浅谈如何加强行政事业单位的档案管理

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈如何加强行政事业单位的档案 管理 摘 要：档案管理成为人力资源 管理的重要组成部分，无论是企业还是 行政单位都会涉及到繁重的档案管理任 务，行政单位如今正经历新的一轮人力 资源改革，其中的重要一环就是加强人 事的管理，特别是应对快速的经济改革 势头下的人才流动速度的加快，加强行 政事业单位的档案管理是人力资源管理 可持续发展的基础。在此背景下，本文 重点探讨行政事业单位的档案管理的问 题，充分重视档案管理的制度和管理手 段的创新，通过标准化、制度化的改革， 使得行政事业单位的档案管理能够满足 当今时代人事改革的需要。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 中国论文网 /2/view-12922346.htm 关键词：行政事业单位；档案管 理；问题 1 前言 行政事业单位的档案管理工作如 今变得日益重要，一方面其档案记录着 单位成长的点点滴滴，其中包括行政事 业单位在建立以来的每次改革与创新， 另一方面反映了行政事业单位发展的各 类议程和计划，也是行政事业单位从过 去寻求问题和经验，避免再出现类似问 题的经验总结，对于档案管理工作而言 同时也需要照顾单位的秘密文件，在制 度上防范这些重要文件的泄露，完善的 数字化管理系统能够以数字化的形式对 档案进行部分，这也对档案管理人员的 专业素质提出了更高的要求，能够熟悉 掌握档案管理电子系统，能够对档案管 理工作进行定期检查和分析，及时纠正 工作中存在的错误，为档案管理工作改 革的发展指引出路。 2 行政事业单位档案管理的现状 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 及问题 2.1 缺乏对档案管理在人力资源 管理重要性认识 行政单位的人力资源管理长期以 来的发展是迟缓的，特别是档案管理往 往只是被看作是对行政人员生平经历的 记录，或只是资料的整理和抄写工作， 没有看到档案管理质量与行政部门整体 效率之间的必然联系，缺乏对档案管理 在人力资源管理重要性充分重视，所以 也会造成了档案管理工作的一些疏忽， 比如档案资料因为人为的失误而流失， 档案管理体系的不完备，这给人力资源 管理的改革 戳酥疃嗟南拗坪屠 扰。 一些行政单位甚至没有设立专门的档案 管理的岗位，忽视了在档案信息里充分 挖掘人才的信息，没能反映人力资源发 展的具体状况，也不利于对行政部门激 励机制的建设。 2.2 档案管理的技术手段落后 数字技术改变了信息传播的媒介， 从原始信息诸如人们日常耳闻目睹的广 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 播信号、电视信号、录音机都实现了数 字化，其储存媒介和传播媒介的革新大 大提高了档案管理工作的效率，特别是 随着计算机和互联网技术的普及，用于 档案管理的新的文件形式一数字文件 （digital records）大量产生，这种新的 类型的文件的载体是磁性载体材料或光 学材料。能够保存大量的文件，转换成 数字化档案。从比如“ 古代的石刻档案、 甲骨档案”都可以转换成纸质档案、缩 微档案，这个档案管理工作带来了极大 的便利，虽然对于档案操作人员在接受 时会有一定的复杂性和难度。然而现实 中档案管理的技术手段落后的问题日益 突出，一方面行政事业单位硬件投入不 足、档案管理人员没有掌握现代化的管 理技术，没有进行专业数字化档案管理 的技能培训，所以整体上看档案管理的 水平依然没有取得长足的提高，往往档 案的登记和分类管理依然有过多的人为 的痕迹，阻碍了人力资源档案管理的发 展和有效利用。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 2.3 档案分类管理体系的不完善 人力资源的档案材料的管理的基 本要求是“全面、客观、完整、真实， 能够在满足上述条件下反映一个人的生 活经历、发展历史全貌，但是行政事业 单位在实际管理过程中因为种种原因造 成了原始材料的抽象和单一，并不能反 映一个人的特色，这些不完整的档案资 料难以为事业单位选拔人才、使用人才 提供有益的参考，也会影响到潜在人才 的挖掘和应用。同时，在档案分类管理 的体系建设上不够重视，使得人力资源 内容的不完整和不规范，失去了统一性， 其分类管理没有机遇电子信息档案管理 系统，操作受到很大的人为要素干扰， 使得其管理效率并不高。 3 加强行政事业单位档案管理的 对策 3.1 建立和完善标准化、科学规 范的制度 行政事业单位档案管理的改善首 先需要制定统一、标准化、科学的档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 制度管理体系，这是加强行政事业单位 档案管理的基础性工作，不仅能够通过 制定相应的工作管理制度和工作标准来 规范档案管理程序，同时也能提高档案 管理工作人员的积极性和责任感。能够 在档案管理制度环节和工作程序上进行 有效的监督，对于关键环节档案的保 存、信息资料的流转和管理的方法都能 够统一规定，标准化的工作流程能够大 大提高档案管理办事的效率，降低不必 要的人力和物力的浪费。 3.2 加强数字化档案管理的建设 纵观二十年来我国档案数字化的 发展历程，我国当前虽然已经大面积铺 开档案数字化建设，但是因为资金的限 制，数字化管理的技术条件依然不够成 熟，主要体现在技术应用的不经济以及 成本较高，因为其主导方式依然是键盘 录入和光学字符识别扫描输入，速度较 慢的同时储存质量不高，容易受到诸多 要素的干扰，在互联网技术飞速发展的 今天，档案管理的网络化建设依然缺乏 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 统一的技术标准，使得跨区域的数据信 息库无法实现对接和共享，所以说我国 档案数字化工作依然还有很长的路要走。 加强数字化档案管理的建设一方面要形 成有层次、有结构、有内容的网络信息 管理，实现档案管理资料的数字化存储， 加大硬件和软件方面的资金投入，比如 “打印机、复印机、扫描仪、电脑” 等， 对档案信息管理设立专门的监督部门， 实施全程的掌控。 3.3 提高档案管理人员的职业素 质 现代科学技术发展下，改变了我 们的日常生活，同时也对档案管理工作 带来了巨大方便，一方面档案管理部门 将不只是一个实体机构，同时实现了存 储实体与虚体共存，另一方面数字化档 案管理工作以虚拟化方式存在，工作重 心不在是传统的客户，而是能够满足社 会的多元化需求。我国长期以来都努力 构建完整的档案管理理论，用于指导档 案工作人员数字化工作的开展，这就促 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 进了档案工作人员档案管理方面观念的 更新，特别是改变过去传统的档案管理 的观念，适应数字化档案管理的发展趋 势。因为观念上的落后，势必上会阻碍 档案数字化管理工作的开展，实现人 计算机的双向互动，才能把档案管理工 作开展得有效率且具有深度。数字化管 理的改革一方面需要技术上是革新，另 一方面也需要档案工作人员能够加强培 训，内部和外部推动档案管理人员技术 化水平的提高，这是一个循序渐进的过 程。 档案管理工作人员专业素质的培 训和职业道德的培训是要同步进行的， 档案管理虽然有数字化的发展趋势，终 究还是依靠人完成的，所以行政事业单 位的档案管理虽然依然与工作人员的工 作态度、工作能力和工作水平有着巨大 的关联。提高档案管理工作人员的职业 素质和水平需要制定完善的培训管理办 法，加强岗位的培训，同时引入专业的 技术性人才，实现档案管理新技术的转 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 型，提高行政事业单位档案管理的升级 以及工作效率的稳步提高。 4 结束语 综上所述，我国行政事业单位的 档案管理工作的改进还有很长的路要走， 总之