浅谈医疗设备的档案管理

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈医疗设备的档案管理 摘 要本文介绍了医疗设备档案 管理的重要性及具体的管理方法，更好 地为临床第一线提供服务。 中国论文网 /1/view-12796719.htm 关键词 医疗设备 档案内容构成 收集建档 规范管理 中图分类号：G243 文献标识码： A 文章编号： 1009-914X（2015）19- 0346-01 随着医疗卫生事业不断发展，先 进的医疗设备已成为医学科学技术发展 的物质保障，是医学技术发展的推动力 与重要支柱。医疗设备管理是医疗管理 系统（HIS）的子系统，而医疗设备档 案管理是医疗设备管理系统的一个重要 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 组成部分，加强医疗设备的档案管理工 作显得尤为重要。 1.医疗设备档案的建立 医疗设备是指除药物外，直接用 于对人体进行诊断、治疗、预防、保健 或用于医学科研和医学教学的专用仪器 设备。医疗设备档案内容的建立过程也 就是原始资料的搜集过程，是指设备从 购置、安装、调试、验收、使用、维修 直至报废的全过程所形成的图纸，文字 说明，凭证和记录等文件资料，通过收 集、整理、鉴定等工作归档建立起来的 动态系统资料，必须做到原始资料积累 的真实性、完整性。 2.医疗设备档案管理的重要性 医疗设备档案的完整与否，将在 医院的医疗、教学、科研以及医院管理 工作中起着重要作用，它是重要的法律 原始文件，也是处理因医疗设备相关而 引起的各种医疗纠纷和医疗器械不良事 件的法律依据，因为它详细记录医疗设 备从购买到报废的全过程。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 在实际工作中我们有时会遇到设 备到货后，供货方未按合同要求发货， 在验收时与对方确认清楚后，要求对方 补换，退货或赔偿等问题，若是进口设 备则可通过商检部门办理索赔手续，利 用医疗设备档案维护医院的利益。 医疗设备档案既能给领导提供一 套详尽准确的资料用以合理配置医疗设 备，防止医院盲目购进医疗设备，减轻 财力投入，而把有限的资金用在刀刃上。 能够有助于工程技术人员对设备的维护， 提高仪器使用率，更好地为患者服务， 促进医疗卫生事业的发展。 3.医疗设备档案内容的构成 3.1 购买前期资料 医疗设备购买申请报告，医疗设 备论证小组论证报告，购买该设备的社 会效益和经济效益分析以及可行性报告， 上级卫生行政机关审批报告与特殊设备 的批复文件等。 3.2 招标资料 实行政府招标或国际招标的医疗 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 设备，应具有各招标、投标文件，招标 和评标记录或谈判记录，专家组成情况。 供应商的三证（企业法人营业执照、医 疗器械经营企业许可证、医疗器械注册 证及产品注册登记表） ，具有法律效力 的订货合同，购销协议书。 3.3 到货资料 发票复印件、装箱单、安装调试 及验收报告，具备双签名的仪器安装报 告，商检及索赔记录，设备产品样本， 技术资料（含说明书、操作手册、产品 合格证等） 。 享受国家免税政策的外贸设备， 除上述材料外，还应包括机电设备进口 证明、海关免税证明、报关单、外贸合 同、发票、质量保证书、外装箱/重量体 积单、外运单据等。 3.4 维修记录材料 含日常维护记录，如定期维修、 保养记录及大型维修报告。详细记载故 障时间、现象、供货公司售后维修部门、 维修人员姓名、维修部件、更换零配件 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 名称、价格、故障原因、故障排除时间、 验收人员、维修后使用情况等，保修合 同，以备日后为维修提供有力的文字参 考资料，同时也为维修后双方发生纠纷 提供依据。 4.医疗设备档案资料的收集与归 档 根据医疗器械监督管理条例 和中华人民共和国国家档案法的规 定，属档案管理范畴的文件，原始资料， 必须以档案的方式保存、管理。医疗设 备档案的建立过程往往要经过若干个环 节和不同部门人员协同配合，为了保证 档案资料的真实、完整，还应设立专职 或兼职设备档案管理人员，由他们负责 收集，汇总有关医疗设备的各类原始凭 证、报告。一旦购置新的医疗设备，即 生成新的案卷号，有关该设备的所有资 料均成为该案卷中的目录文件。档案资 料归档后，一般情况下原始资料不能外 借，而应以复印件的方式借出。当原始 资料必须借出时，应严格履行相应的登 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 记和借阅手续，限期归还，防止流失。 为了有效防止和杜绝原始资料的 丢失，规定每台设备在安装、验收合格， 投入正常使用后二周内，将该设备所有 资料整理后全部完整地移交到档案管理 人员手中，档案管理人员应在一周内完 成建军档立卷。还必须对医疗设备档案 内容实行动态管理，因为医疗设备在整 个应用周期（从购买到报废）中，随时 会有新的资料产生，如设备维修和保养、 检测、计量、软硬件升级、配件增添、 保养合同洽谈、不良事件发生，均要作 为新的内容进行动态更新和保存。 5.分级及规范管理 一个完整的档案管理系统，必须 参照国家档案分类的有关规定，结合医 疗设备管理的特性设备档案类目，避免 组卷规范的目的。根据卫生部规定，凡 单价大于人民币一万元以上的医疗设备， 每台（套）须建立单独的设备档案。以 仪器的主要特征和分类建立案卷目录编 号，以便于管理和查询。档案案卷编号 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 一般包含 10 位，前 4 位为设备分类码， 后 4 位为年份，最后 2 位为流水号。根 据中华人民共和国档案法等有关规 定，设备档案保管期限为“长期” ，即 16 年以上，50 年以下。在医院设备工作实 践中，考虑到法律责任追究时效，及省 （直辖市）卫生厅（局）的各种报表的 延迟性，一般医疗设备档案保管期限在 该设备报废手续完成后还要继续保存 10 年。 医疗设备的档案具有专业性强， 利用率高，借阅频繁等独特性质，在管 理上比其它各类档案管理难度要大，所 以利用局域网管理仪器设备档案是现代 化办公的需要，是信息处理、传送、共 享的需要。