浅析会计电算化条件下企业的内部控制制度

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅析会计电算化条件下企业的内部 控制制度 摘 要：内部控制制度作为企业 生产经营活动自我调节和自我约束的内 在机制，存在于公司和企业的各个管理 环节中，并与企业经营过程紧密结合， 加强企业内部控制对于保证会计信息的 真实性、准确性与完整性，维持企业各 项工作的有序进行以及提高企业经济效 益等，都有着积极的作用。然而，随着 现代信息技术在企业会计处理中的广泛 应用，会计信息化的发展对企业内部控 制的基本内容和方法也都形成了一定的 影响。因此，现代企业必须在实践中结 合会计信息化的基本条件，对内部控制 工作进行必要的调整与完善。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 中国论文网 /3/view-13022399.htm 关键词：会计信息化 内部控制 制度 影响 完善措施 中图分类号：F233 文献标识码：A 文章编号：1004-4914（2017） 06-113-02 健全的内部控制制度，可有效监 督、制约财产物资的采购、收发、计量 等各个环节，保障财产物资的完整安全， 及时控制企业各种资源的使用，进而有 效避免资产流失。完善的内部控制制度， 可以及时规范会计活动的每一个行为和 过程，适时发现并改正错弊，保证会计 信息资料的真实性、完整性，确保各项 经济业务与国家法律法规及统一会计制 度规定相符。企业在建立了会计电算化 系统后，会计核算模式与管理环境发生 了很大变化，传统的内部控制制度由人 作为主要责任体已转变为人与软件相结 合的财务管理过程。为了适应这些新的 情况，企业便需要建立一套适合会计电 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 算化系统的内部控制制度，这样才能保 证会计信息的收集、传递、处理能够及 时、准确、完整。 一、会计电算化对内部控制的影 响 1.内部控制形式发生了变化。电 算化会计与手工会计对会计信息的控制 有很大的不同。电算化会计工作流程： 原始凭证授权批准财务审核对合 格原始凭证进行凭证输入（制单）电 算化审核计算机系统处理账表输出。 从流程可以看出，实行会计电算化后会 计账务的集中化处理，除原始数据的收 集、审核、编码、输入由会计人员操作 外，经济业务的记录和加工、会计报表 的生成和查询等工作都可以通过计算机 完成，这种数据处理的集中性使手工条 件下的一些控制措施，在计算机会计中 没有存在的必要，比如编制凭证汇总表、 科目汇总表等试算平衡的检查，总账、 明细账、日记账进行平行登记，在会计 电算化中由于核算程序的变化，这些控 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 制已失去了其真正的意义，其次，手工 会计中的一些平衡检查在会计电算化中 将移入计算机系统内部，通过计算机程 序体现出来，如记账凭证的借、贷平衡 校验；账户中期末余额、期初余额、本 期发生额的检查；各核算业务模块间数 据的核对；报表数据的勾稽关系检查、 会计衡等式的检查等。因此手工条件下 行之有效的会计内部牵制制度，有部分 在电算化条件下已难以发挥其作用。 2.内部控制过程存在风险。从内 部控制管理过程来看，基于职责分离的 执行不到位，电算化信息系统对于身份 识别以及权限控制的难度有所增加，维 护过程因此也存在一定的风险。具体来 看，企业会计处理实现信息化之后，财 务人员在岗位职责的分工方面并不明确， 信息系统中各种越权操作的可能性有所 增加；同时，传统的签名或者是盖章处 理被转换成为信息系统的授权文件或各 种口令，而存放在计算机系统内部的口 令具有被他人窃取或破译的可能性，这 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 样一来，企业内部控制工作将存有较大 的隐患，使企业面临机密泄露或会计数 据丢失的重大风险。内部控制的效果与 质量也将因此而大打折扣。 3.系统的安全性与保密性相对不 足。在企业会计的信息化系统当中，不 同的会计信息是以各种数据文件的方式 被记录在磁性的存储介质当中，因此实 际应用中，这些数据信息很容易被篡改、 增删、伪造或者是恶意地破坏，最终却 一点改变的痕迹都没有留下；与此同时， 会计信息化软件系统所提供的包含取消、 反过账、复核以及反结账等功能，通常 会使会计数据在经过处理之后更加的灵 活、可变，复核及登账后便可对有关的 凭证与账簿内容进行直接性的修改；而 结账之后则不能够对该月的凭证与账簿 进行修改或者是再输入，这种情况下， 凭证与账簿的管理与控制将基本失效。 因此，由于系统控制方面数据保密性与 安全性的不足，以及软件功能的不适应 性，企业内部控制工作无法在信息化的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 条件下得到有效开展。 二、在会计电算化下完善内部控 制制度应采取的措施 基于计算机信息系统在现代企业 会计工作中的广泛应用，管理部门对于 信息系统所输出的各种数据及报表等会 计信息的依赖性不断提升，因此在推进 会计信息化条件下，企业必须对信息系 统的技术水平进行综合考虑，突破传统 独立反映与检查的内控模式，利用实时 控制的基本思路，通过相应的技术手段 将内部控制功能嵌入到会计信息系统当 中，采用统一的口径与方式来对内部控 制活动进行规范。 1.首先企业应对内部控制环境进 行完善。对内部控制环境的完善要求企 业在内部建立起适当的M 织机构与职 责分工体制，并通过部门的设置、人员 的分工以及岗位的职责划分等，来形成 内部的监督机制，以期在相互制约的基 础上实现内部控制的基本目的。电算化 部门必须把职责分工同组织控制相结合， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 以实现职权分离，有效地限制和及时发 现错误或违法行为，除了设置各要素的 核算岗位外，还可将会计电算化岗位分 为计算机会计主管、出纳人员、审核记 帐、系统维护和数据分析、档案管理等 岗位，同时要明确各岗位的责任制。岗 位责任制的制定主要明确每个电算化岗 位的职责，督促工作人员及时保证工作 的完成并做好相应的记录，保证工作质 量、杜绝舞弊现象的发生。工作人员的 岗位安排除考虑每个人的工作能力外， 还应该保证按照不相容业务相分离的原 则，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经 济业务，都不能由一人或一个部门经手 到底，必须分别由几人或几个部门承担， 同时规定系统开发人员和维护人员不能 兼任系统操作员和管理人员等。进行这 种职责分工的目的，是尽可能在电算化 部门保持不相容职务（如业务授权、执 行、保管和记录）的分离。内部控制的 关键点就在于不相容职务的分离，如出 纳人员不得兼任系统管理员，不得兼任 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 记账凭证的审核工作等。 2.对企业风险管理机制进行完善。 对于风险管理机制的完善需要企业从以 下 3 个方面着手进行调整：第一，信息 系统中数据的输入与输出必须经过必要 的授权，在保证信息输入准确无误的基 础上，通过必要的控制手段对信息的输 出过程进行全面监控与管理；第二，企 业需要对进出机房的人员进行全面登记， 并对日志性质的文件进行安全性的检查 与评估；第三，加强计算机软、硬件与 网络系统安全的控制。会计部门必须针 对计算机系统的特点，制定适用于会计 电算化条件下的系统维护管理制度。企 业需要定期对系统的软件及硬件系统进 行必要的检修与维护，并对检查过程中 所发现的各种问题进行准确的记录，在 最短的时间内找到有效的解决途径，使 会计电算化工作更加快速健康的发展。 3.加强会计业务流程的内部控制。会计 电算化代替手工记账后各单位要做到当 天发生的业务，当天登记入账，现金和 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 银行存款日记账必须日清月结。要保证 会计记账凭证的连续编号。要按规定程 序编制记账凭证。期末要按规定时间及 时结账。期末应及时生成打印输出会计 报表，打印输出会计报表应防止本期还 有未结账的凭证。在保证凭证账簿清晰 的条件下，计算机打印输出的凭证，账 簿中表格线可适当减少。在当期所有记 账凭证数据和明细分类账数据都存储在 计算机内的情况下，总分类账可以从这 些数据中产生，因此可以用“总分类账 户本期发生额及余额对照表”替代当期 总分类账。要按有关规定装订会计原始 凭证、记账凭证、账簿、报表。要灵活 运用计算机对数据进行综合分析。 4.建立健全档案管理制度。实现 会计电算化后，会计档案包括贮存在软 盘、硬盘及光盘等介质上的会计数据和 纸质形式的会计凭证、会计账簿、会计 报表等会计核算资料，会计档案管理工 作就显得更为复杂。会计档案管理制度 应包括：（1）实行会计电算化后的会 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 计档案以计算机打印的纸质形式保存， 保存的有关规定按会议档案管理办法 的规定执行。 （2）全套会计电算化系统 文档视同会计文档保管，保管期限截止 至该系统停止使用或有重大修改后的三 年。 （3）妥善保管存有会计信息的磁性 介质或其他介质。 （4）科学规定会计档 案的有关权限。 5.加强内部审计控制制度。在会 计电算化中，由于是“ 人机 ”对话的特殊 形态，因而对内部审计提出了更高、更 严格的要求。内部审计必须包括以下几 方面：（1）对会计资料定期进行审计， 检查电算化会计账务处理是否正确，是 否遵照中华人民共和国会计法及有 关法律、法规的规定，审核费用签字是 否符合公司内控制度、凭证附件是否规 范完整；（2）审查机内数据与书面资 料的一致性，如查看账册内容，做到账 表相符，对不妥或错误的账表处理应及 时调整；（3）监督数据保存方式的