浅谈单位文书档案的收集

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈单位文书档案的收集 摘要：单位档案资料的信息完整 和管理质量较高，主要来自信息资料收 集的基础牢固。信息资料收集及时，信 息面广，信息量大，归类条理清楚，卷 目分明，才能提高档案资料的服务质量 和使用价值。随着信息技术的发展，计 算机互联网技术和信息化通信设备在档 案资料采集过程的应用，档案资料的采 集收集工作进入了一个新阶段，实现了 现代化管理。尤其是档案资料的网络分 享，提高了信息公开水平，使原来具有 隐秘性和不公开化的制度、行为等得以 阳光运转，实现了透明化。因此，做好 新时期的档案资料的收集工作，必须与 时俱进，勇于创新，注重实用，专门管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 理和部门协同配合才能全面提高工作质 量。本文结合新时期不同的企事业单位 在市场竞争中的实际需要为出发点，论 述和探讨文书档案资料收集方式方法和 思想理念的改革措施，目的是实现档案 资料的高效利用和提高收集工作的效率。 提出了新形势下如何简便档案资料的收 集方式方法，对档案资料信息收集的一 些技巧进行了深入研究和探讨。 中国论文网 /3/view-12958945.htm 关键词：档案管理；资料收集； 方式方法；研究探讨 中图分类号：G275.2 文献识别 码：A 文章编号：1001-828X（2017） 007-00-01 为了便于工作的连续性，对发展 中的问题在处理过程中选取更科学的方 案，或者处于资产保护和事业发展的需 要，企事业单位都注重建立档案室（馆） ，对过去的发展资料进行专门的系统整 理存档，以备工作中的参考，总结经验 教训，使工作少走弯路，随着各项社会 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 事业的发展，档案工作越来越受到人们 的重视，因此，要注意研究文书档案资 料的收集工作，并在工作实践中不断地 创新发展。 一、信息资料的收集是健全档案 管理的基础 企事业单位在发展过程中，人员、 设备、建制、通讯地址的变更，重大事 件发生过程的剪影、音、录像，每天 日常工作的考勤签到、劳保发放、业绩 考核等属于档案资料收集的范围，这些 资料的信息量大，信息全，才能反映历 史发展的原貌，具有较强的教化、借鉴 功能。搜集、筛选、系统整理的各项工 作，要根据档案室（馆）的建设等级要 求，确定相应的标准，把要收集馆藏的 永久资料和临时资料分卷整理，按照事 件发生先后顺序，设置归档卷宗，进行 类比编号，增设目录，有条件的单位还 可以利用多媒体制作档案资料的宣传栏 目，提高人们积极从事档案资料收集的 主观能动性和创新行为。例如，编排 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 历史上的今天等引发人们关注档案 建设，动手收集资料的热情，形成群众 性收集档案资料的浓厚氛围，就会实现 档案资料多而全的目标。 二、文书档案资料的收集、整理 工作规范 1.反应事件资料的完整性 在智能手机比较发达的今天，对 日常工作和突发事件的信息采集都非常 及时，能在第一时间广泛传播和存储， 但是，作为档案资料就不同了，档案资 料要求追踪和延伸，从事件的起因、发 展、高潮和结束多个环节，进行信息资 料的收集整理，完整的资料、准确的资 料才具有使用价值。 2.信息资料的馆藏价值性 进行归档的信息资料，具有长久 保留价值或临时功用价值的资料，就具 有馆藏价值，零散的没有记载意义的资 料没有馆藏价值，在对信息资料进行甄 别的过程中，必须保持资料的原貌，不 许增删和涂改变更。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 3.文书资料必须规范、标准 在档案资料的管理中，科学处理 收集资料的方法就是按照档案法和 有关部门规定，确定卷宗和文本的标准， 行文规范以及图像的尺寸大小等等。 三、具体的资料收集和管理方法 1.把好资料入口关 对部门和科室报送的档案资料， 要认真查验，按照馆藏要求和行文规范， 对原始资料进行整理，对合乎要求的编 目归类，对不合乎要求的要退回重新整 理。一是确定收缴档案资料的时间，进 行统一征集收存。二是按照资料征集要 求下发规范通知，对收集资料的标准规 范进行要求。三是强调资料的准确、真 实性。对部门报送的档案资料，要认真 查看，对不真实的堆砌资料或假资料要 退回，重新征集。四是注重档案资料的 保密性。在市场经营日趋激烈的环境下， 许多企业的档案资料包含大量的商业机 密，稍不留神就可能造成信息泄密，给 企业造成重大的损失，所以在档案资料 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 的的归类建当中，要把保密工作做好， 对保密等级不同的资料，要进行分类处 理。 2.档案信息资料的收集范围 （1）根据档案法规的要求，按 照 10 年、20 年或 30 年的保存期限，对 档案资料的保存范围进行了划分。一般 的企事业单位的把每年整理的档案资料， 归类整理，报送到主管部门，主管部门 根据档案资料的保管年限要求，分类整 理报送专门的档案管理机构，档案局或 档案馆。 （2）档案资料原件和复制件的 处理。对非常重要保存时间较长的永久 性档案资料，档案馆要与保存单位，密 切合作，切实做到档案资料原件的永久 保存，按照责任分工和保密等级，确定 重要档案资料的保存单位和保存方式， 一般情况下，对于开放性的档案馆，只 收集这类资料的复制件，确保真品不流 失、不泄密。对于个别保密等级较高， 原始件较为珍贵，主管部门和单位又不 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 具备保存条件的档案资料原件，档案馆 可设置专门的藏室，分类存档。 （3）资料整理过程的程序。整 理资料和分类建档是有一定程序的，必 须做到手续完善，责任到位，确保各项 工作扎实有效。首先是搞好数量清点。 对部门科室上报的信息资料必须当面清 点登记，核查信息资料的数量和条目。 其次做好交接手续。对报送档案信息资 料的单位，档案馆要与单位立下收交字 据。把具体收存的内容和卷宗数量，在 交接手续上填写清楚，主要对保存单位 的名称卷宗类别、数量多少和经手人等， 登记清楚，分清责任，确保文件资料的 不流失。 四、结语 单位文书档案资料的收集工作， 是一项长期的经常性的工作，在工作中， 要依法规范，