浅谈企业档案管理信息化

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈企业档案管理信息化 【摘 要】企业档案管理是企业 管理的重要组成部分，随着社会信息化 的飞速发展，企业档案管理信息化已迫 在眉睫。论文对档案管理信息化的必要 性及其如何实现进行了论述。 中国论文网 /3/view-12969330.htm 【Abstract】Enterprise archives management is an important part of enterprise management. With the rapid development of social information， the information management of enterprise archives is imminent. This paper discusses the necessity of archives management informatization and how to realize the informatization of archives management. -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 【关键词】企业管理； 企业档 案；管理信息化 【Keywords 】enterprise management； enterprise archives； information management 【中D 分类号】G271 【文献 标志码】A 【文章编号 】1673- 1069（2017）05-0132-02 1 引言 档案管理信息化是指在档案管理 过程中全面应用计算机等现代信息技术， 对档案信息资源的收集、整理、著录、 鉴定、利用等进行处置、管理，实现档 案管理现代化的进程。 2 企业档案管理信息化的必要性 随着社会信息化发展步伐的不断 加快，各种档案资料的不断增多，纸质 档案自然老化和人为损害、查找利用率 低的问题日益突出，传统的档案管理模 式已经无法满足档案管理的现实需求， 档案管理模式应当由以档案实体为重心 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 向以档案信息为重心转变。首先，档案 管理信息化可以省去人工整理档案的时 间，减少档案管理所需的人力、物力 、财力，可以改进档案管理工作，进一 步提升档案管理工作的效率。其次，档 案管理信息化能节约存储空间，快捷传 输，方便检索，提高查询速度和准确率， 既可以节省空间，减少管理成本，又能 节约资源，为企业管理决策提供可靠的 信息，提高档案的使用价值。再次，档 案管理信息化能实现档案信息资源的实 时性与动态性，随着计算机技术和网络 技术的广泛应用，有利于实现企业档案 信息资源共享，便于对信息资源的整理 和加工，让利用者以更快捷的方式获取 所需要的信息资料，提高服务的智能化 和人性化水平。 3 如何实现档案管理信息化 档案管理信息化包括档案资源数 字化、管理科学化、信息安全化和利用 网络化。 3.1 档案资源信息数字化 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 一是馆存档案资源数字化。随着 计算机技术和信息技术在档案工作中的 应用，档案数字化已成为一种必然趋势。 档案数字化指采用扫描技术、OCR 技 术、数字摄影技术、数据库技术、多媒 体技术对以纸质档案、照片、录音、录 像等为载体的各种档案进行数字化加工， 将其转化为能被计算机识别的数字图像 或数字文本的处理过程。根据 2005 年 国家档案局、中央档案馆印发的关于 加强档案信息资源开发利用工作的意见 （档发20051 号） 、 全国档案信息化 建设实施纲要 （国档发20028 号）等 文件的要求，企业应将“ 加快现有档案 的数字化进程” 列为主要任务，采用现 代信息处理手段，本着统一规划、分级 建设、安全保密的方针，以文档一体化 为原则，推动现有库房档案的数字化进 程，逐步完成馆藏档案数字化和著录工 作。为保障数字化进度和效率，企业要 优先开展开放档案、珍贵档案、易损档 案、高利用率档案的数字化处理，待条 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 件成熟后，再对剩余档案进行数字化处 理，逐步拓宽档案数字化覆盖面。在推 进档案数字化工作过程中，要严格遵守 保密规定，遵循工作标准，做到流程规 范、存储格式统一、字段完整，保障档 案数字化的质量。实施数字化既减少了 对档案原件的损坏，节约了保管费用， 降低了档案原件丢失的风险，又推进了 档案信息化建设1。 二是电子档案软件管理化。是指 将数字化后的档案和现有的电子档案利 用档案管理系统软件进行系统整理、排 列、著录、统计和提供利用，实现电子 文件和电子档案的规范化管理，逐步建 成档案信息网络，实现档案利用网络化， 这样省时省力，减轻了档案人员的劳动 强度，大大提高了工作效率，档案人员 有时间深入挖掘档案信息，加强档案编 研工作，精心选题，打造一批有助于弘 扬正确历史观，有助于丰富职工精神文 化生活的企业档案编研成果，在企业文 化建设、职工教育等方面发挥积极作用。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 3.2 档案管理科学化 档案信息化让档案管理焕发了新 的生机，企业应运用科学的管理方法和 制度，推动档案管理的发展。第一，整 章建制，实现管理规范化。首先要结合 档案数字化实际需要，制定档案数字化 标准、工作规范和流程，避免数据在档 案数字化及后期管理过程中出现流失泄 密的情况。第二，要建立电子档案接收 应用系统，按照电子文件归档与电子 档案管理办法规范归档电子文件的收 集、整理、存储、备份、鉴定、迁移、 利用等工作。第三，要不断补充、修订 和完善各项档案信息化管理制度，规范 各部门的职责、权力和义务，推动档案 管理信息化工作制度化、科学化和规范 化。第四，加大物力财力投入力度。要 实现档案管理信息化，首先需要配备计 算机、扫描仪、服务器、光盘、网络等 现代化设备。其次需要开发档案管理的 相关软件和系统，以实现档案自动立卷、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 排列、编目、检索、标引、文档一体化、 信息资源共享等档案业务和管理工作。 第五，需要配备既懂档案专业知识又懂 计算机信息技术和网络技术的综合型人 才。因此企业要加大技术、资金、人员 等方面的投资和支持力度，加快档案数 字化、档案管理标准化、档案服务网络 化进程。第六，加强和提高档案人员信 息化管理意识和水平。数字化的档案、 电子档案需要与档案管理信息系统软件 连接建成健全的电子档案数据库，在企 业局域网、专网利用计算机完成收集、 整理、著录、统计和提供利用等工作。 这就要求档案管理人员不仅要懂得档案 专业知识，掌握编号、排列、编目、统 计、鉴定和提供利用等工作流程，还要 懂得计算机技术、信息技术、网络技术， 能对档案进行数字化处理，做好资料编 号及存储工作，建立数据库和索引目录， 方便对档案信息的查询。目前多数档案 管理人员计算机水平较低，因此，企业 要加强对档案管理人员进行计算机相关 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 学科的培训，为推进档案管理信息化奠 定良好基础2。 3.3 信息安全 化 随着档案管理信息化的实现，信 息化之后档案资料的安全问题就变得尤 为突出，在企业局域网环境下，传输、 存储和提供利用电子档案信息，可能造 成档案信息的泄露、失真等不安全情况， 影响档案信息资料的真实性与有效性。 因此，要采取一定的措施确保档案信息 安全。第一，建立相关制度。首先应制 定确保档案在数字化过程中信息安全的 制度，如严禁“ 一机两网”，档案数字化 所用的计算机和网络要与其他网络物理 隔离，严禁数字化加工人员带有存储功 能的设备进入加工区等制度；其次应制 定档案信息与网络连接和使用过程中安 装防病毒软件、外接优盘、移动硬盘等 相关规章制度，以确保档案信息安全。 第二，设置访问权限。根据不同岗位和 级别，分别设置一般访问者、特殊访问 者和管理者权限，只有当访问者的身份 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 通过档案访问权限验证后，才可进入档 案查询系统利用相对应的已开放的电子 档案，这样可以有效预防不相关人员随 意查阅电子档案，提高了电子档案信息 的安全性。第三，采取异地备份。首先 是可以避免因当地自然灾害、社会灾害 等造成的威胁档案信息安全的风险；其 次是可以避免因操作不当、病毒侵害等 造成的电子档案信息的丢失和损坏风险， 从而最终确保电子档案信息的完整性、 准确性和可用性3。 3.4 利用网络化 利用网络化是指企业通过局域网 实施企业档案信息的管理、检索和提供 利用，利用者不需去档案部门实地查找， 在局域网或专用网上即可实现利用。利 用网络化具有查找方便、检索速度快、 可靠性高、保密性强等优势，能够最大 限度地满足企业干部职工合法的各种利 用档案的需求，有利于他们了解档案， 增强档案观念，进一步认识档案的价值， 从而