入联社办公自动化系统；纸质公文印发后，除特别 重要的公文须各信用社人员签收外，一般放置于办公室文件架，各信用社必须及时收取书 面文件，以免延误工作。 第三十二条 收到公文后，文秘人员应及时通过文档一体化管理系统（AMS） 进行收文处理，然后交公办室主任或副主任提出拟办意见送领导签阅或批示。办公室根据 领导签批意见及时送相关科室、部门办理。需要两个以上部门办理的应当明确主办科室、 会办科室。紧急公文，应当明确办理时限。 办理公文传阅应随时掌握公文动向，避免漏传、误传和延误。属急办件的，应 交主办科室（人员）先办，以保证按时完成。 传阅正式公文，使用文件登记表 ；传阅其它资料，使用资料传阅单。 第三十三条 主办科室（人员）收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、 推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本科室 （人）职权范围或者不宜由本科室（人）办理的，应当及时退回交办的文秘人员并说明理 由，由文秘人员上报领导及时协调解决。 第三十四条 审批公文时，对有需批办事项的，主批人应当明确签署意见、姓 名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有需批办事项的，圈阅表示已阅知。 第七章 公文归档 第三十五条 联社档案人员应根据中华人民共和国档案法和成都市农村 信用社档案管理办法和国家有关文书档案管理的规定，及时将公文定稿、印件和有关资 料，按文件归档范围和文书档案的保管期限，及时立卷归卷。 第三十六条 公文办理完毕后，应当及时收集整理有存档价值和存查必要的公 文，由文书部门立卷留存。会议形成的文件、音像资料，由文秘人员负责收集齐全，组卷 归档。 个人不得保存应当归档的公文。 第三十七条 归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立 卷） ，要保证归档公文齐全、完整，便于保管和查阅。 第三十八条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存 档要求。发文时，公文管理人员必须留存公文底稿。 第三十九条 联社各部门应于次年第一季度内向联社档案部门移交档案。立卷 归档工作须接受市档案管理部门的业务指导和监督。 第四十条 利用 档案部门对保管的文书档案，应规定借（查）阅制度，填制档案调阅登记簿 ， 既要有利于提供服务，又要保证档案的保密、完整和安全，二者不可偏废。 第四十一条 销毁 没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可定期销毁。 销毁时，由两人以上监销。个人不得擅自销毁公文。 销毁有密级的公文（含密码电报） ，须进行登记，有专人监督，保证不丢失、不 漏销。 第八章 公文管理 第四十二条 公文由文秘部门统一收发、审核、用印、归档和销毁。各社的公 文由主任指定专人进行登记保管。 第四十三条 绝密级和注明不准翻印的公文不得翻印。 第四十四条 公文复印件作为正式公文使用时，并视同正式文件妥善保管。 第四十五条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之 日起不产生效力。 第九章 办公自动化系统（OA）的管理 第四十六条 各信用社确定主办会计负责本社办公自动化系统（OA ）的管理， 主办会计必须具备电脑操作能力，能进行基本浏览、下载和收发邮件等操作。 第四十七条 办公自动化系统按关于印发市信用联社办公自动化系统 管理办法（试行） 的通知有关规定执行。 第四十八条 联社主送基层信用社的非涉密公文，由办公室在第一时间通过办 公自动化系统先行发送。 第四十九条 每日上午及下午上班时间，各网点主办会计必须进行一次系统登 录并在考勤管理中进行登记。 第五十条 主办会计收到电子公文后，对急办事项可先行打印传阅。对有规定 时限的公文、通知等，必须及时打印，送领导签阅，及时落实工作。 第十章 奖励和处罚 第五十一条 为促进本办法的贯彻落实，设立奖励和处罚制度。 第五十二条 年度末，联社组织对机关文秘人员及信用社公文管理人员进行百 分制量化考核，凡得分在 90 分以上的，给予 200 元的奖励。具体考核办法由办公室制订。 第五十三条 对于违反本办法的，联社将给予通报批评，并酌情对有关责任人 处以 200 元以下罚款；罚款一律由责任人自付，不得以任何名目报销。因文件管理问题造 成工作延误等严重后果的，严肃追究有关责任人责任，并给予行政处分。违反公文管理保 密规定的，按照有关法律、法规、规章制度处理。 具体处罚标准如下： （一）未明确指定