浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅析企业文书档案管理中存在的问 题及对策 摘 要：在企业的档案管理工作 中，企业的文书档案管理是其中最为重 要的内容，它在企业档案的管理工作中 起着基础性作用。这篇文章就明确的指 出了当前我国在文书档案管理中存在的 问题，并对这些问题进行了详细的分析， 最后针对这些问题提出自己的解决对策。 中国论文网 /8/view-12736621.htm 关键词：企业 文书档案管理 问 题 对策 文书档案，是指机关、团体、企 业、事业 单位及其他社会组织在领导 和行政管理等项活动中形成的具有保存 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 备查价值的文件，又称管 理性档案。 文书档案管理，是档案管理工作的重要 组成部分，是各个机关、团体和企业、 事业单位档案工作的主要内容之一。企 业文书档案管理水平的高低直接关系和 影响到企业文书档案资料的质量与完整 性，只有树立企业文书档案管理工作的 科学化、规范化、标准化，才能切实发 挥文书档案的作用，真正实现其应有的 价值。 一、我国企业文书档案管理现状 （一）对企业档案管理工作认识 不充分 就目前我国的发展状况而言，在 文书档案的管理方面还存在着许多问题， 在开展文书档案管理工作的时候必须要 先具备一个清醒的认识。文书档案的管 理虽然不能给企业带来直接效益，但从 长远意义上来讲，对企业的可持续发展 具有重要作用。很多企业没有明确这一 点，忽视企业的文书档案管理工作的重 要性，极大的制约了企业管理制度的有 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 效实施，也阻碍了企业的发展。第一， 企业领导者在这方面不够重视，总是要 求企业效益的最大化，只追求短期的短 暂效益，忽视企业的长远发展，对企业 文书档案管理工作投入不够，认为是一 个没有多大用处的职位，简单的以为就 是保存好文件就是该工作的内容，没有 制定正规的制度来规范和约束，也没有 对该工作的管理有过长远计划。第二， 企业员工在这方面也不够重视，员工也 是单纯的认为企业文书管理这一工作是 个冷门，工作没有技术含量，也没有绩 效可言，工作不上心、没有积极性，大 多都是采取敷衍的态度，工作质量低、 工作效率低，还很容易出现管理失误。 这种消极的工作状态，不利于企业的成 长，也影响着自身的发展。 （二）文书、档案链接混乱 文书档案管理工作中，文书和档 案是两个不同的工作项目，他们相互连 接又相互区别，在一定程度上相互影响。 文书工作是完成档案工作的必要条件， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 所有的档案工作都是以文书工作的顺利 完成为基础的。也正是因为这个原因， 他们互相又制约影响着，所以两个工作 的链接顺利是两个工作能够有效完成的 重要保障，具有重大意义。但是，就目 前中国企业文书管理工作现状而言，在 文书工作和档案管理工作中还存在着许 多问题，文书和档案的衔接不当是这些 问题中最主要的部分，由于文书工作的 不准确、不规范，经常导致档案管理工 作混乱，影响文书管理工作的正常运行， 同时也降低了文书档案管理工作的效率， 对档案的质量也会造成影响。 （三）员工质量不高 由于我国对文书档案管理工作一 直都不够重视，所以聘请的相关人员也 大都缺乏专业的档案管理知识，在入职 前很多也都没有经过专业的工作培训， 在档案管理、档案分类的认识上都比较 模糊，操作也不够熟练，缺乏个人专业 素养，工作质量和工作效率得不到保障。 而且自开展现代化建设以来，随着科技 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 的不断进步，社会的不断发展，信息化 的不断普及，要求企业掌握的有效信息 也越来越多，这就决定了企业文书档案 的管理工作也将朝着信息化的方向迈进， 这就要求文书档案的管理者在具备专业 的文书档案管理知识、数量的工作技巧 以外，还要懂得对计算机的运用。 二、提高文案管理水平的方法 （一）企业领导对企业文书档案 管理水平的重视程度对企业文书档案管 理水平的高低有直接的影响。只有在企 业领导在意识到企业文书档案管理工作 的重要性的情况下，对其加以重视，提 高其管理水平，才能使企业文书档案管 理有效的进行。只有企业领导高度重视 和充分理解文书档案管理工作，提高文 书档案管理工作应有的地位，不断提高 各部门和员工对档案工作的认识，为档 案管理部门配备懂专业综合素质好的人 员，不断加大对档案设施的资金、技术 等的投入和档案管理人员培训力度，切 实提高档案管理人员工作的积极性和主 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 动性，加强各部门与档案管理部门的沟 通与协调，才能有助于文书档案管理水 平的提高和文书档案管理工作的顺利开 展。 （二）认真理顺文书工作与文书 档案管理工作。文书工作与文书档案管 理工作是密不可分 的，文件是档案的 前身，档案是文件的归宿。做好文书工 作是做好档案管理工作的先决条 件， 文书工作的好坏直接关系到文书档案管 理的水平。因此，文书人员必须要有较 强的档案 意识，虚心接受档案管理人 员的指导和监督，认真遵守相关的法律、 法规，在实际工作中通 过认真执行完 善的立卷归档制度，确保文件收集完整、 及时和准确，通过科学分类、划分组合， 使文件材料形成有机的联系。档案管理 部门应严格执行档案归档管理制度，密 切关注文件资料的收集、整理工作，按 时接收档案，对新接收的文书档案资料 一定要严格按照规定认 真核对，对不 符合规定的文件，一律按照要求 返回 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 文书重新整理，严格把好文书档案质量 关，严格按照档案保管期限表对档案的 价值进行鉴定，同时，对文书档案的利 用工作，一定 要按照规定认真履行档 案查、借阅审批手续，对未按时归还的 档案要及时催还，对归还的档 案要及 时归位，并认真做好档案的保护和统计 工作。 （三）做好文书档案的基础工作、 监督指导 与沟通协调工作。 文书档案 管理人员应立足于本岗位，树立服务意 识，认真做好文书档案的收集、鉴定、 保管、利用、统计等文书档案管理的基 础性工作，切实发挥档案部门的参谋作 用。由于企业文书档案中的许都有价值 的档案往往来源于重要的业务部门。因 此，文书档案管理人员应积极与各相关 部门和人员及时沟通，定期对各业务部 门的兼职档案员进行档案法律法规和相 关业务知识培训，认真指导和监 督各 部门的档案收集工作，保障档案收集渠 道的畅通，切实发挥档案部门的作用。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 （四）实现文书档案管理数字化。 目前，在部分企业计算机作为一种高效 地处理庞大信息的现代先进工具被引入 了文书档案的管理。通过该技术的应用 大大简化了文件材料的收集、整