高职院校档案利用的问题与对策研究

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 高职院校档案利用的问题与对策研 究 摘要本文主要阐述了目前高职 院校档案利用工作中存在的主要问题： 档案利用意识欠缺，档案利用开放度不 够，档案馆自身宣传不足，档案价值开 发深度不够，档案专业人员缺乏，档案 技术设备缺乏、检索手段落后等，并尝 试提出一些发展对策建议：加强组织领 导，保障档案工作顺利开展；加大宣传 力度，提高档案利用意识；加快人才引 进，强化人才队伍建设；增加档案经费 投入，完善升级检索工具；加强部门联 系与合作，挖掘档案利用价值；丰富档 案收藏内容，提高档案利用价值，以期 帮助解决当前档案利用工作中的问题， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 推动高职院校档案利用工作的进一步发 展和进步。 中国论文网 /4/view-12773527.htm 关键词 档案利用；问题；对策 中图分类号G640 文献标识码A 文章编号1671-5918（2015） 24-0030-03 高职院校档案是指学校从事招生、 教学、科研、管理等活动直接形成的具 有保存价值的各种文字、图表、声像等 不同形式载体的历史记录。这些类别多 样、形式各异的档案通过档案专业工作 人员的收集、整理、归档后进入学校档 案馆，这些档案对个人、学校和社会都 有不同程度的可利用价值，且这些价值 只有通过利用才能真正的体现。然而， 很多高职院校的档案利用还比较初级， 档案利用多集中在学生学籍档案查询、 教师职称评定、领导干部升迁转档、财 务档案审计查询、校庆活动展览等方面， 近些年来，随着档案价值被社会普遍重 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 视，各类档案价值的利用被深入开发， 高职院校的档案利用工作也得到了长足 的进步和发展，但档案利用工作仍然存 在一些问题，笔者结合自身的档案利用 工作经验，分析了高职院校档案利用过 程中存在的主要问题，并初步提出了加 强档案利用的对策建议，以供参考。 一、高职院校档案利用存在的主 要问题 （一）档案利用意识欠缺 受传统观念、工作习惯和惯性认 识等因素的影响，目前不少高职院校领 导及档案工作人员对档案管理工作都存 在不同程度的偏见，主要表现为“重保 管、轻利用” 的思想较为严重。档案工 作人员把主要时间和大量精力都放在档 案的收集、整理、保管等日常事务性工 作上，高职院校领导对档案的开发利用 不重视，档案工作人员也很少思考档案 价值的开发利用，这些都使得学校档案 利用工作发展相当缓慢。 （二）档案利用开放度不够 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 当前高职院校档案部门受传统 “档案保密”工作观念的影响，档案馆普 遍封闭保守，利用对象仅局限为本校教 职工和学生，对社会公众的开放度不够， 阻碍了社会公众对档案价值的开发利用， 这使得许多有价值的档案长期被束之高 阁，得不到充分的利用。档案馆的封闭 保守极大地阻碍了档案价值的开发和利 用，也限制了高职院校档案事业的进一 步发展。 （三）档案馆自身宣传不足 长期以来，档案馆都给人以封闭、 保守、沉默的定位，而档案工作者也只 是踏踏实实做好档案的业务工作，缺乏 对档案馆收藏、档案利用方式、档案馆 成果等的宣传和介绍。档案馆的自我封 闭和缺乏宣传，影响了社会对档案馆的 认知度，很多人对档案馆的具体职能、 所藏资料、借阅流程等都不明确，直接 影响了社会各界来档案馆查阅资料的 “主观意识”。通过进一步分析，特别是 从当前大部分高职院校档案馆的发展状 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 况来看，领导对档案工作不重视是导致 档案宣传工作落后的主要因素。主要表 现为：一是高职院校档案宣传工作大多 只停留在工作报告，业务培训等当中， 平时领导对档案宣传很少或几乎不提。 二是领导要求的档案宣传往往是内部宣 传，且仅是简单地介绍档案馆的发展现 状和当前工作情况，但对社会公众的开 放式宣传和专业介绍基本上没有。 （四）档案价值开发深度不够 目前高职院校的档案利用大多还 停留在“你查我提供 ”的初级阶段，即为 需求者提供档案原件供查阅和借阅。档 案利用的“编史修志，宣传教育，学术 研究”等诸多核心价值基本没有开发， 大部分档案整理归档后鲜人问津，档案 基于社会的真正价值没有得到充分开发 和体现。主要是因为高职院校档案工作 的提供利用意识薄弱，日常工作以“建 档，管档，查档” 为核心，而对档案价 值的开发、宣传力度不够，进度缓慢。 （五）档案专业人才缺乏 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 目前多数高职院校档案工作人员 配置标准偏低，专业人才少、临时或兼 职人员居多，而仅有的专职档案工作人 员大量时间都被耗在档案的收集、整理、 管理、服务等日常事务性工作中，档案 专业人才的缺乏导致档案价值的深度开 发利用工作停滞不前，因为一没有人员， 二没有时间。档案人才干部队伍建设的 滞后，严重影响了档案利用工作的开展 和进一步提升。 （六）技术设备缺乏，检索手段 落后 目前，大部分高职院校对档案管 理的投资普遍不足，尤其是在现代化科 技设备和检索软件的引进利用方面，比 如目前很多院校都还没有实现软件自动 化检索，普遍采用的是计算机目录检索 +手工检索，这使得档案检索速度慢、 效率低、准确度差，档案信息的查全率、 查准率不高，直接影响了档案利用的便 捷性，严重制约了档案利用效率的提高。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 二、加强高职院校档案利用的对 策研究 （一）加强组织领导，保障档案 工作顺利开展 高职院校需要建立专门的档案组 织和领导管理部门，将档案事业的不断 发展纳入到学校的长远规划当中。比如 需要采取的管理措施有：定期开展档案 专项工作会议，落实档案管理工作的进 度和政策；组织学校档案工作人员的继 续教育培训和对外业务交流，保障人才 队伍的素质水平；将档案管理工作纳入 学校分管领导的考核职责范围，为档案 管理工作的规范、有序开展提供组织保 障；完善学校档案管理工作和档案工作 人员的考核指标体系，客观严谨的评价 档案管理各项工作。另外，学校应将档 案管理工作的考核与年度考核，职称评 定，工资奖金等挂钩，建立一个长期有 效、合理公平的档案管理和考核奖励制 度。完善有利的领导组织管理，有利于 激发档案工作人员对档案利用工作的热 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 情和责任感，为档案利用工作的顺利开 展创造有利条件。 （二）加大宣传力度，提高档案 利用意识 高职院校档案馆要采 取各种各样的方式做好档案宣传工作， 提高社会各界对档案利用的认知度，促 进社会档案利用意识的形成。比如可采 取的措施：一是开办档案知识宣传教育 讲座，普及高职院校档案馆的收藏内容、 查找方式、借阅流程等知识，提高大家 认识档案、重视档案、利用档案的意识。 二是编印“档案利用指南 ”、 “学校档案目 录”等宣传册，分发给在校师生、入校 新生及社会大众。三是开设档案管理选 修课和档案管理协会，面向学生普及推 广档案管理知识，培养大家查阅档案、 利用档案的能力和意识。四是结合学校 校庆、新生入学、社会招生等重大活动 或节日举办档案专题展览、珍贵档案陈 列等主题活动，对学校档案收藏、主题 成果和科研进展进行宣传和展示。五是 举办档案综合知识竞赛活动，借势宣传 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 和营造了解档案、利用档案的氛围，扩 大影响力和认知度。 （三）加快人才引进，强化人才 队伍建设 高职院校档案专业人才队伍的建 设是档案利用工作的基础和关键，只有 保证了人才队伍的稳定和高素质，才能 保证档案利用、档案价值开发等工作的 顺利进行。档案馆应加快档案专业人才 的引进，积极配备打造稳定的档案人才 队伍，为档案利用工作的顺利开展提供 人才支撑和人员保障。可采取的措施： 一是重视档案人才干部的引进和培养。 积极引进档案学专业人才，并给他们积 极的指导和帮助，解决他们工作中的实 际困难，为他们解除工作之外的后顾之 忧。二是加强档案工作人员的业务培训 和能力培养。重视引进档案人员的上岗 培训和进修学习，拓宽他们的知识面， 更新他们的档案工作知识。三是注重档 案工作人才的实践能力培养，争取条件 让他们去大型档案馆、先进院校实地培 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 训和交流学习，拓展他们的知识面，全 面提升实践能力；四是注重培养档案专 业人才的服务理念。通过不断的价值理 念培训和引导，让他们热爱档案工作， 增强对档案工作的责任感和价值观。 （四）增加档案经费投入，升级 完善检索工具 高职院校应该重视和支持档案部 门的工作和建设，尤其要在建设经费方 面给予大力支持，完善升级档案馆的软 硬件设备。除了配备常规的计算机、档 案柜、档案盒、打孔机、除湿机等设备 外，尤其要重视档案检索工具的引进和 升级，要在完善和升级检索工具上给予 重点支持和帮助，努力争取资金和项目 完善档案检索工具的现代化和科技化， 帮助建立基于计算机和检索软件为基础 的现代化检索工具。这样才能保障档案 管理工作的顺利开展，从而提高档案资 料的利用效率，促进档案信息资源的充 分利用和开发。 （五）加强部门联系与合作，挖 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 掘档案利用价值 档案部门应该加强与学校行政、 科研、教学、后勤等部门的联系与合作， 共同开发有关项目，挖掘档案在“编史 修志，宣传教育，学术研究”等方面的 利用价值。比如利用的途径有：一是思 想政治教育，整理挖掘历届优秀校友的 “故事档案”，作为先进榜样用于新生入 学思想教育。二是学生实习场所，可将 档案馆作为档案相关专业学生实习的场 所，培养学生档案管理的工作方法和能 力。就以我院为例，我们针对我院文秘 专业档案管理课程的需求，以学院档案 室为依托建立了档案实习基地。实习内 容包括对档案的整理、分类、编目、装 订、检索等项目。由专职档案人员手把 手教学、跟班指导，加深了学生对档案 及档案业务工作的了解，印象更深，效 果更明显。三是档案专题编研，档案部 门通过与教学、行政等部门沟通需求， 组织人员进行专题档案资料编研，直接 为需要部门提供资料服务。四是档案专 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 题展览，可在学校校庆、新生入学等重 要日子，进行专题档案的陈列与展览， 面向社会各界进行宣传和教育，扩大影 响。 （六）丰富档案收藏内容，提高 档案利用价值 高职院校档案部门要加强各类档 案的接收和征集工作，努力扩大档案的 接收范围和收集种类，尽可能的丰富和 完善学校档案的收藏，提升档案的利用 价值。可采取的措施有：一是档案