xx物业采购管理规程

XX 物业采购管理规程 1.0 目的 对采购服务项目的确定，服务供方的选择、评定、审批等过程制定相应的 程序，规范公司采购管理工作，确保采购服务项目的服务质量符合要求。 2.0 适用范围 适用于公司及各项目部的采购管理工作。 3.0 职责 3.1 公司执行总经理负责年度、月度申购计划及临时申购的审批工作。 3.2 财务部经理负责年度、月度申购计划及临时申购的复审工作。 3.3 部门（项目）经理负责本部门物品采购的初审工作。 3.4 公司各部门负责人负责安排本部门物品采购的申报，领、发手续的办理工 作。 3.5 行政人事部外勤助理负责公司物品的采购工作，资产助理负责验收入库及 保管工作。 4.0 工作程序 4.1 物品采购的申请范围 凡公司为提供服务、管理所需要的有形物料、工具等，均属采购申请范围。 4.2 采购对象分类：主要分为劳动工具（含固定资产、个人工具、公共工具） 、 消耗材料和软件/服务三大类。 4.2.1 固定资产：价值在 1000 元以上且使用期限在 1 年以上的物资。 4.2.2 个人工具：指公司根据劳动需要，由岗位人员向公司借用并负责保管的工具 或配备，一般有配备标准。 4.2.3 公共工具：指由专门人员保管，供多人在工作需要时借用的工具或配备。 4.3 物品采购的申报程序 申购种类有：月度计划申购、临时申购、应急申购 4.3.1 月度计划申购 4.3.1.1 公司各部门负责人应于每月 25 日前安排人员根据部门物品需求情况编制下 月的月度物料需求计划 ，经审核后，利用办公平台传公司财务部资产 助理。公司总库需要补库时，由资产助理按照月度物料需求计划提出 补库申请。 4.3.1.2 财务部资产助理于每月 28 日前根据各部门编制的月度物料需求计划 ， 结合总库物资库存情况，在月度物料需求计划上完善采购价格、规格， 并在备注栏上签注库存情况、厂家、品牌等信息后，报财务部经理审核， 再由资产助理报执行总经理审批。 4.3.1.3 公司执行总经理负责在月末前审批完月度物料需求计划 ，并返回给资产 助理； 4.3.1.4 由资产助理将因审批产生的时间、数量、规格变动告知提请部门（若部门 有异议的按工作汇报程序再提出申请） 。同时资产助理将审批同意的月 度物料需求计划的第一联交行政人事部外勤助理按计划购买，第二联留 存在资产助理处，并复印给会计备案。 4.3.2 临时申购：对于提交计划后属公司临时增补任务的或因公司经营管理需要 时，可以采取月度计划外报批的方式提请申购。由使用部门拟定临时物 料需求申请 ，其余流程同 4.3.1。 4.3.3 应急申购：如突发事件处理或其它应急情况时，由事件处理责任人可向公 司执行总经理口头申请，并征得同意后，由执行总经理授权项目负责人或 行政人事部及其它人员实施；被授权人可先购买，但应在 2 天内由被授权 人及时按 4.3.2 临时申购的方法补办申购手续。 4.4 物品采购的时效 4.4.1 月度需求计划和临时申购中应列明需求时间，未经需求部门（项目）负责 人同意或执行总经理批准，不得晚于需求日送达公司并完成验收。 4.4.2 凡行政人事部认为不能按时效采购回的情况，必须至少提前需求日一天向 需求部门（项目）负责人或执行总经理提出延期申请。 4.5 采购实施 采购的实施分为：合格供方采购、招标（含议标）采购、零星采购 4.5.1 合格供方采购： 4.5.1.1 合格供方： 3 / 6 A、合格供方的管理见质量手册中的采购控制程序的相关说明； B、长期不间断需要采购、需要稳定供应以确保服务质量的、且宜累计一定 时间结算的物资、服务应采取合格供方的方式进行采购。 C、若同合格供方采购的，在经支付审批后，除执行总经理另行批准外，一 般应由财务部直接向供方支付。 4.5.1.2 招标（含议标）： A、招标（含议标）由行政人事部经理组织报名与资料收集事宜；由执行总 经理、财务部经理、行政人事部经理和业务负责人组成招标小组；经执行 总经理同意可以直接使用评定的方式进行。 B、高价值商品、重大服务外委事项（工程、绿化）且属偶发或个别采购的， 应采取合格供方的方式进行采购。 C、若同招标采购的，在经支付审批后，除执行总经理另行批准外，一般应 由财务部直接向供方支付。 4.5.1.3 零星采购： A、零星采购仅限偶发或个别采购、且价值不高、通用性差或处理突发应急 事件时所需的物料，零星采购必须通过月度物料需求计划或临时物料 需求申请 、在紧急或特殊情况下须通过口头请示，由执行总经理批准后才 能采用零星采购的方式进行。 B、外勤助理应做到货比三家，争取采购物品质优价廉。 C、零星采购由财务部经理负责监督支付去向，或有三次以上重复一个支付 去向的，应予调查供方情况，必要时纳入审计监察。 D、零星采购由财务部经理负责监察采购价格。必要时由执行总经理指定人 员进行价格审查或委托第三方进行价格调查。 4.5.2 政府部门及事业单位、国营商场或供销企业、当地大型专业超市、公司合 作伙伴作为供应商时，勿须进行合格方评定或招标，可以直接采购。 4.5.3 验收及入库 4.5.3.1 基本原则按质量手册中采购控制程序的“采购验收”所述。 4.5.3.2 执行细则补充如下： A、到库商品可以入库，资产助理对已有月度物料需求计划或临时物 料需求申请的进行仔细检验并开具入库单给外勤助理或送货人员； 对无月度物料需求计划或临时物料需求申请的，可向外勤助理核 实后，同意按送货单进行暂时保管，但不进行验收也不开具入库单，不视 为入库。 B、入库单是财务支付审核的必须要件。 C、对于已入库的商品由资产助理即时通知使用部门领用。 D、对于宜直接送达使用场所、使用部门或岗位的物料，由资产助理到现场 进行验收后办理入库单和供应到位确认（使用月度物料需求计划或 临时物料需求申请 ） 。 E、入库验收由资产助理负责，财务部经理承担管理责任。 4.5.4 月度物料需求计划或临时物料需求申请的签字管理 4.5.4.1 使用部门负责发起计划或申请，按审批流程报批后，将需求计划复印件或 临时物料需求第 1 联交行政人事部外勤助理作为采购的依据。外勤助理按 审批限价、数量、规格及其他要求进行采购后，资产助理根据经审批的采 购计划或申请（临时需求或计划的第 2 联）验收采购回物料（特殊物料与 需求部门一起进行） ，合格才能入库，开入库单交外勤助理作为报帐的 凭据（附临时需求或计划的第 1 联） 。 4.5.4.2 在工作责任追查时，上述签章作为追溯标识。 4.5.5.3 非特殊情况且经执行总经理直接监控操作，任何部门或人员均不得删除或 更改公司乐天软件的入库记录，否则视为严重违纪。 5.0 记录 5.1 月度物料需求计划(二联) 5.2 临时物料需求申请 （二联） 5.3 入库单 （参见乐天软件格式） 6.0 相关支持文件 6.1 质量手册中采购控制程序 6.2 支付管理规程 5 / 6 月度物料需求计划 单位：元 需求部门及数量 库房签注 序 号 物资名称 规格及品牌 总库 行政 品质 财务 项目 需求 总量 需求时 间 库存 量 新购量 采购限价 采购限额 备注 备注：上表由资产助理根据各部门计划汇总，其中需求部门项目