企业不可不知的十大文档管理隐患

企业不可不知的十大文档管理隐患 企业能否在如今竞争激烈大环境中脱颖而出，其中重要决定性因素在于企业管理，而 企业管理中的“重头戏”文档管理是企业管理中极为重要的环节。然而很多企业在运营中， 大量的成本与人力资源悄然流失而企业管理者却浑然不知，企业资本积累成为了棘手的问 题，却找不出导致企业利润不升反降的原因。敏捷科技经过对多家企业的调研分析，总结 出了企业运营中不可不知的十大隐患。 企业管理中的十大隐患 隐患一：难以做到文件统一备份 在企业中，几乎人人一台电脑，由成百上千的员工组成的企业，所产生的文档数目非 常庞大，其中就不乏很多对于企业而言非常重要的文档。这些文档若因某个电脑系统硬盘 损坏或病毒感染导致丢失，其损失无法估量。为防止丢失，备份文件无疑是非常好的措施， 但是，由于文件存储分散，文件量极大，将所有电脑中的文件一个不落的定期逐一备份， 是几乎不可能完成的。 隐患二：机密资料安全受到威胁 在接受调查的企业中，大多数管理者都认为自己企业的文件需要加入严格的保密措施， 但实际上并没有多少企业将其付诸行动。企业管理中员工离职、换岗等人员流动现象十分 常见，与公司有关的重要文件经常出现被复制、删除、外泄的情况，调查发现，85%的职员 可以轻松的下载这些具有“竞争力”的资料和信息，78%的资料外泄来源于企业内部。员工 离职后将公司商业机密文件拷贝带走，再高价卖出给竞争对手，严重情况可能会给企业造 成高达上千万元的直接损失，间接损失更是不可计量。 隐患三：文件查找困难 文件查找困难是企业中最常见的问题之一。企业运营中所产生文件量极大且存储分散， 忘记文件名或存储位置的现象时有发生。据相关调查，企业中平均每人每天在查找上浪费 的时间约为 20 分钟，根据计算，那么每人每年有 11 天都是在查找，由几十人，几百人组 成的企业浪费的就是几十甚至上百万的支出，这些隐性支出大量吞噬着企业的利润，无形 中增加了大量的成本。 隐患四：纸质文档难储存 现如今，还有很多企业仍停留在管理纸质文档的阶段。一些公司虽然以电子文档为主 要信息载体，但传阅或归档整理时仍然会大量使用办公纸张。办公纸张的浪费已经对环境 造成了很大压力。除此之外，纸质文档极难储存，不仅需要占用大量的存放空间，并且非 常容易腐烂发霉造成不可修复的损坏，并且完全无法检索。任何环节出现问题都会使得以 前的信息资料流失，还要重新投入成本调研。由于无法检索，只能翻箱倒柜逐个查找，造 成了大量时间与材料的浪费，不仅给企业带来极大的困扰，还与时下“绿色办公”理念相 背离。 隐患五：文档版本混乱 在企业运作过程中往往会产生数量庞大的文档，每份文档每天都要经过大量工作人员 的反复传输，包括如：合同、报价单、方案等重要文件，根本无法做到版本统一，版本混 淆造成工作失误在所难免。如签合同时误用了已作废的合同原本;在进行生产时，将原始的 生产设计稿件当做最新设计稿件，察觉后再重新生产，错误批次产品作废，浪费了大量的 生产原料，还延误了货品的发交期这些情况往往导致企业利润不升反降，使企业蒙受 巨大的经济损失。 隐患六：文件难以流通、共享 企业内部常有几十个甚至几百个部门及分公司，员工数量则更为庞大，同部门、项目 组的人员之间，通常需要频繁地交换、共享文件。如果企业没有为自己的员工提供便利的 文件共享手段，那么文件发送、更新将变得非常浪费时间，文件检索和电子档案管理的难 度很大，致使工作效率极为低下，成为企业信息化管理的瓶颈。 隐患七：无法集中管理所有文件 随着企业文件量成倍增长，越来越多的文件散乱储存在数十台至数百台电脑中，想要 将所有的文件集中统一管理是根本无法实现的理想。每个员工的文件组织和命名习惯各不 相同，哪些文件有价值，哪些没价值，其他人很难知晓。这进一步加重了文件的分散性。 企业文件越是分散，可管理性就越差。如果管理者无法收集文件、无法统一规范，就难以 组织和重用。在文件严重分散的企业中，员工离职、工作交接时，文件流失、知识断层是 常态。甚至往往会因为没时间交接，造成大量的知识文件不为人知，丧失价值。这些现象 成为了绝大多数企业文档管理方面的病灶。 隐患八：审批速度缓慢 文件流转过程控制也是企业文档管理中难以控制的环节，企业每天都有数十份至数百 份文件要审批流转，只能逐个寻找审批人，经常需要数月时间才能完成整个流程，想全部 按时完成流转过程是绝对无法实现的。据相关调查结果统计，企业远程管理和文件流转的 成本约占总成本的 10%左右，文件流转的过程十分繁冗并且效率低下，影响工作进程，给 企业带来不必要的时间与成本的浪费。工作效率低下成为了企业的通病。 隐患九：无法记录操作历史 企业工作离不开文档，成百上千个员工每时每刻都在对文档进行操作，每个员工对哪 些文档做过哪些操作根本无法记录，工作失误后责任相互推诿的现象严重。公司的机密文 件遭到恶意篡改，但是查询不到是谁做的，员工之间互相猜忌推卸责任，影响公司内部团 结;有时重要内容被误删除，无法恢复至之前版本，造成重要信息的丢失，重新起草还要浪 费人力与时间成本，给公司带来巨大的经济损失。 隐患十：手动编号费时费力 企业进行文档管理，给文件编号是必不可少的环节。通过文件编号可以节省很多查找 文件的时间，并且能够使文档更具有条理性。但是企业文档经年积累成千上万，根本无法 做到对所有文档进行统一编号规范管理，重要文件如：合同、人事档案等，常出现编号重 复或错误，造成文档错认混淆，严重影响工作。如与客户签订合同时，由于文件编号混乱， 误将客户的合同调换后交给对方，不仅影响了公司的信誉，同时还触犯了合同中保密责任 的相关条款，使公司蒙受经济损失，这种现象极为常见。 敏捷科技为企业带来福音 先进的企业管理者都知道，如若对上述问题置之不理，就会对企业发展造成深远的影 响，做好文档管理工作对于不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。然而对于上 述问题的解决，光靠人力管理是远远达不到标准的，必须要借助现代化管理工具进行辅助。 因此，敏捷科技文档管理软件 Agile DM 应运而生。 敏捷科技经过多年的潜心研究，经数千家企业的使用及反馈，结合对企业文档管理、 文档安全的业务需求理解，并整合数据安全与数据管理相关专业技术，开发出企业电子文 档管理系统 Agile DM，系统包括：企业文件库、个人文档库、企业文档社交、企业级智能 搜索