展会营销准备工作参考

展会营销 一、计划租用多大展位？选择什么位置？计划多少预算？ 企业对参展规模和规格要量力而为，不能片面的求大、求豪华，因为展位租金只是展会 营销整个预算中的一部分，整个展会营销还会有很多费用产生。 二、当展位确定后，就正式进入会前准备阶段。 展会营销会前准备工作包括确定品牌展会营销目标和品牌营销诉求（展会营销主题） 、 建立展会营销指挥部和行动小组（分会前、会中、会后） 、选择展示方式（静态展示、动态 演示、品牌发布等） 、展台设计和展具制造、展品计划与组织、品牌推广和招商资料准备、 客户邀请、品牌推广媒体支持选择与组合、人员培训（包括会前准备人员和现场人员） 、后 勤支援准备等。 三、事先确定展会营销的目标和展会营销主题。 一个明确的展会营销主题无疑可为品牌展会营销起画龙点睛之效。 四、展会营销其实是品牌营销战略和营销策略的结合。所以，接下来就要成立展会营销 指挥部，由最高决策层成员担任总指挥，以便宏观调度企业有关资源配合展会营销。 从会前准备工作开始，就应建立展会营销筹备小组，成员应包含企划部、产品开发部、 商品部、营销部、陈列部、财务部等部门人员。 建立以最高决策层成员领衔，筹备小组成员分工明确的会展营销临时筹备机构。就会前 准备的各种事务，制定详细明确的分工职责和时间安排表，指定各项事务的责任人。由总指 挥定期组织碰头会，检讨和监控各项准备工作的进程。 五、参展一般有几种表现方式：静态展示、动态演示和专场发布。企业和品牌可结合企 业和品牌的优势资源进行选择。 六、在众多品牌同场竞技的会馆，如何在短暂的瞬间吸引住与会者的眼球，引起客户、 媒体的关注，展台形象至关重要。所以展台设计在准备阶段就显得尤为重要了。 展台形象在展会的视觉营销作用非常大。也许展位位置企业有时无力改变，但在展台设 计时要从橱窗朝向（考虑主通道客流） 、第一视觉的力量、选择封闭或敞开式和区域划分上 做文章，以求更好的效果。 展台设计与终端卖场设计有统一的因素，但因为展会的特殊性又不一样。展台设计包括 色彩、造型、展具、灯光等方面，分以橱窗为代表的形象部分、接待区、商品陈列区、洽谈 区等，涉及形象板、形象字、门头字、道具、墙面、地板、装饰品等，要求是：展台与货架 富有个性并且富有视觉冲击力。 对于展台外包设计，作为企业，首选得与设计方沟通，一起明确展会营销主题，明确展 台设计方向，并尽可能地向设计方提供一些品牌和产品的素材，让设计方有的放矢；同时在 设计方案提案参与人员不要范围太广，尽量锁定相对专业些的人员。 展示空间的准备按订货会的要求。 七、本土很多品牌在展会营销时，要么偏理念传达，要么偏产品展示。产品是展会展示 的主体但不是唯一，企业在展品计划时要做到品牌和产品的统一，形式和内容的统一，包括 展品组合和数量计划、展品与品牌的统一、展品与展会主题的统一、展具与展品的协调、展 品的运输与接收等。 八、展会营销的资料准备包括品牌形象资料和招商资料等。包括展会现场所用的一切 VI 制品等，包括接待用的品牌非控资料（品牌形象画册、产品 CATALOG、企业和品牌宣传 VCD 等） 、包括招商洽谈用招商资料（招商手册、招商政策、意向书、合同范本等）及各类 邀请函和表格。 在资料准备过程中，所有对外形象品必须由企划部统一宣传基调、统一形象。 招商政策的制定由营销部经调研后提案，报总指挥或主管营销的决策层成员批准。 在资料准备过程中，各部门必须统一品牌对外口径，如企业、品牌背景资料和品牌定位， 如渠道布局情况，如非控的对外有关数据等。 对媒体提供的品牌和展会宣传背景文稿必须由总指挥阅批后才能传送。 九、围绕展会营销的媒体和广告形式很多，如报纸广告、杂志广告、网络广告、会馆广 告、DM、户外广告、赞助论坛等。企业在进行展会营销和品牌推广时可视预算进行组合。在 做推广计划时，可以采用软（文）硬（广告）相结合，并且还可选择一些门户网站或相关媒 体采访的方式进行推广。 有人一谈到品牌推广就立即与高额广告费连在一起，其实做品牌推广有一些窍门，就是 打组合拳，并与媒体交朋友。只要打好媒体组合拳，有时花不多的钱可以创造很好的推广效 果。 品牌推广善于捕捉和制造“品牌话题” ，只要你的话题有价值、够新奇，媒体朋友就会 让你的企业和品牌成为“热点” 。 十、再好的演出如果没有观众是失败的。虽然，好的展会并不缺专业观众，但作为一次 品牌展示和推介的营销活动，就必须让熟悉品牌的客户对品牌增加信心，让不熟悉品牌的客 户开始了解品牌逐步建立对品牌的信心。 营销部业务人员是客户邀请的责任人，但筹备小组必须围绕展会营销为客户提供一个访 展的合理理由或给业务人员准备一套合情合理的说辞，或者是客户感兴趣的研讨会，或者是 客户需要的终端培训（当然是免费的，并且得凭指定的入场券入场） 。 业务人员挖掘公司和个人的市场资源，主动出击，提前邀请各地客户访展，特别是计划 重点开发的区域市场至少每个单位市场准备 2 个以上客户到访。企业对各业务人员邀请的客 户进行造册登记。 按展会营销统一规划设计邀请资料（包括品牌资料、画册、VCD 或礼品、邀请函、邀请 名义及相关的入场券等） 采取寄发邀请函、登门拜访、媒体广告、直邮广告、电话邀请、现场宣传、派发资料等 手段在展前和展中有意识的邀请一些目标观众。除了预定会刊、展会目录广告、机场广告、 会外广告外，还可以预定组展者和展馆提供的室内室外场地广告（如条幅、横幅、旗帜、气 球）进行宣传。 十一、在会前准备中，要注意会前、会中、会后不同时期行动小组成员的培训，一方面 达成对外口径统一，另一方面达成共识，加强不同岗位的合作，不断提高筹备工作和执行工 作的效率（包括后勤支援的准备工作等） 。 包括与会相关人员的吃、住、行安排，包括入场搭建和撤馆，包括展位的安全和秩序维 持等，这是都是需要事先准备和演练的。 十二、在准备过程中，企业最好亲赴展会组委会和会馆现场进行现场沟通和勘察，核对 是否有失察之处，以便及时修正。 十三、搭建及现场 展会不在于规模多大，不在于有多豪华（注意合理预算） ，而在于准备充足，执行到位， 做出最佳效果。 搭建是现场展览的第一步，虽然仅仅是“监工” ，但也要有得力干将参与。将设计图演 变为现实的场景，往往会存有偏差，另外，与展馆方、主办方的一些协调工作，也需要企业 进行协调，排除一切突发事件，不利因素，保证搭建顺利进行，需要一名到几名头脑灵活， 做事主动的工作人员在搭建现场进行“监工” ，这些工作人员应提前指定，在与搭建公司前 期的沟通中，他们可以参与进来，了解搭建的相关事宜，便于他们在现场开展工作。 正式开展的接待工作人员应分为以下工种： 第 1 种工种：、现场接待，外形要好，性格外向主动，英语熟练，他们主要是负责接待 到达展位的客户，讲解和解答，这些工作人员的数量可能要多一些，可根据展位的大小和布 局：有几面口、几个接待台、几个重点展示的产品来确定人数，对这些人的要求就是彬彬有 礼，不卑不亢，笑脸迎人，口齿清晰，专业知识扎实，另外特别注意的是，各负责各的一片 区域，不能有客人来询问，就一拥而上，你也解答他也解答，显得现场比较乱，另外，遇到 讲不明白的东西，可大方的介绍给能讲明白的人。 第 2 种工种：现场总协调，这个人应是经理一级，他主要管理所有“现场接待” ，解决 “现场接待”所不能应付的问题，这个人领导能力要强，重要的是专业知识一定精深。 第 3 种工种：级别高一些，因为，现场会有重要客户应约来访，来的都是客，特别到达 展会现场，自然不如家里条件好，因此接待的级别通过接待的人来提高，给客户愉快的感受。 所以，如果有副总（或以上）一级的，应赴会接待一下。 第 4 种工种：属于跑腿型的，现场难免会有一些体力活，杂活，突发事情，比如临时买 个胶带或工具、搬搬资料，忙的时候，顶一把。总归要有两三个腿脚灵活、眼明手快，对展 馆地形熟悉的人搞定这些细碎工作。 第 5 种工种：总后勤：这个人负责搞定赴展会所有员工的衣食住行，需要指出的是，在 展会现场，花销自然不会小，物品自然要贵一些，展会上比较辛苦，因此，不能太小气，让 大家吃好、住好、工作开心。总后勤可能需要一两个帮手，视参会工作人员的数量来定，比 较重点的工作是饮用水和中餐。 最后需要说明的是，视展位的大小，安排相应的人手，如果展位小，安排的人少，那么 可能就一个身兼数职，但工种大抵如此，不论如何，赴展会前的动员会是一定要开的，确定 职责，分工明确，确保参展的数天内工作紧张有序。 十四、参展必备： 布展用品：企业简介（用支架支起来放于展位一旁） 、画册、胶带、彩页、名片、订书 机（针） 、笔、笔记本、名片夹（请赐名片中英文） 、矿泉水、观众登记表、布料（放置于玻 璃桌上） 、一盆塑料花（装饰用）等。 报价用品：报价单、合同、合同章、运费价格表等 礼物用品：带有公司标志及网址的圆珠笔、纸袋、挂绳等，茶叶、咖啡等 日常用品：照相机、电脑、充电器、感冒药等。 着装用品：胸牌（公司商标） 、统一服装（西装、皮鞋）等。 为了吸引观众，需要在展位内举办小型活动，如小型产品讲座，技术讲座，有奖活动， 发送小纪念品，甚至新颖的文艺演出。这些活动所需要的设备，包括电脑、投影仪、声像设 备的大屏幕电视、电视墙、音响、舞台灯光、电视、录像机、VCD、DVD 等 十五、展会现场纪律 1、坚持站立参展。展会期间坐着会留给观众你不想被打扰的印象，不能表达出自己的 热情和对客户的重视。 2、不看闲书和报刊等杂志，把握机会引起对方的注意。 3、杜绝在展位上吃东西，这样容易对公司形象产生坏的影响，导致观众反感，错失成 交机会。 4、避免怠慢观众，即使观众视线只在展位上停留了哪怕几秒，都应上前打招呼，交谈， 介绍公司以及产品，显示自己的热情与好客。 5、不玩手机，如需接听电话，可走出展位，在过道上接听，速战速决。 6、保持微笑，虚心接受客户的意见和建议，介绍公司以及产品时应始终面带微笑，增 强好感。 7、保持展位内卫生清洁。 十六、收集展览会信息： 信息收集对象：展览会促销品、展览会主办人、参展企业、 来访客商、竞争对手等。 收集信息内容：展览会：主办地特征，展会规模，展会特征，展会时期，参展费用，展 位预约时间，附带活动，主办人提供的服务等；来访客商：来访客商人数，来访客商倾向， 来访客商的目的等；参展企业：参展企业，参展企业性质，装置水准等 。 十七、计划时间表： （一）12 个月前 1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定 全年展览计划； 2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料； 3、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置） ； 4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划 （二）9 个月前 1、设计展览结构； 2、取得展览管理公司的设计批准； 3、选择并准备参展产品； 4、与国外潜在客户及目前顾客联络； 5、制作展览宣传册； （三）6 个月前 1、以广告或邮件等进行推广活动； 2、确定旅行计划； 3、支付展览场地及其他服务所须预先付款； 4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并准备必要和翻译； 5、安排展览期间翻译员； 6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销； （四）3 个月前 1、继续追踪产品推广活动； 2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，帖上公司标签， 赠送索取样品的客商； 3、将展位结构设计做最后的决定； 4、计划访客回应处理程序； 5、训练参展员工； 6、排定展览期间的约谈； 7、安排展览现场或场外的招待会； 8、购买外汇； （五）四天前 1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包； 2、搭乘飞机至目的地； （六）三天前 1、抵达，饭店登记； 2、视查展览厅及场地； 3、咨询运输商，确定所有运送物品的抵达； 4、指示运输承包商将物品运送至会场； 5、连络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪； 6、与展览组织代表连络，告知通讯方法； 7、访问当地顾客； （七）两天前 1、确定所有物品运送完成； 2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能； 3、布置展位； 4、将所有活动节目做最后的决定； （八）一天前 1、将摊位架构、设备及用品做最的检查；