加强物流环节审计监督通畅企业采购环节的内控渠道

加强物流环节审计监督 通畅企业采购环节的内控渠道 招金矿业股份有限公司金翅岭金矿 张培玲 现代化的大物流为企业降低生产成本，提高投入产出比提供了可 能。但是处于物流高端环节的采购工作，一直是控制企业物流成本的 难点、热点和焦点，加强对之的控制和管理也一直是业内亟待解决的 问题。现结合本企业工作的实践情况，对物资采环节的内部管理审计 工作谈点认识。 一、正确定位物资采购环节的内部管理审计功能是根本 内部管理审计作为一项独立、客观、公正的约束与评价机制，是完 善企业物资采购必不可少的重要手段，具有不可替代的独特功能，具 体说来主要有三个方面： 功能之一在于经济评价，即在对物资采购活动进行检查监督的基 础上，着重考核和评价其价格、质量、服务是否合理到位，企业内部管 理者是否有效地管理好了企业资财，并切实履行了其经济责任。审计 人员通过管理审计可提出改进建议，协助企业更有效地进行管理经营 活动。 功能之二在于经济监督，即管理审计在发挥评价的同时，也发挥 着对管理经营活动的监督与督促作用。管理审计并不是为了监督而监 督，找问题、查弊端并非其主要工作内容，而是针对审计过程中发现的 问题提出有针对性的意见和建议，以促使企业改进经营管理，提高经 济效益。 2 二、严格物资采购环节内部管理审计原则是关键 （一）客观公正的原则 审计人员在物资采购环节审计时，应以价格、质量标准为依据，客 观公正的作出审计结论。 （二）质量与价格相统一的原则 质量是价格的保证，价格是质量的体现，两者是相辅相成的关系。 在实践中，一方面不能片面地追求价格低，而忽视其质量和技术性能； 另一方面要综合考虑价格、运费和资金支付情况等发生的成本，避免 低价格高费用现象，防止价格效益在质量领域的流失。 （三）大宗物资、大型设备和工程项目实行公开招投标的原则 此类物资一般是价值高，价格差异比较大。因此，必须实行公开 招投标的原则，这样既可避免暗箱操作等不规范行为，又可节约管理 成本。 三、规范的物资采购环节管理审计制度是保障 （一）采购制度的审计 此项制度是物资采购环节审计监督的第一道关口，采购业务涉及 到许多环节，企业只有建立一套相互制约的采购环节控制制度，才能 保证采购活动的顺利实现，获得质优价廉的物资。审计的主要内容包 括：对供应商是否进行按质比价、优胜劣汰的管理办法，检查供应部门 选择供货方的原则、条件和要求等，检查招标、开标、投标、中标和合 同的操作等。 （二）采购计划审计 3 审计人员应对采购计划进行全面的审查，其包括：计划的编制是 否采用了自下而上的办法；是否考虑设备应用时间的长短；是否通过高 层管理人员的研究、审核、审签。 （三）采购价格的审计 对大宗物资、大型设备的采购，审计人员应对招标竞价的全过程 进行监督审计，其主要包括：是否客观公正；是否执行公司的相关规定； 对临时性的采购，应查对是否本着货比三家的原则，并对最终确定供 应商的价格、供货期、付款方式等进行审计分析。 （四）采购合同条款审计 把好采购合同条款审计也是审计事前监督的一个具体体现和有效 形式。合同审计内容包括：质量、技术标准是否明确；计量单位和计量 方式是否准确；运输费由谁负担、界限是否明确；价格是否与招标价格 相统一；未招标的产品是否进行市场考察或货比三家；价格是否含税； 重要的采购项目是否留足质量保证金；付款方式是否按公司统一规定。 （五）票据的审计 审计人员应对购货发票、质保单、合格证、入库单等票据进行审 计，审计重点是：购货发票是否与合同金额、入库单相一致。 四、排除乱码因素是物资采购环节公正、公平的基础 一是领导的重视支持与否是开展物资采购环节审计工作的前提。 物资采购环节的审计主要是针对采购现象的弊端进行揭露，出现弊端 的原因既有人为因素，又有市场环境的原因，因此，只有企业领导认识 4 到审计工作的重要性，并在企业内部建立一套完善的审计制度，此项 工作才有可能更好地开展并行之有效。 二是内部控制制度的健全与否是采购审计工作规范化的保障。在 企业的采购活动中，建立健全相应的采购制度是规范企业采购行为的 关键。因此，企业应建立和规范招投标制度，使采购信息公开化，采购 过程合理化。招投标制度是采购管理制度的重要组成部分，企业应遵 循公开、公平、公正的原则建立和规范采购招标制度，再是企业应建立 合同会签制度，会签制度应明确采购付款等一系列规定。同时审计人 员要对合同的签定、履行等进行审计。 三是采购信息完整准确与否是采购采购审计工作有的放矢的依托， 由于对其信息掌握不彻底，价格信息量少，信息不及时往往会使采购 环节出现这样那样的问题，也会给审计的准确性造成制约。 四是采购方法的合理与否是影响采购业务决策的主要依据。如果 采购的方式和方法不够合理，结果总是难以公平合理。这里主要包括： 招投标是否规范、公开，招标人员与决策人是否分离，合同的签定是否 规范等。 五是关键管理人员综合素质的高低将影响采购环节的公平。由于 受关键管理人员社会背景及个人因素的影响，在决策中往往也会对采 购业务，比如价格方面的高低产生不同的影响。为避免个人因素对采 购价格产生重大影响，应坚持“招标组 委会” 的方式，不能由少数或个 别人说了算，减少决策的随意性或盲目性，力求采购环节公平合理。 六是管理措施的严格落实与否影响采购审计职能发挥的重要原因。 5 在当前市场经济中，由于企业内控制度管理不到位等问题，也是影响 物资采购价格的主要原因。如：在同一时间采购的同一规格的设备，出 现不同的采购价格；又如：某企业近几年购