高职院校档案管理现状与优化

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 高职院校档案管理现状与优化 摘要高职院校在工作中遇到了 管理学籍档案的过程不够规范和完善、 档案管理者综合水平参差不齐、档案管 理的数字化建设滞后和档案管理知识普 及度不够高等突出的问题，影响了高职 院校档案管理工作的工作效率和成效。 为了利用好现有的档案资料，为高职院 校的进一步发展提供资料支持，需要通 过健全高职院校档案管理机制、推进档 案信息化建设、加强对师生档案意识的 普及和宣传等措施使之得以优化。 中国论文网 /4/view-12929950.htm 关键词 高职院校；档案管理； 现状；优化措施 中图分类号G640 文献标识码 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 A 文章编号1671-5918（2016）19- 0022-02 doi：10.3969/j.issn.1671- 5918.2016.19.011 本刊网址 http： 一、高职院校档案管理存在的问 题 在高职院校不断壮大发展的今天， 由于学校的合并、壮大，使档案管理面 临难以统一规范管理，更遑论实现档案 的服务功能，导致了学校的档案管理主 要出现了许多有待解决的问题。 （一）管理学籍档案的过程不够 规范和完善 “学籍档案 ”是指学生在取得国家 学生学籍之后建立起来的档案，包括了： 报考志愿表、录取通知书、入学学生情 况登记表、学籍注册登记表、各学年表 现、各学科成绩单、毕业生资格鉴定表、 政治表现鉴定表、入党（团）资料、毕 业生报到证附件等。这些材料的收集涵 盖了学生所在院系、教务处、学生处、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 组织部等许多职能部门。如果在其中某 个环节上出了差错，就会导致学生的学 籍档案出现问题。 由于有些高职院校既有三年类专 科学制的学生，也有师范类五年制大专 学制的学生，还有成教类专科、本科学 制的学生，也就是说学校内部存在多种 学制和学历层次的学生，这就使得学生 的数量和质量不够稳定。同时，专转本、 专接本的存在，使得学生的数量变化比 较频繁，有可能不能够及时同步记录相 应变化，导致学生学籍档案信息不够完 整，也就降低了档案的真实性与参考利 用价值。并且，学生档案有些还不能实 现统一管理。很多高职院校的学生管理 部门或者教务部门掌管学籍类档案。由 于管理人员属于兼职代管，很多缺乏基 本的档案业务知识和必要的管理技能， 这就使学生学籍档案形成质量不高。甚 至有些高职院校由于历史原因，学籍档 案未能严格建档，导致学籍档案出现错 漏、缺失。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 当毕业生毕业证书破损或遗失来 到学校，要求开具在校学生证明时，有 时会出现查不到学生学籍档案的情况发 生，需要学生找到当年担任班主任的老 师开具证明。这不仅耽误毕业生的时间， 造成档案使用的不便，也对现任的档案 管理者管理和查询带来了极大困难。 （二）档案管理者综合水平参差 不齐 国家教育委员会在普通高等学 校档案管理办法中明确提出，高校档 案管理部门的主管人员以及档案工作人 员配备的相关要求，尤其是要求档案管 理机构的主管人员必须具备高级及以上 专业技术任职资格条件，具有良好的职 业道德，能够有效地管理档案馆的各项 业务，在档案业务素质和档案学术科学 研究上具有一定权威和成果。可是，目 前的高职院校的档案管理队伍以及部门 的负责人很多都不是专门的档案管理专 业科班出身，他们只是兼职管理档案人 员。同时，一线具体负责档案管理业务 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 的档案员也不具备档案专业的知识和水 平，很多都是实习人员或临时编制的工 作人员来充当档案管理者的角色，这就 导致了“来源不专、业务不专” 的问题， 会使档案管理工作任务的完成造成障碍。 （三）档案管理的数字化建设滞 后 现在的档案馆鼓励和提倡将纸质 和易损坏的文本文件使用数字化技术使 之在保存和利用上减少损耗和提高查找 利用率。尽管随着电脑的普遍应用，办 公自动化已在各单位和部门普及，在 有些地方办公自动化已经取代了传统的 工作方式。部分高职院校的档案管理这 部分工作中实现现代化管理的相对还比 较少。 在经手文件的签收和传阅时，很 多文件都没有经过系统的扫描录入，唯 一的电子化的档案就是文件的目录。在 登记目录的时，发现参加档案管理培训 时接受的档案数字化工作方法无用武之 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 地。不仅仅是文件传阅如此，行政和人 事的档案室也都还是以纸质文档为主。 至于学生的学籍资料，几乎完全按照传 统方法存放在档案室中，查找时需要档 案管理人员在档案仓库里花费很多时间 才能找到相对应的纸质文件和材料。陈 旧的管理理念和工作方式，让档案整理 和利用的整个过程效率低下。 （四）档案管理知识普及度不够 高 因为当前部分高职院校没有特别 重视并且做好档案基础知识的宣传，校 内师生的档案意识不强，特别是有些学 生都不了解档案对自己有和作用和意义， 在获得奖励和成果时不能及时将证书原 件归档，而自己也未能承担起很好的保 管责任，直到需要使用证明材料时才花 费时间和精力寻找，由于材料的遗失不 得不找各种途径去补开证明，耽搁自己 的前途、 二、高职院校档案管理的优化措 施 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 （一）改善档案管理工作大环境， 健全档案管理机制 普通高等学校档案管理办法 中规定，高校档案馆应当作为与图书馆 同级别的独立机构而设立。库存档案三 万卷（或档案卷宗排架长度三百米）以 上，全日制在校生人数在一万人以上， 学校历史五十年以上，上述条件中任意 一条的学校就可以向所在地档案机关申 请成立高校档案馆，其他则酌情设置档 案室。 有很多高职院校的办学历史已达 到申请年限，符合申请成立档案馆的条 件。因此，作为学校来说，档案管理工 作要做到对过去负责、为现在记录，为 将来传承，从档案形成的最初到材料的 收集保管，再到文档的利用和销毁的各 个环节都要制定和执行有效的规章制度。 高职院校的档案主要包括党务、 行政、教学、科研、学生、基建、仪器 设备、外事、产品、出版、财会等十一 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 门类。所以，如果所有不同种类的档案 可以归口于专门的档案管理部门，设立 独立的档案馆，提高档案管理人员的准 入门槛，引进专业的档案专业管理人员， 并给予现有档案工作者更多机会进行培 训学习，使得档案人员能够提高自己的 业务水平。这样学校的档案管理才能为 其服务功能的实现创造可行的环境，增 强档案管理在校园内和校园外的影响力。 （二）推进档案信息化建设 近几年，市级档案馆几乎每年都 会组织档案工作的集中学习和培训，培 训重点课程就有如何利用数字化技术进 行档案的整理和归类。数字化技术在查 找和保存档案材料时有着不可小觑的优 势。 学校可以通过购买或自主研制符 合学校档案特点的管理软件，抓住高职 院校办公系统自动化建设的契机，将校 内各部门发行的各类文件进行行文、签 发、保存并行，实行办公系统前端控制， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 让电子文档实现规范化和归档的及时化， 还有利于统一对电子档案库及时进行更 新和维护，有效降低能源消耗，实现无 纸化办公。对现有库存的纸质文件也可 以通过扫描等数字化手段进行归档和整 理，做好前端基础工作，才能够在需要 调阅和查询时获得更大的便利。 （三）加强师生档案意识的普及 和宣传 档案意识是指对档案和档案工作 认识、了解、熟悉和掌握的思维，是开 展依法治档的一项重要内容。我们工作 中，作为档案管理人员要增强服务意识， 多为师生提供档案的管理和查询服务， 在服务中增强师生对档案和档案管理重 要性的认识。提升服务成效和热情周到 的服务，在满足师生查阅利用档案的需 求之余，加大宣传的力度，深化大众的 档案意识，才能让全体教职工和学生越 来越广泛重视支持和配合档案管理工作。 让档案和档案工作不再封闭，走近师生， 踏足社会，才能更好地实现档案的利用 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 价值。 三、结语 高职院校的档案是人们认识高等 职业教育的重要信息资源，它产生于